高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及改進(jìn)方法

韓 春

（長春大學(xué) 學(xué)生工作處，吉林 長春130021）

高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及改進(jìn)方法

韓 春

（長春大學(xué) 學(xué)生工作處，吉林 長春130021）

就當(dāng)前大學(xué)生就業(yè)難問題，本文從學(xué)生檔案管理的角度出發(fā)，提出豐富高校學(xué)生檔案內(nèi)容，從而為用人單位提供較為全面、詳實和準(zhǔn)確的學(xué)生信息，最終達(dá)到學(xué)生檔案在大學(xué)生就業(yè)過程中提供服務(wù)的目的。

學(xué)生檔案；管理；促進(jìn)；就業(yè)

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄,也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù),更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下,高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證,有著難以替代的作用。筆者根據(jù)幾年來的工作實踐,就如何做好高校學(xué)生檔案管理工作談一些體會。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與服務(wù)大學(xué)生就業(yè)之間的矛盾

1.高校學(xué)生入學(xué)檔案原始資料不全。這一問題對于全國招生的院校表現(xiàn)的更為嚴(yán)重。當(dāng)前高校普遍實行網(wǎng)上錄取，造成最原始、最重要的紙質(zhì)檔案材料收集工作的困難,部分學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集。如，高中畢業(yè)生登記表、高校招生報考志愿表、中學(xué)生成績表、高考成績、政審表、入團(tuán)申請、志愿表、中學(xué)期間獎懲表、高校招生體檢表等一系列檔案材料殘缺不全。有的地方整理學(xué)生檔案不重視，如，表格內(nèi)空白只有公章，圓珠筆書寫，涂改等現(xiàn)象，更是屢見不鮮。

2.高校在讀期間檔案材料簡單，不能全面地反映學(xué)生情況。目前，大多數(shù)高校對學(xué)生檔案的管理只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在著嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。

3.對學(xué)生科學(xué)、客觀評價少。經(jīng)過對部分高校的走訪和調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多高校畢業(yè)生檔案中，無外乎高中檔案、在校成績單、畢業(yè)生登記表，在這種情況下，學(xué)生信息只是僅限于對學(xué)生共性的信息的簡單記錄，不能比較完全地刻畫和描述學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)；部分學(xué)校有相關(guān)描述，但存在表述模糊，信息記錄不規(guī)范等現(xiàn)象。對學(xué)生進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)的客觀評價和綜合素質(zhì)的評估材料就更少了。

二、解決對策

1.加強宣傳，強化意識。首先要在思想上要重視學(xué)生檔案，加強宣傳力度，強化師生的檔案意識。學(xué)?？衫酶鞣N形式在師生中宣傳《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，宣傳歸檔要求及規(guī)范檔案管理的重要性，使學(xué)生能夠準(zhǔn)確、規(guī)范地填寫好個人應(yīng)歸檔的材料。

2.完善制度，規(guī)范管理。建立健全的規(guī)章制度是做好學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)。高校學(xué)生檔案管理由形成、收集、整理、歸檔、登記、移交、轉(zhuǎn)遞等一系列環(huán)節(jié)組成，哪個環(huán)節(jié)的缺位都會給工作帶來不便。要保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過程的連續(xù)性，必須建立一套完整的學(xué)生檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，有章可循。

3.強化收集，確保完整。（1）要明確學(xué)生處、各院系以及其他學(xué)生檔案材料形成部門的職責(zé)，明晰學(xué)生檔案的收集、歸檔、利用、保密、借閱、交接、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的規(guī)范要求。高校學(xué)生檔案工作應(yīng)從新生入校起，即建立起一個以招生、就業(yè)、教務(wù)、院系、學(xué)工、檔案等部門參與的學(xué)生檔案材料收集小組，按照歸檔范圍和要求，客觀公正地收集、審查、整理材料；要把已經(jīng)形成的各種檔案材料及時存入學(xué)生檔案，避免錯裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不準(zhǔn)確的人為錯誤；杜絕不真實、不合格的材料歸檔。

（2）要明確歸檔范圍。凡與大學(xué)生本人有關(guān)的具有保存價值的文件材料，均屬學(xué)生檔案的歸檔范圍，如獎懲材料、黨團(tuán)材料、鑒定材料、政審材料、調(diào)查證明，成績表、學(xué)籍變動材料、體檢表及其他可供組織參考或有保存價值的材料等。檔案材料的收集歸檔要制度化，可以一學(xué)期或一學(xué)年為單位由各有關(guān)部門定期向?qū)W生檔案室移交。檔案室要對收集來的檔案材料進(jìn)行鑒別，判斷其有無保存價值，確定其是否存入本人檔案。

（3）要豐富內(nèi)容，增加表現(xiàn)學(xué)生品德綜合評定和心理方面的紀(jì)實。學(xué)生檔案應(yīng)包括學(xué)校對學(xué)生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)生德智體美勞等方面的第一手材料。但是很多高校的學(xué)生檔案里只存放高中時代的簡單材料，體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的一些材料未進(jìn)入歸檔范圍，未能全面地反映大學(xué)生的綜合情況。事實上，在整個大學(xué)生活中，課外實踐活動、各種文體活動、科技創(chuàng)新競賽活動是廣大學(xué)子大學(xué)生活中不可或缺的重要組成部分。相關(guān)的研究和事實證明：實踐創(chuàng)新及科技文化競賽更有利于大學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和綜合能力的提高。因此，這部分信息的缺失對正確評價一位學(xué)生會產(chǎn)生較大的影響，會使評價結(jié)果嚴(yán)重失真、失實，不利于用人單位選拔人才。現(xiàn)在高校辦學(xué)模式呈多元化結(jié)構(gòu)，辦學(xué)向多學(xué)科、綜合型發(fā)展。作為大學(xué)期間學(xué)業(yè)記錄的大學(xué)生檔案也應(yīng)該豐富多彩、有血有肉，使學(xué)生檔案能夠全面反映學(xué)生的實際情況。

學(xué)生德育記實材料的必要性。目前,高校大學(xué)生誠信滑坡現(xiàn)象受到人們的廣泛關(guān)注,加強誠信教育,重塑信用已成為教育界的共同呼聲。在學(xué)生檔案中增設(shè)誠信材料,通過信用檔案將學(xué)生納入社會誠信體系，能培養(yǎng)大學(xué)生的誠信意識,督促他們重視信譽、維護(hù)信用,同時帶動整個社會信用理念的提升和誠信氛圍的營造。同時可以使用人單位憑借檔案放心大膽地選用、啟用、重用人才,還可以為學(xué)生今后的職業(yè)發(fā)展和工作晉升提供強有力的依據(jù),從而大大提高學(xué)生檔案的利用價值。

心理健康材料的必要性。隨著學(xué)生就業(yè)競爭壓力的逐漸加大，大學(xué)生頻頻出現(xiàn)心理問題,這為高校心理健康教育敲響了警鐘。通過心理健康檢查，建立心理素質(zhì)檔案，有利于客觀地、系統(tǒng)地了解學(xué)生的心理特點,有針對性地制訂心理素質(zhì)教育的目標(biāo)和方法,從而快速有效地提高高職生的心理素質(zhì),為全面推進(jìn)素質(zhì)教育打下良好基礎(chǔ)。例如,可以從中尋找出導(dǎo)致某些學(xué)生發(fā)生心理障礙的原因,并從客觀上尋找教育、預(yù)防和干預(yù)的方法,為學(xué)生的身心健康發(fā)展提供動態(tài)的監(jiān)測手段，為學(xué)校心理輔導(dǎo)、咨詢和治療工作提供操作指南,進(jìn)而為用人單位廣納群賢提供參考依據(jù)。

（4）要及時補充。注意跟蹤收集整理學(xué)生檔案材料，及時充實動態(tài)信息，分類補充到學(xué)生檔案中，做好經(jīng)常性的積累工作。

學(xué)生檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一項不可缺少的工作,這項工作的好壞將直接影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。因此,充分認(rèn)識到當(dāng)前高校學(xué)生檔案工作存在的問題并及時采取對策,對于學(xué)生管理及學(xué)生就業(yè)工作將產(chǎn)生積極的作用。

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[5]張明征.做好學(xué)生檔案管理促進(jìn)學(xué)生就業(yè)[J].中國科技信息，2009,(14).

[6]陶中.創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理服務(wù)就來的探索[J].科技信息(科學(xué)研究)，2008,(21).

[責(zé)任編輯：何 巖]

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：1671-6531（2010）06-0079-02

2010-08-25

韓春，女，吉林長春人，長春大學(xué)學(xué)生工作處助教，從事學(xué)生檔案管理及研究工作。