當前高校教學秘書的工作現(xiàn)狀及發(fā)展

許海嵐 肖同亮

（宿遷學院外語系 江蘇宿遷 223800）

當前高校教學秘書的工作現(xiàn)狀及發(fā)展

許海嵐 肖同亮

（宿遷學院外語系 江蘇宿遷 223800）

做為教學管理的最基層人員，教學秘書的素質(zhì)及工作效率直接影響著高校教學管理的質(zhì)量。本文介紹了當前教學秘書的工作現(xiàn)狀及存在的問題；在此基礎上提出了以科學發(fā)展觀為指導的措施與方法，并指出教學秘書在未來的發(fā)展道路上，要調(diào)整好工作心態(tài)，提高組織協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力。

教學秘書；現(xiàn)狀；發(fā)展

作為高校管理職能部門最基層的工作人員，教學秘書負責將教務處、院系領導的有關要求和規(guī)定準確及時地傳達給相關教師和學生；承擔著上傳下達、組織協(xié)調(diào)的重要作用。其工作效率的高低，直接影響高校的教學管理質(zhì)量。在日常工作中，教學秘書全方位服務于師生，與教學相關的一系列活動都與教學秘書息息相關。

一、教學秘書的工作內(nèi)容

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學秘書在教學管理過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。教學秘書工作具有服務、管理、協(xié)調(diào)、教育等職能；同時教學秘書必須具備統(tǒng)籌安排、溝通協(xié)調(diào)、現(xiàn)代化管理和良好的表達能力。其工作內(nèi)容主要如下：

1.保證教學秩序的正常運行。首先，保證教學有序進行必須做到細致、穩(wěn)妥。從協(xié)助專業(yè)負責人制定教學計劃到課表的編排，再到實踐教學、課程設計等的落實，教學秘書都必須親力親為。任何一個小的失誤都有可能引發(fā)重大的教學事故。

教學計劃的制定關系到學生在校學習的課程，直接影響著學生的學習效果、學習能力、實踐效果等；從而對學生畢業(yè)后的就業(yè)起著重大作用。作為專業(yè)負責人的助手，教學秘書有義務協(xié)助領導制定合理的教學計劃。在落實教學計劃的過程中，教學秘書是能夠最先發(fā)現(xiàn)計劃的疏漏之處的。諸如某課程學時設置不合理，某課程理論學時與實驗學時分配比例不均衡，某一學期的課程超標、周學時超過學生所能承受等問題，都要求教學秘書在第一時間發(fā)現(xiàn)并建議負責人修改，從而優(yōu)化課程設置。

停課實踐的情況以理科生居多，部分文科專業(yè)也存在一些諸如教育實習等實踐。實踐活動既要進行，又不能影響正常的教學運轉(zhuǎn)。實踐前的準備，實踐內(nèi)容及預期的目標，實習總結(jié)如何評定等都需要教學秘書在實踐前向?qū)W生交代好，以免發(fā)現(xiàn)問題時措手不及。

2.協(xié)助系部做好教材征訂、發(fā)放工作。從教材的篩選到征訂，教學秘書都要嚴格把關，協(xié)助負責人選擇最佳教材。教材選用一定要符合學生的實際水平，否則教師在授課過程中也會很被動。教材的征訂格式要嚴格依照評估的要求，以便系部存檔和日后查詢。征訂單發(fā)出前要仔細核查有無漏訂、多訂、重復訂、教材和課程不符合等問題。要確保開學前將教材發(fā)到師生手中，不得延誤。

3.科學、合理安排課表。課表的安排一定要統(tǒng)籌兼顧、科學合理。要從學生的利益出發(fā)，周學時、天學時要平均；如果一周之內(nèi)只有幾天上課，而上課的這幾天每天都排滿了課程是非常不合理的，學生不僅吸收不了內(nèi)容，而且會對其學習積極性產(chǎn)生消極影響。

4.各類考試的報名工作。每學期都有很多全國和省級統(tǒng)一的考試，比如大學英語四六級考試、英語專業(yè)四級考試、英語專業(yè)八級考試、江蘇省計算機等級考試、全國計算機等級考試、全國普通話等級測試、專轉(zhuǎn)本考試、研究生入學考試等。這些考試的報名都是由教學秘書通知到各班級，然后再匯總報名數(shù)據(jù)、收費，最后統(tǒng)一上交教務處。報名數(shù)據(jù)一定要準確無誤，報名費用也應分毫不差，否則出現(xiàn)誤差都是由教學秘書本人承擔后果的。

5.各類考試、監(jiān)考人員的安排。每學期需要教學秘書安排的考試少則幾百場，多則上千場；要確保時間、地點、班級、考試科目、監(jiān)考老師無沖突。比如計算機等級考試、大學英語四六級的考試一般全國或全省統(tǒng)一的時間，這些考試只需提前布置好班級和考場。監(jiān)考、考務人員安排好后要通知到每位相關人員。如有個別人員特殊情況無法參加一定要及時更換人員，以免影響考試。

6.畢業(yè)生資格審核。不同的高校畢業(yè)生的畢業(yè)資格不同，甚至不同院系對畢業(yè)生的畢業(yè)資格要求也不一樣。教學秘書在審核畢業(yè)生材料時，要嚴格按照院系的文件；文件要求多少績點、多少學分獲得學位就得達到這個標準，否則不能頒發(fā)畢業(yè)證書。

7.學籍、檔案管理。隨著今年來高校評估工作不斷展開，各高校對學生學籍、教學檔案的收集整理也越來越規(guī)范。以前的檔案普遍默認為學生成績和會議記錄；現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為有規(guī)律可循、完整、科學。教學秘書協(xié)助系部整理歸檔各類資料，收集好原始資料和教學資料，將其整理為符合要求的檔案。

8.日常的文件、報告。教學秘書的日常工作都要有理可依，做事要根據(jù)學校文件來。部分需要上報的情況要以文件形式保存下來，以免日后核查無法對上號。報告打好后要系部負責人審核，然后送到相關部門。系部也要復印存檔，以便日后查找。

二、教學秘書崗位存在的問題

1.教學秘書隊伍不穩(wěn)定，人員經(jīng)常變動。從事教學秘書工作的人員很少系統(tǒng)學習過管理理論和秘書專業(yè)知識；不少是從專業(yè)老師里面選出來兼職做秘書。教學秘書工作性質(zhì)是從屬性、服務性的，并不享有實質(zhì)性的權利；也常常被領導、教師或?qū)W生們誤解。很多秘書也是以教學秘書工作為跳板，要么轉(zhuǎn)成教學崗，要么升職到別的部門。人員的調(diào)動使得教學秘書隊伍缺乏穩(wěn)定性。

2.學校不重視秘書工作，工作情緒消極。與普通老師相比，教學秘書在職稱評審、評優(yōu)評獎、學習和培訓上的待遇相去甚遠。學校有時把教學秘書等同于勤雜工，認為誰都能做教學秘書，將教務管理認同為一般的事務性工作。一定程度上阻礙了教學秘書的工作積極性。

3.發(fā)展方向不明確。目前教學人員可以讀研讀博，輔導員也可以讀專業(yè)的思政或者公共管理碩士學位，而教學秘書的相關進修、培訓卻寥寥無幾。教學秘書時常會感到迷茫，工作性質(zhì)決定了教學秘書工作辛苦、工作量大，經(jīng)常為了趕時間而超負荷工作；在業(yè)績評比上教學秘書處于相對劣勢，既無法同教學工作量一樣量化權衡，又無法同機關人員站在同一起跑線上類比，取得相應科研成果的機會也不多。

三、教學秘書的發(fā)展要求及方向

1.提高思想素質(zhì)。要干好某項工作，首先要以科學發(fā)展觀為指導，以“三個代表”為中心，加強思想作風建設，以黨和國家的方針、政策為前提。同時，必須熱愛這項工作。只有熱愛，才能專心致志的把它做好，并在做的過程中發(fā)揮自身的積極性、主動性。不能因為教學秘書工作繁雜、瑣碎而感到厭煩，也不能因為工作中遇到困難而喪失信心。要有強烈的光榮感和自豪感，對本職工作要有熾熱的事業(yè)心和責任心，盡職盡責。

2.提高業(yè)務水平和工作能力。很多諸如教師、學生學籍管理，課表編排，成績錄入管理等工作都是需要計算機操作的；教學秘書必須熟悉教學管理的相關軟件，熟練辦公自動化系統(tǒng)。理論與實際教學管理相結(jié)合才能做好日常的教學管理，實現(xiàn)教務工作的現(xiàn)代化和科學化。教學秘書的工作往往關系到院系的得失，因此，工作起來必須迅速果斷，不得拖拉猶豫延誤時機。處理問題要有根有據(jù)，有請示有匯報，一絲不茍。了解情況要深入細致，弄清來龍去脈。

3.調(diào)整工作心理。由于工作壓力大，待遇相對低，部分教學秘書心理平衡失調(diào)，工作沒有熱情，不能積極主動的投身工作。在工作交往和全面服務師生過程中，調(diào)節(jié)好工作心理尤為重要。教學秘書應建立與多方面合作的基礎和相互理解、相互信任的感情基礎，這是奠定協(xié)調(diào)工作的重要條件。同時，教學秘書要克服諸如疑惑、焦慮、厭煩的心理障礙。現(xiàn)代高校教學秘書日常工作繁雜瑣碎，工作節(jié)奏快，難免會有消極應付、得過且過的心理。因此，要樹立正確的人生觀，正確對待工作中出現(xiàn)的矛盾、困難和挫折；克服各種不良心理的影響，培養(yǎng)健康的情緒、情感等均有助于促進教學秘書的心理健康。

4.強化管理體制，建立目標競爭機制。各院系教學秘書與教務處管理人員定期相互輪崗或設立教學管理辦公室，由主管教學領導負責協(xié)調(diào)工作；加強教務處、院系各部門和教學秘書的聯(lián)系，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。設立崗位競爭活動，對工作認真負責，業(yè)務水平高、業(yè)績突出的給予表彰和獎勵；工作懶散、不負責任、管理能力差的給予處分或者調(diào)離。充分調(diào)動教學秘書的工作積極性，促進教學管理事業(yè)的發(fā)展。

5.提高創(chuàng)新能力，走科學發(fā)展之路。隨著高校教學改革的深化和科學研究的深入，高校之間不僅要提高教授等高職稱人才的成果，同時也要比教學管理的水平。作為教學秘書，在做好服務、協(xié)調(diào)和輔助工作的基礎上，要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，善于發(fā)現(xiàn)新情況、思考新問題、提出新方法。作為院系教學秘書，要根據(jù)學校的規(guī)范要求，創(chuàng)造性開展工作，協(xié)助院系制定更好的教學管理方案。

總之，教學秘書要有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，以適應高校不斷發(fā)展的需要。結(jié)合自己日常工作中碰到的新情況、新問題，努力改善工作方法，及時提出新的政策以適應形勢的變化。除了掌握科學的現(xiàn)代化的辦公應用軟件之外，不斷學習科學的管理知識也是必不可少的；具備了教育行政管理和教學管理的專業(yè)知識，才能緊跟時代的教育思想和理念，實現(xiàn)科學化管理。

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許海嵐（1985-），女，江蘇興化人，宿遷學院外語系研究實習員，從事教學管理研究。

2010-06-13