談高校院系資料室的現(xiàn)狀與建設(shè)

賈 瑋

談高校院系資料室的現(xiàn)狀與建設(shè)

賈 瑋

（天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué) 天津 300222）

結(jié)合高校院系資料室的建設(shè)現(xiàn)狀，分析資料室發(fā)展過(guò)程中遇到的制度、人員、信息交流和經(jīng)費(fèi)投入等方面的問(wèn)題，并就如何完善院系資料室建設(shè)進(jìn)行了探討，提出了改變觀念、完善制度體制、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、加大經(jīng)費(fèi)投入及加強(qiáng)專業(yè)特色建設(shè)等多方面改進(jìn)措施。

高校；院系資料室；管理體制；現(xiàn)狀

高校院系資料室是專業(yè)特色突出的小型文獻(xiàn)信息中心，是高校圖書(shū)資料情報(bào)系統(tǒng)的重要組成部分，是師生查閱文獻(xiàn)信息資料、獲取情報(bào)信息、進(jìn)行科學(xué)研究的重要場(chǎng)所，其建設(shè)發(fā)展情況能從側(cè)面反映出一個(gè)院系的教學(xué)、科研、管理水平。高校院系資料室主要收集、整理、研究本專業(yè)的各種文獻(xiàn)信息資料，是師生查閱文獻(xiàn)信息資料、獲取情報(bào)信息、進(jìn)行科學(xué)研究的重要場(chǎng)所。院系資料室服務(wù)在教學(xué)科研一線，是圖書(shū)館的分支和延伸，雖然二者在藏書(shū)規(guī)模、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式等方面各有不同，但它們的服務(wù)目標(biāo)是一致的，二者并行存在、相互依存、相互補(bǔ)充、相互促進(jìn)。保持和促進(jìn)院系圖書(shū)資料室健康有序的發(fā)展，能有效提高高校教學(xué)質(zhì)量和科研水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

高校院系資料室的現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展和教育體制改革的日益深入，高校院系資料室的發(fā)展也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。從當(dāng)前高校的院系資料室建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，一些高校的院系資料室未能把握好自身功能定位，未認(rèn)清自身在院校教學(xué)、科研中扮演的角色，還是沿用過(guò)去的管理手段和傳統(tǒng)的管理模式，早已不適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。目前，高校院系資料室發(fā)展中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

管理體制和制度不合理、不完善 管理體制落后，各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，是目前高校院系資料室普遍存在的現(xiàn)象。在管理體制上，院系資料室一般有雙重領(lǐng)導(dǎo)，行政上歸屬院系，業(yè)務(wù)上歸屬高校圖書(shū)館。雙重管理往往容易形成“兩不管”或“都要管”的局面，極不利于院系資料室的進(jìn)一步發(fā)展。在管理制度上，多數(shù)院系資料室沒(méi)有制定規(guī)章制度或規(guī)章制度不健全，即使制定了統(tǒng)一的規(guī)章制度，由于日常管理的松懈，文獻(xiàn)利用率低，文獻(xiàn)資源大量流失。如有些教師借閱院系資料室文獻(xiàn)資料從不登記，把資料室當(dāng)自家書(shū)櫥，長(zhǎng)期占有，不催不還，只借不還。

具有專業(yè)素質(zhì)的資料員匱乏 據(jù)調(diào)查，目前高校院系資料室資料員多數(shù)為其他崗位人員兼職或引進(jìn)人才的家屬，正規(guī)院校畢業(yè)的圖書(shū)情報(bào)專業(yè)人員或具有專業(yè)素養(yǎng)的資料員極其匱乏，嚴(yán)重影響了院系資料室專業(yè)性質(zhì)的體現(xiàn)和服務(wù)功能的發(fā)揮。一方面，非專業(yè)資料員由于知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、專業(yè)知識(shí)和圖書(shū)館理論知識(shí)缺乏，只能從事簡(jiǎn)單借閱、流通登記和圖書(shū)資料整理等一般性服務(wù)工作，而對(duì)科技查新、參考咨詢、定期服務(wù)等高層次服務(wù)心有余而力不足；另一方面，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不重視，資料員往往身兼數(shù)職，既是資料員，又是辦事員、保管員等，行政教輔事務(wù)繁多，無(wú)暇開(kāi)展正常的圖書(shū)情報(bào)服務(wù)工作。甚至部分資料員忽視資料室工作，讀者來(lái)借閱文獻(xiàn)找不到資料員的情況時(shí)有發(fā)生。例如，我校80%的院系資料室僅有一名資料員，且多數(shù)是院系里教師兼職做資料員，每周都有課程安排，在資料室工作時(shí)間有限，讀者查閱文獻(xiàn)時(shí)要提前預(yù)約，無(wú)法做到隨到隨查。并且由于缺乏專業(yè)圖書(shū)情報(bào)知識(shí)，資料員也只負(fù)責(zé)一些文獻(xiàn)的登記、借還、整理等簡(jiǎn)單工作，代查、參考咨詢、定題跟蹤等服務(wù)基本沒(méi)有開(kāi)展。

信息交流不暢通 目前，高校各院系資料室之間、資料室與圖書(shū)館之間互不往來(lái)、互不開(kāi)放、條塊分割、各自為政，信息交流不暢通。由于缺乏協(xié)調(diào)、溝通，資源難以共享，文獻(xiàn)資源重復(fù)購(gòu)置，建設(shè)上“大而全、小而全”現(xiàn)象普遍存在。同時(shí)院系資料室往往只對(duì)本院系教師提供文獻(xiàn)資料服務(wù)，很少為研究生及本科生服務(wù)，更不對(duì)外院系師生開(kāi)放。另外，由于資料室長(zhǎng)期以來(lái)缺乏有效信息交流，造成藏書(shū)結(jié)構(gòu)不合理，圖書(shū)分類編目缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各院系各自為政，給管理和服務(wù)工作帶來(lái)諸多不便。

服務(wù)手段落后 多數(shù)高校院系資料室管理方法原始，服務(wù)手段落后，大部分還停留在手工操作階段，這種局面很難適應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會(huì)和廣大師生對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息的需求。目前，高校院系資料室僅具有流通、閱覽功能，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)；文獻(xiàn)資料來(lái)源渠道單一，最新的信息資料更新不及時(shí)，情報(bào)功能較弱，文獻(xiàn)資料利用率低；自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)手段匱乏，制約了院系資料室管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。例如，根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，我校的院系資料室沒(méi)有一個(gè)能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理，都還停留在手工登記借還階段，文獻(xiàn)資源自動(dòng)化查詢無(wú)法實(shí)現(xiàn)，讀者查詢文獻(xiàn)時(shí)，還需要資料員逐一查找自編的文獻(xiàn)資源登記本，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

經(jīng)費(fèi)投入不足制約發(fā)展 目前，高校普遍重視圖書(shū)館發(fā)展，對(duì)圖書(shū)館硬件建設(shè)和購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)給予了足夠的重視和投入，卻忽視了院系資料室的發(fā)展和建設(shè)。許多院系資料室占地很小，絕大多數(shù)沒(méi)有專門的藏書(shū)空間。加之院系資料室的經(jīng)費(fèi)來(lái)源大多是由各院系自己解決，一些院系領(lǐng)導(dǎo)不重視，資料室經(jīng)費(fèi)經(jīng)常不足，文獻(xiàn)信息補(bǔ)給困難，文獻(xiàn)數(shù)量少，質(zhì)量不高。近年來(lái)，由于書(shū)價(jià)暴漲，各院系資料室購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)更加緊張，圖書(shū)和期刊資料的購(gòu)買量急劇萎縮，尤其是價(jià)格昂貴的外刊和專業(yè)性期刊，不得不少訂甚至不訂，很難保證專業(yè)文獻(xiàn)資源收集的連續(xù)性、完整性，文獻(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足讀者需要。

完善高校院系資料室建設(shè)應(yīng)采取的措施

轉(zhuǎn)變思想觀念 一方面，要通過(guò)自身努力轉(zhuǎn)變?cè)盒ｎI(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系資料室的傳統(tǒng)觀念，引起院校領(lǐng)導(dǎo)的重視，使之認(rèn)識(shí)到院系資料室在教學(xué)、科研中發(fā)揮的特定作用和扮演的重要角色。另一方面，院系資料室要改變?cè)械墓ぷ饔^念，不能僅滿足于簡(jiǎn)單借還、資料收集整理等工作，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，找準(zhǔn)自身定位，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變單一低層次借閱服務(wù)為多層次知識(shí)信息服務(wù)，多途徑、多方式地提供定題服務(wù)、咨詢服務(wù)等高層次服務(wù)，充分發(fā)揮院系資料室的專業(yè)特色功能。

健全規(guī)章制度，完善管理體制 首先，要建立健全院系資料室的規(guī)章制度，包括借閱流通制度、損失賠償制度等，實(shí)現(xiàn)有章可循。要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行圖書(shū)資料管理，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。其次，規(guī)范院系資料室業(yè)務(wù)工作，對(duì)資料室文獻(xiàn)資料采購(gòu)、加工、入藏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程。再次，完善院系資料室管理體制，理順上下級(jí)關(guān)系，業(yè)務(wù)上接受高校圖書(shū)館的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)加強(qiáng)與其他院系資料室之間的聯(lián)系與合作，各資料室應(yīng)與圖書(shū)館共同努力，完成校內(nèi)文獻(xiàn)信息資源體系的建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

加強(qiáng)資料員隊(duì)伍建設(shè) 院系資料室工作既細(xì)致又繁雜，資料員既要具備一定的專業(yè)和業(yè)務(wù)知識(shí)，又要有良好的職業(yè)道德和工作素養(yǎng)。各院系在引進(jìn)資料員時(shí)，要著眼于新時(shí)期院系資料室的發(fā)展趨勢(shì)，盡量引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。同時(shí)重視對(duì)現(xiàn)有資料員的在職進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷提高資料員理論知識(shí)水平和專業(yè)業(yè)務(wù)技能，以便更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù)。另外，各院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視資料員的工作，充分肯定他們的勞動(dòng)價(jià)值，制定合理獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)資料員的工作積極性和責(zé)任心。

加大經(jīng)費(fèi)投入 院系資料室作為學(xué)校圖書(shū)館的補(bǔ)充，有其專業(yè)特色，統(tǒng)籌發(fā)展是實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館與院系資料室優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的需要。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到院系資料室建設(shè)的重要性，多方面考慮資料室建設(shè)，逐步增加資料室硬件建設(shè)投入，適當(dāng)加大資料室文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)的投入，保證資料室的藏書(shū)量，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源利用率的最大化。同時(shí)，各院系資料室應(yīng)拓展思路，利用自身豐富的資源條件，適當(dāng)開(kāi)展部分微利的有償服務(wù)，擴(kuò)寬經(jīng)費(fèi)來(lái)源，促成“以資源養(yǎng)資源”的良性循環(huán)機(jī)制。

強(qiáng)化資料室專業(yè)特色建設(shè) 院系資料室之所以獨(dú)立于學(xué)校圖書(shū)館而存在，關(guān)鍵因素在于其專業(yè)特色。院系資料室要走小、精、專路線，藏書(shū)建設(shè)應(yīng)時(shí)刻關(guān)注本專業(yè)發(fā)展前沿，著力突出專業(yè)特色。首先，文獻(xiàn)采集必須緊貼本院系教學(xué)科研需要和專業(yè)設(shè)置的具體情況，分清輕重，把握重點(diǎn)，利用有限經(jīng)費(fèi)購(gòu)置專業(yè)教學(xué)科研最需要的資源。其次，重視本院系原生文獻(xiàn)的收集、整理、加工，通過(guò)內(nèi)部收集獲取更多本院系的重點(diǎn)專業(yè)和新開(kāi)設(shè)專業(yè)的特色文獻(xiàn)，如教材、教學(xué)大綱、教案、期刊學(xué)術(shù)論文、畢業(yè)生論文等文獻(xiàn)資源，形成院系原生文獻(xiàn)體系。再次，加強(qiáng)與本院系師生交流，了解本學(xué)科專業(yè)發(fā)展方向和趨勢(shì)，及時(shí)把握讀者最新的專業(yè)信息需求?？傊?，院系資料室的發(fā)展方向應(yīng)逐步由一元化向多元化轉(zhuǎn)變，摒棄“小而全”，突出專業(yè)特色建設(shè)。

院系資料室建設(shè)是院系建設(shè)的重要組成部分，資料室建設(shè)的好壞對(duì)院系教學(xué)科研工作有很大影響。尤其伴隨著高等教育的大發(fā)展和教育轉(zhuǎn)型的迫切需求，院系資料室的建設(shè)發(fā)展面臨著新情況、新問(wèn)題。我們要抓住院系資料室建設(shè)重點(diǎn)，明確資料室建設(shè)的方向，在教學(xué)實(shí)踐中不斷摸索、總結(jié)，使院系資料室在促進(jìn)學(xué)校教學(xué)與科研事業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用，促進(jìn)高校教學(xué)、科研水平進(jìn)一步提高。

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G718

A

1672-5727（2010）08-0119-02

賈瑋（1973—），女，天津市人，天津職業(yè)技術(shù)師范大學(xué)教務(wù)處助理館員，研究方向?yàn)閳D書(shū)資料與教學(xué)檔案管理。

蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教育科研項(xiàng)目《高職畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）團(tuán)隊(duì)模式的研究與實(shí)踐》（項(xiàng)目編號(hào)：JY0904）