康鐵蘭 劉青山 邵明偉
(鐵法煤業(yè)集團大興礦,遼寧 調兵山 112700)
物資采購過程中,如何加強對供方的管理,對于采購活動的有效完成至關重要。那么,如何對供方進行管理呢?下面結合本人工作實踐,談一點個人粗淺的認識。
個人認為,合格供方的基本標準應該歸結為:信譽可靠,價格公平,質量可靠,渠道穩(wěn)定,供貨及時,配合良好,售后服務好。
那么,選評供方的基本原則應該是什么呢?個人認為,應該堅持以下幾條原則:
1.1 供方及其所提供的產品應具備以下基本條件:
1.1.1 供方具有營業(yè)執(zhí)照和國家認證資質;
1.1.2 供方具有足夠的保證質量、數(shù)量的生產能力,以滿足交貨周期要求;
1.1.3 供方具有與所供產品相應的質量管理體系,具有保持質量穩(wěn)定性和提供產品維護、維修服務的能力;
1.1.4 產品應具有質量合格證、產品使用性能檢測合格證,并符合使用要求;
1.1.5 符合國家有關法規(guī)要求,如對實行“生產許可證”或強制標準、強制安全認證的產品,應通過相應的認證。
1.2 每種產品應選定三個以上的供貨商,以利競爭和適應市場變化的要求;
1.3 貨比三家,擇優(yōu)錄用。從質量、價格、交貨周期(從下定單到采購產品交付的時間)對比中,選擇優(yōu)者,并盡可能給予最大配套份額。
1.4 價格在本公司現(xiàn)階段可接受的范圍內,從相同質量的產品中擇廉。
1.5 動態(tài)評定。每年應根據(jù)雙方合作的順利程度,定期評價其可否繼續(xù)成為合格供方,對合格者可相應增大供貨比例。對于經過長期合作證明具有優(yōu)勢(供貨及時、渠道穩(wěn)定、服務好、質量有保障、資金承受能力強、工作支持力度較大)的供方,要建立戰(zhàn)略合作伙伴關系。
評選供方的依據(jù),應該包含以下幾條:
2.1 供方的性質:有條件選擇生產廠家直供的,以生產廠家為供方;若選擇經營單位,優(yōu)先選擇一、二級經營單位為供方,盡量減少中間環(huán)節(jié)。
2.2 貨源的可靠程度:主要分析供方的供應能力和信譽情況、是否有能力滿足所需物料的品種、規(guī)格及數(shù)量要求,以及在以往交易中的信譽和履約情況等。
2.3 質量和價格條件:包括質量是否穩(wěn)定可靠,是否滿足企業(yè)需求,價格是否合理,質價是否相符,有無優(yōu)惠條件等。
2.4 供方的結算條件:包括結算方式是否靈活方便,是否有利于雙方(如延期付款等)。
2.5 供方的服務條件:包括周到的購貨服務,如代裝運、代發(fā)運、代辦理各種手續(xù)等;是否能夠及時處理物料使用過程中的問題等。
2.6 供方的其它條件:包括路途遠近、交通是否便利;運輸方式是否合理、進貨費用高低等。
那么如何展開對合格供方的選評呢?筆者認為,至少應該包含以下步驟:
3.1 物資采購部門調查供方的產品質量、生產能力、以往業(yè)績,搜集供方的相關資質材料。
3.2 由采購員填寫《供方業(yè)績評價表》、《供方資格評審表》報主管初審。必要時到供方的現(xiàn)場對該單位質量保證能力進行現(xiàn)場審核,審核要有記錄。
3.3 經初審的供方名單報物資采購部門主管領導審核,確定最終供方名單,并錄入《合格供方名單》作為采購確定供方的依據(jù)。未經批準的供方一律不許使用?!逗细窆┓矫麊巍酚刹少彶块T保存?zhèn)洳椤?/p>
4.1 到貨物料按規(guī)定進行驗收后,方可入庫(供方隨貨提供產品材質單、合格證、說明書、相關技術資料)。
4.2 對第一次供應重要物料的供方,除提供充分的書面證明材料外,還需經樣品測試及小批量試用:
4.2.1 供方提供的樣品需到質檢部門進行檢測,并出具相應的檢測報告;
4.2.2 樣品驗證合格后,可通知供方小批量供貨;
4.2.3 小批量試用后,依據(jù)使用單位提供使用結果報告,決定是否投入使用;
4.2.4 對于無法進行質量檢測的物料,依據(jù)供方承諾的使用壽命進行試用,性價比高于原物料的,方可投入使用。
4.3 若供方產品發(fā)生一般質量問題,應由采購部門對其發(fā)出限期整改通知,在整改期間應進行嚴格的產品檢驗;若供方產品發(fā)生較大質量問題或整改不力者,應由采購部門對其發(fā)出警告,并限期整改,同時在整改期間暫停供貨,整改后應重新評價;若供方產品出現(xiàn)嚴重質量問題或發(fā)出警告后,限期整改仍評價為不合格者,取消供貨資格。
4.4 需要時,由采購方和供應方共同提取樣品進行第三方檢驗,確定產品質量是否符合質量要求。
4.5 當供方當生產條件發(fā)生變化影響所供物料主要性能時,供方應及時提供變化信息。
4.6 每年年底或合同完成后,由采購部門負責組織相關部門對供方的產品質量、價格、供貨能力、售后服務等進行綜合評審。評價時按百分制,質量指標所占權重0.5,價格指標占權重0.3,合同履約指標占權重0.1,支持、合作與售后服務占權重0.1,評定總分低于60(或質量低于50分的)應取消其合格供方資格,如因特殊情況留用,應作書面說明。連續(xù)兩次評分仍不及格的供方應報主管領導審批,取消其供貨資格。
物資采購過程中對供方的管理是一個相對復雜的問題。上述論述僅僅說明了對供方管理的一般選評原則、選評依據(jù)、選評步驟以及如何對供方進行控制。實際工作中,企業(yè)應根據(jù)自身管理的需要做出適合自身實際的管理辦法或規(guī)定。或許,本文能提供一定的借鑒。
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