電算化會計檔案管理

仲崇杉 張淑娟

（1.杜爾伯特蒙古族自治縣敖林鄉(xiāng) 黑龍江 大慶 166200；2.大慶市中醫(yī)醫(yī)院 黑龍江 大慶 163111）

一、會計電算化系統(tǒng)檔案管理制度的主要內(nèi)容

會計電算化系統(tǒng)的檔案包括存儲在計算機硬盤中的軟件和會計數(shù)據(jù)以及存放在其他磁性介質(zhì)或光盤中的軟件和會計數(shù)據(jù)、計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)、系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。

會計電算化系統(tǒng)檔案是會計電算化工作的產(chǎn)物，是會計電算化工作的客觀表現(xiàn)，是經(jīng)濟活動的歷史資料和為管理服務(wù)的數(shù)據(jù)。為了保證會計電算化系統(tǒng)連續(xù)有效地運行，保證會計電算化系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全完整，必須加強會計電算化系統(tǒng)檔案管理的工作。電算化會計系統(tǒng)檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負(fù)責(zé)。會計電算化系統(tǒng)檔案管理的主要任務(wù)是搜集整理應(yīng)入檔的軟件資料和會計資料、保管和利用好這些資料、按照保管期限有效地保存這些資料。對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)至少準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同地點。

二、會計數(shù)據(jù)檔案管理

建立會計電算化數(shù)據(jù)檔案是會計檔案的重要組成部分和分支。實現(xiàn)會計電算化以后，會計數(shù)據(jù)檔案分為書面檔案和此行介質(zhì)檔案。前者包括附有合法的原始憑證的記賬憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，主要作用是作為合法的會計數(shù)據(jù)檔案保管和供查閱。后者包括采用磁盤、磁帶或激光盤儲存的會計數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等，主要作用是供企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)及會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和進行會計管理等之用。

三、會計電算化數(shù)據(jù)檔案幾個特點

1.隱形化

前者是隱形的即磁介質(zhì)化的，后者是顯形的即筆墨紙張手工記錄的。

2.體積小

會計電算化數(shù)據(jù)檔案只需要占用極小的空間，相比之下，傳統(tǒng)會計檔案占用的空間要大得多。因此，前者保管和移動方便，后者保管移動不便。

3.查閱省時

查閱會計電算化檔案只須按有關(guān)指令操作，即可在屏幕顯示，或輸出打印，占用時間少，效率高；查閱傳統(tǒng)會計檔案需翻閱大量書面材料，費時費力才能查出，占用時間多，效率低。

4.深加工方便快捷

當(dāng)需要對會計數(shù)據(jù)檔案進行會計預(yù)測、計劃、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時，可直接利用計算機調(diào)用會計電算化數(shù)據(jù)檔案的各類文件，不需要重新輸入，節(jié)省人力、物力、時間。如使用手工會計檔案就不得不重新書寫，相對而言，重復(fù)工作量極大，效率極低。

不足之處主要是會計電算化數(shù)據(jù)檔案必須借助計算機等專用設(shè)備才能閱讀，并且由于磁性介質(zhì)自身的不穩(wěn)定性，需要專門建立和執(zhí)行相應(yīng)的保管和備份制度。否則可能發(fā)生損壞或丟失。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，計算機替代手工記賬單位的會計核算資料的生成和管理，即會計電算化數(shù)據(jù)檔案管理的內(nèi)容，不僅包括磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的有關(guān)文件，而且也包括通過計算機所生成和打印出的各類有關(guān)會計資料。

四、會計電算化檔案管理內(nèi)容

1.會計憑證

采用計算機替代手工編制記賬憑證的企事業(yè)單位，應(yīng)將審核無誤的機制記賬憑證連同所附的原始憑證，按照機制記賬憑證編號順序，按期整理裝訂成冊，并根據(jù)加具封面的格式要求，認(rèn)真填寫蓋章，并責(zé)成會計電算化檔案員保管。

2.會計賬簿

按照會計電算化檔案管理規(guī)定要求，機制會計賬簿與手工記錄的會計賬簿，其種類、格式和記錄內(nèi)容完全相同，有所區(qū)別之處是：按照《會計人員工作規(guī)則》有關(guān)“登記會計賬簿”的要求，“現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式，不得用銀行對賬單或其他方法代替日記賬”。就是說，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的活頁式賬本不能作為會計檔案保管；而會計電算化檔案管理對任何會計賬簿不強調(diào)是否訂本式，只要符合會計賬簿其他規(guī)則，即可作為會計電算化檔案保管。

五、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度

實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當(dāng)進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

六、小結(jié)

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

【1】韓英杰 電算化的會計檔案如何保管 【J】農(nóng)村財務(wù)會計2005（3）

【2】溫桂珍淺析電算化會計檔案管理【J】云南檔案2009（11）