編目工作定額管理在高職高專院校圖書館中的應(yīng)用 ——以廣東外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書館為例

劉偉俊

（廣東外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 圖書館，廣東 廣州 510640）

圖書編目是圖書館最基礎(chǔ)的工作之一，編目的任務(wù)是對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行整序，向讀者揭示文獻(xiàn)的信息，提供檢索途徑。

目前，高職院校正處于快速發(fā)展時(shí)期，院校的擴(kuò)招、合并已成為辦學(xué)的趨勢(shì)。為了考察高職院校教學(xué)工作，教育部對(duì)全國(guó)高職院校教學(xué)工作進(jìn)行水平評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)中對(duì)圖書館的生均圖書量、生均年進(jìn)書量均有嚴(yán)格的規(guī)定。因此，許多院校加大了對(duì)圖書館購書經(jīng)費(fèi)的投入，使圖書在數(shù)量上達(dá)到一定數(shù)值，以達(dá)到評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)要求。圖書數(shù)量增加的同時(shí)，也使圖書的編目工作量大大增加，這就對(duì)圖書館的編目工作數(shù)量提出了新的要求。目前部分院校圖書館對(duì)圖書編目工作實(shí)行定額管理。定額管理就是用科學(xué)的方法制定個(gè)人或團(tuán)體在一定時(shí)間內(nèi)完成的工作量，并在此基礎(chǔ)上對(duì)工作的數(shù)量和質(zhì)量加以控制，以達(dá)到提高圖書館工作效率的目的。

1.編目工作定額管理實(shí)現(xiàn)的條件

1.1 編目工作流程的規(guī)范性與可控性

首先，編目工作是圖書館工作的重要組成部分，經(jīng)過長(zhǎng)期的發(fā)展、實(shí)踐，各個(gè)圖書館已經(jīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況形成了規(guī)范的編目流程，這是實(shí)行定額管理的前提條件。其次，編目工作有別于流通等其它部門的工作，它不面對(duì)讀者，時(shí)間不受開閉館和讀者活動(dòng)影響，編目流程可控，這是實(shí)行定額管理的必要條件。

1.2 編目工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化與可量化

隨著計(jì)算機(jī)的不斷普及，讀者利用計(jì)算機(jī)檢索查詢文獻(xiàn)資料將更廣泛，這不僅要求編目人員嚴(yán)格地按照《中國(guó)圖書分類法》、《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》，以及《中國(guó)機(jī)讀目錄格式》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編目，并嚴(yán)格按機(jī)讀目錄格式制作書目數(shù)據(jù)，而且要求編目人員根據(jù)本館藏書特色及交叉學(xué)科和新興學(xué)科的特點(diǎn)，制定編目工作細(xì)則，使編目人員有據(jù)可依，使讀者進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí)有規(guī)律可循。這樣，編目工作才能保證質(zhì)量，才能進(jìn)行量化。

2.編目工作定額管理實(shí)施的方法

根據(jù)圖書館編目工作組織管理的內(nèi)容，編目工作的管理方法應(yīng)包括崗位管理、定額管理、質(zhì)量管理這幾種綜合管理方法。

2.1 崗位管理

主要是確定編目工作崗位的內(nèi)容及工作職責(zé)，并建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如我院圖書館制定的《圖書館采編工作細(xì)則》中，根據(jù)我館藏書語言（外語）類、藝術(shù)類等專業(yè)圖書多的特點(diǎn)，對(duì)圖書編目員編目工作的各項(xiàng)流程作了比較細(xì)致的規(guī)定，例如，在工作細(xì)則中關(guān)于分類方面就規(guī)定了：

2.1.1 本館采用《中國(guó)圖書館分類法》（第四版），即《中圖法》來類分書刊資料。

2.1.2 根據(jù)本館的實(shí)際，G、H、I、J、TP等大類是學(xué)院的專業(yè)性圖書，數(shù)量較多，要盡量細(xì)分，特別是I247.5新體長(zhǎng)篇、中篇小說，要用I24類下的專類復(fù)分表進(jìn)行細(xì)分。

2.1.3 一些符號(hào)的使用。國(guó)家區(qū)分號(hào)“（）”本館不使用；時(shí)代區(qū)分號(hào)一般只在K827類號(hào)上使用，而且沿用三版的“.”；組配號(hào)“：”一般只在H31和H319.4類目中使用。

2.1.4 關(guān)于多卷書和叢書的分類。多卷書一般作統(tǒng)一分類，如果多卷書的不同卷次的內(nèi)容分別在不同的大類則可分散歸類；叢書一般采取分散歸類的方法，如果該叢書主題明確、內(nèi)容專一，子書的內(nèi)容之間存在密切聯(lián)系，采用分散歸類將影響它的完整性，則應(yīng)統(tǒng)一分類集中排架。

2.1.5 多重列類問題。多重列類方面的圖書，如果已有規(guī)定的則按本館的規(guī)定分類，例如法律類圖書歸在D9類目下，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)按系統(tǒng)名稱歸入TP311.138，并按該類規(guī)定在類號(hào)后加上該數(shù)據(jù)庫名稱的前兩個(gè)英文字母區(qū)分，如DBase數(shù)據(jù)庫為TP311.138DB。

2.1.6 正在編目的圖書的分類號(hào)與館藏?cái)?shù)據(jù)不相符時(shí)，一般根據(jù)“將錯(cuò)就錯(cuò)”的原則進(jìn)行編目，以便上架和讀者查找，如果館藏?cái)?shù)據(jù)出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤才按新規(guī)則分類，并將館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行修改。

從以上編目工作細(xì)則可以看出，在崗位管理工作中對(duì)工作崗位的內(nèi)容及工作職責(zé)的規(guī)定都很詳細(xì)，這樣有利于明確編目人員的責(zé)任，控制編目工作的質(zhì)量。

2.2 定額管理

編目定額管理就是制定編目人員在單位時(shí)間內(nèi)完成的工作量，以達(dá)到提高編目工作效率的目的。

我院圖書館使用深圳大學(xué)圖書館的SulcmisⅢ系統(tǒng)，數(shù)據(jù)分為兩大部分：有數(shù)據(jù)和無數(shù)據(jù)。對(duì)于有數(shù)據(jù)的，直接修改記錄或復(fù)本處理后移送入庫；對(duì)于無數(shù)據(jù)的則采取套錄數(shù)據(jù)、取編目數(shù)據(jù)新增或直接輸入。由此，在工作量上我館相應(yīng)制定兩種不同的量化指標(biāo)。（1）有編目數(shù)據(jù)的中文圖書：每人每天完成80種的編目工作量。制定依據(jù)是此類圖書只需根據(jù)本館工作細(xì)則中的規(guī)定，注意做好分類主題的分析，對(duì)同一主題的圖書做到分類一致；注意做好圖書查重，使不同版本的同種書集中在一起，而且能使先后進(jìn)館的多卷書、叢書著錄統(tǒng)一，標(biāo)引一致。在此基礎(chǔ)上對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)修改即可；（2）無編目數(shù)據(jù)的圖書：每人每天完成15種的編目工作量。制定依據(jù)是此類書以原版外文圖書為主，由于難以找到可套錄的數(shù)據(jù)，大部分采用直接輸入的方式著錄。其中美術(shù)類書籍，語種除了英語外，還有俄語、法語、德語、西班牙語等小語種。編目資源和工具的不足、語言的障礙給外文小語種圖書的編目工作帶來許多困難。由于對(duì)這些小語種懂得不多，有的甚至一點(diǎn)不懂，只能依靠英語作為中介來勉強(qiáng)進(jìn)行小語種圖書的編目工作。這些都加大了編目工作的難度，也相應(yīng)增加了編目的工時(shí)。

由此可見，編目工作量并非是“一刀切”一成不變的，書目數(shù)據(jù)獲取方式的不同、外部數(shù)據(jù)源的優(yōu)劣、編目文種的差異以及編目人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低等，都是影響編目工作量的因素。應(yīng)以本館的實(shí)際狀況為依據(jù)，制定合理的工作量。

2.3 質(zhì)量管理

編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是保證書目數(shù)據(jù)庫整體質(zhì)量的基礎(chǔ)，同時(shí)也直接影響著圖書館業(yè)務(wù)工作的開展和讀者對(duì)文獻(xiàn)的利用率。

定額管理，所謂“額”即量，是在既定的時(shí)間量中完成一定數(shù)量的符合質(zhì)量要求的書目數(shù)據(jù)。所以說，絕不能孤立地強(qiáng)調(diào)數(shù)量而忽視質(zhì)量，忽視質(zhì)量去談數(shù)量毫無意義。

我院圖書館對(duì)已完成的新書編目數(shù)據(jù)，采取部門主任檢查、編目人員互查與流通部門協(xié)作等方式進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)。對(duì)于能及時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，如價(jià)格、分類號(hào)等的錯(cuò)誤，立即予以改正。對(duì)于一些不易發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，如題名錯(cuò)字、叢書名錯(cuò)字、索書號(hào)不統(tǒng)一等，在流通工作和讀者檢索中被發(fā)現(xiàn)的，由流通部門反饋，并移送回采編部修正。通過這些舉措，力求使編目工作質(zhì)量達(dá)到最佳化。

影響編目質(zhì)量的因素包括：（1）書商提供的數(shù)據(jù)不規(guī)范。目前，許多書商都會(huì)向圖書館提供購書附送數(shù)據(jù)的服務(wù)。在給編目人員工作帶來方便的同時(shí)，數(shù)據(jù)質(zhì)量也存在著諸多問題。數(shù)據(jù)著錄不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響了編目數(shù)據(jù)揭示文獻(xiàn)特征的準(zhǔn)確性；著錄錯(cuò)誤，題名、著者、出版社、主題詞、分類號(hào)、價(jià)格等的著錄錯(cuò)誤，如不被發(fā)現(xiàn)及時(shí)改正的話，就會(huì)大大影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，進(jìn)而使文獻(xiàn)利用率大大降低；（2）編目人員自身因素的影響。人為因素是影響編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的另一重要因素，編目人員的一時(shí)疏忽，導(dǎo)致出現(xiàn)題名、著者、出版社等的錄入錯(cuò)誤；編目人員責(zé)任心不強(qiáng)，一味追求工作進(jìn)度，過于信賴套錄數(shù)據(jù)，不經(jīng)認(rèn)真思考與核查就照搬照用，檢查不出也認(rèn)識(shí)不到其中著錄的錯(cuò)誤；對(duì)本館編目細(xì)則不熟悉，沒有將同一種書及其不同版本、不同卷次，被傳人相同、著者不同的傳記圖書，教材與其配套的習(xí)題、指導(dǎo)書，以年為單位出版的圖書等集中在一起，這些都必將直接牽涉到分類標(biāo)引質(zhì)量，從而影響整個(gè)書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

因此，除了要制定編目細(xì)則為編目工作質(zhì)量監(jiān)督提供依據(jù)外，還要保證定額管理中的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量，僅僅依靠編目人員的自覺性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須建立完善的質(zhì)量監(jiān)督體系。既要界定出編目工作的誤差標(biāo)準(zhǔn)、本館處理某些編目數(shù)據(jù)時(shí)自定義的標(biāo)準(zhǔn)等，并讓編目員盡量達(dá)成共識(shí)，又要及時(shí)解決有爭(zhēng)議的標(biāo)引、著錄等技術(shù)問題，提高工作質(zhì)量及工作人員業(yè)務(wù)水平，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題，加強(qiáng)質(zhì)量控制和質(zhì)量檢查，實(shí)行分編質(zhì)量自檢、互檢的檢查制度。通過自查、互查、抽查等方式，對(duì)編目工作的各道工序成果進(jìn)行審查和校對(duì)，力爭(zhēng)在圖書進(jìn)入流通之前發(fā)現(xiàn)、修改問題數(shù)據(jù)。同時(shí)，對(duì)編目員在編目過程中偶然或不自覺造成的問題數(shù)據(jù)，通過在流通過程的反饋及時(shí)得到處理、解決。在保證編目數(shù)量的前提下，提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.編目定額管理需注意的問題

3.1 制定符合本館特點(diǎn)的工作細(xì)則

高職高專院校的任務(wù)是培養(yǎng)“實(shí)用型”人才，都有自己的辦學(xué)特色和重點(diǎn)學(xué)科，因而其圖書館的藏書內(nèi)容就具有相應(yīng)的專業(yè)特色和學(xué)術(shù)價(jià)值。依據(jù)《中國(guó)圖書分類法》、《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》，以及《中國(guó)機(jī)讀目錄格式》的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本館藏書特色以及交叉學(xué)科和新興學(xué)科的特點(diǎn)，制定符合本館特點(diǎn)的編目工作細(xì)則，就能使編目人員有據(jù)可依，使讀者進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí)有規(guī)律可循。

3.2 制定科學(xué)合理的工作量

編目數(shù)據(jù)各異，不同文種編目的工作不一，編目人員的經(jīng)驗(yàn)、能力及工作效率上的差異，都是影響制訂量化指標(biāo)的重要因素。另外，量化指標(biāo)不能按滿負(fù)荷工作狀態(tài)為指標(biāo)制訂。編目人員不可能滿載工作。首先，編目人員需要保護(hù)眼睛、脊椎，不能長(zhǎng)時(shí)間坐對(duì)電腦，適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng)和休息不僅能使編目人員保持身體健康，也能使編目人員更加高效、高質(zhì)地進(jìn)行工作。其次，知識(shí)更新對(duì)于每個(gè)崗位的人都非常重要，編目人員需要不斷地給自己“充電”，這是勝任本崗位工作的內(nèi)在要求，也是促進(jìn)編目工作不斷地發(fā)展、完善和進(jìn)步的外在要求。

3.3 提高編目人員素質(zhì)

編目人員素質(zhì)不僅指業(yè)務(wù)素質(zhì)，更包括思想素質(zhì)、職業(yè)道德。編目工作不是簡(jiǎn)單的機(jī)械勞動(dòng)，而是一項(xiàng)復(fù)雜的腦力與體力并用、多工序并存的綜合性工作，編目人員必須具備良好的職業(yè)道德和較高的專業(yè)素養(yǎng)，由于出版物數(shù)量劇增，文獻(xiàn)的內(nèi)容形式千差萬別，如果編目員責(zé)任心不強(qiáng)，片面追求定額數(shù)量，不仔細(xì)推敲而草率處理，就會(huì)影響編目的質(zhì)量。所以，編目人員應(yīng)重視知識(shí)更新和補(bǔ)充，全面掌握業(yè)務(wù)知識(shí)。

4.結(jié)語

編目定額管理是適用于現(xiàn)階段我國(guó)圖書館編目部門工作的一種行之有效的科學(xué)管理方法。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)它的優(yōu)越性，在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上科學(xué)合理地制定指標(biāo)，明確書目數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，能夠達(dá)到預(yù)期效果。

［1］王秀芳.從國(guó)家圖書館和CALIS編目規(guī)則差異看編目工作現(xiàn)狀及發(fā)展［J］.圖書館工作與研究，2009，（5）.

［2］張昕宇.定額管理在圖書編目工作中的實(shí)踐與思考［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2008，（8）.

［3］王曉丹.高校圖書館編目定額管理研究［J］.貴圖學(xué)刊，2007，（3）.

［4］孫更新.文獻(xiàn)信息編目.武漢：武漢大學(xué)出版社，2006.