建立企業(yè)情報(bào)檔案的必要性及對(duì)策

宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當(dāng)前激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，企業(yè)檔案部門如何最大限度地服務(wù)于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)研究，并在發(fā)揮能力的過程中提升自身的發(fā)展?jié)摿蜕鐣?huì)地位，已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下檔案部門必須要解決的問題。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案部門建立情報(bào)檔案十分必要。

一、建立企業(yè)情報(bào)檔案的必要性

（一）企業(yè)檔案部門自身拓展職能的需要

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作一度停留在信息管理流程的末端，收集內(nèi)容和方式表現(xiàn)為內(nèi)向性、單一性和被動(dòng)性特點(diǎn)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給檔案部門帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，檔案部門只有把握這一機(jī)遇，在實(shí)體保管的基礎(chǔ)上，積極開展情報(bào)檔案工作，才可以提高檔案信息的價(jià)格含量，擺脫檔案信息開發(fā)“內(nèi)部熱”、“外部冷”的尷尬局面，獲得持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

（二）企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的需要

信息經(jīng)濟(jì)理論認(rèn)為，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，信息具有對(duì)稱分布的特征，也就是“信息的不對(duì)稱性”，在這種情況下，總是掌握信息更多的一方占據(jù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案，對(duì)情報(bào)信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集歸檔，可以輔助企業(yè)準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)市場(chǎng)潛力，指導(dǎo)企業(yè)制定競(jìng)爭(zhēng)策略，有效地提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）企業(yè)信息一體化建設(shè)的需要

企業(yè)信息一體化要求檔案工作不僅要為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供需要的市場(chǎng)信息和技術(shù)資料，而且還要針對(duì)企業(yè)的變型、資產(chǎn)評(píng)估、改產(chǎn)兼并、經(jīng)營(yíng)方式、建立現(xiàn)代企業(yè)制度、進(jìn)軍國(guó)際市場(chǎng)等多方面需要提供最佳的解決方案。實(shí)踐證明，走檔案、圖書、情報(bào)一體化的道路已是形勢(shì)所需，而要實(shí)現(xiàn)信息一體化的資源的優(yōu)化整合，建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案是必然的選擇。

二、建立情報(bào)檔案的對(duì)策

（一）拓展職能，有針對(duì)性地開展面向決策的情報(bào)檔案的收集

1.企業(yè)檔案自身情報(bào)功能的挖潛

如前所述，企業(yè)檔案中存在大量的情報(bào)信息，如企業(yè)的產(chǎn)品圖紙、技術(shù)檔案、生產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案等本身就是重要技術(shù)和經(jīng)濟(jì)情報(bào)，通過對(duì)它們的歸納和分析，可以為企業(yè)活動(dòng)提供決策支持。挖掘企業(yè)檔案的情報(bào)功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案隱性知識(shí)的顯性化，還可以避免經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的大量重復(fù)勞動(dòng)。

2.企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息的收集歸檔

美國(guó)戰(zhàn)略管理專家D.E.channon認(rèn)為，只要采取系統(tǒng)和持續(xù)的方法，企業(yè)要獲取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的合法信息，簡(jiǎn)直易如反掌。實(shí)際上，任何一個(gè)企業(yè)在自己的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，都會(huì)自覺或不自覺地以各種方式將有關(guān)自己的信息暴露在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手面前。這些信息的絕大部分以公開的文檔形式存在，如廣告、年度報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、企業(yè)刊物、產(chǎn)品說明書、信用調(diào)查報(bào)告、招聘廣告、會(huì)議資料等。它們是重要的情報(bào)檔案信息源，通過對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的加工分析，可以為企業(yè)提供競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一方部分或全部的發(fā)展趨勢(shì)和潛在態(tài)勢(shì)，做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。

3.關(guān)于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境檔案信息的收集、整理與分析

隨時(shí)把握競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的脈動(dòng)，有助于企業(yè)明察秋毫，搶占市場(chǎng)制高點(diǎn)。企業(yè)檔案部門應(yīng)該積極參與其中，供助網(wǎng)絡(luò)、新聞、報(bào)紙等媒體手段捕捉宏觀環(huán)境類信息，如表現(xiàn)政府政策導(dǎo)向的政治環(huán)境、通貨膨脹、匯率調(diào)整、原材料價(jià)格變動(dòng)等直接關(guān)系到企業(yè)興衰的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、關(guān)于有法可依程度的法律環(huán)境，反映消費(fèi)者觀念變化、價(jià)值趨向、潮流形式的社會(huì)環(huán)境等等。將這些信息及時(shí)建檔，可能為企業(yè)提供發(fā)展的方向和尺度，做到“知天知地，勝乃可全”。

4.專利情報(bào)收集和分析

專利情報(bào)是指“通過對(duì)專利說明書、專利檔案和專利公報(bào)中大量的、個(gè)別的、零碎的專利情報(bào)進(jìn)行加工組合分析，從而產(chǎn)生的具有競(jìng)爭(zhēng)性的企業(yè)情報(bào)”。專利信息是一種具有極大參考價(jià)值的技術(shù)和訣竅，據(jù)世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織調(diào)查，在科研中查閱利用專利檔案，可以縮短科研時(shí)間的60%，節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)的40%，同時(shí)，它也是一種來源穩(wěn)定、數(shù)量龐大、內(nèi)容廣泛、新穎，能夠直接反映產(chǎn)品技術(shù)路線、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)的公開信息源。這充分說明，探討企業(yè)應(yīng)用專利情報(bào)的有關(guān)問題，對(duì)引導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。建立專利情報(bào)檔案應(yīng)該作為情報(bào)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，通過對(duì)某一專利特征進(jìn)行檢索，將所得信息進(jìn)行分類、排序、組合、分析等再加工，使分布在專利說明書和權(quán)利要求中大量分散的、無序的信息，整理成為可以利用的專利檔案信息，這不失為一種行之有效的方法。

（二）加強(qiáng)與社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的合作與交流

加強(qiáng)與檔案中介機(jī)構(gòu)的合作。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要求企業(yè)檔案資源配置和服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，一些應(yīng)動(dòng)而生的檔案咨詢機(jī)構(gòu)、檔案事務(wù)所在檔案管理、檔案法律咨詢、業(yè)務(wù)評(píng)估等方面做了不少成功的嘗試。企業(yè)檔案部門委托這些中介機(jī)構(gòu)開展競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案的策劃和論證，無疑是雙方拓展職能的又一創(chuàng)新點(diǎn)。另外，充分利用企業(yè)外部的情報(bào)支持系統(tǒng)，如與專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)研究所、市場(chǎng)調(diào)查機(jī)構(gòu)等合作和交流，利用這些機(jī)構(gòu)的資源優(yōu)勢(shì)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加大力度進(jìn)行有效的搜集、分析,能夠在了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、明確競(jìng)爭(zhēng)目標(biāo)、制定競(jìng)爭(zhēng)策略等方面有所突破。此外，企業(yè)檔案部門應(yīng)該定期與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)研究委員會(huì)交流，參與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)理論和實(shí)踐的學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)，這不僅是捕捉情報(bào)動(dòng)態(tài)的一個(gè)機(jī)會(huì)，而且對(duì)普及情報(bào)知識(shí)、提高自身專業(yè)技能有很大幫助。

（三）信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通過異地共享和遠(yuǎn)程調(diào)用突破了情報(bào)搜集的時(shí)空限制；我國(guó)近五百個(gè)商情數(shù)據(jù)庫為情報(bào)研究立下了赫赫戰(zhàn)功，企業(yè)可以從中查找到大到經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策法律，小到諸如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的基本情況、建設(shè)規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)銷狀況、領(lǐng)導(dǎo)層及員工狀況等詳細(xì)信息；大量電子化、數(shù)字化的新型文件涌現(xiàn)，要求檔案人員進(jìn)行篩選和加工，增強(qiáng)技術(shù)密集度已十分必要……所有這些都將信息化建設(shè)提上日程。企業(yè)檔案部門應(yīng)及時(shí)導(dǎo)入數(shù)字化管理概念，在檔案、圖書、情報(bào)信息一體化的基礎(chǔ)上，構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫為支撐，以情報(bào)信息系統(tǒng)及智能化的決策支持系統(tǒng)為基礎(chǔ)的信息平臺(tái)。在信息系統(tǒng)的運(yùn)行管理中，還要明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作規(guī)范，以保證信息的實(shí)效性、真實(shí)性和安全性。

（四）相關(guān)法規(guī)制度的制定和完善

首先，建立競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)評(píng)估制度。這種將情報(bào)檔案定性的定量化的方式，不僅可以有效地評(píng)價(jià)情報(bào)檔案的優(yōu)劣，還可以激發(fā)檔案人員的成就感，調(diào)動(dòng)積極性。評(píng)估可采用目標(biāo)管理和質(zhì)量管理的方法，由企業(yè)信息主管部門聯(lián)合檔案部門進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，以形成客觀公正的績(jī)效考評(píng)和人事決策。

其次，情報(bào)檔案工作的開展需要內(nèi)外部的監(jiān)督機(jī)制作為保障。建議相關(guān)檔案部門制定情報(bào)檔案工作的實(shí)施規(guī)范，由檔案行政部門實(shí)施執(zhí)行監(jiān)督，加強(qiáng)情報(bào)檔案工作的監(jiān)督和測(cè)評(píng)，以防止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)的出現(xiàn)。為保證監(jiān)督的透明度，政府部門也需要制定和完善競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)法規(guī)及信息價(jià)值評(píng)估和安全管理體系，從法律上加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的鑒別、預(yù)測(cè)和信息安全教育，強(qiáng)化企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的自我保護(hù)意識(shí)，規(guī)范信息競(jìng)爭(zhēng)行為。

此外，建立適度信息披露制度，能為情報(bào)檔案工作的發(fā)展開辟?gòu)V闊前景。因?yàn)檎莆罩鐣?huì)80%的信息資源，而目前只有極少部分公開，況且信息割據(jù)、相互封鎖、行業(yè)壟斷和不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等又限制信息的流動(dòng)。通過制定和實(shí)施《信息公開法》或相應(yīng)的法律法規(guī)，以合法的信息披露渠道向社會(huì)公眾適度公開信息，特別是經(jīng)濟(jì)和科技信息，將極大地促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)檔案工作的開展，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。