英語商務信函中的禮貌策略

侯娟娟，周正履

英語商務信函中的禮貌策略

侯娟娟，周正履

禮貌是英語商務信函的一個重要原則，以布朗和列文森的“面子保全理論(Face-saving View)”和“面子威脅行為理論(Face Threatening Act)”為理論基礎，分析了積極禮貌策略和消極禮貌策略在三大類英語商務信函，即好消息信函、壞消息信函和勸說性信函中的應用和體現(xiàn)。

英語商務信函；禮貌策略；面子

英語商務信函種類繁多，根據(jù)其功能來看，有推銷信、要求函、回復函、下訂單、通知對方已發(fā)貨、通知對方無法發(fā)貨、投訴信、感謝信、催款信等；根據(jù)其傳輸?shù)膬?nèi)容性質(zhì)，又可分為好消息信函(Good-news Letter)、壞消息信函(Bad-news Letter)和勸說性信函(Persuasive Letter)三大類別。商務信函應滿足五個重要原則，即清楚(Clarity)、簡明(Conciseness)、禮貌（Courtesy）、完整（Completeness）和正確(Correctness)。其中的禮貌原則最難把握，但又十分重要。

一、禮貌策略的相關理論

禮貌原則一直是語用學的一個熱門話題，萊考夫(Lakoff)，里奇(Leech)，布朗(Brown)，列文森(Levinson)等學者都曾探討過這一理論，其中，布朗和列文森的“面子保全理論(Face-saving View)”和“面子威脅行為理論(Face Threatening Act)”最為詳細和透徹，也最適用于商務英語信函中的禮貌問題研究。

“面子保全理論”是布朗和列文森于1978年在戈夫曼（Goffman）的“面子”概念的基礎上提出的。布朗和列文森認為，面子是每一個有理性和具有正常交際能力的人的一種公共的個人形象，面子既可以贏得，也可能丟失。言語交際中對面子的威脅是無時不在的，所以必須采取禮貌補救策略給交際雙方都留點面子，減少對面子的威脅程度。禮貌補救策略分為五個級別，依次為：（1）不使用補救策略、赤裸裸地公開施行面子威脅行為；（2）積極禮貌策略；（3）消極禮貌策略；（4）非公開地施行面子威脅行為；（5）不施行面子威脅行為。言語行為對面子的威脅程度越高，所需的禮貌補救策略級別越高。布朗和列文森認為，一般情況下，交際既要實現(xiàn)交際目的，又要講求效率和禮貌。只有在情況十分緊急，對面子沒有威脅或無需考慮對面子的威脅的情況下，才有可能不采取任何禮貌補救策略，公開施行面子威脅行為。

上述五個禮貌補救策略主要是針對言語交際的，而英語商務信函是一種非常重視禮貌的書面交際方式，不實施禮貌補救的情況非常少，但是在禮貌補救的具體做法上又主要運用了積極禮貌策略和消極禮貌策略這兩種方法。積極禮貌策略是一種以“接近為基礎的”禮貌補救策略，說話人往往強調(diào)共同之處，訴諸友誼或伙伴關系。布朗和列文森提出了15個積極禮貌策略，包括：尋求一致，避免不和，假設有共同點，以伙伴關系著稱，提高聽話人的興趣，注意聽話人的需要和夸張自己對聽話人的興趣、贊同、同情等。消極禮貌策略的基本要求是保護聽話人的隱私和自我決策的權利，主要是以“回避”為基礎的，包含說話迂回，模棱兩可，尊重對方，避免突出個人，表示悲觀，道歉，減小對對方所施加的壓力等10種具體的禮貌策略。雖然這些積極禮貌策略和消極禮貌策略主要針對言語交際，實施者均為“說話人”和“聽話人”，但這些理論在英語商務信函中也有所體現(xiàn)。

二、禮貌策略在英語商務信函中的體現(xiàn)

將“面子保全理論”和“面子威脅行為理論”運用到英語商務信函中，我們不難發(fā)現(xiàn)，好消息英語商務信函傳遞積極的有利于對方的信息，因此沒有威脅對方的面子；壞消息信函傳達不利于甚至傷害對方的信息，嚴重威脅了對方的面子；勸說性信函在一定程度上威脅了對方的面子。由于這三類信函對對方面子的威脅程度不同，因而采用了不同的禮貌策略來補救或保全對方的面子。

其一，好消息信函通常傳遞給對方的是積極的信息，例如積極性詢問函、下訂單、感謝函、確認函等，沒有造成對對方“面子”的威脅，不會使對方感覺到“丟面子”。在寫這類信函時，應使用積極禮貌策略，以迎合對方的“面子”需要。

在謀篇布局上，好消息信函可采用直截了當?shù)陌才欧绞?。一般采用直接演繹的篇章安排，重在信函的簡潔和高效，使得讀信者在第一時間內(nèi)接受到好消息，滿足對方的心里需求；然后再提供有關細節(jié)問題；最后以禮貌的方式結(jié)尾，或者表達希望繼續(xù)合作的愿望。在遣詞造句上，這類信函往往使用肯定句，句子的語氣也是以對方為主的態(tài)度，并進行恰當贊揚、真心致謝。例如：

1.We are interested in buying a large quantity of Liangmianzhen toothpaste advertised in the July issue of China Today.(詢問函開頭；肯定句的策略。)

2.Congratulations to you on your decision to become a new home owner!(祝賀函；以對方為主的策略；而不用I want to send my congratulations on your decision to become a new home owner!)

3.We greatly appreciate your letter describing your satisfaction with our work.！(感謝函；真心致謝，以對方為主的策略。)

好消息英語商務信函中的積極禮貌策略可起到“錦上添花”的作用，使雙方在順利交際的基礎上建立起一種相互信任并互為對方著想的良好合作關系，在傳達信息的同時也促進了彼此的感情交流，為雙方長期合作打好基礎。

其二，壞消息信函主要用來傳達負面的、消極的信息，例如投訴信、撤銷訂單、發(fā)貨延遲或通知客戶無法供貨等批評或拒絕類信函。很明顯，這些信函不利于對方保全 “面子”，甚至會嚴重威脅到對方的 “面子”，所以寫信時應特別注重禮貌補救策略的運用，以期將面子威脅降到最低程度，不破壞雙方的合作關系。這類信函主要使用消極禮貌策略。

在篇章安排上，壞消息商務信函的篇章安排恰好與好消息信函相反，往往采用間接歸納方式，其最大特色在于間接性和迂回性，即先給出解釋理由，而后提出壞消息。間接歸納法能減少壞消息給對方帶來的傷害。一封典型的壞消息英語商務信函一般都有一個“緩沖”，即在信開頭并不直接給出壞消息，而是以一個積極的、至少是中性的事實開始信件；然后提供相應的背景信息，提出原因或給出解釋；在前兩部分的鋪墊下，第三部分才進入主題，提到壞消息；第四步則應表現(xiàn)出對對方的關心，提出一個解決該問題的可行性建議；最后可加上一個禮貌的結(jié)尾，幫助對方更自信，以期今后保持更好的合作關系。在遣詞造句上，這類信函經(jīng)常采用委婉的語句，避免直接表達；選用正式語言和詞匯，表示極大的尊重；多用表示悲觀、道歉的詞語來減小對對方所施的壓力。例如：

4.We sincerely regret the inconvenience that this cancellation has caused you.(撤銷訂單，表示悲觀和道歉的策略。)

5.We sincerely appreciate your interest and wish that we could fill your order.However,as manufacturers,we sell through retail dealers,and not direct.（通知客戶無法供貨；說話委婉、避免的策略。）

6.We are confident that a manufacturer with your reputation for excellent products and service will want to resolve this matter quickly.（投訴信；減小對對方所施加的壓力的策略。）

壞消息信函中的消極禮貌策略起到了 “雪中送炭”的作用，有助于寫信方在不傷害雙方關系的前提下提出批評或轉(zhuǎn)告不利于對方的消息，大大地維護了對方的面子，也為自己贏得一個良好的形象，促進商業(yè)合作順利進行。

其三，勸說性信函的目的在于說服對方認可寫信方的觀點，或者說服對方采取具體行動，此類信函主要是推銷信和催款信。在說服的過程中禮貌起著至關重要的作用，只有禮貌有加的信函才會給對方一個好的印象，使對方有接受勸說的意愿。

在推銷信中，多使用積極的禮貌策略，包括強調(diào)自己和對方的共同之處、提高對方的興趣、注意對方的需要和夸張自己對對方的興趣、贊同、同情等來迎合對方的面子；而在催款信中，多使用消極的禮貌策略來保全對方的面子，包括說話迂回、尊重對方、避免突出個人和減小對對方所施加的壓力等，將對對方面子的威脅程度降到最低。例如：

7.I’m going to let you in on my secret.This secret could make you hundreds of extra dollars per week.(推銷信，提高對方興趣的策略，積極禮貌策略。)

8.We know that you’re working hard to get your business going on the Internet.(推銷信，夸張自己對對方的興趣和同情，積極禮貌策略。)

9.May we hear from you about non-delivery or payment,please?(催款信，迂回表達方式和禮貌用語，消極禮貌策略。)

10.Perhaps you have forgotten to send us your last order payment which was past due now.（催款信，減小對對方所施加的壓力，消極禮貌策略。）

勸說性信函中的積極禮貌策略和消極禮貌策略能起到“潤滑劑”的作用，使對方不會反感寫信人對自己思想和行為的干涉，甚至樂于接受勸說而采取相應的行動，這對開拓新業(yè)務（主要是推銷信）和成功完成原來的業(yè)務（主要是催款信）都有很大裨益。

以上三大類英語商務信函中都體現(xiàn)出了禮貌策略，其中壞消息信函對禮貌要求最迫切，主要使用消極禮貌策略；好消息信函對禮貌要求不高，但也應加以重視，主要使用積極禮貌策略；勸說性信函使具體情況來選擇適合的禮貌策略。

三、結(jié)語

英語商務信函是現(xiàn)代國際貿(mào)易活動的一個重要交際手段，由于英語商務信函直接服務于交易雙方的商務交際行為，禮貌就成了至關重要的原則和要求。通常，傳達不同性質(zhì)信息的英語商務信函所使用的禮貌策略是有區(qū)別的：好消息信函傳達積極的、有利于對方的消息，因而沒有威脅到對方的面子，主要運用積極禮貌策略來迎合對方的面子；壞消息信函傳達消極的、不利于對方的信息，嚴重威脅了對方的面子，主要運用消極禮貌策略來保全對方的面子；勸說性信函在某種意義上干涉到對方的自由，也在一定程度上威脅到了對方的面子（不及壞消息信函嚴重），這類信函中的推銷信多使用積極禮貌策略，而催款信則多使用消極禮貌策略?？偨Y(jié)英語商務信函中禮貌策略的使用規(guī)律，為外貿(mào)工作人員提供了實用簡捷的寫作指南，有利于商務英語專業(yè)的學生提高英語商務信函的寫作水平，有助于從事商務英語寫作教學的教師改善教學效果。

[1]Brown R.Levinson S.Politeness:Some Universals in Language Usage[M].Cambridge:Cambridge University Press,1987.

[2]Leech.G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman, 1983.

[3]何自然.語用學與英語學習[M].上海:上海外語教育出版社, 1998.

[4]楊燕.商務英語信函中的禮貌表現(xiàn)[J].重慶交通大學學報, 2009(6).

[5]袁榮.禮貌原則在外貿(mào)函電寫作中的應用[J].天水師范學院學報,2007(1).

[6]張春柏.新編商務英語寫作[M].北京:高等教育出版社,2006.

H315

A

1673-1999（2010）08-0111-03

侯娟娟 (1977-)，女，陜西韓城人，延安大學（陜西延安716000）外國語學院講師；周正履 (1980-)，男，湖北仙桃人，碩士，西安電子科技大學（陜西西安710071）人文學院講師。

2009-11-15