教學(xué)評(píng)估背景下教學(xué)檔案管理與改革淺議

劉 昱,劉莉萍

(1.孝感學(xué)院教務(wù)處,湖北孝感432000; 2.孝感學(xué)院化學(xué)與材料科學(xué)學(xué)院,湖北孝感432000)

教學(xué)評(píng)估背景下教學(xué)檔案管理與改革淺議

劉 昱1,劉莉萍2

(1.孝感學(xué)院教務(wù)處,湖北孝感432000; 2.孝感學(xué)院化學(xué)與材料科學(xué)學(xué)院,湖北孝感432000)

本科教學(xué)評(píng)估對(duì)高校教學(xué)檔案建設(shè)起著積極的促進(jìn)作用。目前高校的教學(xué)檔案管理存在一些問(wèn)題,高校應(yīng)以教學(xué)評(píng)估為契機(jī),加強(qiáng)與改革教學(xué)檔案管理。

高校教學(xué);教學(xué)評(píng)估;教學(xué)檔案

本科教學(xué)評(píng)估體現(xiàn)了國(guó)家的教育方針,對(duì)高校提高教育質(zhì)量、完善教學(xué)管理、改進(jìn)校風(fēng)和學(xué)風(fēng)、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和水平等,起到了積極的作用,同時(shí)對(duì)高校教學(xué)檔案建設(shè)也起著積極的促進(jìn)作用。高校的教學(xué)檔案是高校從事教學(xué)活動(dòng)中自然形成的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。從教學(xué)評(píng)估的情況來(lái)看,教學(xué)檔案是評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù),因此教學(xué)檔案管理水平的高低直接影響著教學(xué)評(píng)估的結(jié)論,而教學(xué)評(píng)估的過(guò)程也會(huì)顯露出教學(xué)檔案管理中被忽略的問(wèn)題與不足,從而提出了教學(xué)檔案管理工作的新要求。

一、教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案管理的關(guān)系

1.教學(xué)評(píng)估提高了高校管理者對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中逐步積累形成的具有參考、利用和保存價(jià)值的多種載體形式的原始記錄,能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過(guò)程,是教學(xué)工作的重要組成部分。我校經(jīng)歷了2005年本科教學(xué)工作水平評(píng)估和2009年專業(yè)教學(xué)合格評(píng)估,兩次評(píng)估均為合格。在評(píng)估過(guò)程中教學(xué)檔案從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面揭示了教學(xué)實(shí)體的教學(xué)質(zhì)量和管理水平,是教學(xué)評(píng)估工作中自評(píng)報(bào)告撰寫的支撐材料和數(shù)據(jù)依據(jù)。無(wú)論教學(xué)評(píng)估的工作程序、指標(biāo)體系、組織實(shí)施如何確定,都要憑借大量的、規(guī)范的教學(xué)檔案材料進(jìn)行綜合分析、全面評(píng)價(jià)。在此基礎(chǔ)上,管理者不僅提高了對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí),而且也隨之開展了教學(xué)檔案管理改革[1]。

2.教學(xué)評(píng)估促進(jìn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范化。

湖北省高校教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系,是經(jīng)過(guò)專家認(rèn)真研究制定出來(lái)的,在類別的劃分上有很強(qiáng)的科學(xué)性和系統(tǒng)性。教學(xué)檔案歸檔的材料范圍,主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的指令性文件規(guī)定,學(xué)校制定的教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)課程設(shè)置、學(xué)籍管理等?！霸u(píng)估方案”中雖然沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立教學(xué)檔案的指標(biāo),但教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)體系強(qiáng)化了教學(xué)檔案管理的分類,如師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)研究與教學(xué)改革等6個(gè)一級(jí)目錄,促進(jìn)了教學(xué)檔案管理建立起一套動(dòng)態(tài)跟蹤的體系,保證了教學(xué)檔案具有的科學(xué)性、真實(shí)性,使教學(xué)檔案管理走上了規(guī)范化的道路[2]。

3.教學(xué)評(píng)估增強(qiáng)了教學(xué)檔案信息化管理。

教學(xué)評(píng)估的實(shí)時(shí)性特點(diǎn)要求高校提供反映實(shí)時(shí)教學(xué)活動(dòng)的信息,這不僅對(duì)教學(xué)檔案管理提出了高要求,也增強(qiáng)了高校教學(xué)檔案的信息化管理。我校的教學(xué)管理工作已逐漸采用計(jì)算機(jī)無(wú)紙化管理和系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理,如教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生網(wǎng)上選課系統(tǒng)、網(wǎng)上評(píng)教系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用,這不僅提高了教學(xué)管理現(xiàn)代化水平,而且也形成了大量的電子檔案。教學(xué)檔案信息化管理已成為高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

二、目前教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.歸檔意識(shí)淡薄。

檔案的收集工作是檔案管理的起點(diǎn),在整個(gè)檔案管理過(guò)程中有著十分特殊的地位。教學(xué)檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn),而且有其他檔案所不具備的分散性特征,在管理上歸檔材料既有來(lái)自教學(xué)機(jī)構(gòu)、不同教學(xué)層面、教師等,也有分散在機(jī)關(guān)部門和個(gè)人手中的,容易因個(gè)人工作變動(dòng)或其他原因而丟失或殘缺。如有些教師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心歸檔后材料會(huì)遺失,對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒;有些領(lǐng)導(dǎo)為自己使用起來(lái)方便、省事,對(duì)常用公文,如決定、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等有存檔價(jià)值的材料不主動(dòng)上交歸檔,等等。造成歸檔材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象普遍存在。

2.管理水平較低。

高校目前各教學(xué)實(shí)體的教學(xué)檔案大多由教學(xué)秘書兼職管理,他們負(fù)責(zé)收集、整理、分類、歸檔等工作,然而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)管理上,加上大部分教學(xué)秘書缺乏系統(tǒng)的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐操作技能專業(yè)培訓(xùn),對(duì)教學(xué)檔案的管理主要是憑經(jīng)驗(yàn)或沿襲傳統(tǒng)來(lái)進(jìn)行,因此各層面工作群體存在著檔案意識(shí)的強(qiáng)弱差異。如果部門領(lǐng)導(dǎo)的歸檔意識(shí)淡薄,就會(huì)造成教學(xué)檔案整理分類和管理缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,很容易導(dǎo)致教學(xué)實(shí)體的教學(xué)檔案處于管理缺失的無(wú)序混亂狀態(tài)。

3.管理技術(shù)手段滯后。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用,檔案信息利用主體越來(lái)越多,傳統(tǒng)的手工操作及經(jīng)驗(yàn)管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)快節(jié)奏、大容量的需求,教學(xué)檔案管理已不再停留于紙質(zhì)載體和傳統(tǒng)的實(shí)體手工管理模式,電子文件已逐漸代替原始的紙質(zhì)檔案或與之并存。但現(xiàn)實(shí)中電子文檔僅作為資料保存的形式,未能完全替代傳統(tǒng)的實(shí)體手工管理模式,還未被充分認(rèn)識(shí)與開發(fā)利用,電子文件的管理還遠(yuǎn)未受到管理人員的關(guān)注。如有的檔案查詢不便、調(diào)用遲緩,無(wú)法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能,這顯示出檔案編目檢索不合理、管理技術(shù)手段的滯后。

三、以教學(xué)評(píng)估為契機(jī),加強(qiáng)與改革教學(xué)檔案管理

1.貫徹落實(shí)檔案管理制度,加強(qiáng)檔案管理法制化。

《檔案法》第五條規(guī)定:“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用”。高校是一個(gè)崇尚思想獨(dú)立、學(xué)術(shù)自由的區(qū)域,對(duì)行政工作方面的政策法規(guī)不重視,以法治檔的難度可想而知。但法制建設(shè)是大勢(shì)所趨,以法治檔也是必然要求[3]。因此,高校一方面要加大宣傳檔案工作方面的法律法規(guī),提高檔案管理者對(duì)依法建檔的認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理主要以行政方法為主,摻雜主觀性和隨意性的觀念,積極參與推進(jìn)以法治檔。另一方面應(yīng)在法律框架下建立健全檔案管理的相關(guān)制度和實(shí)施辦法,改變“以政代法”現(xiàn)象,在檔案管理中加強(qiáng)依法行政。

2.提高教學(xué)檔案管理者的素質(zhì),促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作,檔案管理者必須掌握與教學(xué)專業(yè)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí),高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)兼職檔案管理隊(duì)伍建設(shè),有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多種形式的培訓(xùn),使他們兼而能專。一方面,可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的方式,切實(shí)提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力,如:召開經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì),組織理論水平較高的專家開設(shè)講座,參觀兄弟院校教學(xué)檔案管理情況以吸收其他單位優(yōu)良的管理經(jīng)驗(yàn);另一方面,可組織教學(xué)檔案管理人員開展檔案管理工作方面的課題研究,切實(shí)提升教學(xué)檔案管理人員的理論水平,促使他們積極探討教學(xué)檔案的管理模式,不斷探索管理的新方法,使教學(xué)檔案管理更加規(guī)范化。[4]

3.創(chuàng)設(shè)良好的管理?xiàng)l件,加快檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代的方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理,并獲得最佳的工作效率和社會(huì)效益的工作方法。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的手工檔案管理,已逐漸向現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段和方式、方法過(guò)渡。高校應(yīng)繼續(xù)加大現(xiàn)代化技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)施的投入,使教學(xué)檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化、網(wǎng)絡(luò)化,努力提高檔案現(xiàn)代化管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲(chǔ)檢索、多媒體檔案信息處理及網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸?shù)馁Y源共享。

4.積極轉(zhuǎn)變角色,提高教學(xué)檔案的服務(wù)效率。

教學(xué)檔案工作是一項(xiàng)維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè),檔案管理者要熱愛(ài)檔案事業(yè),牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,努力做好檔案管理、服務(wù)工作。教學(xué)檔案建立的目的在于提供利用,管理只是手段。高校教學(xué)檔案的管理,就是為了更好地為教學(xué)、為教師、為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。教學(xué)評(píng)估對(duì)教學(xué)檔案管理人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),要求管理人員主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和思想政治學(xué)習(xí),提高自身的素質(zhì)修養(yǎng)、知識(shí)素養(yǎng)和管理能力,積極尋求由“被動(dòng)管理”向“主動(dòng)管理”的角色轉(zhuǎn)變,積極探索“手工操作”向“信息化管理”轉(zhuǎn)變的管理模式,逐步由“經(jīng)驗(yàn)型管理”向“研究型管理”過(guò)渡。[4]只有改變觀念、轉(zhuǎn)變角色,提高教學(xué)檔案的服務(wù)質(zhì)量和水平,才能真正做到為高校教學(xué)改革和提高教育教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。

總之,高等教育在改革和發(fā)展過(guò)程中,離不開教學(xué)評(píng)估,而教學(xué)評(píng)估的基本依據(jù)是教學(xué)檔案,因此,加強(qiáng)與改革教學(xué)檔案管理是高校管理中的重要環(huán)節(jié)。

[1] 衛(wèi)艷峰.教學(xué)評(píng)估與高校教學(xué)檔案管理改革[J].煤炭高等教育,2006(4).

[2] 嚴(yán)志谷,李麗華.關(guān)于高校教務(wù)檔案管理的探討[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,1996(5).

[3] 巫彩云.高校教務(wù)檔案管理與改革淺議[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào),2009(2).

[4] 陸寶君.以評(píng)估為契機(jī)強(qiáng)化高校院系教務(wù)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界,2007(6).

Abstract:The undergraduate teaching evaluation of the education administration have promoting function on university’s teaching archives management.At present,some problems exist in university’s teaching archives management.University’s superintendents should hold the opportunity of teaching evaluation to strengthen and reform of teaching archives management.

Key Words:teaching of university;teaching evaluation;teaching archives

Study on the Teaching Archives Management and Reform under the Background of Teaching Evaluation

Liu Yu1,Liu Liping2
(1.Department ofTeaching A f f airs,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China;2.School of Chemistry and Material Science,Xiaogan University,Xiaogan,Hubei432000,China)

G647

A

1671-2544(2010)05-0101-03

2010-08-12

劉 昱(1963— ),女,河南開封人,孝感學(xué)院教務(wù)處助理研究員。

劉莉萍(1968— ),女,湖南常德人,孝感學(xué)院化學(xué)與材料科學(xué)學(xué)院檔案館員。

(責(zé)任編輯:張曉軍)