試論檔案館信息資源的集成建設(shè)

馮厚娟

摘要:本文從服務(wù)理念創(chuàng)新著手,指出檔案館信息資源集成建設(shè)之路。在檔案館信息資源集成建設(shè)系統(tǒng)內(nèi),對用戶、檔案資源、信息技術(shù)、檔案館功能和外部環(huán)境這些要素進(jìn)行集成優(yōu)化,動(dòng)態(tài)、優(yōu)化地構(gòu)建檔案館信息資源集成建設(shè)體系。

關(guān)鍵詞:檔案館 信息集成 檔案信息資源 建設(shè)體系

檔案信息集成服務(wù),亦可稱為檔案信息資源集成式服務(wù),或是“一站式”服務(wù),即將信息集成服務(wù)理念應(yīng)用于檔案信息資源建設(shè)中,在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,通過對檔案信息服務(wù)各要素進(jìn)行集成與動(dòng)態(tài)的整合,構(gòu)建優(yōu)化的檔案館信息資源建設(shè)與服務(wù)體系,使用戶需求實(shí)現(xiàn)最大的滿足。在檔案館信息資源集成建設(shè)過程中,對用戶、檔案資源、信息技術(shù)、檔案館功能和外部環(huán)境進(jìn)行集成優(yōu)化,以用戶需求集成為中心,以館藏檔案信息資源集成為基礎(chǔ),以信息技術(shù)集成為驅(qū)動(dòng),以環(huán)境集成為依托,以檔案館功能集成為過程,動(dòng)態(tài)地構(gòu)建檔案信息資源服務(wù)體系。

一、用戶需求集成

檔案館信息資源建設(shè)要明確以用戶為中心的服務(wù)核心,用“以人為本”作為判斷標(biāo)準(zhǔn),審視檔案工作的方向、重點(diǎn)和成效,審視檔案館基礎(chǔ)設(shè)施和信息服務(wù)能力建設(shè)。

1.用戶的管理

用戶需求集成首先需要對用戶的含義進(jìn)行界定。以用戶為中心不能只考慮到當(dāng)前的用戶,此“用戶”應(yīng)是大范圍的、包含未來的,檔案工作的遠(yuǎn)瞻性也要求檔案信息資源共享應(yīng)以歷史大局的需求為導(dǎo)向,為整個(gè)歷史的發(fā)展進(jìn)程提供服務(wù)。故而在集成整合檔案信息資源時(shí)要考慮檔案資源的長遠(yuǎn)價(jià)值,對潛在的、長期的用戶進(jìn)行預(yù)測,對用戶信息進(jìn)行集成管理。

2.需求的集成

用戶需求集成管理是檔案信息資源建設(shè)“以人為本”思想模式的一個(gè)重要表現(xiàn)。要推進(jìn)檔案館信息資源建設(shè),便要了解用戶,需要對用戶需求狀態(tài)進(jìn)行跟蹤,建立并維護(hù)與用戶達(dá)成的契約,建立對用戶需求的可測試標(biāo)準(zhǔn)體系等?？山梃b圖書館建立一個(gè)專門的信息服務(wù)咨詢臺(tái)或是虛擬檔案信息咨詢服務(wù)中心,直接與用戶接觸,向用戶提供館內(nèi)的資源和服務(wù)的基本信息,協(xié)調(diào)不同的服務(wù)機(jī)構(gòu)滿足用戶的需求,或設(shè)立專門的部門與人員,分析較復(fù)雜的用戶需求。建立用戶需求管理部門,制定明確的服務(wù)協(xié)定和完善的服務(wù)規(guī)范,暢通讀者信息反饋渠道。①

二、館藏檔案信息資源集成

館藏檔案信息資源集成是檔案館信息服務(wù)建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)者畢建新、張照余曾從標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)和組織管理層面對檔案信息資源集成進(jìn)行了闡述,②筆者認(rèn)為檔案信息資源共享之資源集成最基本的內(nèi)容是檔案信息資源的集成。

1.資源的有效

“有效”的資源是檔案信息資源集成整合的第一步。檔案信息資源集成整合時(shí)不僅要講究數(shù)量上的“合”,更要注重質(zhì)量上的“合”,要保證對公眾提供的檔案信息資源都是有實(shí)用價(jià)值的,要保證整合時(shí)檔案信息資源的可用性與可開放性。故要做到以下兩點(diǎn):一要及時(shí)對館藏檔案進(jìn)行解密降密,保證可開放檔案資源的內(nèi)容與范圍更新。 二要緊隨時(shí)代特征和社會(huì)民生潮流,篩選符合當(dāng)代社會(huì)需求與時(shí)代主題的檔案資源,繼而進(jìn)一步挖掘檔案知識內(nèi)涵,豐富檔案內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效共享。

2.集成的有效

手段的有效是檔案信息資源有效集成的重要步驟。在進(jìn)行館藏資源結(jié)構(gòu)調(diào)整時(shí),不能盲目地、不切實(shí)際地強(qiáng)調(diào)館藏檔案結(jié)構(gòu)上的完整,因?yàn)閺娜珖鴻n案館藏分布實(shí)際來看,即使是綜合檔案館內(nèi)的館藏檔案也不可能是真正的綜合,這是由我國特殊的政治體制以及檔案事業(yè)體制決定的,如城建檔案館與綜合檔案館之間的矛盾等。在整合檔案信息資源時(shí)要分析社會(huì)對檔案信息的需求,分析信息用戶的特征,繼而針對性地整合優(yōu)化館藏檔案信息資源,一要豐富和優(yōu)化館藏內(nèi)容和結(jié)構(gòu),建構(gòu)平民化的檔案館藏;二要加強(qiáng)特色館藏的建設(shè),并通過一系列專題服務(wù)形式進(jìn)行開發(fā)利用的工作,以實(shí)現(xiàn)多元一體化的服務(wù)模式。

三、信息技術(shù)集成

信息技術(shù)集成要敢用、善用新技術(shù),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)虛擬環(huán)境,營造一個(gè)虛擬共享平臺(tái)。在這個(gè)數(shù)字環(huán)境中,用戶通過各種功能界面,通過安裝網(wǎng)絡(luò)搜索引擎,獲取電子檔案資源及其他信息資源。然而對各種信息技術(shù),也不能盲目地應(yīng)用。

1.敢用新技術(shù)

檔案界在談到現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案工作的運(yùn)用時(shí)多用“新”這個(gè)字眼。實(shí)際上這個(gè)“新”只是相對于檔案工作的傳統(tǒng)手段而言的,而這些媒體、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)算機(jī)行業(yè)、其他學(xué)科領(lǐng)域以至圖書館學(xué)領(lǐng)域都早已被運(yùn)用。面對現(xiàn)在科技的發(fā)展及社會(huì)發(fā)展的壓力,檔案學(xué)科需要這些網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來提升自己的工作效率,故面對這些“新”技術(shù),我們要敢于去利用,去構(gòu)建檔案信息資源的共享場所,拓展檔案工作的空間。

2.善用信息技術(shù)

檔案信息資源開發(fā)利用離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的驅(qū)動(dòng),善用信息技術(shù)要用集成的思想管理這些信息技術(shù),包括技術(shù)集成與檔案網(wǎng)站集成。信息技術(shù)集成指除了擁有獲取電子資源的軟件外,還應(yīng)安裝各種軟件,提供一致、快捷的用戶界面和簡明詳細(xì)的電子版使用指南。在充分利用數(shù)字檔案館資源的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)一站式搜索引擎、知識導(dǎo)航、虛擬參考咨詢、虛擬社區(qū)檔案、專題論壇、培訓(xùn)課程與預(yù)約系統(tǒng)等內(nèi)容的建設(shè)。③檔案網(wǎng)站集成指檔案館要在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的指導(dǎo)下,加強(qiáng)自身的信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)政府上網(wǎng)工程,進(jìn)一步在總體上加強(qiáng)館際間的網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)現(xiàn)彼此間的聯(lián)網(wǎng)工作,從而實(shí)現(xiàn)彼此間檔案信息資源的共享。目前,全國基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站已逾千個(gè),且都直接或間接地鏈接在一起,供登錄者了解館藏范圍,檢索檔案文件的目錄信息。這種方式被稱為“網(wǎng)站集群”。④

四、服務(wù)環(huán)境集成

服務(wù)環(huán)境集成即要把檔案信息資源建設(shè)放入社會(huì)各種環(huán)境中,對各個(gè)環(huán)境綜合分析,獲取檔案信息資源建設(shè)的有利因素,進(jìn)而采取相應(yīng)措施,聯(lián)合其他外部環(huán)境力量共同推進(jìn)檔案館的信息服務(wù)建設(shè)。

1.環(huán)境的集合

在信息化及檔案信息化這一大時(shí)代背景下,檔案信息資源集成建設(shè)面臨著各種外部環(huán)境。一是近年來政務(wù)信息環(huán)境的形成為檔案信息資源共享建設(shè)提供了客觀的條件。二是國家法制法規(guī)如《中華人民共和國信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理暫行規(guī)定》等的逐漸建立為檔案信息資源集成建設(shè)提供政策環(huán)境。三是國家網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷改善以及數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體和超文本等技術(shù)的發(fā)展為檔案信息資源集成建設(shè)提供了技術(shù)支撐環(huán)境。

2.協(xié)同共建

我國檔案館信息資源集成建設(shè)的要素和措施紛繁復(fù)雜,既包含檔案工作的專業(yè)范圍,又涉及了管理學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等領(lǐng)域,實(shí)際操作時(shí)須把這些因素緊密結(jié)合起來考慮。不僅要認(rèn)識到這些措施的重要作用,還要弄清楚它們之間的關(guān)系,使其能夠和諧共處,共同發(fā)揮作用。

2008年5月1日《政府信息公開條例》的正式實(shí)施,為綜合檔案館向公共檔案館轉(zhuǎn)型提供了一個(gè)良好的契機(jī)。檔案部門參與了政府信息公開工作,成為政府部門公開政府信息的場所,拓展了檔案服務(wù)工作的領(lǐng)域。檔案館借此機(jī)遇向公共檔案館轉(zhuǎn)型,更加突出其服務(wù)性、公共性和開放性,更加體現(xiàn)出檔案部門所應(yīng)該具有的文化價(jià)值。因而我們應(yīng)借此時(shí)機(jī),發(fā)揮協(xié)同理念的思想內(nèi)涵,加強(qiáng)與政府部門的合作,共同做好政府信息的公開,服務(wù)社會(huì)。同時(shí),社會(huì)用戶也是檔案館信息資源集成建設(shè)體系中的重要部分。要以人為本,從用戶需求出發(fā),以豐富的檔案信息資源滿足用戶的需求。并建立用戶反饋機(jī)制,對檔案館的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價(jià),形成檔案館與用戶的互動(dòng),最終在檔案館信息資源集成建設(shè)這一動(dòng)態(tài)服務(wù)環(huán)境中,檔案館、政府部門與社會(huì)用戶三者協(xié)同合作,共建共享,共同推動(dòng)檔案館工作向前發(fā)展。

五、檔案館功能集成

功能集成是信息共享空間理念⑤的理論基礎(chǔ)之一,它是一種使相關(guān)多元信息有機(jī)融合并優(yōu)化使用的理念。國內(nèi)相關(guān)公共檔案館建設(shè)也應(yīng)用了功能集成的理念,且取得了一定的成效。如2004年4月建成的上海市檔案館外灘新館便是集決策參考、展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等八大功能為一體的一種新的服務(wù)窗口。

現(xiàn)要將檔案館信息資源建設(shè)看成一個(gè)功能集成的過程,將檔案館的各種功能,如檔案保管、檔案研究、存史資政、展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等,通過依托整合的檔案資源基礎(chǔ),先進(jìn)的技術(shù)驅(qū)動(dòng),優(yōu)化構(gòu)建檔案館的服務(wù)模式與體系。通過功能集成,實(shí)現(xiàn)檔案館的集成化“一站式”,將信息開放存取環(huán)境中的檔案信息資源系統(tǒng)與服務(wù)體系進(jìn)行無縫式鏈接,實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用工作“管理無縫隙,服務(wù)無邊界”的新要求。

注釋:

①⑤任樹懷,盛興軍.信息共享空間理論模型建構(gòu)與動(dòng)力機(jī)制研究[J].中國圖書館學(xué)報(bào),2008(4):34-40.

②④畢建新,張照余.基于共享網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源集成研究[J].湖北檔案,2008(9):12-17.

③王夢.基于信息共享空間視角的公共檔案館建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2009(3):11-12.

作者單位:上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系