集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用

胡 嘯

江蘇天源招標(biāo)有限公司，江蘇南京 211100

0 引言

所謂集中采購(gòu)是相對(duì)于分散采購(gòu)而言的，集中采購(gòu)主要是把采購(gòu)業(yè)務(wù)歸口到一個(gè)部門(mén)來(lái)管理，消除多頭指揮，避免重復(fù)采購(gòu)和重復(fù)庫(kù)存，從而可以強(qiáng)化企業(yè)的整體購(gòu)買力。

1 集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)介紹

集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)是一個(gè)龐大而復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，不但包含的功能繁多而且業(yè)務(wù)邏輯復(fù)雜、高度流程化。對(duì)于這樣一個(gè)復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)在應(yīng)用系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)上必須綜合采用多種技術(shù)手段才能滿足應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)必須采用合理的體系結(jié)構(gòu)和優(yōu)秀的中間件產(chǎn)品作為整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施。

根據(jù)軟件工程技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合行業(yè)技術(shù)規(guī)范，并考慮未來(lái)業(yè)務(wù)的需要，采用適宜的技術(shù)路線，先進(jìn)的技術(shù)手段作為系統(tǒng)軟件支撐平臺(tái)。系統(tǒng)主體采用B/S三層結(jié)構(gòu)（在某些應(yīng)用點(diǎn)可采用C/S結(jié)構(gòu)作為補(bǔ)充），并能與現(xiàn)有系統(tǒng)能無(wú)縫連接，提供良好的伸縮性和集群的特性，能夠滿足未來(lái)五年業(yè)務(wù)增長(zhǎng)要求。選擇業(yè)界主流大型數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和信息集成的系統(tǒng)軟件，并實(shí)現(xiàn)信息集成（EII）。同時(shí)，提供查詢、搜索、高速緩存、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)復(fù)制等功能，以全面實(shí)現(xiàn)信息集成。實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)應(yīng)用架構(gòu)及應(yīng)用整合（EAI），實(shí)現(xiàn)SSO（單點(diǎn)登錄）。采用支持高并發(fā)事務(wù)處理的中間件以均衡集中式高并發(fā)的事務(wù)處理。解決由于集中業(yè)務(wù)等高并發(fā)應(yīng)用而帶來(lái)的高并發(fā)、高壓力下的快速響應(yīng)帶來(lái)的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)配置，并實(shí)現(xiàn)從單服務(wù)器到多數(shù)據(jù)源的有效連接。

集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)由系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置、采購(gòu)合同簽訂、中標(biāo)差異調(diào)整、合同變更、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票登記、采購(gòu)付款結(jié)算申請(qǐng)、銷售通知單編制、集中結(jié)算清單編制、導(dǎo)出稅控開(kāi)票文件、稅控發(fā)票反寫(xiě)導(dǎo)入文件、備品備件管理、重點(diǎn)項(xiàng)目管理等模塊組成。

下面是各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程：

1）采購(gòu)部部門(mén)主管將省公司歸口部門(mén)下發(fā)的中標(biāo)通知簽報(bào)原版導(dǎo)入系統(tǒng)。按“中標(biāo)單位、資產(chǎn)屬性、工程性質(zhì)、項(xiàng)目包等”標(biāo)識(shí)分配采購(gòu)合同任務(wù)。按采購(gòu)合同編號(hào)建立合同簽訂與變更臺(tái)帳，其中合同變更金額實(shí)時(shí)反饋于結(jié)算部、財(cái)務(wù)部；

2）結(jié)算部：部門(mén)主管將采購(gòu)部有“完成”標(biāo)識(shí)的采購(gòu)合同分配結(jié)算任務(wù)。按業(yè)務(wù)人員建立與付款結(jié)算申請(qǐng)單關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于追蹤業(yè)務(wù)人員的任務(wù)狀態(tài)（已結(jié)算、未結(jié)算、提交財(cái)務(wù)、駁回）。只要合同有“有中止、作廢標(biāo)識(shí)”的不允許編制付款結(jié)算業(yè)務(wù)。其中：“駁回”是指財(cái)務(wù)部駁回結(jié)算部的結(jié)算業(yè)務(wù)單；

3）配送部：瀏覽與查詢采購(gòu)合同、配送單、驗(yàn)收單、結(jié)算單、采購(gòu)發(fā)票、銷售發(fā)票等業(yè)務(wù)狀態(tài)。重點(diǎn)查詢配送單與驗(yàn)收回執(zhí)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，對(duì)應(yīng)到而未到貨物資事項(xiàng)進(jìn)行管理；

4）財(cái)務(wù)部：（1）根據(jù)采購(gòu)部的采購(gòu)合同編制銷售通知單，提交開(kāi)票人員導(dǎo)入稅控系統(tǒng)完成開(kāi)票；（2）根據(jù)結(jié)算部提交的結(jié)算付款申請(qǐng)單，辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)；

5）辦公室：定期召集有關(guān)部門(mén)逐項(xiàng)審核合同的完成狀態(tài)，對(duì)符合最終執(zhí)行完成的合同作“終止”標(biāo)識(shí)，凡是有“終止”標(biāo)識(shí)的采購(gòu)合同不允許再發(fā)生付款結(jié)算及變更業(yè)務(wù)。

該系統(tǒng)為集中采購(gòu)搭建一個(gè)可靠、實(shí)時(shí)、穩(wěn)定的信息處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用和數(shù)據(jù)的完全集中，涵蓋物流、資金流、信息流以及其他應(yīng)用，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)合同簽訂、審批流轉(zhuǎn)、執(zhí)行、變更調(diào)整、完成工作，以及進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理與驗(yàn)審結(jié)算、銷售結(jié)算管理、稅控自動(dòng)開(kāi)票、配送、資金結(jié)算等各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享和工作協(xié)同，具備很強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析和展示能力，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的變化情況，滿足執(zhí)行層、管理層和決策層的不同需求，發(fā)揮信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過(guò)程中的支撐和輔助決策作用。

2 集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)在我公司的成功應(yīng)用

集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)在輔助決策層面上提供了合同綜合查詢、合同履行情況統(tǒng)計(jì)、合同付款結(jié)算情況統(tǒng)計(jì)、銷售結(jié)算情況統(tǒng)計(jì)、合同簽訂會(huì)議情況查詢等功能，較全面地反映了合同管理所需的決策信息，為合同的全過(guò)程、精細(xì)化管理提供了有力的工具。

該系統(tǒng)在應(yīng)用中具有以下特點(diǎn)：

1）采用B/S結(jié)構(gòu)、內(nèi)外網(wǎng)互通、應(yīng)用方便；

2）支持離線應(yīng)用、無(wú)固定工作場(chǎng)所限制；

3）智能數(shù)據(jù)匹配、源數(shù)據(jù)溯及與責(zé)任明確；

4）極限大數(shù)據(jù)量導(dǎo)入導(dǎo)出處理、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠；

5）預(yù)留系統(tǒng)多接口設(shè)計(jì)、拓展空間較大。

3 系統(tǒng)成功應(yīng)用的成效

集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)在江蘇省電力物資公司的成功應(yīng)用，不僅給江蘇省電力物資有限公司帶來(lái)了顯著的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也產(chǎn)生了明顯的社會(huì)效益：

1）業(yè)務(wù)能力的提升：在信息系統(tǒng)的海量數(shù)據(jù)處理能力支持下，采購(gòu)部能及時(shí)、可靠、準(zhǔn)確地完成上級(jí)下達(dá)的集中采購(gòu)合同簽訂任務(wù)。配送部能根據(jù)采購(gòu)合同及時(shí)完成省公司出入庫(kù)業(yè)務(wù)工作，并對(duì)重點(diǎn)工程的配送任務(wù)進(jìn)行全程監(jiān)控。結(jié)算部能及時(shí)完成處理執(zhí)行狀態(tài)下的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理與合同付款結(jié)算任務(wù)。財(cái)務(wù)部能及時(shí)完成銷售開(kāi)票與收款結(jié)算任務(wù)；

2）管理能力的提升：全面反映合同的付款結(jié)算執(zhí)行率、合同銷售結(jié)算執(zhí)行率、供應(yīng)商合同執(zhí)行率、當(dāng)前時(shí)點(diǎn)到貨、超期到貨、提前到貨情況。為項(xiàng)目單位工程決算提供物資公司銷售發(fā)票逆向追溯功能，充分發(fā)揮信息為上級(jí)及各供電公司的增值效應(yīng)。各部門(mén)之間責(zé)任界面清晰，便于分析責(zé)任和績(jī)效考核。保證合同及時(shí)簽訂，驗(yàn)審付款及時(shí)準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)結(jié)算資金及時(shí)到位；

3）最終用戶滿意服務(wù)度的提升：系統(tǒng)最終定位于為項(xiàng)目單位提供集中采購(gòu)的采購(gòu)合同、需求計(jì)劃、項(xiàng)目名稱等要素與銷售發(fā)票關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，項(xiàng)目單位可在省電力公司強(qiáng)大局域網(wǎng)內(nèi)共享交易數(shù)據(jù)。需求量、合同量、發(fā)票量、到貨量、超期量、未到量、結(jié)算量、未結(jié)算量、未開(kāi)票量一目了然，業(yè)務(wù)累計(jì)與追溯功能強(qiáng)大。

4 結(jié)論

江蘇省電力物資有限公司堅(jiān)持管理創(chuàng)新，通過(guò)業(yè)務(wù)流程重組，自主研發(fā)并成功應(yīng)用了集中采購(gòu)合同管理系統(tǒng)，提高了采購(gòu)效率，保證了省公司電力生產(chǎn)建設(shè)物資的供應(yīng)和物資“四個(gè)集中”戰(zhàn)略決策在電力物資公司的貫徹落實(shí)，也取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和較好的社會(huì)效益。