加強(qiáng)普通高?？蒲袡n案管理工作的幾點(diǎn)思考

袁淑影,宮 亮

(長春師范學(xué)院科研處,吉林長春 130032)

高等學(xué)?？蒲袡n案是指在高?？茖W(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料[1]。高等學(xué)校的科研檔案記錄了高?？蒲邪l(fā)展水平與科研實(shí)力。加強(qiáng)高等學(xué)校的科研檔案管理對提高科研管理部門工作效率、為廣大科研工作者提供科技信息服務(wù)具有重要的意義。但是,高等學(xué)校特別是普通高等學(xué)校的科研檔案管理中還存在一些不容忽視的問題。

1 普通高校科研檔案管理的重要意義

1.1 為科研考核、職稱評定、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)等工作提供依據(jù)

目前,為加強(qiáng)高校中科研考核、成果獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評定等工作的公正性,在開展上述工作時(shí),都需要查詢科研成果的原件資料。建立科研檔案、加強(qiáng)科研檔案管理勢必會(huì)在上述工作中減少工作程序,不必由教師上交科研成果,而是由科研管理部門通過查詢科研檔案,開具證明報(bào)告即可完成上述工作,減少了教師反復(fù)向科研管理部門報(bào)送成果原件的工作環(huán)節(jié),提高了工作效率,減輕了教師的負(fù)擔(dān)。

1.2 為科研工作者科學(xué)研究工作提供借鑒

科研檔案記錄了科研工作者科研活動(dòng)的歷史過程。同時(shí),完整的科研檔案也可以為其他科研工作者提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)、提供分析資料和具體領(lǐng)域的前期科研成果信息?？茖W(xué)研究者通過查詢科研檔案可以了解某一問題的研究前沿、研究程度、技術(shù)指標(biāo)、研究價(jià)值等信息,這樣就避免了重復(fù)勞動(dòng),減少了人力、物力、資金、時(shí)間的浪費(fèi)。

1.3 為科研成果轉(zhuǎn)化提供幫助

《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)和利用?！备咝Ｒ徊糠挚蒲谐晒〉煤?在有市場需求的前提下,可以應(yīng)用到實(shí)際當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化。但成果轉(zhuǎn)化前,高?？蒲泄芾聿块T或成果負(fù)責(zé)人需提供技術(shù)鑒定、技術(shù)評估等資料,建立完整的科研檔案,科研檔案管理人員可以在不違反知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下為企業(yè)提供相應(yīng)資料,加強(qiáng)和企業(yè)的聯(lián)系,促成科研成果轉(zhuǎn)化。

2 高校科研檔案管理存在的主要問題

2.1 科研檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前,對于普通高?？蒲泄芾聿块T來說,比較重視的是課題立項(xiàng)數(shù)量 (特別是國家級(jí)課題立項(xiàng)的數(shù)量)、獲得科研經(jīng)費(fèi)總額、申報(bào)成果獲獎(jiǎng)級(jí)別的高低。工作重點(diǎn)一直放在項(xiàng)目申報(bào)和科研成果管理上,而忽視了科研檔案管理的重要性,造成科研管理部門在科研檔案管理力度上的欠缺;另一方面,科學(xué)研究者重視的是立項(xiàng)、研究過程、科研成果、結(jié)項(xiàng)等具體工作,對科研檔案歸檔的意義、程序、利用方法缺少了解,對科研檔案資料按時(shí)歸檔的認(rèn)識(shí)不夠,這也造成科研檔案存檔不及時(shí),歸檔資料不完整的情況。

2.2 科研檔案管理不規(guī)范

由于普通高校科研管理工作的重點(diǎn)還沒有放在科研檔案管理上,因此,科研檔案在管理方法、技術(shù)、管理制度等方面還存在不足。首先,管理制度不健全,在科研檔案的歸檔時(shí)間、歸檔辦法、歸檔后檔案的管理方面都缺少相應(yīng)的規(guī)范制度,在管理上沒有拿出對于科學(xué)研究者不按時(shí)將科研檔案歸檔的懲罰措施,缺少監(jiān)管力度。這也造成了科研檔案歸檔難、管理混亂的現(xiàn)象。同時(shí),科研檔案在管理技術(shù)、方法上還比較落后。比如,目前的科研檔案管理還僅限于對紙質(zhì)材料的柜藏式管理方法,做得好一些的也只是應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行列表式的管理。因此,在科研檔案管理方面還有待加大管理力度。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)

目前,普通高校的科研管理部門還沒有設(shè)立專職的科研檔案管理人員,科研檔案根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展過程分由不同的管理人員管理。高?？蒲袡n案的歸檔材料一般可分為三大類:一是依據(jù)性材料,指的是科研準(zhǔn)備階段選題、調(diào)研、論證的所有材料;二是過程性材料,指的是科學(xué)試驗(yàn)階段制定方案、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、分析研究等方面的所有材料;三是結(jié)論性材料,指的是研究總結(jié)階段對于成果整理、鑒定、推廣應(yīng)用的材料[1]。事實(shí)上,在普通高?？蒲泄芾碇?這三部分的科研檔案材料分別由負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)工作的工作人員、成果管理的工作人員管理。而管理人員的工作側(cè)重點(diǎn)不同,對檔案的重視程度和管理方法也不同。同時(shí),這些管理人員的專業(yè)一般不是檔案管理,缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí),在業(yè)務(wù)水平上還存在差異,業(yè)務(wù)能力還有待提高。

2.4 側(cè)重文書檔案管理,輕視科研檔案資料的管理

大多數(shù)普通高校的科研管理部門重視的是科學(xué)研究的實(shí)際過程,注重將科研項(xiàng)目的合同書、科研項(xiàng)目上級(jí)部門批準(zhǔn)立項(xiàng)的批文、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)證書、獲獎(jiǎng)證書等這些文書檔案歸檔,而輕視了將科研準(zhǔn)備階段選題、調(diào)研、論證、科學(xué)試驗(yàn)階段制定的方案、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、分析研究鑒定、推廣應(yīng)用等有重要價(jià)值的材料歸檔。高?？蒲袡n案涉及的專業(yè)面比較廣泛,科技含量較高,形成時(shí)間較長,因此需要大量時(shí)間收集,收集也比較困難,科研檔案在管理過程中應(yīng)用相對來說較少,因而科研管理部門也很難進(jìn)行這部分科研檔案的收集與管理。而文書檔案是經(jīng)上級(jí)部門下發(fā)的各類管理文件,對于科研管理應(yīng)用較多,收集也較容易,這就造成科研管理部門較為重視文書檔案管理的現(xiàn)象。

2.5 科研檔案歸檔資料質(zhì)量不高

科研檔案歸檔范圍包括:項(xiàng)目申請表、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目評估論證材料、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目招投標(biāo)材料、計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目計(jì)劃調(diào)整或項(xiàng)目撤銷文件、項(xiàng)目年度執(zhí)行報(bào)告、鑒定驗(yàn)收申請、項(xiàng)目工作總結(jié)報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、論文、專著、科研投資和經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算材料、項(xiàng)目 (課題)查新報(bào)告、研制樣本、樣品的圖片及數(shù)據(jù)、項(xiàng)目所獲成果、專利一覽表、有關(guān)產(chǎn)品測試報(bào)告或檢測報(bào)告及數(shù)據(jù)、購置的儀器和設(shè)備等固定資產(chǎn)清單、專家意見、鑒定大綱、成果鑒定證書[2]。但由于課題負(fù)責(zé)人本身對上述材料的原件十分重視,不相信科研管理部門對檔案的管理力度,不愿將原件交給檔案管理部門,因此,一些高校的科研檔案在管理上還僅限于對文獻(xiàn)、成果證書紙質(zhì)復(fù)印件的管理。同時(shí),有的科研檔案是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為應(yīng)付科研管理部門而提供的應(yīng)付性材料。所以,普通高校的科研檔案還不完整,真實(shí)性也有待考證。

2.6 科研檔案的利用率較低

高校建立科研檔案管理最主要是為科研工作者的科研工作提供參考價(jià)值,讓科研工作者了解當(dāng)前科研工作開展實(shí)際情況,避免重復(fù)勞動(dòng)。但是,由于科研檔案歸檔的資料質(zhì)量不高、內(nèi)容不全,很難為科研工作者提供借鑒。因此,科研人員開展科研工作時(shí)也不到科研管理部門查詢檔案。這是高?？蒲袡n案利用率低的一個(gè)方面。另一方面,高校的科研管理部門對科研檔案的利用率也有限。高?？萍汲晒麢n案包括科研成果的推廣應(yīng)用資料、成果鑒定資料、成果的申報(bào)資料以及其它的附加材料等[3]。高校具有將科研成果推向市場,實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化的義務(wù)。但由于科研成果驗(yàn)收后,大多科研工作者只是將成果驗(yàn)收報(bào)告書送到科研管理部門存檔,而對于成果的實(shí)物 (如磁盤、光盤、錄像、照片等)能說明成果應(yīng)用效果、說明科研成果推廣價(jià)值的資料歸檔較少。這樣,科研管理部門在不能全面了解科研成果價(jià)值的情況下,很難將成果推向市場。可見,科研管理部門對科研檔案的利用率也偏低。

3 加強(qiáng)科研檔案管理的手段

3.1 提高科研檔案管理意識(shí)

高?？蒲腥藛T科研檔案管理意識(shí)的提高,是保障科研管理規(guī)范化、制度化、提高工作效率的重要保障。提高科研檔案管理意識(shí)不僅要提高科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)者對科研檔案管理的意識(shí),科研檔案管理的工作人員也要樹立管理意識(shí),重視檔案資料的歸檔與保存。這就要求科研管理部門加大科研檔案管理的宣傳力度,向科研人員灌輸科研檔案的歸檔理念,讓科研人員明確科研檔案管理的重要價(jià)值、具體要求、相關(guān)手續(xù)。更重要的是科研工作人員也要樹立檔案歸檔意識(shí),在每一步科研工作完成后要及時(shí)主動(dòng)地向科研管理部門提供有價(jià)值的檔案資料。只有上下一心才能建立完整、有價(jià)值的科研檔案。

3.2 完善科研檔案管理制度,健全科研檔案

目前,一些高校的科研檔案還以紙質(zhì)復(fù)印件存檔居多,而且存在不完整的現(xiàn)象。因此,要對科研檔案的移交、管理、利用等相關(guān)工作程序、責(zé)任、內(nèi)容等作出明確的相關(guān)規(guī)定,健全科研檔案管理制度。為將科研檔案收集完整,應(yīng)做到“四同步”,即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步,檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步;上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步[5]。并且在“四同步”過程中要有相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行約束,鼓勵(lì)教師主動(dòng)向科研管理部門移交檔案。在管理過程中,科研檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照管理規(guī)章制度進(jìn)行科研檔案管理。

3.3 提高科研檔案管理的技術(shù)水平

《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)和利用。”這就要求科研檔案管理人員掌握現(xiàn)代科技設(shè)備的操作能力,掌握利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)管理檔案,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的應(yīng)用。為最大限度地記錄科研信息,應(yīng)該使用完善的檢索工具。比如,設(shè)立著錄卡片、全引目錄、案卷目錄等。同時(shí),還要建立電子檔案,使檔案管理工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,更便于科研檔案的管理與利用?？梢詫⒖蒲袡n案管理與科研管理系統(tǒng)相結(jié)合,將科研檔案作為科研系統(tǒng)的子系統(tǒng),使科研檔案管理更加系統(tǒng)方便。

3.4 加強(qiáng)科研檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)

科研檔案管理人員既是管理人員,又是服務(wù)人員。加強(qiáng)科研檔案管理的意義主要在于為科學(xué)研究者的科研工作提供信息服務(wù)、提供參考和借鑒。這要求科研檔案管理人員樹立服務(wù)意識(shí)、具有奉獻(xiàn)精神;面對枯燥的科研檔案管理工作、面對教師的各種需要能夠任勞任怨、熱情服務(wù);對于科研檔案的收集能夠鍥而不舍,跟蹤收集;同時(shí),科研檔案管理人員還要樹立知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí),保護(hù)教師的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

3.5 設(shè)立基層科研檔案管理人員

目前,由于科研管理部門科研管理工作任務(wù)較重,科研管理人員對科研檔案實(shí)行跟蹤收集較為困難。因此,有必要在高校的二級(jí)分院設(shè)立基層科研檔案的管理人員職務(wù),可以由分院負(fù)責(zé)科研管理的科研秘書負(fù)責(zé)科研檔案管理工作。在科研檔案管理方面,基礎(chǔ)科研檔案管理人員的主要任務(wù)是監(jiān)督科研工作者科研工作的進(jìn)展情況,在科研工作進(jìn)展的不同時(shí)期提醒和督促科研工作者向科研管理部門上交科研檔案,幫助科研管理部門收集、建立完整科研檔案,統(tǒng)一上交科研管理部門。

[1]李新榮.高等院?？蒲泄芾硌芯縖M].北京:中國經(jīng)濟(jì)出版社,2008:242,244,246.

[2]趙洪芳,張建國.高?？蒲袡n案管理存在的問題與對策[J].河北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2008(1):90.

[3]何雪梅.高?？蒲袡n案的管理和作用[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2007(11):25.