管理學(xué)視角下的新建高職院校檔案工作的加強

魏自鵬

（安徽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，安徽 合肥 230601）

管理學(xué)視角下的新建高職院校檔案工作的加強

魏自鵬

（安徽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，安徽 合肥 230601）

通過對部分新建高職高專檔案工作現(xiàn)狀的調(diào)查與思考，分析其存在的問題與不足，從管理學(xué)的角度談了新建高職院校加強檔案工作的一些做法和思路，以期對新建高職高專檔案工作的提升有所幫助。

高職院校；檔案工作；加強；管理學(xué)

近年來，借助高職教育大發(fā)展的良好契機，我國新建了一大批高職院校，這些新建的高職院校在國家的政策指導(dǎo)下并通過自身的努力各方面都取得了較大的進步，對我國的教育事業(yè)做出了較大的貢獻(xiàn)。檔案工作作為新建高職院校的一項基礎(chǔ)性工作也取得了一定的進步，大部分新建高?；窘⒘司C合檔案室，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這些都為高職高專檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。然而，目前新建高職院校檔案工作的現(xiàn)狀仍不盡如人意，存在諸多問題與不足，檔案工作明顯滯后于高職教育的發(fā)展。近期筆者通過對一些新建高職院校檔案工作的調(diào)查和思考，試圖從管理學(xué)的視角談如何加強新建高職院校的檔案工作。

1 新建高職院校的特點

新建高職院校多由中等學(xué)校升格、重組而成，學(xué)校為了發(fā)展穩(wěn)定，諸事繁多。首先，為了達(dá)到國家基本辦學(xué)條件，需要投入大量資金進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如教學(xué)樓、宿舍樓、實驗樓，等等。其次，要做好機構(gòu)調(diào)整、崗位設(shè)置、人員配置。再次，要提高教學(xué)質(zhì)量，做好教學(xué)工作，提高師資水平。當(dāng)然，還要轉(zhuǎn)變或提高辦學(xué)理念，做好校園文化建設(shè)。因此，在這些工作過程中多會形成大量而又珍貴的檔案材料，需要做好檔案的收集、整理和歸檔，做好檔案工作，然而筆者發(fā)現(xiàn)新建高職院校的檔案工作多不盡如人意，存在著諸多問題。

2 檔案工作存在的問題

2.1 檔案意識不高

領(lǐng)導(dǎo)因大事繁多，多無暇顧及檔案工作，同時，檔案工作作為一項基礎(chǔ)、服務(wù)性工作，短期內(nèi)又很難直接產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益，加之一些領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)同志檔案意識淡薄，“片面地認(rèn)為學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，至于檔案工作放后一點，推遲一點，看輕一點，也無礙大局，不傷大體?！睓n案工作往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”[1]。這些思想都嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展。

2.2 檔案設(shè)備投入不足

為滿足高校辦學(xué)條件的需要，新建高職院校多在基本建設(shè)、師資隊伍、圖書藏量、儀器設(shè)備等必要方面投資較大，往往導(dǎo)致資金不足，經(jīng)費緊張，對檔案工作投入甚少，檔案庫房、保管設(shè)備較差，甚至缺少必要的存放檔案的庫房和保管設(shè)備，這些都很難滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要。

2.3 檔案制度不完善，檔案材料收集困難

新建高職院校多沒有建立完善的規(guī)章制度，且因歸檔工作的好壞與歸檔部門或人員的工作績效關(guān)系不大，檔案制度難以真正落實。加之，文件材料直接形成部門領(lǐng)導(dǎo)由于對檔案認(rèn)識不足，檔案意識淡薄，多以事務(wù)忙、人手少等為由不及時整理歸檔，致使檔案材料收集困難，檔案遺失較多，有些重要檔案甚至據(jù)為己有。如基建檔案，新建高職院校多因大建設(shè)而形成大量的基建檔案，但由于基建部門意識淡薄、事務(wù)繁忙等原因，不能及時進行檔案歸檔或歸檔不齊，檔案遺失較嚴(yán)重，以后每遇到基建維修或進行配套設(shè)施建設(shè)時，往往因資料找不到而到處奔走，給工作帶來了很多不必要的麻煩。

2.4 檔案整理不夠規(guī)范

由于缺乏專業(yè)檔案人員或者檔案人員實際工作經(jīng)驗不足，新建高職院校的檔案管理不盡符合規(guī)范，如檔案分類、保管期限劃定不確切；文書檔案正本與定稿、正文與附件、文件與文件處理單、來文與復(fù)文等排放順序不正確，有些檔案整理不齊全，有的沒有擬稿，有的缺少文件處理單等；科技檔案檔號不正確，案卷題名、圖紙整理不符合要求。

2.5 檔案信息編研開發(fā)較少

一是檔案工作人員因工作經(jīng)驗不足或?qū)挝涣私獠粔颍嗖恢绾伍_發(fā)檔案信息資源；二是檔案信息編研僅限于原始資料的簡單匯總，信息含量低；三是檔案信息的編研忽視了對檔案用戶的需求調(diào)查，存在盲目現(xiàn)象，針對性、實用性不強，利用率較低。

2.6 人員缺乏、素質(zhì)不一、地位不高、隊伍不穩(wěn)

新建高職院校許多檔案人員特別是思想活躍的年輕人因地位不高，不能安心于檔案工作，一有機會就另謀“高就”，致使檔案工作人員嚴(yán)重缺乏。兼職檔案員專業(yè)、學(xué)歷不一，缺乏檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對檔案工作責(zé)任心不強，且多有名無權(quán)，工作難以開展，加之院校整合、機構(gòu)重組、部門變動等，又容易造成新建高職院校檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定，變動頻繁，工作缺乏連續(xù)性。這些都嚴(yán)重影響了檔案工作的正常開展。

3 新建高職院校加強檔案工作的管理學(xué)思考

針對新建高職院校檔案工作存在的問題，筆者試圖從管理學(xué)的角度去思考新建高職院校如何加強檔案工作，提高檔案管理水平。

3.1 “一把手”管理論

管理的理論可謂眾說紛紜，流派眾多，至今仍沒有統(tǒng)一的定論，且隨著社會的發(fā)展，人類的進步，仍會產(chǎn)生一些新的管理思想、管理理論。現(xiàn)在較流行的管理理論之一是職能管理理論，其主要內(nèi)容是：管理以組織或工作的目標(biāo)為導(dǎo)向，管理過程包括四項基本職能，即計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。計劃職能的主要內(nèi)容是定義目標(biāo)，制定戰(zhàn)略，開發(fā)分計劃以協(xié)調(diào)活動；組織職能的主要內(nèi)容是決定需要做什么，怎么做，誰去做；領(lǐng)導(dǎo)職能的主要內(nèi)容是指導(dǎo)和激勵所有的群體和個人，解決沖突；控制職能的主要內(nèi)容是監(jiān)控活動以確保他們按計劃完成任務(wù)[2]。這一理論猶如人的一只手，大拇指代表組織或工作的目標(biāo)，食指代表計劃職能，中指代表組織職能，無名指代表領(lǐng)導(dǎo)職能，小指代表控制職能。因此筆者稱其為“一把手”管理論。那么如何做到加強管理呢？很簡單，只要握緊拳頭即可，也就是說，將每個指頭都發(fā)力，每項職能都做好，即可順利達(dá)到組織或工作的目標(biāo)，從而實現(xiàn)加強管理。本文僅從“一把手”管理論出發(fā)，結(jié)合筆者的一些工作實踐來談如何加強新建高職院校的檔案工作。

3.2 “一把手”管理論在加強新建高職院校檔案工作中的應(yīng)用

3.2.1 明確檔案工作目標(biāo)

新建高職院校要想做好檔案工作首要任務(wù)便是確定檔案工作的發(fā)展目標(biāo)，制定檔案工作發(fā)展的長期規(guī)劃和短期計劃，如在制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和年度計劃的同時制定切實可行的檔案工作的五年、十年發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，這樣我們在做檔案工作時便有了行動的指南針，做到有的放矢，條理清晰。

3.2.2 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)

為保證檔案工作目標(biāo)和計劃的完成，我們應(yīng)組建一支強有力的工作隊伍，建立高效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。首先我們可以成立學(xué)校檔案工作委員會 （檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組），由學(xué)校校長任主任（組長），各部門負(fù)責(zé)人為成員，專職檔案人員為秘書，這樣便形成了學(xué)校檔案工作的最高領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)。其次，挑選合適人員擔(dān)任各部門兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)各部門的檔案收集、歸檔等檔案工作。這樣我們便組建了較好的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)然，檔案工作網(wǎng)絡(luò)不能僅存框架，徒有虛名，要充分發(fā)揮其作用，還要做好領(lǐng)導(dǎo)和控制工作。

3.2.3 提升檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

為了充分調(diào)動檔案工作人員的積極性，我們還必須做好領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作，做好人員的激勵和人才資源的開發(fā)管理工作。要做到這些并不容易，首先應(yīng)確立人才資源是第一資源的觀念，尊重、支持和鼓勵檔案工作人員干事業(yè)，為他們提供進修和繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會，不斷提高他們的工作能力，以適應(yīng)信息時代檔案工作不斷發(fā)展的要求。其次做好對兼職檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教育培訓(xùn)，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)水平，如定期跟各部門兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)交流，舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)會。同時通過各種方式來肯定和獎勵他們的工作努力，從而提高他們的工作積極性，激勵他們繼續(xù)努力。當(dāng)然，我們還應(yīng)該注意豐富檔案工作人員的工作內(nèi)容，既培養(yǎng)了他們的綜合素質(zhì)，也緩解了檔案工作的相對枯燥。

3.2.4 建立健全檔案工作控制系統(tǒng)

為保證各項活動按計劃進行并糾正各種顯著偏差，從而順利達(dá)到工作目標(biāo)，我們必須建立完備的控制系統(tǒng)。一是摒棄檔案工作可有可無的落后觀念，下定做好檔案工作的決心，通過講座、報告、校報、宣傳欄等形式與媒介做好檔案的宣傳工作，讓檔案觀念深入人心，營造檔案文化的約束氛圍。二是建立健全檔案工作制度，如《檔案管理辦法》、《檔案分類、編號、排列規(guī)則》、《檔案材料歸檔范圍和保管期限表》等，以做好前饋控制。三是做好同期控制,工作中通過個人觀察、走訪管理、經(jīng)常交流等方式發(fā)現(xiàn)問題，并及時糾正，猶如用文字處理軟件時，如果出現(xiàn)拼寫錯誤或語法錯誤就會出現(xiàn)提示警告。四是做到定期總結(jié)、比較、分析，發(fā)現(xiàn)問題與不足，然后努力改進。五是做好績效考核工作，評判各部門檔案工作的好壞，作為賞罰的一項指標(biāo)，并與其績效薪酬掛鉤，切實保證規(guī)章制度落到實處。所有這些都是為了保證各項活動沿著正確的航道前進，以順利達(dá)到目標(biāo)。

當(dāng)然，為了加強檔案工作，院校還要保證經(jīng)費投入，配備必要的檔案設(shè)備，不斷改善檔案工作條件。檔案工作者在保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的同時，要結(jié)合高職院校自身的實際，充分運用高校的資源優(yōu)勢，勇于實踐，努力創(chuàng)新，精益求精，建立自己的室（館）藏特色。

誠然，加強檔案工作的措施遠(yuǎn)不止這些，管理的理論也是林林總總、紛繁復(fù)雜，以上僅是筆者工作中的一點思考和體會，希望能拋磚引玉，對新建高職院校加強檔案工作有所啟示。

[1]劉玨．高職院校檔案工作的問題與對策[J]．廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2006,22(2):67～69．

[2][美]斯蒂芬·P·羅賓斯．管理學(xué)（第 7 版）[M]．北京：中國人民大學(xué)出版社，2006．

[3]余凱成．人力資源管理（第2版）[M]．大連：大連理工大學(xué)出版社，2006．

[4]娜嘉．高校檔案管理存在的問題與對策分析[J]．蘭臺世界，2008：(19):15－16．

How to Strengthen the Achives Work of Newly-built Junior College on the View of Management

WEI Zipeng
(Anhui Medical College,Hefei Anhui 230601,China)

This paper analyzes the problems and deficiencies through research and consideration of newly-built higher vocational college archives work.Combined with the work experience of the author,it puts forward some improvemrnt thought and measures on the view of management in the hope of helping improving newly-built higher vocational college archives work.

higher vocational college;achives work;improvement;management

G718

A

1674－5787（2010）01－0143－02

2009-12-30

魏自鵬（1979—），男，館員，主要從事檔案管理的教學(xué)與研究。

責(zé)任編輯 李 燕