對高校兼職檔案員隊伍建設的思考

張 韻

（仲愷農業(yè)工程學院，廣東 廣州 510225）

隨著我國高等教育快速發(fā)展，學校的各項工作也在不斷地增加和拓展，高校檔案工作的涉及面越來越廣，檔案數(shù)量也快速增加，僅靠人數(shù)不多的專職檔案工作者已經不可能實現(xiàn)高校檔案工作的科學發(fā)展，高校檔案工作服務學校與社會的能力和水平無法提升。高校檔案工作要跟上時代的步伐開創(chuàng)高等學校檔案管理、服務與建設的新局面必須加強兼職檔案員網絡建設隊伍，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用。筆者認為，目前高校兼職檔案員建設中的種種問題，并不是僅僅靠規(guī)章制度就能解決的。只有健全的考核機制、扎實的業(yè)務培訓和有效的監(jiān)督指導才是高校兼職檔案員隊伍建設的有力保障。

一、健全考核機制

由于兼職檔案工作往往不計入工作量，不與收入掛鉤，學校和檔案館（室）應制定相應的考核機制，定期根據兼職檔案員的工作業(yè)績進行考核，對工作出色的兼職檔案員進行表彰，給予其精神和物質上的雙重獎勵。只有建立健全的考核制度，才能對兼職檔案員的工作內容進行客觀評價，使兼職檔案員工作有目標，發(fā)展有方向，才能切實提高檔案工作水平，保證應歸檔檔案的質量。

制定科學的考核標準?？己藰藴蕬摻Y合學校實際，以各歸檔單位履行崗位職責情況和完成當年歸檔移交情況為重點。分別對分管領導和兼職檔案員進行考核。從對檔案工作的重視程度、應歸檔文件材料齊全完整程度、歸檔文件材料的整理質量等方面設立標準，盡可能量化，制定各項指標的百分比例。將兼職檔案員的考核成績納入分管領導的考核成績中，可以更加促進分管領導對兼職檔案員工作的重視，提高檔案工作水平。

考核標準應簡單、易于操作、可行性強。不論是專職檔案員還是兼職檔案員應該都要對照考核標準及時、準確、有效地把握歸檔文件的整理質量，及時發(fā)現(xiàn)和解決相關問題，從而使檔案室業(yè)務建設得到加強。每年年度考核應先由各歸檔單位自評，再由學校檔案工作領導小組綜合考察得出結論。評選結果確定后應召開專兼職檔案員會議，在布置工作任務、總結上一階段工作的同時，重點表揚和獎勵工作表現(xiàn)突出的單位和個人及重視檔案工作的部門領導，以樹立先進典型。這樣做是對兼職檔案員辛苦工作的一種肯定，會讓他們在潛意識中與先進比較，無形中讓自己產生向上的動力。會讓他們在做這項為國家、學校積累寶貴財富的工作時，保持良好的情緒和飽滿的工作熱情，積極主動地投入到工作中去，實現(xiàn)自我監(jiān)督、自我鞭策、自我評價、自我控制，形成工作有序、忠于職守、愛崗敬業(yè)的良好職業(yè)道德風尚，達到檔案工作的最佳狀態(tài)。同時，考核的成績還應與獎金、評職稱、晉級掛鉤。

考核的激勵功能是促進兼職檔案員隊伍建設的有效手段。合理的考核方法可以成為激勵各崗位人員工作、努力提高其業(yè)務水平的動力，推動檔案工作不斷創(chuàng)新。

二、扎實的業(yè)務培訓

1.學校應根據自身的特點采取靈活多樣的形式對兼職檔案員進行業(yè)務培訓

學校應根據自身的特點經?；?、制度化地對兼職檔案員進行檔案培訓，舉辦檔案培訓班，聘請校內外專家講解有關檔案知識，使兼職檔案員明確職責，掌握高校檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔方法，了解文件歸檔整理流程?？梢杂杏媱澋厮鸵徊糠种匾獚徫患媛殭n案員參加國家、省、市專業(yè)培訓機構組織的業(yè)務培訓，使他們了解和學習到前沿的檔案學理論和業(yè)務知識，開闊視野，拓寬思路。還要積極創(chuàng)造條件為兼職檔案員提供相互交流、學習的平臺。如定期或不定期地組織召開兼職檔案員經驗交流會，請工作出色的部門把先進經驗介紹給大家，組織兼職檔案員到兄弟院校檔案館（室）參觀學習，以共同提高全校歸檔工作質量，提高其檔案業(yè)務素質。還可充分利用現(xiàn)代化技術，將每次培訓內容制作成課件掛在校園網上或刻錄成光盤，使兼職檔案員能隨時學習，及時提高。

2.對兼職檔案員進行培訓應該內容靈活、具有針對性

培訓內容首先要把增強兼職檔案員忠于職守、愛崗敬業(yè)的精神放在首位，加強思想政治教育，增強兼職檔案員的工作責任心和主動性。檔案及其管理的專業(yè)知識其實并不難掌握，難的是高度的責任感和熱愛這一行的愛崗敬業(yè)精神。

其次，培訓內容必須具有實用性，可分門別類地、有針對性地組織培訓，要從實際出發(fā)使參加培訓者能學以致用，解決實際工作中的問題。要明確文件材料收集工作的分工，以解決部分兼職檔案員對于本部門工作性質和職能了解不深、不能很好掌握本部門形成文件的范圍和重要程度、分不清歸檔和不歸檔文件及對平時收集工作不熟悉不能及時收集整理等問題。培訓的內容不能千篇一律，要注意，生動的案例和生動的語言能使每一位參加培訓者取得更好的學習效果。

此外，要對兼職檔案員進行計算機應用技術等方面的培訓。隨著科學技術的不斷進步，許多高校檔案部門在檔案信息的收集、加工、檢索、傳輸?shù)确矫鎸崿F(xiàn)了數(shù)字化，所以兼職檔案員必須掌握一定的計算機應用等現(xiàn)代化科學技術，盡早適應電子信息技術給檔案工作帶來的影響和變革，懂得用現(xiàn)代化技術進行檔案信息管理和開發(fā)利用。

三、加強監(jiān)督指導

檔案部門要積極主動地與兼職檔案員加強聯(lián)系，做到人性化與制度化管理相結合，要與兼職檔案員交朋友，從情感上進行溝通，以人性化的關懷和理解，逐步強化兼職檔案員的檔案意識，調動其積極主動性。要隨時了解歸檔單位的工作動態(tài)，掌握其常規(guī)工作以外的重要活動或重要工作。專職檔案人員要以業(yè)務指導的方式對兼職檔案員進行具體操作和一般理論方面的培訓，有針對性地進行個別指導，幫助一些剛接手檔案工作的兼職檔案員盡快熟悉檔案業(yè)務，做好本部門文件材料的立卷歸檔工作。抽查檔案的收集、整理和歸檔情況，以便發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

檔案工作是高校的重要基礎性工作之一，也是衡量高校管理水平的重要標志。高校兼職檔案員是高校檔案工作的重要組成部分，是做好高校檔案工作的重要力量。必須加強高校兼職檔案員隊伍建設才能保障高校檔案工作的健康發(fā)展。

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