黨校教學(xué)科研檔案管理之我見

仝 麗

(中共鄭州市委黨校圖書信息中心，河南鄭州450042)

黨校教學(xué)科研檔案管理之我見

仝 麗

(中共鄭州市委黨校圖書信息中心，河南鄭州450042)

黨校是培養(yǎng)教育廣大黨員、干部并對其進(jìn)行政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)的主要陣地，教學(xué)科研檔案管理工作是黨校的一項重要工作。教學(xué)科研檔案管理工作集教學(xué)、科研、管理于一體，是搞好黨校教研工作不可缺少的一個組成部分。

教學(xué)科研檔案;科學(xué)安排;檔案管理

黨校是培養(yǎng)教育廣大黨員、干部并對其進(jìn)行政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)的主要陣地，教學(xué)與科研工作是黨校的中心工作，而一切教輔部門都是為這一中心工作搞好服務(wù)的。黨校的教學(xué)科研檔案管理是黨校工作的重要組成部分。黨校教學(xué)科研檔案集教學(xué)、科研、管理于一體，是黨校緊跟時代步伐，進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化建設(shè)不可缺少的豐富信息資源。因此，對于黨校教學(xué)科研檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用，也成為目前黨校工作中的一個重要課題。

一、教學(xué)科研檔案的性質(zhì)和作用

黨校教學(xué)科研檔案是對黨校整體教研人員教學(xué)、科研職能活動的真實(shí)記錄，也是對黨校的教學(xué)水平、科研成果的歷史記載。教學(xué)科研檔案對制定教學(xué)計劃、分析教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、提高教學(xué)質(zhì)量與提高教研人員的科研理論水平、堅持科研發(fā)展方向的持續(xù)性、提高科研層次等都是必不可少的真實(shí)依據(jù)。

教學(xué)科研檔案有兩個層次。第一層次是教學(xué)檔案，它是教師在教學(xué)活動中形成的，它涵蓋教師講授、學(xué)員學(xué)習(xí)(包括學(xué)員結(jié)業(yè)的論文與答辯記錄等)、教學(xué)管理三個主要環(huán)節(jié)。因?yàn)榻處煹慕虒W(xué)檔案是整個教與學(xué)歷史的真實(shí)記錄，是文字材料、圖表、聲像、計算機(jī)軟件等不同載體的材料的總和，是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié)，是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的一個重要標(biāo)志，是促進(jìn)黨校交流、提供信息資源的保障，是查證、研究和處理日常問題的真實(shí)記載。第二層次是教研人員的科研檔案，它包括教研人員在科研活動中對某個領(lǐng)域與研究方向的研究成果與持續(xù)的研究成果的層次和發(fā)展方向，以及所獲得的獎項，真實(shí)地記載教研人員的科研活動與理論水平。從科研成果可以看出教研人員的理論研究水平，也是對黨?？蒲兴降恼鎸?shí)反映。因此，科研檔案與教學(xué)檔案一樣，同等重要，必須予以足夠的重視與科學(xué)管理。

二、教學(xué)科研檔案的科學(xué)管理

黨校教研人員的教學(xué)科研檔案是教研人員的教與學(xué)、科研活動的真實(shí)記錄與反映。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，教學(xué)科研檔案必須“三納入”，即納入教學(xué)計劃;納入教學(xué)管理制度;納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核教學(xué)與科研質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。“四同步”，即下達(dá)教學(xué)科研任務(wù)與提出教學(xué)科研文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)科研工作與檢查教學(xué)科研文件材料形成積累情況同步;評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量科研水平、教材、學(xué)員畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步;學(xué)員學(xué)習(xí)情況、教研人員考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。根據(jù)這項原則，凡是反映黨校主要職能活動和歷史面貌的，對黨校對國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的都應(yīng)該歸檔，列為永久保管檔案。當(dāng)然，教學(xué)科研檔案工作應(yīng)嚴(yán)格按照基本原則，集中統(tǒng)一管理、科學(xué)分類，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，最大限度地開發(fā)和利用，有力地配合其他各項工作的順利完成?？茖W(xué)管理教學(xué)科研檔案具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

1．要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案的集中統(tǒng)一管理，是檔案管理的一項基本原則。只有實(shí)行了統(tǒng)一管理，才不會有分散、封閉、零碎的局面，才能遵循其自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系與個人教學(xué)、科研檔案的完整性。因此，必須制定統(tǒng)一的管理制度;設(shè)立專職人員，統(tǒng)一管理;建立崗位責(zé)任制，加強(qiáng)對教學(xué)、科研檔案的領(lǐng)導(dǎo)制度。

2．為教學(xué)科研檔案立卷。根據(jù)教學(xué)、科研文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的原則進(jìn)行立卷，實(shí)行分部門、學(xué)科、職稱，按個人立卷建檔。原則上若是一個教研室，相同內(nèi)容的文件材料、科研成果歸入教研室檔案，數(shù)量多時可分別組成若干卷，以保持文件的完整性。也可以根據(jù)文件的內(nèi)容分別組成薄卷。同時還要定期檢查文件材料的齊全、完整程度，完成立卷，填寫卷內(nèi)目錄，對卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批復(fù)在前、請示在后的要求排列，并將案卷的封皮、目錄等填寫齊全，統(tǒng)一存檔，保證將本年度的教學(xué)科研文件材料及時立卷、歸檔。

3．教學(xué)科研檔案要按專業(yè)體系分類。根據(jù)教學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，實(shí)行按專業(yè)體系分類，按層次組卷的科學(xué)的管理方法。對每屆教學(xué)科研檔案之間進(jìn)行對比分析，就能對教研人員進(jìn)行鑒別質(zhì)量的優(yōu)劣，方便找出它們之間的差距，促進(jìn)教學(xué)科研改革。因此，按專業(yè)體系分類、組卷，對全面、系統(tǒng)地反映該專業(yè)的發(fā)展變化有極大的幫助。除此之外，教學(xué)科研檔案按層次、分專業(yè)進(jìn)行整理，能保持學(xué)科的系統(tǒng)性、專業(yè)性和教學(xué)科研水平發(fā)展的連續(xù)性。

三、教學(xué)科研檔案的開發(fā)利用

黨校教學(xué)、科研檔案是一種靜態(tài)的信息儲存形式，如果不被人們開發(fā)利用，就是一堆廢紙，沒有存在的價值。科學(xué)地開發(fā)利用教學(xué)科研檔案，對促進(jìn)黨校的教學(xué)、科研這一中心工作，有著極大的促進(jìn)作用。

1．加強(qiáng)教學(xué)科研檔案開發(fā)和利用工作的宣傳。一是要大力宣傳《中華人民共和國檔案法》和《黨校檔案管理辦法》，增強(qiáng)檔案工作者和廣大教研人員、工作人員的立案意識，使檔案工作人員懂得除了收藏、整理、鑒定、保管檔案外，還要懂得管理這些檔案的目的是利用檔案，而利用檔案還需要充分地科學(xué)開發(fā)這些檔案資源，使這些沒有生命的檔案充滿活力，并為教學(xué)科研提供參考價值。二是檔案工作人員要明確檔案開發(fā)和利用工作的服務(wù)方向，要認(rèn)識到這項工作是為黨校教學(xué)科研服務(wù)的，也是檢驗(yàn)檔案管理人員工作水平的基本依據(jù)。

2．檔案工作人員要認(rèn)真做好教學(xué)、科研檔案的收集工作，實(shí)行科學(xué)的管理?？茖W(xué)的管理是開發(fā)教學(xué)、科研檔案信息資源，搞好教學(xué)科研檔案工作的重要基礎(chǔ)。開發(fā)利用教學(xué)科研檔案信息資源，首要的是要有教學(xué)科研檔案的信息儲存量，要按學(xué)科，分門別類，保持檔案資料的完整。系統(tǒng)、科學(xué)的管理能為開發(fā)利用教學(xué)、科研檔案提供有效的保證。做好教學(xué)科研檔案的收集工作，首先要加強(qiáng)《檔案法》和有關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)教學(xué)、科研檔案管理人員的教學(xué)科研檔案意識和“依法治檔”、“按法立檔”的科學(xué)觀念，并在日常工作中形成各類有價值的文件材料。其次，要建立健全教學(xué)科研檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)和嚴(yán)格的收集工作制度。檔案工作人員要積極主動，深入到各個教研室、教學(xué)組、科研組，進(jìn)行走訪征集，講解教學(xué)科研檔案管理、開發(fā)、利用的價值，做好教學(xué)檔案的收集工作，以確保上下收集渠道暢通，案檔的材料收集齊全，使其具有系統(tǒng)性、完整性。

3．檔案工作人員要不怕辛苦，努力挖掘和開發(fā)教學(xué)科研檔案。不斷挖掘和開發(fā)教學(xué)科研檔案的信息資源，將教學(xué)科研檔案由原來的零散文件變?yōu)橛嘘P(guān)聯(lián)、系統(tǒng)的整體，使“死材料”成為“活材料”。這是充分發(fā)揮教學(xué)科研檔案價值作用，提高檔案的教學(xué)效益和科研效益的必然途徑。搞好科學(xué)開發(fā)和利用，就要做好教學(xué)科研檔案的整理工作;把那些零散的、不系統(tǒng)的文件資料進(jìn)行學(xué)科分類，使之系統(tǒng)化;要做好教學(xué)科研檔案立案建檔的編研工作。檔案管理人員要不怕辛苦，深入到教研室、教學(xué)組、課題組，采取挖掘的手段，征集有價值的教學(xué)方案、課題，使之保持完整、系統(tǒng)。

4．檔案工作人員要積極主動，創(chuàng)新工作機(jī)制，提高教學(xué)科研檔案的利用率。教學(xué)科研檔案從材料的收集整理到歸檔保存，最終目的就是被開發(fā)利用。因此，檔案工作人員要創(chuàng)新工作機(jī)制，充分發(fā)揮工作人員的主動性，對教學(xué)科研檔案進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)，提高檔案的利用率。要進(jìn)一步提高對教學(xué)科研檔案利用工作的認(rèn)識，打破“只藏不用、重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新機(jī)制，大力開發(fā)教學(xué)科研檔案的信息資源，自覺為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);加強(qiáng)咨詢服務(wù)、報道交流。指導(dǎo)利用者查找、利用檔案，解答有關(guān)問題;根據(jù)教學(xué)科研需要開展定期跟蹤服務(wù);注意收集登記利用教學(xué)檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，將實(shí)例匯集成冊，印發(fā)宣傳;檔案工作人員要牢固地樹立服務(wù)意識，樂于“為人找檔”、“為檔找人”，主動服務(wù)。

在教學(xué)科研檔案的保管中，檔案工作人員要注重檔案的規(guī)范合理，嚴(yán)格按照檔案管理制度，做到“八防”、“四不”，即防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光;不損失、不丟失、不失密、不泄密，確保檔案的安全與完整。對已立卷的檔案要及時上架，按檢索序目存放;對借出檔案材料，要按照批準(zhǔn)程序，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，辦好簽借手續(xù)，并限期歸還。

［責(zé)任編輯 王亞偉］

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1671－6701(2010)06－0079－02

2010－11－10

仝 麗(1960－)，女，河南鄭州人，本科，中共鄭州市委黨校圖書信息中心館員。