科技查新工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提高

新疆科技情報研究所 黨彥龍

科技查新工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提高

新疆科技情報研究所 黨彥龍

據(jù)統(tǒng)計，我國科研課題的重復率高達40%，而另外60%中部分重復、與國外重復的也很多，甚至還有與國外公開技術(shù)重復的。這造成了科研經(jīng)費和科研人員的嚴重浪費，而只有通過科技立項查新，才能把重復研究、低水平研究杜絕在立項之前，把有限的人力、物力、時間、經(jīng)費都用在關(guān)鍵項目上。我國的科技查新始于20世紀80年代中期，是科研管理部門為適應(yīng)改革的需要、保證科研質(zhì)量，對科研立項和科研成果鑒定等實行監(jiān)控的一種手段。它以科研文獻為基礎(chǔ)，以文獻檢索為手段，以檢索出的文獻結(jié)果為依據(jù)，運用綜合分析和對比方法，寫出科技查新報告，為科研立項、科研成果的新穎性和先進性提供客觀事實依據(jù)。那么，怎樣做才能提高科技查新工作效率及服務(wù)質(zhì)量呢？

一、文獻資源建設(shè)是提高科技查新質(zhì)量的基礎(chǔ)

要使科技查新達到理想的查全率和查準率，就必須有巨大的文獻支持系統(tǒng)。文獻資源建設(shè)應(yīng)包括：國外和國內(nèi)文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、開通和利用，綜合性數(shù)據(jù)庫和專業(yè)性數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的建設(shè)和利用，自建庫和網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和開通，機檢庫和手檢文獻資源相結(jié)合的建設(shè)和利用。

二、努力提高查新人員的素質(zhì)

1.要求查新人員具有認真扎實和勇于負責的工作態(tài)度。查新是原則性和技術(shù)性非常強的工作，查新人員必須非常認真地對待每一個查新課題的每一個環(huán)節(jié)，努力提高查全率，避免漏檢漏查。

2.要求查新人員具有較好的專業(yè)知識基礎(chǔ)。要安排查新人員參加專業(yè)培訓，熟悉掌握查新的新技能和新方法；鼓勵查新人員對自己感興趣或者熟悉的特定專業(yè)進行繼續(xù)深造。

3.要求查新人員有較好的文字水平。查新結(jié)論的獲得是建立在對相關(guān)文獻進行分析對比的基礎(chǔ)上的，查新人員只有具有較好的文字寫作水平，才能對相關(guān)文獻進行全面透徹地分析。

三、檢索策略的制定是提高科技查新質(zhì)量的關(guān)鍵

要制定出理想的檢索策略，從接受用戶查新委托起就應(yīng)有意識地做好制定檢索策略的前期準備工作。檢索策略的制定主要有以下程序：

1.加強與委托用戶的溝通與交流。在接受課題委托時：首先，要引導用戶按要求填寫規(guī)范化的《科技查新委托書》，同時要提供有關(guān)詳細的項目背景材料及項目課題的技術(shù)內(nèi)容、技術(shù)指標、參數(shù)及配方等情況。其次，查新人員要與委托用戶作深入的溝通交談，要了解委托課題的創(chuàng)新點所在及委托者的查新意圖，在透徹分析了解課題的基礎(chǔ)上，掌握課題查新的方向和重點。

2.確定檢索方式和準確選擇檢索工具。為保證文獻檢索的全面性和準確性，應(yīng)先考慮好檢索方式，確定有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域必查的基本數(shù)據(jù)庫或檢索工具書。除了依據(jù)項目學科專業(yè)特點確定的數(shù)據(jù)庫外，查新對象的特點也可作為考慮因素之一，如，當查新項目涉及某種方法、設(shè)備、產(chǎn)品時，專利數(shù)據(jù)庫也可作為重點檢索的數(shù)據(jù)庫之一。

四、確定合理的檢索年限

對于檢索年限，按《科技查新規(guī)范》要求，一般從查新委托之日起前推10年以上，但同時主要以查新項目專業(yè)的發(fā)展情況和查新目的為依據(jù)，如，檢索與計算機相關(guān)的軟件、硬件等項目，數(shù)據(jù)庫中的檢索前推年限應(yīng)酌情縮短，通常檢索最近5年的文獻即可滿足查新需要。

五、堅持以機檢為主，手檢為輔，二者優(yōu)勢互補

實際工作中，不少查新單位不重視手檢，甚至完全放棄了手檢。忽略了手檢，等于忽略了一些可能含有相關(guān)內(nèi)容的文獻資料，容易造成漏檢，從而影響查新質(zhì)量的全面與客觀。具體表現(xiàn)為：

1.漏檢早期文獻。一些早期使用過的技術(shù)后來因種種原因沒有繼續(xù)使用，這就可能出現(xiàn)近期文獻沒有報道而早期文獻有報道的情況，如，電子化文獻，尤其是中文文獻，回溯期比較短，進行機檢時就檢索不到相關(guān)文獻，從而容易導致老技術(shù)被誤當作新技術(shù)。

2.漏檢特殊類型的文獻。像匯編、專家通訊、研究簡報及一些帶有保密性的文獻，一般不被收入電子文獻數(shù)據(jù)庫中，單純靠機檢檢索不到，需要進行手工檢索。

3.查新對象若為跨兩個或兩個以上大學科的綜合研究，由于機檢缺乏廣泛聯(lián)想功能，會查不出所需文獻，就需要查新人員通過手檢，發(fā)揮聰明才智，進行綜合分析比較才能完成。

六、重視網(wǎng)絡(luò)信息

要重視對網(wǎng)絡(luò)信息的利用。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與普及，特別是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、全文電子期刊、搜索引擎的發(fā)展，使查新人員能更方便地利用互聯(lián)網(wǎng)進行信息檢索，更全面且準確地了解該查新項目在國內(nèi)外研究中所處的地位，從而更客觀、公正地對查新項目進行評價。

七、建立規(guī)范的規(guī)章制度

查新工作人員應(yīng)嚴格遵守規(guī)章制度，撰寫的查新報告應(yīng)實事求是，拋開一切感情，使查新工作更加公平、公正，為上級領(lǐng)導提供良好的決策支持。優(yōu)秀的查新人員應(yīng)具備學科專業(yè)、計算機和外語3方面的知識。另外，查新人員的知識面雖然寬，但不可能對每個專業(yè)都很精通，在目前情況下，宜采用優(yōu)化組合方式聯(lián)合完成一項查新任務(wù)——“單兵作戰(zhàn)”(檢索與報告)+專家審核。因此，必須加強和完善專家審核制度，進一步提高科技查新工作的質(zhì)量。