提升新建高校檔案管理水平的有效途徑

溫艷秋

（德州學(xué)院，山東 德州 253023）

在國家積極引導(dǎo)和地方高等院校的努力下，一些有實(shí)力的地方大專院校通過合并重組組成本科院校。學(xué)校的性質(zhì)由“教學(xué)型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤敖虒W(xué)研究型”，本科招生、教學(xué)、科研成為學(xué)校工作的主流，而檔案工作由于多種原因，至今未引起足夠重視，存在著一些突出的矛盾和問題。

高校是國家培養(yǎng)高級(jí)知識(shí)人才的重要基地，高校檔案工作直接反映各高校培養(yǎng)人才的各個(gè)環(huán)節(jié)，真實(shí)地記錄了高校發(fā)展的整個(gè)歷程。所產(chǎn)生的各類檔案，不僅是歷史的鏡鑒和寶貴的信息資源，也是學(xué)校一份豐厚的無形資產(chǎn)和學(xué)校權(quán)益的載體，是學(xué)校管理、教學(xué)、科研的必要條件和進(jìn)行決策的參考和依據(jù)，是教學(xué)能力、科技儲(chǔ)備的有力手段，更是國家檔案資源的重要組成部分。作為新建高校，在學(xué)校的性質(zhì)發(fā)生變化后，如何站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)、替未來著想、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的高度上，抓住機(jī)遇，以創(chuàng)新機(jī)制為動(dòng)力，以依法治檔、科教興檔為保障來提升檔案管理水平，是我們必須認(rèn)真面對(duì)和探討的課題。

縱觀新建高校，檔案工作整體發(fā)展是不平衡的，尤其是職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案工作更薄弱。主要存在四個(gè)方面的問題：一是新建高校尤其是職業(yè)技術(shù)學(xué)院全員檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案機(jī)構(gòu)不健全，人員配備不適應(yīng)檔案工作需求。檔案工作水平整體滯后于本校的教學(xué)、科研、管理等工作，業(yè)務(wù)管理水平更是滯后于國家和省主管部門對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的規(guī)范要求；二是檔案管理機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不力，部分新建高校沒有依法對(duì)學(xué)校的全部檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，歸檔材料的齊全、完整性較差；三是檔案安全保管與規(guī)范管理水平較低，存在庫房面積狹小、設(shè)計(jì)不規(guī)范，檔案安全保管得不到有效保障；四是檔案信息化建設(shè)滯后，很多新建高校尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；有的雖然配備了計(jì)算機(jī)，但未配置檔案管理軟件，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)下的檔案檢索；還有少數(shù)新建高校檔案館（室），甚至連計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施都未配置。這些問題對(duì)新建高校檔案事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，必須加以解決。認(rèn)真回顧總結(jié)多年來的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，要提升新建高校的檔案管理水平應(yīng)從以下五個(gè)方面著手并付諸努力。

一、校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持

校領(lǐng)導(dǎo)作為學(xué)校各項(xiàng)工作中最高的決策者、指揮者和組織者，應(yīng)高度重視檔案在學(xué)校發(fā)展中的重要作用，嚴(yán)格按照中華人民共和國教育部與國家檔案局在2008年9月1日正式施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號(hào)令）的規(guī)定，從五個(gè)方面入手，對(duì)檔案工作加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)：一是實(shí)行校長領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，分管校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)的高校檔案工作體制，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理；二是將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，認(rèn)真研究和解決學(xué)校檔案工作中的實(shí)際問題，建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)及管理體系；三是把檔案的形成、管理和利用服務(wù)工作質(zhì)量考核指標(biāo)有機(jī)地納入高校工作質(zhì)量考核體系中，納入各部門各單位工作計(jì)劃，納入有關(guān)的職責(zé)范圍，將學(xué)校教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)工作與歸檔工作同步布置、同步檢查、同步總結(jié)、同步驗(yàn)收；四是加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。把發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，確保檔案工作需求。要設(shè)立檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行；五是關(guān)心檔案工作人員的政治和生活待遇，努力解決他們的實(shí)際困難。對(duì)長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)采取有效的防護(hù)措施，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇及規(guī)定補(bǔ)貼。對(duì)專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。努力為學(xué)校檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

二、建立健全檔案管理工作制度

搞好制度建設(shè)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。新建高校在嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校各門類檔案管理的具體情況，制定切合實(shí)際的檔案管理工作制度。以德州學(xué)院校為例：檔案管理規(guī)章制度大致可分為以下幾類：一是學(xué)校檔案管理辦法，既是國家有關(guān)檔案法規(guī)在學(xué)校的具體體現(xiàn)，又是學(xué)校檔案工作能健康順利開展的有力保證；二是各類檔案文件材料的歸檔范圍、歸檔辦法保管期限表等業(yè)務(wù)性文件，這些文件不僅是各職能部門在歸檔工作上的指南，同時(shí)也是各部門審查立卷的依據(jù)；三是檔案分類、保管、利用方面的文件，這是檔案工作者分類、整理、立卷、庫房管理和借閱利用工作的依據(jù)，是確保檔案案卷質(zhì)量和檔案安全的法規(guī)性文件；四是檔案人員崗位職責(zé)和職業(yè)道德規(guī)范方面的文件，這是規(guī)定檔案人員的職責(zé)范圍，規(guī)范檔案工作者的行為準(zhǔn)則，也是全校專、兼職檔案人員年終考核的依據(jù)。

健全的規(guī)章制度和嚴(yán)格的工作程序，才能使學(xué)校檔案的收集、整理、保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行，使檔案管理逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

1.抓好檔案資源的源頭建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，誰擁有資源，誰就占領(lǐng)了競爭的制高點(diǎn)。檔案資源作為檔案工作的立業(yè)之本，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。新建高校要嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，學(xué)校各機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照檔案收集整理歸檔要求，認(rèn)真及時(shí)組織整理立卷工作，采取有效措施，切實(shí)把從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種類型、各種載體形式的11大類文件材料收集齊全完整，按照校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范分類、整理歸檔，切實(shí)做好檔案資源的源頭建設(shè)。

2.圍繞學(xué)校中心工作，做好重大活動(dòng)檔案的收集

檔案機(jī)構(gòu)要牢固樹立“圍繞中心，服務(wù)大局”的觀念，緊緊圍繞學(xué)校黨委行政中心工作，找準(zhǔn)為學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)。對(duì)學(xué)校的重要活動(dòng)、重大事項(xiàng)、重要科研項(xiàng)目和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，事前就積極做好相關(guān)檔案收集保管法規(guī)知識(shí)宣傳工作，事中要全程跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，事后認(rèn)真做好專項(xiàng)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保重大活動(dòng)檔案的齊全。

3.建立名師、優(yōu)秀學(xué)生檔案，定期展覽，彰顯學(xué)校風(fēng)采

在學(xué)校檔案部門創(chuàng)建“本校名師、優(yōu)秀學(xué)生檔案庫”，并制定印發(fā)《學(xué)校名師、優(yōu)秀學(xué)生檔案管理暫行辦法》。積極征集自建校以來，長期工作在第一線并在某一領(lǐng)域、某一學(xué)科做出過貢獻(xiàn)、影響巨大，得到學(xué)校和學(xué)術(shù)界認(rèn)可的名師檔案資料。以及在參加全國、全省舉辦的各種大學(xué)生競賽中取得佳績或有個(gè)人發(fā)明等優(yōu)秀學(xué)生的檔案資料。名師、優(yōu)秀學(xué)生檔案庫的建立，不僅豐富了館藏，有效地宣傳了名師、優(yōu)秀學(xué)生對(duì)學(xué)校進(jìn)步、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出的卓越貢獻(xiàn)，還弘揚(yáng)了他們的精神風(fēng)范，同時(shí)也會(huì)大大提升學(xué)校的知名度。要清醒的認(rèn)識(shí)到，只有把檔案資源建設(shè)擺在突出位置，把豐富館藏資源作為檔案資源建設(shè)的重中之重，才能在確保檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，豐富館藏，突出辦學(xué)特色。

四、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是國家信息化的重要組成部分，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享的根本途徑。新建高校應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)工作，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與學(xué)校信息化建設(shè)同步發(fā)展。按照國家有關(guān)電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求，結(jié)合本學(xué)校實(shí)際，科學(xué)制定發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施方案，盡量加大投入購進(jìn)必備的計(jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，盡快建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。尚未開展檔案信息化工作的新建高校，應(yīng)力求三年內(nèi)建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)查閱檢索檔案目錄的現(xiàn)代化?；A(chǔ)條件較好的新建高校應(yīng)建成檔案原文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，使館（室）存檔案全部或大部分?jǐn)?shù)字化。同時(shí)在本校校園網(wǎng)上，開設(shè)檔案信息查詢利用窗口，提供可公開信息的公布、檢索利用，以及公益性信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)公開檔案信息的社會(huì)共享，更好的為學(xué)校、師生、社會(huì)服務(wù)。另外，檔案實(shí)行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特性，但同時(shí)存在著安全問題。一方面，要利用當(dāng)前各種技術(shù)手段的不斷推出，升級(jí)更新來加以防范。包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和防問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效手段，應(yīng)充分綜合運(yùn)用，提高安全性。另一方面，檔案部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度加以防范，對(duì)每份電子檔案均實(shí)行“全過程管理”，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

五、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

國以才立，政以才治，業(yè)以才興。檔案事業(yè)的發(fā)展同樣在于人才。目前新建高校檔案干部隊(duì)伍面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)還有諸多不適應(yīng)，充實(shí)相應(yīng)數(shù)量的檔案人才并不斷提高其整體素質(zhì)已成為當(dāng)務(wù)之急。

1.建立科學(xué)、客觀、公正的考核體系

通過培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式，真正把政治素質(zhì)高，組織管理能力強(qiáng)，具有開拓創(chuàng)新意識(shí)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息建設(shè)要求的專業(yè)人才，選配到檔案管理崗位上來，改善新建高校檔案系統(tǒng)人才結(jié)構(gòu)。

2.建立不同層次的在職教育培訓(xùn)模式

加大培訓(xùn)力度、加快培訓(xùn)步伐，變一般性的號(hào)召為強(qiáng)制性要求。有針對(duì)性、實(shí)效性的對(duì)檔案工作人員進(jìn)行不同層次的業(yè)務(wù)文化知識(shí)和相關(guān)科學(xué)知識(shí)、現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。并為他們提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機(jī)會(huì)，讓檔案工作人員在干中學(xué)，在學(xué)中干。

3.建立與工作成績掛鉤的獎(jiǎng)勵(lì)制度

用職業(yè)光榮感激勵(lì)人心，用共同事業(yè)凝聚人心，用正確導(dǎo)向引導(dǎo)人心，堅(jiān)持以成績論英雄，讓肯干事、能干事、干成事的人得到褒獎(jiǎng)和重用。如：設(shè)立重點(diǎn)項(xiàng)目優(yōu)秀獎(jiǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)承擔(dān)完成檔案重點(diǎn)工作和重大項(xiàng)目的主創(chuàng)人員。設(shè)立工作創(chuàng)新獎(jiǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)在檔案工作中開拓創(chuàng)新，取得獨(dú)創(chuàng)性成果并得到推廣應(yīng)用的人員等，可以設(shè)立多種獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目，激勵(lì)人才的發(fā)展。獎(jiǎng)勵(lì)不僅限于獎(jiǎng)金方面，也可以表現(xiàn)在外出學(xué)習(xí)、優(yōu)先培訓(xùn)、破格晉升職稱、優(yōu)先提拔等方面。讓不思進(jìn)取、無所事事的人感到壓力和危機(jī)，從而引導(dǎo)大家把心思都用到工作上，形成推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大合力。

4.建立終身學(xué)習(xí)的觀念

檔案工作人員要增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性和緊迫感，抓緊學(xué)習(xí)、發(fā)奮學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)。用科學(xué)的理論來武裝自己，不斷提高思想理論水平和政策水平；用專業(yè)知識(shí)來提高自己，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，努力掌握新形勢(shì)下檔案工作需要的各種新知識(shí)、新技能，真正成為檔案工作的行家里手；用良好的作風(fēng)激勵(lì)自己，不畏困難，積極進(jìn)取，無私奉獻(xiàn)，有所作為。

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［2］高萌萱.高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵［J］.檔案管理，2009，（4）：80.

［3］張煥.談檔案人員應(yīng)具有的素質(zhì)［J］.山東檔案，2009，（2）：11-12.