西部地區(qū)高校檔案管理工作創(chuàng)新探析

李鴻雁 帥 敏

（吉首大學 張家界校區(qū)，湖南 張家界 427000）

檔案作為一種人類的特殊記憶，反映了人類社會實踐活動方方面面的內(nèi)容。知識經(jīng)濟時代，檔案管理作為一種知識管理，將成為一種知識產(chǎn)業(yè)，而受到越來越強烈的關(guān)注，在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。西部地區(qū)高校檔案管理工作水平如何，直接影響到檔案工作的開展及西部地區(qū)高校自身的發(fā)展與建設(shè)。隨著高科技的迅猛發(fā)展，當今社會已進入一個電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，西部地區(qū)高校檔案事業(yè)作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等工作服務(wù)，充分發(fā)揮學校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此，創(chuàng)新西部地區(qū)高校檔案管理工作勢在必行。

一、西部地區(qū)高校檔案管理工作存在的問題

隨著經(jīng)濟信息、科技人才競爭的日益全球化，國家對教育，尤其是高等教育的投入逐年增加，西部地區(qū)高?，F(xiàn)代化建設(shè)水平也日益提高，檔案管理制度和管理水平也不斷提升。但從整體上看，目前西部地區(qū)高校檔案管理工作在管理機制、管理手段和人員素質(zhì)等方面仍然存在著與西部地區(qū)高校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方。具體而言，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

一般說來，作為一名合格的檔案管理人員應(yīng)該有扎實的專業(yè)知識，熟練的業(yè)務(wù)技能，但是目前西部地區(qū)高校檔案管理人員能達到上述要求的并不多。他們大多未受過專門的檔案管理方面的教育，專業(yè)性和規(guī)范性較差；部分檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)、綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；有一些檔案工作者敬業(yè)精神欠缺，工作責任感不強，對待檔案利用者不主動、不熱情，缺少奉獻精神。

（二）檔案管理人員存在工作脫節(jié)

西部地區(qū)高校的檔案兼職人員是檔案工作者隊伍的重要組成部分，他們主要負責本單位檔案的收集、整理、歸檔和部分檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等工作。西部地區(qū)高校的檔案兼職人員數(shù)量很多，但由于這些人員工作崗位變化很大，對檔案業(yè)務(wù)又不太熟悉，使得這支隊伍只能充其數(shù)量，而不能完成任務(wù)，更不能夠很好地配合專業(yè)人員工作，這大大阻礙了檔案工作整體水平的提高。

（三）檔案管理工作不太規(guī)范

雖然部分西部地區(qū)高校按照《檔案法》的要求加強了對檔案工作的領(lǐng)導和管理，并且建立了檔案館，但是仍然有部分西部地區(qū)高校因地處偏遠、財力有限、信息落后等多種原因，檔案管理工作還沒有完全規(guī)范到位，檔案管理沒納入法制管理、科學管理軌道。檔案大多散落到校內(nèi)各職能單位，學院多家管理，管理制度不健全；由于缺乏及時歸檔意識，導致一些基層單位檔案長期不整理、不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（四）管理方式與時代不相適宜

事實上，目前許多西部地區(qū)高校的檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，反而大大增加了額外手工勞動的投入。這種傳統(tǒng)的手工管理方式，已經(jīng)越來越顯得無能為力，難以適應(yīng)信息化的要求。

西部地區(qū)高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但最主要的原因有兩點：一是認識不到位。部分西部地區(qū)高校對檔案在學校工作中的功能和作用認識不足，沒有充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源；二是檔案建設(shè)投入不足。西部地區(qū)高校在發(fā)展與建設(shè)過程中，需要經(jīng)費投入的地方很多，而對檔案建設(shè)投入相對較少，致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問題得不到及時解決，檔案建設(shè)跟不上學校發(fā)展的步伐。

二、創(chuàng)新西部地區(qū)高校檔案管理工作的基本思路與對策

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。西部地區(qū)高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

（一）大力創(chuàng)新工作思路

要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和西部地區(qū)高校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值取向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

（二）大力創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

使西部地區(qū)高校檔案管理從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變，檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的，西部地區(qū)高校的檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，推動服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，西部地區(qū)高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用，西部地區(qū)高校的檔案資源就像一座寶庫。西部地區(qū)高校檔案工作者要實現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，以服務(wù)方式的主動性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢在經(jīng)濟建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為西部地區(qū)高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

（三）大力創(chuàng)新服務(wù)方式

使西部地區(qū)高校檔案管理由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，新時期西部地區(qū)高校檔案部門應(yīng)立足館藏，面向未來，大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應(yīng)敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領(lǐng)導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心工作，積極參與學校的重大活動，及時了解、掌握學校發(fā)展動態(tài)，經(jīng)常深入教學、科研第一線，熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開展信息服務(wù)工作。同時，在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，加強西部地區(qū)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實現(xiàn)資源共享。

（四）大力創(chuàng)新服務(wù)手段

使西部地區(qū)高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體，隨著計算機和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是二十一世紀檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，把現(xiàn)代科學技術(shù)手段運用到西部地區(qū)高校檔案管理工作中去，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進行處理、存儲，實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時，加強檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息，并且信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。

總之，信息時代環(huán)境下的西部地區(qū)高校檔案管理，只有充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，與時俱進，成為學習與支持服務(wù)體系的一個重要組成部分，才有可能在激烈競爭中生存和發(fā)展。

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