地方志編修與檔案

柳成棟

（黑龍江省地方志辦公室 黑龍江 哈爾濱 150001）

地方志編修與檔案

柳成棟

（黑龍江省地方志辦公室 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著地方志編輯工作的廣泛開展和其對檔案需求量的不斷增加，史志部門與各個檔案部門的聯(lián)系也日益增強。實踐證明，充分利用檔案編史修志是我國史學的優(yōu)良傳統(tǒng)，檔案是編史修志資料的主要來源；同時，編史修志工作的進行也進一步推動了檔案的整理利用與研究。

一、利用檔案編史修志是我國史學的優(yōu)良傳統(tǒng)

我國是一個歷史悠久、文化遺產(chǎn)豐富的文明古國，已有將近4 000年有文字可考的歷史，而檔案伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著國家的奠定而日臻完善。如果把甲骨、木牘、竹簡、縑帛、金石等視之為檔案的話，那么周之“天府”，漢之“蘭臺”、“東觀”、“石渠”，唐之“史館”，宋元之“架閣庫”，明之“皇史宬”，清之“內(nèi)閣大庫”，皆是歷代王朝的檔案館。

檔案最初是掌握在史官手里的，它的形成和管理是與史官密不可分的。周禮中就有大史掌建邦之六典；小史掌建邦國之志；內(nèi)史掌八枋之法，掌書王命；外史掌書外令，掌四方之志。“猶龍柱下窺藏史”的老子就曾做過這種柱下史。正因為古代檔案多由史官保存，由史官掌握，所以史官據(jù)檔案以修史則是顯而易見的了。梁啟超認為“最古之史，實為方志”(《清代學者整理舊學之總成績》)。而作為一國之史的晉之《乘》、楚之《梼杌》、魯之《春秋》皆可視為我們今天的地方志。因此編史修志與檔案工作是常常聯(lián)系在一起的。在我國古代，編史修志工作正是掌管國家檔案、圖籍的史官的重要任務之一。因為檔案的繼承性和連續(xù)性，在周朝還確定了保管檔案的世襲制度，司馬遷的祖輩就世世代代做過周王朝的史官。由于保管檔案人員的世襲制度和他長期接觸檔案，使他們不但最熟悉檔案的內(nèi)容，而且也使他們的知識較為淵博，同時他們還有資格窺得皇家秘籍，這樣就使得編史修志工作成為他們的主要任務。我國著名的歷史學家司馬遷和班固在撰寫《史記》和《漢書》的時候，都是充分利用檔案資料才得以完成這兩部史學的不朽名著。

唐朝國史館的建立改變了隋以前私人撰寫歷史的習慣，出現(xiàn)了官修史書代替私人修史的新局面，在這方面作為檔案保管部門的國史館仍然起著重要的作用。在收集史料方面，規(guī)定起居注每季向國史館送一次，時政紀每月送一次，各衙門都要把自己形成的文書抄錄一份送交國史館。唐朝國史館的建立不但推動了編史工作，對以后歷代王朝建立史館編修歷史也奠定了基礎(chǔ)。

宋代的三館即史館、昭文館、集賢院則是專門負責“監(jiān)管古今經(jīng)籍、圖書、國史實錄”的機構(gòu)，三館利用這些檔案圖籍專供宋王朝施政參考和監(jiān)修歷史。歐陽修和宋祁合修《新唐書》，獨撰《新五代書》就是建議宋仁宗調(diào)取長安中省各庫保存的唐至五代的檔案來完成的。宋代架閣庫的普遍建立，標志著宋代檔案工作的發(fā)展，而檔案工作的發(fā)展，又為當時編史修志工作的進行，史學研究的開展提供了大量寶貴的歷史資料。司馬光正是繼承了利用檔案編史修志的我國史學的優(yōu)良傳統(tǒng)，以實錄等檔案資料為主才完成了《資治通鑒》的編修工作。

到了明清兩代，尤其是清代利用檔案編史修志更是蔚然成風，特別是清代自雍正年間頒布60年修一次志的規(guī)定后，全國各省、府、州到縣都編修有志書，地方志的編修達到了鼎盛時期。著名方志學家章學誠認為方志“多是胥吏案牘”，為此，他進一步肯定了檔案的重要性，指出“州縣有荒陋無稽之志，而無荒陋之案牘”，令史案牘不但可以作為“政事之憑藉”，而且可以成為“方志之骨”。所以他要求六科之外設(shè)立志科，這樣不但可以免除“文獻散逸”，使六科的重要檔案得以保存，而且消滅了因“有事不虞而失于水火”，“有收藏不謹而蝕于濕蠹”，“有奸吏舞法而竄竊更改”的隱患，待積累數(shù)年之后再訪請“能文學而通裁者筆削以為成書”(章學誠：《州縣請立志科議》)。這就是方志，從而把利用檔案進行編史修志的優(yōu)良傳統(tǒng)推進到一個新的歷史發(fā)展階段。

二、檔案是編史修志的主要資料來源

檔案是編史修志的主要資料來源，從以下幾點可以看出：

首先，地方志與檔案共同具有內(nèi)容上的廣泛性。“地方志是以一定體例反映一定行政單位的政治、經(jīng)濟、文化、軍事、自然現(xiàn)象和自然資源的綜合著述。”(朱士嘉：《談談地方志的幾個問題》，《中國地方志通訊》1980年第2期)這說明了地方志是無所不包無所不容的地方百科全書。而檔案則是社會生產(chǎn)斗爭、階級斗爭和科學實驗等各個方面的歷史記錄，是人們的各種社會實踐活動經(jīng)過收集和保存而有規(guī)律地形成的歷史產(chǎn)物(《檔案管理學》)。這說明了檔案是人類在社會各種實踐活動中所形成的一種內(nèi)容廣泛的綜合記錄，這種綜合性的“歷史記錄”正是地方志所廣泛需求的。

其次，地方志與檔案工作有著同一性。這是因為地方志與檔案工作都有著和行政體制相一致的結(jié)構(gòu)。地方志是以一個行政區(qū)域的地理范圍為界限的地方歷史，而這個行政區(qū)域的檔案正是與其行政體制相適應的同一地理范圍內(nèi)人們社會實踐活動的原始記錄。如果說一部國家的歷史反映了整個國家的發(fā)展過程，那么一個國家的全部檔案也反映了這個國家整個歷史的發(fā)展過程。同樣，如果說一個行政區(qū)域的地方志反映了一個地方的歷史，那么這個行政區(qū)域的檔案也正是這個地區(qū)歷史發(fā)展的原始記錄。所以地方志又有明顯的檔案性質(zhì)，是地方歷史檔案的有機組成部分。

第三，地方志與檔案都具有連續(xù)性的特點。地方志往往在一種志書創(chuàng)修之后，多有續(xù)修、增修乃至重修，使之具有歷史的連續(xù)性。而檔案是隨著人類社會的發(fā)展而不斷延續(xù)的，人類社會存在一天，檔案就要隨著人類的社會活動的進行而接連產(chǎn)生，人類的歷史就要接連地補充，地方志對檔案的需求也會接連不變。

第四，地方志和檔案又都具有資料性的特點。如果說地方志是一部經(jīng)過濃縮加工而成的“袖珍檔案”，那么檔案正是保存方志所需資料的寶庫。二者又都同時可以為了解地方的歷史與現(xiàn)狀提供寶貴的資料。

第五，地方志和本地的地方檔案還都具有明顯的地方性特點，無論省志、府志、州志、縣志或者山志、水志、輿圖志、海防志以及專門記載古跡、寺觀、祠墓等史料的專志，還是這些行政區(qū)域內(nèi)的檔案，內(nèi)容都是限于某個特定區(qū)域的，所以他們同時具有地方性。

從以上五點可以看出檔案有全面、詳盡之優(yōu)，方志則以系統(tǒng)、精煉見長，兩者可以互為補充、相得益彰，有著并行不悖、異曲同工的作用。(以上參見王建宗《地方志與檔案工作》、《中國地方史志》1982年第2期)

巧婦難為無米之炊。沒有檔案，方志就等于室中樓閣，就會是無源之水，無本之木。事實證明，沒有一部體例完備、內(nèi)容翔實、史料豐富的方志資料不是主要來源于檔案。宣統(tǒng)《呼蘭府志》雖然“得之父老傳說者十之三四，得之實地調(diào)查者十之四五，得之于舊記者十之二三”(宣統(tǒng)《呼蘭府志?例言》)。然而其中歷年職官、戶口、節(jié)孝名數(shù)也都是自旗署舊檔翻譯的，其他關(guān)于“自康熙、乾隆以來廟堂所規(guī)劃，疆吏所設(shè)施，度無不備”，只不過是纂者不懂滿文，所以未能利用這些檔案資料，而造成滄海遺珠之憾。巴彥歷史檔案兩遭焚毀。民國《巴彥縣志》又據(jù)知州陳元慎所撰宣統(tǒng)《巴彥州志略》殘稿和一些調(diào)查而成。而《志略》殘稿也是在檔案兩遭焚毀之后完成的，所以《巴彥縣志》不能不過于簡略，錯誤很多。民國《璦琿縣志》也是因旗署舊檔“自遭庚子之役，只字無存”(《璦琿縣志·例言》)，不但有些地方也過于簡略，尤其是對于17、18世紀以前的記載則顯得更少，與這個“五城之一”的黑龍江重鎮(zhèn)的歷史很不相稱。黑龍江省其它的方志，從民國《黑龍江志稿》到各縣的縣志都類似有這種情況。首輪新編《巴彥縣志》不但詳細翻閱了縣檔案館的解放后的主要檔案，而且還比較系統(tǒng)地查閱了自同治元年至光緒二十六年39年間的《黑龍江將軍衙門檔案》3 000多卷，詳細摘錄了《黑龍江將軍衙門檔案》中設(shè)立呼蘭廳的歷史資料，填補了好多歷史空白，糾正了民國《巴彥縣志》及民國《黑龍江志稿》、宣統(tǒng)《呼蘭府志》等方志中關(guān)于巴彥記載的錯誤。同時，利用這些檔案資料初步編出了15種專題資料。這些資料既是縣志中的一部分內(nèi)容，又是專題的檔案編研資料。試想沒有這些檔案作為基礎(chǔ)，縣志就會出現(xiàn)很多無法彌補的空白。

另外，在編史修志查閱檔案的過程中，還于各檔案館發(fā)現(xiàn)了很多已經(jīng)散佚的方志和有關(guān)重要的史志資料，如《黑龍江將軍衙門檔案》中發(fā)現(xiàn)的光緒《黑龍江通志條目》、同治《黑龍江通省輿圖總冊》；從省檔案館發(fā)現(xiàn)的20余種黑龍江省的一些縣志的稿本、抄本和采集實錄，其中就有民國初年佚失的《巴彥州志略》的雛形《巴彥州地方情形》。另外還從吉林省檔案館發(fā)現(xiàn)了佚失40多年的光緒《長壽縣鄉(xiāng)土志》，從通河縣檔案館發(fā)現(xiàn)了民國《大通縣志》等等。這不但說明了檔案是編史修志的主要資料來源，而且各個檔案館還是保存方志的資料寶庫。

三、編史修志工作的開展，推動了檔案的整理利用與研究

通過編史修志工作的開展，一方面，不但提高了檔案工作者本身對檔案工作重要意義的認識，而且也提高了有關(guān)領(lǐng)導、廣大史志工作者對檔案工作重要意義的認識，擴大了檔案的社會影響，提高了檔案館的工作水平和社會地位，“前事不忘后事師，自來墳典萃先知”，“國步何由探軌跡，民情從以識端倪”，這一點凡是直接參加編史修志工作的同志都是會有切身體驗的。同時編史修志工作也加強了檔案館與有關(guān)部門的協(xié)作，密切了檔案館與史學界的聯(lián)系。特別是在編史修志工作中一些檔案館或直接派人參加地方志的編修或為地方志編修工作積極搜集整理、提供利用各種檔案資料，使得檔案館更加成為名副其實的“黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)”，成為“科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”(《檔案館工作通則》)，也更進一步體現(xiàn)了檔案工作的學術(shù)性。另一方面，編史工作對檔案需求本身也是對檔案工作的一次全面細致的檢驗，諸如檢索工具的編排，檔案的鑒定、保管，檔案的整理和編研工作的開展，館藏的補充和有關(guān)檔案的收集等等。

（一）檢索工具的編制

目前，從我們現(xiàn)有的檢索工具來看，很難滿足編史修志和重要歷史科學研究工作者這方面的需要，所以搞好檔案檢索工具的編制是擴大檔案檢索途徑，擴大檔案流通、利用渠道，搞好檔案館(室)的科學管理，提高服務質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果能把館藏檔案編成卡片或書本式的分類目錄和專題目錄，特別是若能把每個文件的內(nèi)容都能編有提要或解題，并把多主題的文件分析開來進行一下分析著錄，不但可以大大節(jié)省檔案的檢索時間，更可以提高檔案的利用率，加快編史修志工作的步伐。

（二）檔案的鑒定、保管

檔案的鑒定工作，就是從數(shù)量浩大、種類繁多、內(nèi)容復雜的檔案里“去粗存精”，確定檔案的“存毀”和“取舍”。這是掌握檔案生殺大權(quán)，決定檔案命運的工作。檔案的鑒定工作做的好，就會提高檔案的利用率，使之得到合理的保管，否則，就會使有價值的檔案被失去價值的檔案所淹沒，既浪費了人力，又浪費了物力。但是檔案的鑒定是一項細致的工作，必須要有嚴肅認真的科學態(tài)度，必須經(jīng)過詳細的調(diào)查研究之后才能進行。

編史修志一般都苦于資料少，原因就是檔案不全。檔案不全的原因，一是因戰(zhàn)亂和保管不善造成的；另一原因就是由于檔案的鑒定不準，保管期限劃的不明而錯被剔除所致。內(nèi)閣大庫的檔案不就曾被清除8 000麻袋賣去準備造紙，若是不被羅振玉發(fā)現(xiàn)買回，這批珍貴的歷史檔案早就化為烏有了。巴彥縣1970年戰(zhàn)備轉(zhuǎn)移也曾燒了部分案卷檔案，就連1960年《巴彥縣志》初稿的底稿也被燒了，造成了無法彌補的損失。在查檔過程中，我們又時常發(fā)現(xiàn)有些案卷的文件本應放永久卷中保存，卻在長期卷中找到了，本應劃在長期卷中卻又劃入了定期卷中，又有些檔案重復較多，使得查閱量增大，這都充分說明了檔案的鑒定和保管期限劃分的重要性。

檔案的鑒定保管工作又是與編研工作緊密相連的。如果已經(jīng)利用了系統(tǒng)的編研，那么一些檔案的保管期限就可以適當縮短，一些檔案就可以適當剔除，這樣既保存了有用的資料，又提高了檔案的質(zhì)量，從而使得那些有價值的檔案不斷向檔案館補充，同時也避免了失去價值的檔案充塞檔案庫房。

（三）檔案的整理和編研工作

檔案館的檔案整理可以分為形式整理和內(nèi)容整理兩個方面。編研工作是貫徹開放歷史檔案的方針，提高服務質(zhì)量的重要措施。是積極主動為編史修志工作服務的重要手段，也是使檔案部門和編史修志工作密切結(jié)合的主要方法。它除編寫系統(tǒng)地評述和介紹檔案材料的工具書外，主要的還有編寫各種參考資料，匯編現(xiàn)行機關(guān)的檔案文集和編纂、公布檔案史料。黑龍江省檔案局自1979年就與哈爾濱師范大學歷史系合編了《黑龍江歷史大事記》，為配合編史修志工作又先后編輯了《黑龍江沿革史講稿》、《黑龍江革命歷史檔案資料叢編》、《黑龍江設(shè)治》、《黑龍江歷史檔案選編》等，這都為編史修志工作做出了應有的貢獻。一些市、縣檔案館也配合地方志的編寫工作，編寫了一些關(guān)于本地區(qū)的有關(guān)歷史大事記、歷史沿革、行政區(qū)劃、干部任免、歷屆黨政會人代會簡介、自然災害等資料?？梢哉f編史修志工作推動了檔案整理和編研工作的開展，檔案整理和編研工作取得了成績又直接推動了編史修志工作的順利進行。但是我國目前整個檔案的整理工作進度還是特別緩慢的，僅從國家第一歷史檔案館所藏的900萬件明清檔案來看，整理匯編成書的主要有1928年出版的《掌故叢編》10輯，1930年國民政府繼之開始發(fā)行《文獻叢編》，因抗日戰(zhàn)爭爆發(fā)而中斷，以后到1942年仍由北京故宮博物院出版了第44輯。流傳在外的檔案多為羅振玉所有，經(jīng)他手整理排印了《史料叢刊初編》、《大庫史料目錄》、《明季史料零拾》、《史料叢編》、《史料叢編二集》、《太祖高皇帝實錄稿三種》等書。1949年金毓黻繼之又編輯出版了《明清內(nèi)閣大庫史料》第一輯。1978年5月，原故宮博物院明清檔案部(即今國家第一歷史檔案館)編輯出版了《清代檔案史料叢編》，根據(jù)凡例每輯收錄約10萬字，到1983年止出版不到10輯。根據(jù)傳聞照此進展情況要一萬年才能將明清檔案部的檔案全部印完。(見神田信夫《清史研究和檔案》，《中國史動態(tài)》1982年第4期)。在庚子事變被俄軍掠去的解放后于1956年由蘇聯(lián)政府歸還我國交給故宮博物院明清檔案部保存的《黑龍江將軍衙門檔案》，雖然已經(jīng)返給黑龍工省檔案館保管，但由于人力、物力等諸多因素，整理工作開展仍很緩慢。而臺灣對拉去的檔案則或以奏折的具奏人進行整理，或以某個朝代的年月日順序進行整理，臺北故宮博物院所藏的宮中檔案156 000余件在1962年就已經(jīng)整理完畢，其它歷史檔案也亦陸續(xù)整理完。該院閱覽室還備有按事項、年代和具奏人分類的卡片，可以根據(jù)需要查閱檔案。這都是值得我們學習和借鑒的。

地方年鑒的編纂則為檔案編研工作開辟了一條新的途徑，它既可以完整、系統(tǒng)地匯編該地方某一年的歷史資料，又可以把檔案和統(tǒng)計資料有機地結(jié)合起來，也可以將未見當年檔案記載的其它重要資料得以隨時采錄補充，這樣就為地方志的編纂打下了基礎(chǔ)。這是地方志編修工作發(fā)展的必然趨勢，也是檔案編研工作新的突破。

（四）館藏的補充和有關(guān)檔案的收集

編史修志工作既是對檔案工作的一次大檢查，也是補充館藏、豐富館藏的好機會。事實證明，在民間、機關(guān)團體也確實有好多東西是需要征集的。如其它有關(guān)部門收藏的關(guān)于本地的檔案，社會上需要采訪調(diào)查的有關(guān)資料，諸如重要歷史人物生平傳記、重大歷史事件、照片、有關(guān)金石拓片等。

綜上所述，從檔案產(chǎn)生起，就與編史修志工作結(jié)下了不可分割的淵源關(guān)系，就是相互依賴而存在的，它們二者之間是供與求、藏與用的關(guān)系。通過檔案的提供和利用推動了編史修志工作的開展，編史修志工作的開展又推動了檔案館的基礎(chǔ)建沒，從而說明了地方志編修與檔案館密切協(xié)作的重要性，展示了地方志編修與檔案工作的廣闊前景?！吧狭执河嵢碎g滿，剪出紅梅千萬枝”，讓我們共同攜起手來去迎接編史修志與檔案工作萬紫千紅的春天的到來，為經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展作出新的貢獻。