高校檔案信息化建設(shè)與管理探索

徐凱歌

（南陽師范學(xué)院 美術(shù)與藝術(shù)設(shè)計學(xué)院，河南 南陽 473061）

高校檔案信息化建設(shè)與管理探索

徐凱歌

（南陽師范學(xué)院 美術(shù)與藝術(shù)設(shè)計學(xué)院，河南 南陽 473061）

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分,檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，內(nèi)容主要有加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理；加強檔案信息化建設(shè)的財政支持，加大軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入；建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系，加強電子檔案的安全管理保護；建立檔案信息網(wǎng)站，加強高校檔案管理的利用；加強組織管理，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型院校檔案管理人才等。

檔案管理；信息化；高校

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分,是高校建設(shè)和發(fā)展中不可缺少的一項長期性、重要性、基礎(chǔ)性工作。技術(shù)的發(fā)展大大加快了現(xiàn)代社會的信息化發(fā)展,信息化已成為全球經(jīng)濟社會發(fā)展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高校檔案工作中，引起了檔案工作的深層次變革：檔案管理模式已由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理；校園信息化建設(shè)產(chǎn)生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題不僅為檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理帶來了許多新的特點和課題，檔案工作面臨著前所未有的變革。隨著我國高等教育事業(yè)的普及與迅猛發(fā)展,高校辦學(xué)規(guī)模越來越大,辦學(xué)條件日趨改善,對外交流程度也越來越高,因而產(chǎn)生的檔案與日俱增。在這種形勢下,如何有效地管理與利用電子文檔，以數(shù)字化形式存儲與利用，實現(xiàn)教育資源共享，為高校教育事業(yè)服務(wù)，已成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的需要。所謂檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和管理軟件對檔案信息資源進行整理、保存，并提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。

檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必由之路。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實施，檔案管理軟件可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、利用進行全程控制，實現(xiàn)了檔案管理模式的優(yōu)化。

檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息資源共享的根本條件。檔案信息化建設(shè)就是借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)對檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，達到合理配置、科學(xué)管理的目的，為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件，是高校檔案走出封閉、走向社會的有效途徑。

二、高校檔案信息化應(yīng)采取的策略

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，它包括：加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理；加強檔案信息化建設(shè)的財政支持，加大軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入；建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系，加強電子檔案的安全管理保護；建立檔案信息網(wǎng)站，加強高校檔案管理的利用；加強組織管理，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型院校檔案管理人才等。

1.加強收集和編研工作，實行文檔一體化管理

檔案收集和編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)，院（系）檔案是學(xué)校檔案的主要來源和基本單元，所以院（系）檔案應(yīng)多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，使檔案信息資源的開發(fā)連續(xù)不斷、系統(tǒng)完整、真實可靠，形成以收集整理為基礎(chǔ)、開發(fā)利用為重點、現(xiàn)代化管理為目標(biāo)的多層次、全方位服務(wù)的新格局，提高檔案管理的水平。

盡管檔案一體化管理的思路已提出多年，但由于管理體制和現(xiàn)代化辦公程度不高，在實際工作中仍然存在著文書部門與檔案部門各自為政的局面，造成人力、物力、財力上不必要的浪費。所以應(yīng)加快實現(xiàn)文檔一體化管理，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將各種文件直接轉(zhuǎn)換，進入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入，保證檔案信息的完整性。

2.加強檔案信息化建設(shè)的財政支持，加大軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入

高校檔案信息化建設(shè)的成功開展，一個必不可少的先決條件是領(lǐng)導(dǎo)部門一定要重視高校檔案信息化建設(shè)。同時，相關(guān)部門還要加強對檔案信息化建設(shè)的財政支持，這也是關(guān)鍵。只有重視而沒有實際的財力援助，高校檔案信息化建設(shè)也只能是紙上談兵，不能付諸實踐。所以，相關(guān)部門應(yīng)加大財力投入，開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料應(yīng)采用通用格式的光盤存儲。要及時修補影響管理軟件安全的漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。高?？梢越Y(jié)合自己的經(jīng)濟能力，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照“填平補齊、適當(dāng)超前、適當(dāng)延伸”的原則購置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲設(shè)備等。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注意避光、防塵、防變形，遠離磁場和有害氣體，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定。

3.建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系，加強電子檔案的安全管理保護

電子文件對計算機等設(shè)備軟、硬件環(huán)境的依賴性決定了其管理收集、歸檔、利用的技術(shù)性，其形成的整個過程由一系列嚴密的電子文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐。所以建立一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲及交換格式標(biāo)準(zhǔn)，才能保證高校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進行。

電子檔案的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。應(yīng)采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。在技術(shù)安全管理方面，要做到內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術(shù)，對單位的檔案資源，采用身份認證技術(shù)防止非法訪問，在某一個結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙阻止對本機信息資源的非法訪問。

4.建立檔案信息網(wǎng)站，加強高校檔案管理的利用

高校檔案的收集、保管，其最終目的就是為了迅速獲取信息并加以利用。檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務(wù)，同時開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進行定向、定期的交互式信息咨詢，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多可深加工的信息產(chǎn)品，拓展檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在服務(wù)中求效益，做好檔案的提供利用，使檔案文件資料產(chǎn)生出一定的社會和經(jīng)濟效益，促進高校檔案工作向有益的方向發(fā)展。高校檔案部門還可以通過互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和檔案館網(wǎng)頁等渠道，實現(xiàn)檔案管理自動化信息的及時更新和信息資源共享，提高信息的利用率，使校領(lǐng)導(dǎo)及院、系、處領(lǐng)導(dǎo)隨時能查閱和掌握高校工作情況，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息檢索和查詢，提高服務(wù)效率。

5.加強組織管理，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型院校檔案管理人才

建立電子檔案管理隊伍是網(wǎng)絡(luò)的組織保證。由分管檔案工作的校院領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建校、院辦公室分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)班子，各部門分管電子檔案工作的負責(zé)人參與，配各專門的電子文件管理人員（信息員），共同組建一支電子檔案管理隊伍。

高校檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。電子文件歸檔，電子檔案保存及開發(fā)利用，都要靠管理人員。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業(yè)務(wù)水平、廣博的知識并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。檔案館的網(wǎng)絡(luò)化、自動化建設(shè)是建立在計算機科學(xué)與檔案學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)之上的。知識經(jīng)濟時代，檔案館工作人員是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產(chǎn)品的設(shè)計者、生產(chǎn)者和操作者。所以，檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)也要有相應(yīng)的變化，他們不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計算機應(yīng)用軟件開發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動化及計算機輔助設(shè)計技術(shù)等方面的專業(yè)人員，還要熟練地掌握外語。這給從事高校檔案工作的人員提出了更高的要求，要求檔案工作人員加強政治理論和檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。必須具備檔案現(xiàn)代信息加工處理技術(shù)的能力，能系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代化管理知識和檔案專業(yè)知識，通過長期的學(xué)習(xí)和知識更新，不斷地改進工作方法，促進自身整體素質(zhì)的提高，培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員。

總之，高校檔案信息化是一個復(fù)雜的過程，我們不能夠簡單地詮釋高校檔案信息化，檔案部門應(yīng)運用科學(xué)發(fā)展的觀念，從多方面入手促進信息化建設(shè)，我們要在實際的檔案信息化建設(shè)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，解決問題。創(chuàng)新開展高校檔案信息化建設(shè)，把高校檔案從單一的檔案實體保管建設(shè)成一個開放的信息資源中心。

[1]葛鳳云.試論高校檔案管理工作[J].天津農(nóng)學(xué)院學(xué)報,2000（4）.

[2]秦捷英.試論高校檔案管理工作[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報,2010（2）.

[3]葛鳳云.談高校檔案管理人員應(yīng)有的素質(zhì)[J].天津農(nóng)學(xué)院學(xué)報,2000（4）.

（編輯：隗爽）

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1673-8454（2010）19-0023-02