企業(yè)檔案信息化和檔案利用探析

劉卓玲 勝利油田勝利勘察設計研究院有限公司

企業(yè)檔案信息化和檔案利用探析

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企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式為企業(yè)提供服務為重心的轉變過程。簡單地說，就是簡化實體管理，豐富信息管理。這是一個長期的發(fā)展過程。在這一過程中，我們企業(yè)檔案管理人員要不斷地學習信息技術，了解信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)有的技術手段解決問題，有效地利用企業(yè)檔案信息資源。

一、企業(yè)檔案信息化建設的內涵

企業(yè)檔案信息化建設具有非常深刻的內涵，可以從四個方面來理解：一是要實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化和網絡化。具體地可以理解為編目處理信息化，檔案內容數(shù)字化，查詢閱讀信息化，包含了企業(yè)傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化和電子文件管理等工作；二是要實現(xiàn)企業(yè)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。這應該是對企業(yè)文件檔案一體化的要求，就是說要打破文件工作與檔案工作的界限，把企業(yè)文件檔案看作一個不可分割的文件連續(xù)體，將企業(yè)業(yè)務活動和檔案管理要求嵌入文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的生命周期中，在文件管理系統(tǒng)中進行統(tǒng)一的設計；三是要實現(xiàn)企業(yè)檔案信息高度共享。服務企業(yè)各項管理、實現(xiàn)檔案的價值、實現(xiàn)檔案信息安全共享是企業(yè)檔案管理部門和人員必須面對的重大理論和實踐難題；四是要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式的變革。隨著企業(yè)信息化建設進程的加快，企業(yè)檔案“實體保管”模式難以為繼。面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和企業(yè)對檔案信息的大量、及時的需求，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理目標，企業(yè)檔案管理者必須停止扮演實體保管員的角色，而成分數(shù)字化檔案信息的提供者。企業(yè)檔案管理職能也應從對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容的管理，并強化開發(fā)利用工作，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

企業(yè)檔案信息提供利用，是企業(yè)檔案信息化建設的核心任務，是企業(yè)檔案信息化建設取得實效的關鍵，也是企業(yè)檔案管理的最終目的。檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量企業(yè)檔案信息化水平的一個重要標志。

二、企業(yè)檔案提供的主要內容

企業(yè)檔案提供利用的主要內容有：

一）、編制必要的檢索工具，便于存取。檢索工具包括案卷目錄、全引目錄等一般性檢索目錄，還可以編制企業(yè)內部發(fā)文的文號目錄、上級文件目錄等專題目錄。檢索工具編制得不準確、條目錄入得不詳細以及整理文檔信息時分類體系不準確都可能會導致有的庫內文檔信息利用時查找不到。

二）、制定必要的利用制度，確保安全。企業(yè)檔案不同于其他信息資源，開放利用必須經過嚴格的審查。比如在今天的市場經濟條件下，企業(yè)出于商業(yè)利益考慮經常會給技術檔案資料加密保管，執(zhí)行借閱審批制度。企業(yè)檔案管理部門要對檔案信息的提供利用加強管理，通過嚴格的規(guī)章制度，有效的監(jiān)督措施，配以相應的技術手段，達到確保企業(yè)檔案信息安全的目的。企業(yè)檔案管理部門在實際工作中要將規(guī)章制度和要求程序化、可操作化。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全利用，相比較利用方式、內容上的創(chuàng)新，利用時規(guī)范化顯得更為重要。

三）、開展必要的編研工作，實現(xiàn)增值。企業(yè)檔案資料的整編、深層次加工是深化企業(yè)檔案利用的重要手段和途徑，是既傳統(tǒng)又現(xiàn)代的開展檔案服務的方法。企業(yè)檔案編研工作的主要內容和方式包括編寫檔案文摘、組織沿革、大事記、年鑒、以表格或圖示方式表現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)匯編、以各種專業(yè)圖樣或專業(yè)符號為主體的技術圖冊以及專題檔案匯編等。通過編研將企業(yè)檔案信息進行整合，實現(xiàn)信息的增值。據(jù)有關部門統(tǒng)計，檔案數(shù)據(jù)的重復利用率為36%～84%，企業(yè)檔案管理人員要做個有心人，大膽立項，與企業(yè)其他部門和技術人員協(xié)作，將利用率高的檔案資料進行整編，做出有價值的檔案編研成果，滿足企業(yè)的現(xiàn)實需求，積累深化服務的經驗。

四）、進行必要的信息關注，促進發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)生產、經營活動的真實的歷史記錄，隨著企業(yè)各項生產、經營、管理活動的開展，會產生大量的新的檔案信息。企業(yè)檔案管理部門和人員應隨時關注企業(yè)網站、企業(yè)重點部門的活動，及時發(fā)現(xiàn)信息的產生，適時開展指導、監(jiān)督。企業(yè)檔案管理工作，不僅包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用，還包括對企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制。企業(yè)檔案的利用也不僅僅是對留存歷史檔案資料的整編，還包括企業(yè)現(xiàn)行信息資源的管理。作為企業(yè)檔案管理人員，要明確“檔案信息是為誰服務的？”、了解“企業(yè)現(xiàn)在在做什么事情？”、“領導需要什么樣的信息？”、“技術人員需要什么樣的信息？”。只有這樣才能提供有效的檔案利用，實現(xiàn)對企業(yè)的服務，為企業(yè)的發(fā)展助力。

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，它記錄了企業(yè)機構、人員、資產的變更信息，記錄了企業(yè)經營管理的歷程、發(fā)展的歷史，記載了企業(yè)人員的工作成果、工作看法和認識。企業(yè)檔案管理應跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，加快檔案信息化建設進程；企業(yè)檔案管理人員要運用檔案中記載的信息積極服務企業(yè)各項管理，為企業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻。

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.20.087