高職院校教學(xué)秘書角色定位及隊伍建設(shè)的思考

周龍軍

（廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530007）

一、高職院校教學(xué)秘書的定位

1.教學(xué)管理員。教學(xué)秘書的主要職能是管理職能。教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理活動各個環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實踐者、服務(wù)者和信息反饋者，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理著教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)。其管理職能大致可以分為三類：

第一，教學(xué)文件資料的保存管理，是教學(xué)秘書最基本的教學(xué)管理。諸如學(xué)科專業(yè)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計劃等學(xué)院教學(xué)工作的指導(dǎo)性文件，教學(xué)大綱等教師進(jìn)行課程教學(xué)的指導(dǎo)性文件，教學(xué)秘書應(yīng)該根據(jù)教學(xué)資料的屬性進(jìn)行科學(xué)分類，并將其原始、完整、規(guī)范、可靠地加以管理。

第二，教學(xué)工作的運(yùn)行管理，是教學(xué)秘書最主要的行政管理。如教學(xué)任務(wù)的安排，課程表的排定，教學(xué)資源的調(diào)配，教師調(diào)課、代課與停課的管理，考務(wù)的安排等等。

第三，教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控管理，是教學(xué)秘書最重要的教學(xué)管理。廣泛收集來自師生、督導(dǎo)組專家等的信息，對教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面評議、科學(xué)分析，對教學(xué)各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，對教學(xué)運(yùn)行的全過程實施全程質(zhì)量監(jiān)控。

2.師生服務(wù)員。教學(xué)秘書的基本職能是服務(wù)職能。教學(xué)秘書工作是一項計劃性強(qiáng)、內(nèi)容豐富、繁多細(xì)致的綜合性服務(wù)工作。具體體現(xiàn)在為教學(xué)科研服務(wù)，為教職員工服務(wù)，為全體學(xué)生服務(wù)，為院（系、部）領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。通過教學(xué)運(yùn)行管理、日常教務(wù)工作管理、學(xué)籍管理、教材管理、教學(xué)檔案管理、教師授課情況及工作量管理、課程評估管理等工作得以實現(xiàn)。具體說，教學(xué)秘書要對教學(xué)管理的執(zhí)行情況和教學(xué)質(zhì)量評估的結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，主動為院（系、部）的行政決策做好服務(wù)；做好教研活動的開展、教學(xué)成果的申報、教師個人教學(xué)檔案的完善、教師工作量的整理與上報、教師進(jìn)修計劃的上報工作，做好每學(xué)期的教材、課程表、學(xué)生計分冊等發(fā)送工作，以保證老師充分備課，等等。總之，就是為師生及時提供教學(xué)工作所需的資料和設(shè)備，為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助，將教師和學(xué)生反饋的信息及時通報院、系領(lǐng)導(dǎo)與教研室主任等。教學(xué)秘書主要的服務(wù)中心是全體師生。

3.聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)員。協(xié)調(diào)職能是教學(xué)秘書工作的重要職能。教學(xué)秘書是協(xié)調(diào)溝通者，要為教務(wù)處、院、系分管領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生之間傳遞和溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系。要上傳下達(dá)，左右溝通，內(nèi)外聯(lián)系，保證信息的暢通。還要協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，如教務(wù)處與各系部，教學(xué)部門與學(xué)生管理部門以及校外管理部門，等等；還要協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系，如領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與干事之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間的關(guān)系，等等。

4.策劃參謀員。參謀職能是教學(xué)秘書的特色職能。教學(xué)秘書不但要執(zhí)行教學(xué)計劃、院系領(lǐng)導(dǎo)的指示，還要制定院、系年度的教學(xué)工作計劃，出臺各項教學(xué)管理制度，各種教學(xué)活動，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，提出建議與意見，起草有關(guān)方案或文件，等等。

5.師生教育員。教育職能是教學(xué)秘書的必備職能。教學(xué)秘書在履行管理職責(zé)，服務(wù)師生過程中，要通過自己的言行舉止，實現(xiàn)管理育人、服務(wù)育人的功能。對教師，要通過教學(xué)改革將先進(jìn)的教學(xué)理念傳遞給他們，通過嚴(yán)格的要求規(guī)范他們的教學(xué)行為，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碛绊懡處煹乃季S做法，通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)給他們樹立良好的形象，這對教師是一個教育的過程；對學(xué)生，要通過公正、誠信的態(tài)度，文明禮貌的言行，熱情周到的服務(wù)，給他們樹立榜樣，潛移默化地養(yǎng)成他們的良好品質(zhì)。

五個角色是有機(jī)統(tǒng)一的，而服務(wù)角色體現(xiàn)得更具體、更直接，每個教學(xué)秘書都必須牢記服務(wù)這一工作宗旨，否則無法做好本職工作。

高職院校教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)管理的職能部門，院、系是教學(xué)單位，教學(xué)秘書受教務(wù)處、院、系的雙重領(lǐng)導(dǎo)，工作質(zhì)量的好壞，不僅影響著院、系的教學(xué)管理工作，而且影響著整個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量與人才培養(yǎng)質(zhì)量。

二、高職院校教學(xué)秘書的作用

1.保證教學(xué)秩序的正常穩(wěn)定。高職院校教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理各個環(huán)節(jié)中最基層的實踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者，也是連接教學(xué)主管部門、主管領(lǐng)導(dǎo)和教師等工作人員之間的橋梁。如果一個高職院校院系的教學(xué)秘書的工作出現(xiàn)閃失，教學(xué)管理就可能造成一定的混亂局面：或者上情不能下達(dá)，信息不能及時反饋；或者領(lǐng)導(dǎo)與成員之間不協(xié)調(diào)，教師情緒受到影響，教學(xué)質(zhì)量下滑等等。因此，高職院校教學(xué)秘書的工作在教學(xué)管理中具有非常重要的作用。

2.促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。提高教學(xué)質(zhì)量是高等教育永恒的主題，教學(xué)管理工作是保障教學(xué)質(zhì)量的核心工作之一。教學(xué)秘書的素質(zhì)和工作能力直接影響著學(xué)校的教學(xué)管理水平、管理效率和教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書工作是涉及多層次、多部門的系統(tǒng)活動，是連接“教”、“學(xué)”雙方的紐帶，是確保人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要一環(huán)，所以，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、隊伍穩(wěn)定、素質(zhì)高、服務(wù)意識強(qiáng)的教學(xué)秘書隊伍是高職院校必須做好的基本工作。

3.推進(jìn)教學(xué)改革進(jìn)一步深化。教學(xué)秘書在學(xué)校的教學(xué)管理工作中，既是教務(wù)管理工作的具體執(zhí)行者、實施者，又是各項教學(xué)活動的組織者和安排者，同時也是教務(wù)部門與教學(xué)單位之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間開展教學(xué)活動的橋梁和紐帶。因此，教學(xué)改革的計劃擬定有教學(xué)秘書參與，教學(xué)改革的措施由教學(xué)秘書組織落實，教學(xué)改革的實施由教學(xué)秘書組織操作，所以，教學(xué)改革的目標(biāo)能否實現(xiàn)，直接跟教學(xué)秘書的工作水平、質(zhì)量密切相關(guān)。

4.實現(xiàn)管理育人、服務(wù)育人的功能。教學(xué)秘書在教學(xué)管理、教學(xué)服務(wù)過程中，經(jīng)常向?qū)W生介紹有關(guān)信息和學(xué)籍管理的知識，而且通過座談會了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)中的困難，為學(xué)生排憂解難。因此如果教學(xué)秘書在與學(xué)生聯(lián)系和接觸中做出表率，就會以文明服務(wù)、禮貌待人、無私奉獻(xiàn)的職業(yè)道德和完美的人格力量，潛移默化地影響著學(xué)生。即所謂“管理育人”、“服務(wù)育人”。

三、高職院校教學(xué)秘書隊伍存在的主要問題

1.工作未受應(yīng)有重視，隊伍不穩(wěn)定。工作未受到充分重視。由于思想觀念陳舊，對教育管理的重要性和科學(xué)性認(rèn)識不足，部分人認(rèn)為教務(wù)管理是一些簡單的事務(wù)性工作，在教學(xué)秘書的配備、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上，以及津貼待遇上，力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。教學(xué)秘書無論在職稱、職務(wù)、評獎、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面都比同學(xué)歷的人機(jī)會少，這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性，造成人心浮動、隊伍不穩(wěn)，一些高學(xué)歷、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書轉(zhuǎn)為教師或調(diào)出高職院校。

2.專業(yè)化程度不高，工作質(zhì)量有待提高。高職院校教學(xué)管理工作要規(guī)范有序、科學(xué)高效，需要一支高素質(zhì)的從事教學(xué)管理和教學(xué)管理研究的專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍。

目前，教學(xué)秘書所學(xué)的專業(yè)往往與自己從事的工作不相符合，又沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)進(jìn)修，所以，要熟練地完成教學(xué)秘書的工作，往往要經(jīng)過一個較長的適應(yīng)時期，這導(dǎo)致了一些教學(xué)秘書對自身工作認(rèn)識的不到位，工作程序的不熟悉，工作方法的不了解，從而導(dǎo)致工作質(zhì)量有待提高。

3.任務(wù)重，壓力大，管理工作有待加強(qiáng)。教學(xué)秘書事務(wù)繁雜，工作壓力大，很多時候是被一般事務(wù)忙得疲于奔命，加班加點，花在思考如何促進(jìn)教學(xué)管理上的時間精力相對就少。

4.創(chuàng)新意識欠缺，參謀職能有待強(qiáng)化。許多教學(xué)秘書只是被動地工作，沒有主動去思考如何改進(jìn)教學(xué)管理的方法途徑、形式內(nèi)容，一些教學(xué)秘書只是滿足于完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，沒有很好地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提出自己的觀點或建議，或者一些創(chuàng)新思路。

四、加強(qiáng)高職院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的措施

1.高度重視，將教學(xué)秘書隊伍建設(shè)納入“兩支隊伍建設(shè)”范疇。充分認(rèn)識教學(xué)秘書崗位的重要性，高度重視教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)，將其納入“教師隊伍”或“管理隊伍”建設(shè)規(guī)劃，提高教學(xué)秘書在管理體系中的地位。

2.落實待遇，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍。教學(xué)秘書的崗位津貼應(yīng)該比一般干事的崗位津貼系數(shù)高，才能提高教學(xué)秘書對職業(yè)崗位的認(rèn)同感。

3.建立培訓(xùn)機(jī)制，提高教學(xué)秘書隊伍專業(yè)能力。短期培訓(xùn)必不可少，長期培養(yǎng)才能建設(shè)穩(wěn)定的隊伍。

4.健全激勵機(jī)制，提高教學(xué)秘書工作水平。完善對教學(xué)秘書的考評標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)競爭，實行崗位責(zé)任制、聘任制，將考核與評職稱、晉級、增資、聘用等實質(zhì)性措施掛鉤。

5.創(chuàng)新職業(yè)發(fā)展機(jī)制，解決教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展問題。應(yīng)指導(dǎo)和幫助教學(xué)秘書設(shè)計職業(yè)生涯。既要在其職位族、類上做科學(xué)劃分，建立職位結(jié)構(gòu)體系，明晰高、中、基層教學(xué)管理人員職位的名稱和數(shù)量，又要建立完善教學(xué)管理人員的輪崗與升遷制度，研究開辟多種職業(yè)發(fā)展渠道，如行政管理系列、技術(shù)職務(wù)系列、實職領(lǐng)導(dǎo)崗位等。

［1］侯建梅.對高校教學(xué)秘書工作中存在的問題的分析與思考［J］.科技咨詢導(dǎo)報，2007，（12）.

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