淺論電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

談 琳，劉茹英

（淮南東方醫(yī)院集團廣濟醫(yī)院，安徽 淮南 232001）

淺論電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

談 琳，劉茹英

（淮南東方醫(yī)院集團廣濟醫(yī)院，安徽 淮南 232001）

闡述了會計電算化的深層含義，分析了會計電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制的特點，并閱讀大量參考文獻，探討了會計電算化內(nèi)部控制制度建設；提出了在會計電算化下如何加強和完善會計內(nèi)部控制制度問題，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行，充分發(fā)揮電算化會計系統(tǒng)的準確性和高效性，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標。

會計電算化；內(nèi)部控制；措施

DO I：10.3969/j.issn.1671-4733.2010.01.17

會計電算化是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡等新興理論和技術(shù)應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式。財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施”。

隨著電子計算機技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。因此，如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供正確的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得很重要。

1 會計電算化下的內(nèi)部控制的特點

1.1 會計崗位發(fā)生變化，會計業(yè)務缺乏有效牽制

由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，與此相適應，會計工作的分工、崗位職責、權(quán)限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不及時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。

1.2 會計資料存儲方式發(fā)生變化

會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，極易被篡改而不留痕跡，偽造、變造業(yè)務，導致會計資料失真，賬、實不符，給一些不法之徒提供了可乘機會。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

1.3 會計電算化下的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量

如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統(tǒng)的安全性。現(xiàn)有的會計人員對自己的口令并不十分重視，安全意識淡薄，操作口令管理不嚴，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

1.4 會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對會計賬薄的嚴肅性有一定的影響

從本質(zhì)上講，反記賬功能是對錯誤的一種更正行為。而用手工方式記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯誤的過程被留下痕跡，這樣才能確保會計信息的質(zhì)量和可信度。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。

手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度，在會計電算化條件下已難以發(fā)揮其作用，因此必須加強和完善會計電算化條件下的內(nèi)控制度。

2 如何加強和完善會計電算化條件下的內(nèi)控制度

2.1 電算化下會計處理操作程序的具體控制

為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定嚴格的操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：

各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；

數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應及時核對，不能擅自修改；

發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；

開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場；

要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。

當然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

2.2 操作人員職能控制

由于會計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應的組織和管理制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規(guī)章與之配套。

2.3 系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡安全的控制

加強系統(tǒng)安全控制主要應從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電算化會計人員操作財務專用電腦；設置操作權(quán)限；操作人員身份的密碼控制；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務信息在內(nèi)部網(wǎng)絡及外部網(wǎng)絡傳輸中的安全性。

2.4 內(nèi)部審計控制

內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度。企業(yè)應設立獨立部門，在審計委員會或高層決策機構(gòu)領(lǐng)導下工作。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：

對會計資料定期進行審計，電算化會計帳務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；

審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時調(diào)整；

監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；

對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

2.5 會計電算化系統(tǒng)檔案管理

會計電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此，會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務檔案均應做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進行整理，磁性介質(zhì)還要進行防磁工作。

2.6 操作人員的職業(yè)道德建設

會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準則、能力素質(zhì)的建設應直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。企業(yè)管理者應當重視對財務人員的選用與培養(yǎng)，努力增強財務人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平，達到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。

隨著會計電算化在我國企業(yè)的普及，在給會計人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時，無疑也增加了信息的安全隱患。但是，任何事物都不是完美無缺的，會計電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著電子計算機技術(shù)的不斷應用和發(fā)展，將使會計電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。企業(yè)對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴度也會越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。這樣才能充分發(fā)揮電算化會計系統(tǒng)的準確性和高效性，才能為企業(yè)的管理層提供準確及時的決策信息，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標。因此加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個企業(yè)在財務工作中以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個問題，并且內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。

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On the Internal Control of Accounting Computerization System

TAN Lin，L IU Ru-ying
（Guangji Hospital，Eastern Hospital Group，Huainan Anhui232000）

This paper analyzes the deep meaning of accounting computerization system，and the characteristics of internal controls，and from a large number of references，the paper explores the internal control of the accounting computerization system.Accounting computerization presented how to enhance and improve the internal control system of accounting issues，in order to ensure that units are implementing accounting computerization，the system can operate normally，safely and effectively，and give fullplay to the accuracy of accounting computerization systems，thus achieving the goal of maximizing corporate value.

accounting computerization；internal control；measure

F232：TP273

A

1671-4733（2010）01-0060-03

2010-02-23

談琳（1975-），女，安徽淮南人，會計師，從事會計工作，電話：0554-5726271。