淺析現(xiàn)代秘書進諫藝術

孫開玉,徐輝麗

(海南瓊臺師范高等?？茖W校中文系,海南海口 571127)

淺析現(xiàn)代秘書進諫藝術

孫開玉,徐輝麗

(海南瓊臺師范高等專科學校中文系,海南?？?571127)

進諫是古代臣子向帝王提建議或規(guī)勸帝王的一種盡忠的行為,而現(xiàn)代的進諫具體來說就是批評、規(guī)勸領導者,也就是否定領導決策中不恰當的部分。這就要秘書在進諫時要掌握一定的方法與技巧,進一步提高秘書進諫的藝術。

秘書;進諫;公心;時機

秘書工作紛繁復雜,包羅萬象,如調查研究,傳遞信息,協(xié)調工作,出謀劃策等等。其中出謀劃策是秘書工作中必不可少的一部分。秘書作為領導的輔助者,這一特定的職務承擔起對領導提出進諫的責任。進諫,用現(xiàn)在的話來說就是規(guī)勸、批評領導者。秘書在進諫時實際上是對當權者決策的否定。因此秘書向領導進諫又是一項十分棘手的工作。人們對于與自己相左的意見往往有一種拒斥心理,所以秘書在向領導提建議的時候要掌握一定的方法和技巧,以取得良好的效果,否則容易適得其反。

一 高質量進諫要出于公心,敢于謀略,關注大局

出于公心是進諫的基礎,敢于謀略是進諫的關鍵。出于公心是指秘書向領導提建議時應從集體利益出發(fā),以集體的根本利益為重,不計較個人得失。敢諫,即敢于針對領導決策不當或者可能造成損失的決定提出自己不同的意見。作為一個合格優(yōu)秀的秘書,要在領導將要犯錯誤或者作出錯誤決定的時候,立足于整體利益,敢于向領導進諫,以便能及時的糾正領導的錯誤,避免集體的利益受到損害。

(一)秘書向領導進諫要出于公心領導與秘書不僅是上下級關系,領導與被領導的關系,而且是同志與伙伴的關系。秘書工作固然要服務于領導工作,但服從并不是盲從,更不是一味的去迎合、附和領導,而是在領導將要犯錯誤或者作出錯誤決定的時候提出自己的建議和見解,那么這就要求秘書人員要樹立一心為公的思想,秘書人員作為領導的輔助者,作為領導不可缺少的左膀右臂,這就要求秘書人員在給領導提建議的時候,必須要認真思考,要為大多數人謀利益,而不能為少數人謀利益,要從集體的利益出發(fā)。但是在現(xiàn)實生活中,有的秘書會利用特別的身份與地位為自己謀私、謀利,有時更是為了滿足小部分人的利益給領導諫讒言,使領導作出錯誤決定,這類情況領導要注意提防。秘書人員只有無私,才能做到事事處處以黨和人民的利益為重,胸懷大局,自覺的站在全局利益的高度,真誠及時地為領導提供決策依據。俗話說得好“心底無私天地寬”,所以秘書人員只有具有大公無私的精神才會全心全意為領導服務。

(二)秘書人員除了要具有全心全意為領導服務的精神外,還要具有敢于進諫的精神領導者也是人,因為受到知識或各方面因素的影響,有時候會作出錯誤決定,那么這時就需要秘書有敢于進諫的精神,不能因為害怕權勢,害怕得罪領導而保持緘默。然而,在現(xiàn)實生活中,有的秘書人員雖然胸懷大志,滿腹經綸,手中也有大量材料與信息,但是由于在現(xiàn)實生活中存在著“講假話受寵,說真話遭殃”的現(xiàn)象,給他們帶來了心理陰影,因此形成了伴君如伴虎的不良心態(tài)。所以他們在給領導進諫的時候,深怕不符合領導口味,害怕說錯話得罪領導,惹火上身,因此都是看領導的臉色行事,迎合領導的口吻說話。即使發(fā)現(xiàn)了領導的決策出現(xiàn)錯誤,明知道這樣的決策會給單位造成損失時,也不敢說真話,不求有功,只求無過。秘書人員的這種心態(tài),是對事業(yè),對工作,對領導的不負責任,這樣的秘書人員至少算不上合格的秘書人員。合格的秘書人員必須敢于說真話,當領導的決策正確的時候,秘書人員的分析論證,會更堅定領導決策實施的信心和決心;當領導的決策出現(xiàn)錯誤或者偏差的時候,秘書人員要能及時給領導進諫,幫領導糾正決策偏差,從而避免集體利益受損。

二 有效的進諫要抓住時機,實事求是

能否抓住時機,這關系到你的建議是否被領導采納。領導的決策一般是全方位認真思考過的,但是,人無完人,任何決策都不可能是十全十美的。由于各種因素的存在,領導有時也會作出錯誤決策,或是在決策過程中出現(xiàn)各種新問題。作為秘書,不僅要快速、準確地領會領導決策,更要對領導的決策進行充分調研和分析,在這樣的基礎上提出自己的意見和建議。因為所提的意見和建議在一定程度上是對原有決策的否定,所以秘書在進諫時必須做到邏輯清晰、行事謹慎、態(tài)度謙遜、有禮有節(jié),以此取得領導的認可。

(一)提意見的環(huán)境對意見是否能順利被采納具有至關重要作用因為秘書進諫目的雖然是為了讓工作更好的進行,但作為下屬,否定領導的某些決策難免會使領導難堪和反感,所以秘書在提意見時必須要選擇恰當環(huán)境時機。例如大庭廣眾之下是不能給領導提意見的,因為這會令領導在眾人面前難堪;此外,路上偶遇或是在人聲嘈雜之處也不適合向領導提意見,因為偶遇時間太倉促,而人聲嘈雜則使談話質量受到影響;因此找一個安靜的地方坐下來談效果更好。所以,要想進諫得以采納,必須有一個良好的語言環(huán)境。良好的語言環(huán)境能促使進諫雙方談話氣氛濃厚、和諧、融洽,不至于出現(xiàn)尷尬局面,實現(xiàn)順利而愉快的溝通和交流。在這種情況下進諫的好主張、好建議往往會被領導以最快速度接受。

(二)在良好語言環(huán)境里,通過進諫一方的精心誘導,被進諫一方會被不知不覺的吸引入進諫者事先設計好的“主題”情景中去,完成雙方的智慧碰撞,思維接軌,心靈共鳴,從而使進諫的好主張、好建議被對方最大限度的接受俗話說,“話不投機半句多”,這話從反面也有力說明了良好的語言環(huán)境在進諫中的巨大作用。常常會碰到這樣的現(xiàn)象,秘書人員對現(xiàn)實生活中的某些問題確實認識深刻,有自己獨到的見解,提出的主張、意見切中時弊,對促進科學決策和決策的有效執(zhí)行有積極作用,但由于缺乏良好的語言環(huán)境,卻不能被領導所理解、認可和采納,甚至會被誤解,遭致不公平待遇。其次,領導心情也是秘書進諫成功與否的決定性因素。因為相較于緊張疲憊時,領導在心情愉悅時更容易接受別人的意見和建議。亞里士多德就曾說過:“人們在愉快和友好時作出的判斷不同于人們在煩惱和敵對時作出的判斷?！泵貢谶M諫前應事先觀察領導的心情,在領導心情愉悅時進諫成功率會很高。因為人的氣量和耐心是會隨著心情舒暢愉悅程度的增加而增加的,領導也不例外,秘書選擇在此時提意見,領導更容易接受,也不會計較提意見時所用的方法和表現(xiàn)的態(tài)度。所以選擇這種機會進言,往往事半功倍。反之,秘書若是在領導處于緊張疲憊或是焦頭爛額狀況下提意見,成功的機會不僅非常小,還可能會引起領導的反感,甚至有可能遭到冷遇。

(三)恰當的地點和恰當的方式也是秘書順利進諫的重要因素相較于正式場合而言,非正式場合進諫效果會更佳,因為非正式場合具有一定隨意性,在這樣的場合進諫,領導無需馬上回應,回旋余地較大,雙方都可以秉著“有則改之,無則加勉”的態(tài)度進行順暢溝通和交流。另外,公開提意見就沒有私下提意見效果更好。在與領導進行私下交談時要提出自己的觀點和看法,領導更容易接受,因為這樣的方式可以保全領導的面子,避免有損領導尊嚴和權威,領導也能夠平心靜氣地聽取意見接受批評。可通過閑聊談天,聽起來好像“信天游”,沒有集中目標,實際上暗藏“殺機”,進諫一方正是依靠它來尋取對方的“共振點”。領導則感到進諫一方是自己的“深交”“心腹”,對進諫者的進言聞之若渴。運用這種方法,一般要求進諫者有較深資歷,在某些方面與領導有相似之處,而且進諫者對領導的批評也要盡量裹上“糖衣”,使領導容易接受。人們常說“良藥苦口利于病,忠言逆耳利于行”。說的不錯,但主要是針對批評一方說的,對被批評一方來說,良藥裹上糖衣使之不苦,忠言講究藝術使之順耳,效果會更好?？傊?秘書在向領導提意見時,要把握好進諫時機,把握好“度”,要盡量隱藏或抹去進諫痕跡,不偽飾矯情,不標榜張揚,要本著恭敬誠信之心,以溫和和婉轉方法表達自己的意見和看法,盡可能地爭取領導同情與認同,使領導心平氣和的采納建議,以達到進諫目的。

三 成功的進諫要注意對象,因人設言

進諫好比兵戰(zhàn),關鍵在知己知彼,不打無準備之戰(zhàn)。所謂知彼,就是知道對方的心。韓非子把它列入勸諫第一難:“反說之難,在之所說之心?！薄爸f知心”就是勸諫時,必須掌握并順應上司的性情與心思,起碼在大的方面不要違背,在言辭上不要冒犯,特別是不要觸犯上司“逆鱗”,好比對待威嚴的龍,必須順著它,把他侍候舒服了,你騎著它玩都沒有關系,但是絕對不能動它脖子上的逆鱗,否則他會發(fā)威殺人。所以秘書在向領導進諫時,不僅要把握好時機,而且要針對不同領導的不同性格特點,選擇不同進諫方式,這樣才能收到很好的效果。

(一)給性格比較固執(zhí)的領導提意見,應該采用請教方式,不能武斷這類領導大多數剛愎自用,獨斷專行,觀念陳腐,思想老化,堅決抵制外來意見和建議,不會輕易采納下屬意見,還常常自以為是。個性較強領導“內心深處都有一種對的要執(zhí)行,錯的也要執(zhí)行的偏執(zhí)情緒”。因此,給這類領導進諫時要特別注意方式方法,應虛心謹慎,把握好分寸,不能在眾人面前議論領導的決策和指示,也不能直截了當地將自己的觀點和看法提出來,在要害問題上點到為止即可。否則不僅不能起到正面作用,反倒容易引起領導反感,甚至是逆反心理而使領導更加固執(zhí)己見。所以,秘書進諫時要盡可能不使用決定性或判斷性語言,而采用請教方式,把意見和建議變成問題來提出,同時將這些問題有可能產生的后果說明清楚,特別是在決策不周全之處大作文章,但切不能直接表明自己的觀點和態(tài)度。通過委婉方式引起領導思考,動搖原先的決心,進而改變主意。要讓領導覺得他改變主意是因為在回答你的問題時有所領悟才重新作出的決定,而不是受到你的提醒和暗示。

(二)給性格溫和比較大度的領導提意見,可采用建議式因為這類領導心胸曠達,不拘小節(jié),有著敏捷的思維和豐富的知識,較容易接受別人的意見和建議,但這并不意味著可以毫無顧忌,隨心所欲地向領導提意見,因為尖銳的言辭難免會傷害到領導的自尊和權威。所以,秘書在給這類領導提意見時應該做好充分調研,從不同角度間接地提出自己的意見和建議,盡可能有條有理地將每一個決策的優(yōu)劣,以及決策進行過程中有可能出現(xiàn)的情況和問題提出,將利害關系說明清楚,讓領導權衡利弊,完善或者改變原有決策,使決策更加周全。

(三)秘書要以報請方式客觀委婉地給思維細膩、沉默寡言,辦事穩(wěn)重的領導提意見因為這類領導往往非常善于思考和分析問題,遇事沉著冷靜,行事謹慎小心,做事認真負責,非常重視自己決策的落實情況,所以秘書在向這類領導進諫前要掌握豐富的材料,整理好思路,確保進諫時邏輯清晰、有理有據,同時還要盡可能快速、準確地將決策落實過程中存在和出現(xiàn)的問題與情況反饋給領導,進而促使領導對自己的決策進行重新思考和認識。當然,在向領導反饋決策中存在和出現(xiàn)的問題與情況時切不可信口開河、大發(fā)感慨、胡說一通,而是將自己所掌握的材料進行匯總整理,在把情況實事求是地告知領導的同時,提供具有說明性的材料,確保你所反映的情況的客觀性和可信性。對此,領導也會更為容易接受。當然領導的類型不止以上幾種,還有許多,在此不一一贅述。

總之,秘書人員作為領導的輔助者,領導的左膀右臂,只有具有一心為公的思想,一切從實際出發(fā),實事求是;力求在思想、行為、思維方式上與領導“合拍”,與領導建立一種相互信任關系,這樣才能更好的為領導服務。

[1]丁峰.秘書要有敢于進諫的精神[J].秘書之友,1998(11).

[2]郎一輪.要兼有參謀之志和淡薄之心[J].秘書之友,2001(4).

[3]公元.秘書如何向領導提建議[J].當代秘書,2001(11).

(責任編輯:張玉秀)

C 931.46

A

1009-9743(2010)04-0149-03

2010-10-11

孫開玉(1980-),女,漢族,海南?？谌?。海南瓊臺師范高等?？茖W校中文系助教。主要研究方向:應用文寫作、社交禮儀;徐輝麗(1982-),女,黎族,海南海口人。海南瓊臺師范高等?？茖W校中文系助教。主要研究方向:修辭學、語體學。