論高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的作用及其管理制度

譚 萍 毛 劍

（1湖南廣播電視大學(xué) 紀(jì)委監(jiān)審部；2湖南網(wǎng)絡(luò)工程職業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，湖南 長(zhǎng)沙 410004）

從根本上說(shuō)，任何一種審計(jì)都是經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，也就是說(shuō)，廣義的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)包括一切審計(jì)。而狹義的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，則是特指我國(guó)在近些年來(lái)出現(xiàn)的旨在明確國(guó)家機(jī)關(guān)和國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任而進(jìn)行的一種審計(jì)活動(dòng)，這也就是通常所說(shuō)的任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)或者離任審計(jì)。近年來(lái)，隨著我國(guó)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益頻繁，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作已逐步成為高校內(nèi)部審計(jì)工作的重點(diǎn)，成為健全高校內(nèi)部管理體制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。而在此過(guò)程中，建立高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案具有十分重要的作用。我們必須提高對(duì)高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案作用與功能的認(rèn)識(shí)，并建立和健全相關(guān)的管理制度。

一、高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的作用

首先，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的作用不同于常規(guī)審計(jì)。

常規(guī)審計(jì)的主要作用是維護(hù)財(cái)經(jīng)法紀(jì)，改善高校的日常經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，其出發(fā)點(diǎn)是被審計(jì)單位和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)秩序。而高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的主要作用則是分清經(jīng)濟(jì)責(zé)任人任職期間在本部門、本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)負(fù)有的責(zé)任，為組織人事部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門考核、使用干部提供參考依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)對(duì)象包括學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各職能部門（財(cái)務(wù)、基本建設(shè)、后勤、教務(wù)、學(xué)生、人事部門）機(jī)關(guān)處室行政負(fù)責(zé)人、二級(jí)部門或單位（分院、系、所、館、部）負(fù)責(zé)人、校辦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人等經(jīng)濟(jì)責(zé)任人和這些部門或單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其反映的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行定期的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，為高校每一位黨政領(lǐng)導(dǎo)干部建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案，不僅能夠全面、客觀地反映領(lǐng)導(dǎo)干部在任職期間所承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和工作實(shí)績(jī)，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握被審計(jì)單位的資金流向和基本情況，而且可以作為領(lǐng)導(dǎo)干部調(diào)任、選拔、調(diào)整、聘任、免職的重要參考依據(jù)，有利于加強(qiáng)對(duì)干部的管理和監(jiān)督，也便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握高校領(lǐng)導(dǎo)干部的執(zhí)政信息，分析其合法性、合理性和效益性，并對(duì)照檢查其內(nèi)控制度和執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律情況，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)動(dòng)態(tài)管理。

其次，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案是解決事后審計(jì)向事前和事中審計(jì)轉(zhuǎn)移的有效方式，有利于緩解高校黨政領(lǐng)導(dǎo)干部因換屆造成的審計(jì)時(shí)段長(zhǎng)、時(shí)間緊、任務(wù)重的矛盾，是提高高校審計(jì)質(zhì)量的有效途徑。

目前，國(guó)內(nèi)高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)大多是在領(lǐng)導(dǎo)干部換屆換崗的時(shí)候進(jìn)行的，往往都是先離任，后審計(jì)。組織部門在考核任用干部時(shí)，難以將任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)評(píng)價(jià)結(jié)果作為干部任用的依據(jù)，造成用人與審計(jì)脫節(jié)。即使以后該干部被查出了問(wèn)題，也往往因?yàn)槿艘呀?jīng)離任而不了了之。這種審計(jì)評(píng)價(jià)結(jié)果使用的滯后現(xiàn)象，削弱了經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的監(jiān)督職能。

此外，由于高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任人任職期一般比較長(zhǎng)，如果進(jìn)行全面審計(jì)，涉及的審計(jì)范圍時(shí)間跨度很長(zhǎng)，審計(jì)工作量很大，且其任職期間的國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策、財(cái)務(wù)管理制度、上級(jí)考核要求及單位內(nèi)部管理機(jī)制也會(huì)發(fā)生一定的變化，客觀上要求對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行可比性調(diào)整分析，這也增加了審計(jì)的難度和工作量。因此，高校在進(jìn)行常規(guī)財(cái)務(wù)收支審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)、效益審計(jì)等審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)將涉及到領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任與個(gè)人廉潔自律的資料存入其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案，以備經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)時(shí)利用，從而減少重復(fù)審計(jì)，節(jié)約審計(jì)資源，也可較好地解決經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)任務(wù)重與審計(jì)力量不足的矛盾。

最后，高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案是高校審計(jì)工作發(fā)展的原始記錄，是研究高校審計(jì)工作的真實(shí)史料。

總結(jié)高校審計(jì)工作的歷史經(jīng)驗(yàn)，探索高校審計(jì)事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，都離不開真實(shí)的檔案史料。因此，建立高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案既可為現(xiàn)實(shí)工作提供信息，又可為后人提供借鑒，從而推動(dòng)高校審計(jì)工作的發(fā)展。

二、高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的管理制度

根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《縣級(jí)以下黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)暫行規(guī)定》（中辦發(fā)〔1999〕20號(hào)）和中央紀(jì)委、中央組織部、國(guó)家監(jiān)察部、人事部、審計(jì)署印發(fā)的《關(guān)于將黨政領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)范圍擴(kuò)大到地廳級(jí)的意見》（審經(jīng)責(zé)發(fā)〔2004〕65號(hào)）精神，國(guó)家教育部先后印發(fā)了 《關(guān)于切實(shí)做好經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作的通知》（教財(cái) 〔2000〕21號(hào)）、《教育部關(guān)于做好領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告交接工作的通知》（教財(cái) 〔2007〕2號(hào)），對(duì)教育系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作提出了明確要求。2007年7月教育部又印發(fā)了 《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)省屬高校領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作的意見》的通知。高校審計(jì)部門和檔案部門應(yīng)按照國(guó)家的相關(guān)法律和規(guī)定，結(jié)合各高校的具體情況，制定適合本單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的管理制度。

首先，建立和健全高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的立卷、歸檔制度，統(tǒng)一立卷歸檔的范圍標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的完整性和安全性。

高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案保存的主要內(nèi)容有：被審計(jì)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)范圍、職責(zé)分工等相關(guān)資料；被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部的基本情況、任職時(shí)間、離任時(shí)間及原因；被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部主持或參與進(jìn)行的高校重大經(jīng)濟(jì)決策的相關(guān)材料及會(huì)議記錄；被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律情況；被審計(jì)單位國(guó)有資產(chǎn)保值增值及資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益變化情況；被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議及黨組會(huì)議的記錄；審計(jì)部門對(duì)被審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況的民主測(cè)評(píng)與調(diào)查情況；審計(jì)組作出的對(duì)被審計(jì)單位或單位領(lǐng)導(dǎo)干部的處理、處罰決定，等等。

各高校還應(yīng)建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)。關(guān)于數(shù)據(jù)的搜集，可以通過(guò)不同的途徑完成：充分利用年度財(cái)政、財(cái)務(wù)收支審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)的結(jié)果；通過(guò)審計(jì)調(diào)查來(lái)搜集；開展任期內(nèi)的定期審計(jì)；借用社會(huì)審計(jì)組織和內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)結(jié)果，等等。

其次，建立和健全高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的移交保管和借閱的相關(guān)制度，嚴(yán)格規(guī)定高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案保管和借閱的程序和方法，防止檔案的毀壞、遺失和泄密。

經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案不僅反映了審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)，而且記錄了被審計(jì)人員執(zhí)行國(guó)家政策、法律、法規(guī)的情況，有的涉及被審計(jì)對(duì)象的部分保密材料，有的還記錄了被審計(jì)人員違反財(cái)經(jīng)政策與犯罪的事實(shí)和證據(jù)。因此，經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案保密性強(qiáng)，必須按照有關(guān)規(guī)定分門別類確定密級(jí)、排序、裝訂成冊(cè)，做好檔案的分類、編目、登記和保管工作，并編制移交目錄，經(jīng)保管人、部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批移交學(xué)校檔案部門保管。

經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案由于保管期限已到需銷毀的，應(yīng)由審計(jì)處編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)校長(zhǎng)審批后，由審計(jì)處、紀(jì)委、檔案管理部門按銷毀清冊(cè)共同清點(diǎn)核實(shí)，進(jìn)行銷毀。

經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以在審計(jì)部門或檔案部門查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。高校內(nèi)部人員查閱有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案管理人員詳細(xì)登記查閱檔案時(shí)間、名稱及歸還時(shí)間，并由查閱人員簽字。外部人員前來(lái)查閱、復(fù)印或借閱的審計(jì)檔案需經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可辦理有關(guān)查閱手續(xù)。

最后，建立和健全高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案負(fù)責(zé)人和審計(jì)檔案員的責(zé)任制度，保證有領(lǐng)導(dǎo)直接分管審計(jì)檔案的管理工作。

由于歷史的原因，許多高校沒(méi)有設(shè)專職的內(nèi)審檔案管理人員，很多重要的審計(jì)工作資料沒(méi)有統(tǒng)一歸檔保存，只是審計(jì)部門留存?？上攵?，隨著時(shí)間的推移和人員的變動(dòng)，勢(shì)必會(huì)造成許多重要的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案資料的散失。有的高校雖有專門的審計(jì)檔案人員，但沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的分類歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，工作隨意性較大，很多應(yīng)該歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)收集起來(lái)。因此，高校應(yīng)制定專門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案員責(zé)任制度，明確檔案員的職責(zé)和權(quán)限，促進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

總而言之，面對(duì)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)新要求，我們應(yīng)進(jìn)一步理清思路，以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，努力探索和把握高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案工作的內(nèi)在規(guī)律和特點(diǎn)，通過(guò)建立和健全高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案制度，不斷促進(jìn)和加強(qiáng)高校管理和監(jiān)督工作。

［1］聞蓮英，寧秋婭.對(duì)高校黨政領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)施經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題［J］.中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2002，（2）.

［2］黃也放，沈國(guó)強(qiáng).教育系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)內(nèi)容與評(píng)價(jià)［M］.上海:上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2002.

［3］陳同廣.淺析高校干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的難點(diǎn)及對(duì)策［J］.揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2004，（4）.

［4］金娜.論建立領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案的意義［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2004，（7）.

［5］程榮.對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的思考［J］.鄖陽(yáng)師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2009，（4）.