中石化濟(jì)南分公司ERP實(shí)施研究

□文/孫紅軍

中石化濟(jì)南分公司ERP實(shí)施研究

□文/孫紅軍

面對(duì)市場(chǎng)全球化、組織扁平化、產(chǎn)業(yè)知識(shí)快速擴(kuò)散與新科技對(duì)產(chǎn)業(yè)的沖擊，很多企業(yè)均已認(rèn)識(shí)到對(duì)于ERP系統(tǒng)的急切需求，因此ERP系統(tǒng)已成為企業(yè)必備的工具，而非決勝的關(guān)鍵。本文就中石化濟(jì)南分公司ERP實(shí)施情況進(jìn)行分析。

一、ERP實(shí)施效益分析

中石化濟(jì)南分公司運(yùn)用ERP系統(tǒng)這一先進(jìn)的信息技術(shù)管理手段，將公司及其所屬單位的采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、維護(hù)、銷售和財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)、真實(shí)地反映在系統(tǒng)中，便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解掌握企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況和市場(chǎng)趨勢(shì)，做出快速經(jīng)營(yíng)決策。同時(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間的集成和統(tǒng)一，避免了賬目錯(cuò)誤和差異的發(fā)生，在中石化濟(jì)南分公司內(nèi)部實(shí)現(xiàn)物資流、資金流、信息流的集成。支撐成本核算體系，以靈活便捷的手段為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員提供強(qiáng)有力的分析工具，對(duì)中石化濟(jì)南分公司及其下屬單位的采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、維護(hù)等業(yè)務(wù)行為的成本情況，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、穿透的、多角度的分析，使他們隨時(shí)掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。為總部和事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宏觀調(diào)控和決策提供堅(jiān)實(shí)而有力的信息技術(shù)基礎(chǔ)。

我們借鑒國(guó)內(nèi)外ERP項(xiàng)目實(shí)施范例，在中石化濟(jì)南分公司ERP實(shí)施總體方案中，力求實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面的重要提升。通過(guò)ERP的實(shí)施，將先進(jìn)的管理理念和技術(shù)融合到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以科學(xué)的管理、規(guī)范的運(yùn)作來(lái)提高管理效率，做到“反應(yīng)快速、流程簡(jiǎn)捷、運(yùn)作規(guī)范、管理精細(xì)、信息透明、決策科學(xué)”，形成既符合現(xiàn)代企業(yè)制度、與國(guó)際慣例接軌，又具中石化濟(jì)南分公司特色的ERP系統(tǒng)，從而降低成本、提高效益、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，為煉油企業(yè)應(yīng)用ERP起到示范作用。根據(jù)“扁平化”的原則對(duì)企業(yè)的組織構(gòu)架進(jìn)行改造，使之更趨同于現(xiàn)代企業(yè)的模式，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)流程按ERP的最佳模式進(jìn)行重組，這將是企業(yè)體制和機(jī)制改革的一個(gè)重大舉措，將會(huì)對(duì)濟(jì)南煉油廠現(xiàn)有的運(yùn)作和未來(lái)的發(fā)展能力有很大的提升。根據(jù)我廠加工進(jìn)口原油數(shù)量大、品種多，優(yōu)化生產(chǎn)方案潛力較大的特點(diǎn)，充分重視生產(chǎn)計(jì)劃的編制及有效實(shí)施。在原有較好的信息化基礎(chǔ)上，結(jié)合ERP的實(shí)施，使中石化濟(jì)南分公司生產(chǎn)信息集成更加完善，從而為ERP在石化行業(yè)全面實(shí)施創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，在強(qiáng)化煉化企業(yè)生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)降本增效方面發(fā)揮積極的作用。

二、ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

在看到ERP實(shí)施的巨大利益之時(shí)，應(yīng)當(dāng)清楚ERP的實(shí)施更是一場(chǎng)高風(fēng)險(xiǎn)的管理革命。據(jù)統(tǒng)計(jì)，ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中，雖然有不少成功的案例，但也存在相當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，一般只有15%左右能按照預(yù)算按期成功實(shí)施，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成；約一半左右的實(shí)施項(xiàng)目遭到失敗。目前在我國(guó)ERP實(shí)施的成功案例中，大多是三資企業(yè)，這值得我們認(rèn)真思考，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極防范風(fēng)險(xiǎn)，才有可能加大ERP實(shí)施成功的概率。

（一）軟件風(fēng)險(xiǎn)。由于ERP系統(tǒng)的紛繁復(fù)雜，其本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷。針對(duì)目前市場(chǎng)上的ERP軟件，主要存在的軟件功能風(fēng)險(xiǎn)有：軟件功能與企業(yè)需求的滿足程度、系統(tǒng)的集成性、軟件的成熟性和穩(wěn)定性以及對(duì)中文界面和數(shù)據(jù)的支持程度等。另外，在ERP實(shí)施過(guò)程中，也面臨軟件選擇的風(fēng)險(xiǎn)，其風(fēng)險(xiǎn)包括：企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望？企業(yè)如何綜合地評(píng)估ERP系統(tǒng)，包括軟件功能、價(jià)格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面？企業(yè)如何將自身的實(shí)際需求與軟件系統(tǒng)很好地進(jìn)行匹配，從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)？企業(yè)中由哪個(gè)部門和人員對(duì)軟件做出評(píng)估選擇？在企業(yè)實(shí)際選擇ERP系統(tǒng)時(shí)，往往有很多用戶未能意識(shí)到上述軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)，從而影響到系統(tǒng)實(shí)施的成敗。同時(shí)，有相當(dāng)多的企業(yè)在清晰闡明自己的具體需求、全面評(píng)估和匹配軟件上缺乏經(jīng)驗(yàn)。很多企業(yè)在挑選ERP系統(tǒng)時(shí)，往往會(huì)邀請(qǐng)一些科學(xué)院的專家和企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員一起對(duì)市場(chǎng)上的主要軟件產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，最終專家組未必達(dá)成一致意見(jiàn)，導(dǎo)致企業(yè)選擇軟件的流產(chǎn)。

（二）ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

1、ERP實(shí)施隊(duì)伍組織。實(shí)施隊(duì)伍和實(shí)施人員對(duì)于ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施至關(guān)重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項(xiàng)目實(shí)施小組；然而，經(jīng)常發(fā)生的情況是各方人員不到位，完全由計(jì)算機(jī)背景的技術(shù)人員組成實(shí)施隊(duì)伍，這就隱藏著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

2、需求分析。ERP系統(tǒng)的選擇是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。實(shí)際上，就所有系統(tǒng)而言，一些表面的用戶信息需求是容易得到滿足的，而更深一步的企業(yè)獨(dú)特性的需求才是需要予以最多考慮的。如果開發(fā)小組對(duì)用戶的需要不做深入地分析，蜻蜓點(diǎn)水似地調(diào)研，僅從技術(shù)角度考慮問(wèn)題，往往會(huì)在系統(tǒng)實(shí)施一段時(shí)間以后，才發(fā)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及管理需求并沒(méi)有得到滿足，但此時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)安裝完成，并已耗費(fèi)了大量的人力、物力資源。

3、實(shí)施時(shí)間。在實(shí)施ERP的這一漫長(zhǎng)過(guò)程中，進(jìn)行項(xiàng)目管理、控制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個(gè)實(shí)施過(guò)程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行，對(duì)ERP項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間以及成敗至關(guān)重要。許多ERP實(shí)施項(xiàng)目在一開始就沒(méi)有能夠制定明確的、可行的實(shí)施計(jì)劃，在實(shí)施過(guò)程中不能按時(shí)實(shí)現(xiàn)里程碑性的目標(biāo)，造成項(xiàng)目遙遙無(wú)期，領(lǐng)導(dǎo)人員和實(shí)施人員喪失信心，原定的目標(biāo)已經(jīng)發(fā)生變化，從而導(dǎo)致半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。

4、實(shí)施成本。ERP實(shí)施過(guò)程中需要投入較大的成本，實(shí)施結(jié)束時(shí)資金付出往往遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出當(dāng)初的預(yù)算，ERP系統(tǒng)實(shí)施的成本可能是軟件價(jià)格的3～5倍。聘用咨詢顧問(wèn)以及為此所花的成本可能會(huì)達(dá)到整個(gè)ERP實(shí)施預(yù)算的30%。許多意想不到的開支往往使成本急劇增加，因此應(yīng)有很好的成本控制計(jì)劃。

5、系統(tǒng)安全。系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機(jī)房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督，等等。目前，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如用戶不注意口令保密、超級(jí)用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識(shí)的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計(jì)上存在著漏洞和缺陷，導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。

6、系統(tǒng)集成。企業(yè)中原先各自分離開發(fā)的一些自動(dòng)化信息孤島在和ERP集成時(shí)會(huì)發(fā)生很多接口上的困難，要深入了解各孤島內(nèi)部機(jī)制。將其有機(jī)地集成并非一件易事，數(shù)據(jù)庫(kù)的共享需要數(shù)據(jù)的規(guī)范和利益各方的協(xié)調(diào)，一旦考慮不周，就很難將系統(tǒng)集成起來(lái)。

（三）管理變革風(fēng)險(xiǎn)

1、管理理念轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)管理項(xiàng)目，而非僅僅是一個(gè)IT項(xiàng)目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在選擇系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé)，缺少業(yè)務(wù)部門用戶的參與；在實(shí)施系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與；項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，高級(jí)管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施。由此種種現(xiàn)象，需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)加以改善。管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程對(duì)企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。ERP系統(tǒng)帶來(lái)的不僅僅是一套軟件，更重要的是帶來(lái)了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用，才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來(lái)的效益。因此，在實(shí)施過(guò)程中企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個(gè)必不可少的過(guò)程，順利轉(zhuǎn)變管理思想，在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的最關(guān)鍵因素。

2、業(yè)務(wù)流程。實(shí)施ERP系統(tǒng)，必須對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。成熟、先進(jìn)的ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模板值得借鑒，但是業(yè)務(wù)流程的重組牽涉到人員的變動(dòng)、權(quán)力的重新分配、組織機(jī)構(gòu)的改變，會(huì)觸動(dòng)某些人的既得利益，形成很大的阻力，往往使領(lǐng)導(dǎo)者望而卻步，保留原有冗余，低效的流程將使先進(jìn)的ERP系統(tǒng)失去用武之地。ERP在實(shí)施過(guò)程中的負(fù)面效應(yīng)可能會(huì)破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性，從而對(duì)設(shè)備和工作環(huán)境造成影響；另外，由于無(wú)法獲得既懂管理又懂軟件系統(tǒng)的專門人才，項(xiàng)目的結(jié)果可能會(huì)不符合管理層和最終用戶的期望。

3、管理持續(xù)改善。ERP系統(tǒng)一旦上線試運(yùn)行，許多人便大松一口氣，一旦碰到新問(wèn)題往往怨天尤人。其實(shí)任何一個(gè)信息系統(tǒng)都有相當(dāng)長(zhǎng)的試行、維護(hù)期，需持續(xù)不斷地改善，對(duì)此應(yīng)有思想準(zhǔn)備。

三、ERP實(shí)施展望

企業(yè)的ERP應(yīng)用是否成功，可以從以下幾個(gè)方面加以衡量：

（一）系統(tǒng)運(yùn)行集成化。這是ERP應(yīng)用成功在技術(shù)解決方案方面最基本的表現(xiàn)。ERP系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化管理的軟件系統(tǒng)，其核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)“供應(yīng)鏈”的管理。軟件的應(yīng)用將跨越多個(gè)部門甚至多個(gè)企業(yè)。為了達(dá)到預(yù)期設(shè)定的應(yīng)用目標(biāo)，最基本的要求是系統(tǒng)能夠運(yùn)行起來(lái)，實(shí)現(xiàn)集成化應(yīng)用，建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制。只有集成一體化運(yùn)行起來(lái)，才有可能達(dá)到降低庫(kù)存，提高資金利用率和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期；提高產(chǎn)品質(zhì)量和合格率；減少財(cái)務(wù)壞賬、呆賬金額等。這些目標(biāo)能否真正達(dá)到，還取決于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施效果。

（二）業(yè)務(wù)流程合理化。這是ERP應(yīng)用成功在改善管理效率方面的體現(xiàn)。ERP應(yīng)用成功的前提是必須對(duì)企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組。因此，ERP應(yīng)用成功也即意味著企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程趨于合理化，并實(shí)現(xiàn)了ERP應(yīng)用的以下幾個(gè)最終目標(biāo)：企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力得到大幅度提升；企業(yè)面對(duì)市場(chǎng)的響應(yīng)速度大大加快；客戶滿意度顯著改善。

（三）績(jī)效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化。ERP的應(yīng)用將為企業(yè)提供豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過(guò)程中真正起到作用，是衡量ERP應(yīng)用成功的另一個(gè)標(biāo)志。在ERP系統(tǒng)完全投入實(shí)際運(yùn)行后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需要，利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計(jì)出一套動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理績(jī)效變化的報(bào)表體系，以期即時(shí)反饋和糾正管理中存在的問(wèn)題。這項(xiàng)工作一般是在ERP系統(tǒng)實(shí)施完成后由企業(yè)設(shè)計(jì)完成。企業(yè)如未能利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立起自己的績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng)，將意味著ERP系統(tǒng)應(yīng)用沒(méi)有完全成功。

（四）管理改善持續(xù)化。隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的合理化，企業(yè)管理水平將會(huì)明顯提高。為了衡量企業(yè)管理水平的改善程度，可以依據(jù)管理咨詢公司提供的企業(yè)管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系對(duì)企業(yè)管理水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)過(guò)程本身并不是目的，為企業(yè)建立一個(gè)可以不斷進(jìn)行自我評(píng)價(jià)和不斷改善管理的機(jī)制，才是真正目的。這也是ERP應(yīng)用成功的一個(gè)經(jīng)常不被人們重視的標(biāo)志。

企業(yè)信息化將對(duì)人們的教育、城市的發(fā)展、人的生活、工作和活動(dòng)的方式，對(duì)社會(huì)的財(cái)政、商業(yè)、法律和政治結(jié)構(gòu)，產(chǎn)生不同程度的影響。盡管有的影響我們尚不能全部考慮到，但我們相信企業(yè)信息化帶來(lái)的變化將是意義深遠(yuǎn)的。

[1]胡彬，于儉.先進(jìn)制造管理系統(tǒng)：原理、軟件和實(shí)施.電子工業(yè)出版社，2002.

[2]向傳杰.ERP開發(fā)與實(shí)施教程.電子工業(yè)出版社，2004.

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