新時(shí)期高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)探討

呂 輝

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院,哈爾濱 150025)

新時(shí)期高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)探討

呂 輝

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院,哈爾濱 150025)

對高校學(xué)生檔案的信息資源內(nèi)容進(jìn)行了劃分,指出了當(dāng)前對高等學(xué)校學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā)的必要性,并提出合理開發(fā)建議。

高校;學(xué)生檔案;信息開發(fā)

高等學(xué)校學(xué)生檔案 (以下簡稱高校學(xué)生檔案),是記錄高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的,能全面客觀反映學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、政治面貌、品德修養(yǎng)、知識結(jié)構(gòu)、能力特長、社會(huì)實(shí)踐等情況的第一手材料。它是聯(lián)系學(xué)生、高校、社會(huì)的重要紐帶之一,是全社會(huì)重要信息資源的一部分。以下筆者將對高校學(xué)生檔案的信息資源內(nèi)容進(jìn)行劃分,指出了當(dāng)前對高等學(xué)校學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā)的必要性,并提出合理開發(fā)建議。

1 高校學(xué)生檔案信息內(nèi)容類型

1.1 個(gè)人基本信息

包括新生入學(xué)登記表、歷年體檢表、畢業(yè)生登記表、大學(xué)生體育合格標(biāo)準(zhǔn)卡、身份證明、戶籍證明、政治面貌 (入黨入團(tuán)材料等)主要家庭成員及社會(huì)關(guān)系情況。

1.2 在校學(xué)習(xí)情況

此部分是高校學(xué)生檔案的組成主體,其內(nèi)容主要是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)記錄、學(xué)籍變動(dòng)情況、學(xué)號、所學(xué)專業(yè)、歷年成績單及畢業(yè)論文成績評定表、所獲各種榮譽(yù)稱號及證書、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、助學(xué)貸款記錄和違紀(jì)處分等。

1.3 社會(huì)實(shí)踐記錄

此部分信息主要是高校學(xué)生在校期間參加的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的信息記錄,如實(shí)習(xí)鑒定、參加志愿者活動(dòng)、支邊支教、“三下鄉(xiāng)”和各種學(xué)術(shù)類和非學(xué)術(shù)類競賽,進(jìn)行自主創(chuàng)業(yè)等。

2 高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的必要性

高校學(xué)生檔案,關(guān)系到高校學(xué)生、高校和社會(huì)的共同利益。高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間個(gè)人成長經(jīng)歷,能較為全面客觀的反映一個(gè)人在求學(xué)期間德智體各方面情況的記錄,為今后個(gè)人人事檔案的形成打下基礎(chǔ)。因此,高校學(xué)生檔案在當(dāng)前乃至今后相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi),對國家、單位和個(gè)人都有不可替代的重要作用。因此,對高校學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā),具有重要意義。

首先,全面收集高校學(xué)生在校期間的信息資料,是反映學(xué)生在校期間全面發(fā)展的真實(shí)寫照。高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、學(xué)術(shù)科研、社會(huì)實(shí)踐中形成的各種登記表、自傳、自我評定等,是一個(gè)人在接受高等教育期間最全面、直接、生動(dòng)的寫照。通過這些材料,高校學(xué)生可以正確認(rèn)識自我,自覺規(guī)范行為,進(jìn)行自我約束、自我調(diào)整,不斷提高自身素質(zhì),發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn),改正不足,逐漸成為適應(yīng)社會(huì)需求的高素質(zhì)人才;同時(shí),將學(xué)生的個(gè)人經(jīng)濟(jì)、科研創(chuàng)新、社會(huì)實(shí)踐信息全面收集到學(xué)生檔案中,能更加詳盡地反映不同學(xué)生在校期間的不同成長經(jīng)歷,避免學(xué)生檔案“千人一面”、評語雷同的情況發(fā)生。

其次,科學(xué)管理高校學(xué)生檔案,也是反映高校在培養(yǎng)造就高級人才程序以及學(xué)生管理工作水平、高校工作水平的重要標(biāo)志。高校學(xué)生檔案不僅詳細(xì)生動(dòng)地記錄了學(xué)生的成長經(jīng)歷,也能相應(yīng)地反映出一所學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的高低,是高校在教育教學(xué)管理全過程中較為真實(shí)、可靠的信息來源。高等學(xué)校通過對不同時(shí)期形成的學(xué)生檔案進(jìn)行全面比較、綜合分析,可以總結(jié)出學(xué)校的發(fā)展歷史和不同時(shí)期培養(yǎng)學(xué)生方式的全過程。因此,高校學(xué)生檔案不僅能為反映一所高校的歷史沿革、教學(xué)發(fā)展、學(xué)生培養(yǎng)等情況提供寶貴的憑證,更是學(xué)校政策、管理?xiàng)l例的制訂,學(xué)科、專業(yè)建設(shè)與調(diào)整等各方面重要的情報(bào)來源,為促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供具有參考價(jià)值的信息。高校學(xué)生檔案還是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生管理部門和輔導(dǎo)員、專業(yè)教師對學(xué)生進(jìn)行科學(xué)、有針對性管理的重要依據(jù)。高校檔案館將從學(xué)校學(xué)生管理部門收集到的學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理,合理分類,從中做出盡可能科學(xué)、準(zhǔn)確、詳細(xì)的分析歸納,再將所得出的數(shù)據(jù)、資料等反饋給有關(guān)學(xué)生管理人員,以便他們對學(xué)生有全面的掌握和了解,在工作中做到情況明了、心中有數(shù)、有的放矢,有利于實(shí)現(xiàn)“以生為本”的高校教育模式的實(shí)現(xiàn),從而對高校學(xué)生進(jìn)行“個(gè)性化培養(yǎng)”。

第三,合理開發(fā)高校學(xué)生檔案,可以為社會(huì)選擇人才提供有力參考。《中共中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》中明確指出要堅(jiān)持改革創(chuàng)新,努力形成科學(xué)的人才評價(jià)和使用機(jī)制。“建立以能力和業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向、科學(xué)的社會(huì)化的人才評價(jià)機(jī)制。堅(jiān)持走群眾路線,注重通過實(shí)踐檢驗(yàn)人才。完善人才評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),克服人才評價(jià)中重學(xué)歷、資歷,輕能力、業(yè)績的傾向。根據(jù)德才兼?zhèn)涞囊?從規(guī)范職位分類與職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)入手,建立以業(yè)績?yōu)橐罁?jù),由品德、知識、能力等要素構(gòu)成的各類人才評價(jià)指標(biāo)體系。改革各類人才評價(jià)方式,積極探索主體明確、各具特色的評價(jià)方法。完善人才評價(jià)手段,大力開發(fā)應(yīng)用現(xiàn)代人才測評技術(shù),努力提高人才評價(jià)的科學(xué)水平。”高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生從中學(xué)到大學(xué),特別是大學(xué)這一個(gè)人成長關(guān)鍵時(shí)期的學(xué)習(xí)成長全過程,是對在校學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)成績、組織協(xié)調(diào)能力、學(xué)術(shù)科研能力、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、家庭和社會(huì)關(guān)系以及身體健康狀況等綜合素質(zhì)記錄。高校學(xué)生檔案為用人單位提供了能全面反映畢業(yè)生整體綜合素質(zhì)的權(quán)威性材料,為用人單位考察、選拔、聘用畢業(yè)生提供可靠的依據(jù),對發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才和使用人才都具有十分重要的意義。用人單位通過對學(xué)生檔案材料進(jìn)行分析研究,可以從中發(fā)現(xiàn)學(xué)生成長的某些特點(diǎn)和規(guī)律,合理預(yù)測學(xué)生的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3 高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的措施

全面收集、合理分類和有效開發(fā)高校學(xué)生檔案信息資源,需要高校學(xué)生、高校以及全社會(huì)的共同努力。

3.1 加大對學(xué)生檔案管理工作重要性的宣傳力度

高等學(xué)校要增大對學(xué)生檔案重要性的宣傳力度。高校檔案管理部門要發(fā)揮在學(xué)生檔案收集整理工作中的主體作用,不斷提高自己的工作效率和業(yè)務(wù)水平,加強(qiáng)對學(xué)生檔案的收集整理工作。高校學(xué)生檔案管理人員在平時(shí)就要注意對學(xué)生檔案的收集與整理,使學(xué)生的檔案“各得其所”,避免在畢業(yè)生離校和新生報(bào)到的檔案流動(dòng)高峰時(shí)期,學(xué)生檔案材料發(fā)生混雜,造成丟失或遺漏,影響學(xué)生檔案的完整與真實(shí)。高校檔案館還可以編印“高校學(xué)生檔案整理手冊”,將我國現(xiàn)行的與人事檔案、學(xué)生檔案有關(guān)的法規(guī)、政策、功能、作用、轉(zhuǎn)遞程序等編入其中,便于學(xué)生在平時(shí)對自己的材料進(jìn)行主動(dòng)整理,使其內(nèi)容和規(guī)格基本符合檔案收集標(biāo)準(zhǔn),使高校檔案館在整理收集到學(xué)生材料時(shí)無需再對材料規(guī)格進(jìn)行重新統(tǒng)一,減少不必要的重復(fù)勞動(dòng),減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。高校中的其他部門要協(xié)助高校檔案館做好檔案教育宣傳工作,通過校園網(wǎng)、廣播站、櫥窗、學(xué)生公共課等多種途徑,宣傳學(xué)生檔案對個(gè)人的重要意義和“棄檔”的危害,使學(xué)生的檔案意識得到提高,對自己的個(gè)人檔案的重要性有一個(gè)清楚的認(rèn)識。

3.2 強(qiáng)化對學(xué)生的引導(dǎo)工作,進(jìn)行學(xué)生檔案資源開發(fā)

高校學(xué)生要樹立正確的檔案價(jià)值觀,保存并整理好自己在平時(shí)形成的各種能反映自己成長情況的有價(jià)值材料,并在合適的時(shí)候主動(dòng)上交學(xué)校檔案館進(jìn)行鑒定并歸檔保存。高校檔案館雖設(shè)有學(xué)生檔案專職管理人員,但也大多是一名學(xué)生檔案管理員要管理數(shù)千份學(xué)生檔案。這種情況,在客觀上給學(xué)生管理人員和學(xué)生檔案管理人員造成了較大的工作強(qiáng)度和管理壓力,使他們難以對每一名學(xué)生的檔案進(jìn)行細(xì)致有效的主動(dòng)征集。因此,這就要求高校學(xué)生在平時(shí)做好自己的相關(guān)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證明等的整理和積累工作,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候主動(dòng)向?qū)W校檔案館提供這些材料,讓學(xué)校檔案管理人員對這些材料進(jìn)行鑒定,將有價(jià)值的材料進(jìn)行收集歸檔,使自己的人事材料豐富完整、反映內(nèi)容生動(dòng)具體,有利于自己以后的就業(yè)與深造。

3.3 強(qiáng)化社會(huì)對學(xué)生檔案資源的科學(xué)利用工作

全社會(huì)要普遍提高對學(xué)生檔案的重視程度。用人單位在招聘畢業(yè)生時(shí),也要重視對應(yīng)聘者檔案進(jìn)行內(nèi)容的真實(shí)性和完整性的考察,優(yōu)先考慮那些檔案材料完整、內(nèi)容真實(shí)可信、具有發(fā)展?jié)摿Φ那舐氄?。這樣,既能增強(qiáng)高校畢業(yè)生對自己檔案的重視,又可以使用人單位達(dá)到考查畢業(yè)生的目的,公正地選拔人才,合理地利用人才,實(shí)現(xiàn)“任人唯賢”、“人盡其才”的社會(huì)效益。

[1]教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法 (第 27號)[Z].2008-09-01.

[2]中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定[Z].2003-12-26.

[3]周冀.開發(fā)學(xué)生檔案信息 提高學(xué)生綜合素質(zhì)——談高校學(xué)生檔案的管理與利用[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2004,(11).

G271

A

1674-6341(2010)01-0144-02

2009-11-25

呂輝 (1977-),女,黑龍江哈爾濱人。

責(zé)任編輯:李增華