借助信息化促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)①

石家莊經(jīng)濟(jì)學(xué)院 楊武岐

河北冀星高速公路有限公司 李嵐

1 管理信息化與內(nèi)部控制之間的關(guān)系

1.1 管理信息化與內(nèi)部控制目標(biāo)不同，但相互依存

一般來說，內(nèi)部控制的具體內(nèi)容由相互聯(lián)系的五要素構(gòu)成，即控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控。從內(nèi)部控制的各個(gè)要素來看，離開了高效的企業(yè)內(nèi)外部信息提供和溝通體系，內(nèi)部控制體系無法有效運(yùn)作，管理信息化的基本目的之一就是建設(shè)一個(gè)高效的企業(yè)內(nèi)外部信息提供體系。

企業(yè)管理信息化通常是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競爭力的過程。實(shí)際上管理信息化是通過實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效控制，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力。如何控制信息的產(chǎn)生和使用效率、效果是管理信息化要解決的問題。

在現(xiàn)代企業(yè)中，內(nèi)部控制的效率和效果更多地依賴于信息化的效率和效果，管理信息化也需要相應(yīng)的內(nèi)部控制來實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效利用。企業(yè)管理猶如一輛行駛的汽車，管理信息化是加速器，而內(nèi)部控制是方向盤和制動(dòng)器，只有協(xié)調(diào)配合，才能順利到達(dá)目的地。

1.2 管理信息化對內(nèi)部控制的影響

管理信息化的過程對內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有促進(jìn)作用，同時(shí)也對內(nèi)部控制提出新的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)管理信息化增強(qiáng)了內(nèi)部控制的實(shí)時(shí)監(jiān)控能力。管理信息化提高了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化程度，可以實(shí)時(shí)檢查、控制財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，為預(yù)防、檢查和糾正財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息的錯(cuò)誤和舞弊提供了便利。比如，為了快速、有效、及時(shí)地觀察了解庫存情況，企業(yè)可以通過共享的數(shù)據(jù)庫隨時(shí)調(diào)用庫存數(shù)據(jù)、處理諸如發(fā)貨單、退貨單系統(tǒng)等相關(guān)信息。同樣，在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入時(shí)，信息系統(tǒng)也可通過檢查程序判斷操作人員的權(quán)限以及輸入數(shù)據(jù)的正確性、完整性和合法性。當(dāng)數(shù)據(jù)輸入不符合給定范圍時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示或拒絕數(shù)據(jù)輸入，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，從而保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

(2)管理信息化促進(jìn)了內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)管理信息化集成和控制了企業(yè)管理活動(dòng)中的絕大部分信息，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部管理信息的共享和有效利用，及時(shí)綜合反映企業(yè)的經(jīng)營管理情況。通過事先設(shè)置的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，管理信息系統(tǒng)可以提供各種原始的和加工后的信息，并對業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，提出預(yù)警信息，使企業(yè)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時(shí)控制成為可能。管理信息化旨在利用信息技術(shù)促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，其發(fā)展也為內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持和信息基礎(chǔ)。

(3)管理信息化對內(nèi)部控制提出了新的要求。在企業(yè)的信息化管理環(huán)境中，信息技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)生了新的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)在：隨著管理信息化程度不斷加深，為了保證信息傳遞和決策應(yīng)用的需要，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)將趨向扁平化。在這種新型的扁平式組織結(jié)構(gòu)中，無論信息處于何處，企業(yè)內(nèi)外部人員都能比較容易地取得信息，但信息被誤用或惡意利用風(fēng)險(xiǎn)的也將加大；在信息化管理環(huán)境中，由于數(shù)據(jù)處理過于集中，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以被不留痕跡的篡改，數(shù)據(jù)處理過程無法觀測等問題，使得計(jì)算機(jī)犯罪具有很大隱蔽性和危害性；如果信息系統(tǒng)失靈，重要信息被竊取，都將給企業(yè)帶來損失。這就要求企業(yè)應(yīng)適應(yīng)信息化帶來的組織結(jié)構(gòu)變化，明確各部門的職責(zé)，加強(qiáng)信息使用授權(quán)控制，建立有效的信息安全保護(hù)措施，采用適應(yīng)信息技術(shù)環(huán)境的管理手段和技術(shù)方法，實(shí)現(xiàn)對信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，以降低信息化所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2 借助信息化促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)

通過上面的分析，可以看到管理信息化或信息技術(shù)應(yīng)用對增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果，保障內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有積極的作用。企業(yè)在建立內(nèi)部控制體系時(shí)，應(yīng)注重利用信息化在信息與溝通層面的優(yōu)勢，建立基于信息化管理環(huán)境的內(nèi)部控制體系。在實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

2.1 管理信息化建設(shè)與內(nèi)部控制體系建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)實(shí)施

在企業(yè)管理現(xiàn)實(shí)中，許多企業(yè)的管理信息化與內(nèi)部控制體系建設(shè)被人為分割，往往被作為兩個(gè)項(xiàng)目分頭實(shí)施。主要原因包括以下三個(gè)方面：

2.1.1 受成本負(fù)擔(dān)能力的制約

管理信息化建設(shè)與內(nèi)部控制的發(fā)展同時(shí)受成本效益原則的影響。管理信息化的計(jì)劃和實(shí)施需要先進(jìn)的技術(shù)和強(qiáng)大的資金支持，在資金緊張的情況下，企業(yè)很難全面、系統(tǒng)實(shí)施信息化。同時(shí)，內(nèi)部控制也應(yīng)依據(jù)控制環(huán)境的變化而不斷地變化發(fā)展，不可能是一個(gè)固定不變的模式。對許多企業(yè)而言，能否負(fù)擔(dān)不斷的信息化和內(nèi)部控制建設(shè)投入是一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。依據(jù)信息系統(tǒng)進(jìn)化的諾蘭階段模型，在信息化的初期，控制往往薄弱，只有當(dāng)信息化發(fā)展到一定階段，控制才真正被重視。

2.1.2 對信息技術(shù)應(yīng)用的控制環(huán)境變化認(rèn)識(shí)不夠

多數(shù)企業(yè)在實(shí)施管理信息化時(shí)，往往停留在利用信息技術(shù)提高效率和準(zhǔn)確性的層面，更多地關(guān)注軟件的使用，認(rèn)為只要購買了管理軟件，企業(yè)只需簡單設(shè)置并運(yùn)行即可，沒有必要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，或者僅僅只是照搬照抄了其他企業(yè)的內(nèi)部控制制度。沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)改變了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，信息已成為企業(yè)最重要的資源，管理信息化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)不可或缺的要素，從而也未能從戰(zhàn)略層面規(guī)劃與管理信息化環(huán)境相配合的內(nèi)部控制體系。

2.1.3 內(nèi)控部門與信息化應(yīng)用部門之間缺乏協(xié)調(diào)

管理信息化和內(nèi)部控制體系的規(guī)劃屬于不同的職能部門，管理信息化由企業(yè)的信息技術(shù)部門或業(yè)務(wù)部門發(fā)起和建設(shè)，內(nèi)部控制體系則由企業(yè)的內(nèi)控部門進(jìn)行設(shè)計(jì)，如果不能事先整體規(guī)劃和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)造成管理信息化和內(nèi)部控制不能協(xié)調(diào)或同步建設(shè)。很多時(shí)候在信息化的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)變得很突出的時(shí)候，內(nèi)控部門才能跟進(jìn)，但由于對信息技術(shù)了解不夠，往往不能設(shè)計(jì)出真正有效的控制制度。

2.2 選擇或開發(fā)控制功能強(qiáng)的管理軟件

管理軟件是管理信息化的核心構(gòu)件，管理軟件本身所設(shè)計(jì)的相關(guān)控制功能應(yīng)能滿足企業(yè)內(nèi)部控制的要求。國內(nèi)國際上一些大的管理軟件供應(yīng)商在其軟件產(chǎn)品的設(shè)計(jì)上均充分考慮了企業(yè)內(nèi)部控制的需要，在企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)流程及各個(gè)控制點(diǎn)中均體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制的要求。企業(yè)在自行組織開發(fā)管理軟件時(shí)，也需在開發(fā)過程中借鑒現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的慣例和流程，使軟件系統(tǒng)能充分反映出明晰有效的內(nèi)部控制流程及控制點(diǎn)，確保軟件在使用中滿足內(nèi)部控制的要求。

2.3 整合信息資源，避免“信息孤島”效應(yīng)

在管理信息化的初期，許多企業(yè)建立了許多部門級的管理信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都是由各職能部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)需求建立的，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，雖然每個(gè)系統(tǒng)都可以單獨(dú)發(fā)揮作用，但對于整個(gè)企業(yè)來說，就形如一個(gè)個(gè)“信息孤島”，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)協(xié)同和信息協(xié)同無法實(shí)現(xiàn)，增加了信息轉(zhuǎn)換成本，也為內(nèi)部控制增加了障礙。因此，企業(yè)在信息化建設(shè)中應(yīng)注重整體規(guī)劃和信息資源的整合，這樣既有利于發(fā)揮管理信息化建設(shè)的戰(zhàn)略性作用，也為內(nèi)部控制體系的建設(shè)和優(yōu)化提供統(tǒng)一的環(huán)境，有利于降低內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)與實(shí)施成本。

2.4 實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程重組是更新和優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，建立適應(yīng)信息技術(shù)環(huán)境的高效業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)活動(dòng)效率，降低管理成本的過程，也是企業(yè)管理信息化建設(shè)中必須完成的工作。同時(shí)，業(yè)務(wù)流程重組也是業(yè)務(wù)控制體系的構(gòu)建過程。企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也應(yīng)建立對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制流程，保證業(yè)務(wù)處理的規(guī)范和正確，從而降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 企業(yè)應(yīng)注重對內(nèi)部控制系統(tǒng)的評估。

信息技術(shù)的引入使得內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)，管理信息系統(tǒng)能自動(dòng)完成部分監(jiān)控職能，甚至實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，有助于提高內(nèi)部控制效率、增強(qiáng)內(nèi)部控制效果。但一般來講，信息化程度越高，采用的程序化控制也就越多；采用的程序化控制越多，控制技術(shù)的復(fù)雜性也越大，也就加大了管理信息系統(tǒng)本身的控制風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)定期或不定期地對內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)和控制信息系統(tǒng)本身存在的風(fēng)險(xiǎn)，并注意對信息系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施和維護(hù)過程的監(jiān)督控制。

健全有效的內(nèi)部控制體系為管理信息化的順利實(shí)施提供了支持與保障，對于信息質(zhì)量的保障以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著重要的作用，借助信息化促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)也具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義?，F(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用和發(fā)展，決定了管理信息化與內(nèi)控制度的協(xié)調(diào)必然是持續(xù)進(jìn)行的過程。

[1]楊雄勝.正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對內(nèi)部控制的深刻影響[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)理財(cái)版,2007,(9).

[2]蔣占華.財(cái)務(wù)管理信息化在內(nèi)部控制建設(shè)中的應(yīng)用[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)理財(cái)版.2007,(6).

[3]章鐵生.信息技術(shù)條件下的內(nèi)部控制規(guī)范：國際實(shí)踐與啟示[J].會(huì)計(jì)研究,2007,(7).

[4]湯宇東.會(huì)計(jì)信息化對內(nèi)部控制的要求[J].黑龍江對外經(jīng)貿(mào),2006,(9).

[5]郭慶,胡娟.企業(yè)信息化與內(nèi)部控制關(guān)系研究[J].廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào).2007(3).

[6]許永斌,俞淑仙.企業(yè)信息化對企業(yè)內(nèi)控的影響及對策研究[J].經(jīng)濟(jì)師,2007(7).