水電勘測設(shè)計院工程檔案文檔一體化系統(tǒng)

王 凡 朱良兵

(中國水電顧問集團(tuán)貴陽勘測設(shè)計研究院,貴陽 550081)

所謂文檔一體化就是將檔案形成、歸檔、利用等各個相對分散獨(dú)立的環(huán)節(jié)作為一個有機(jī)整體進(jìn)行全生命周期管理。中國水電顧問集團(tuán)貴陽勘測設(shè)計研究院(以下簡稱貴陽院)在實施企業(yè)信息化整體解決方案——“綜合信息管理系統(tǒng)”建設(shè)過程中,結(jié)合本單位工程檔案的形成和管理實際,成功開發(fā)了工程檔案文檔一體化系統(tǒng),并在院生產(chǎn)、管理中得到了成功應(yīng)用,較好地解決了工程檔案文檔一體化問題。工程檔案在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上實現(xiàn)了產(chǎn)品計劃、分解、設(shè)計、校核、審查、核定、批準(zhǔn)、工程文件材料預(yù)立卷、歸檔清單、歸檔、查詢、電子文檔瀏覽下載、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程電子流管理,有效地提高了院工程檔案管理水平和管理效率。

1 文檔一體化概述

1.1 文檔一體化的理論基礎(chǔ)

文檔一體化工作的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論。該理論是在 20世紀(jì)文件數(shù)量急劇增長的背景下提出的。1940年,美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期理論,是指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案部門永久保存的整個運(yùn)動過程。文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動的整體性和內(nèi)在聯(lián)系,為文件的全過程管理奠定了理論基礎(chǔ);準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動的階段變化,為文件的階段式管理奠定了理論基礎(chǔ);準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動過程的前后銜接和各階段的相互影響,為實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理,提供了理論基礎(chǔ)。

1.2 文檔一體化的概念

文檔一體化就是在文件和檔案管理中運(yùn)用文件生命周期理論把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)的聯(lián)系在一起,按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),實施全面控制和有效管理,從而達(dá)到消除或減少重復(fù)勞動,提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。將文件管理與檔案管理納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi),實行一體化管理的實質(zhì)就是對文件運(yùn)動過程的全面控制或管理,它體現(xiàn)了文件生命運(yùn)動周期的內(nèi)在規(guī)律性和要求,打破了檔案管理體制的藩籬。文檔一體化要求電子文件形成、歸檔、保管、利用等管理過程是連續(xù)的、不間斷的,對電子文件的管理過程及其控制是全程的、預(yù)知的、可控的。保證從文件材料形成部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完整,實現(xiàn)文件材料形成、歸檔、立卷、整編、利用一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現(xiàn)在可以加速檔案工作的步伐,促進(jìn)企業(yè)信息的發(fā)展,提高工程檔案信息資源的有效利用。

2 貴陽院工程檔案文檔一體化系統(tǒng)

貴陽院于 2005年啟動了綜合信息集成系統(tǒng)建設(shè)工作,該系統(tǒng)主要包括行政綜合辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)(包括工程檔案和文書檔案)、檔案管理系統(tǒng)五大部分。所有系統(tǒng)集于一個平臺,統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫設(shè)計保證了各系統(tǒng)相互獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)。其中工程檔案文檔一體化系統(tǒng)是銜接生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的橋梁。四個系統(tǒng)的集成實現(xiàn)了工程項目全過程管理,使得工程檔案文檔一體化管理成為可能,見圖1。

2.1 設(shè)計產(chǎn)品的形成

生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)是貴陽院開發(fā)的用于項目的生產(chǎn)組織管理的系統(tǒng),該系統(tǒng)在實現(xiàn)了對項目全過程管理的同時,也實現(xiàn)了設(shè)計產(chǎn)品(文字類和圖紙類)形成過程中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種工程文件材料(包括最終產(chǎn)品、過程產(chǎn)品、電子校審卡、設(shè)計變更記錄)的動態(tài)控制。包括設(shè)計產(chǎn)品策劃、產(chǎn)品電子設(shè)校審、設(shè)計變更等產(chǎn)生的最終成果和所有過程記錄文件,通過產(chǎn)品版本管理保證了產(chǎn)品的唯一性和準(zhǔn)確性。產(chǎn)品在設(shè)計、校核、審查、審定等流程完成以后,自動在臨時庫中建立產(chǎn)品的條目檔案信息、電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更等三個電子附件。一套典型的 CAD設(shè)計圖紙形成過程見圖2。

2.2 工程檔案文檔一體化系統(tǒng)

通過審定后的設(shè)計產(chǎn)品在印刷、出版的同時自動進(jìn)入“臨時庫”待歸檔(見圖3)。臨時庫中設(shè)計產(chǎn)品信息包括不可更改信息和補(bǔ)充信息兩部分。不可更改信息從產(chǎn)品設(shè)計過程中自動帶入,主要包括項目名稱、設(shè)計階段、項目經(jīng)理、題名、圖號、設(shè)計人、校核人、審查人、審定人、產(chǎn)品形成時間、歸檔人條目信息,電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更三個電子附件,不可更改信息保證了電子檔案的真實、唯一及與紙質(zhì)檔案的一致性;補(bǔ)充信息主要是項目部綜合管理員需補(bǔ)充的檔案預(yù)立卷信息,包括原稿、正本和副本、歸檔時間等。綜合管理員在臨時庫中完成檔案預(yù)立卷信息補(bǔ)充后,待紙質(zhì)檔案預(yù)立卷后,自動打印歸檔清單,即可通過工程檔案文檔一體化系統(tǒng)自動實現(xiàn)從臨時庫到工程檔案正式庫的網(wǎng)上一體化歸檔工作。

圖1 工程項目全過程管理示意圖

在臨時庫中,歸檔屬性分為“未歸檔”、“待歸檔”、“已歸檔”三類,通過審定后進(jìn)行臨時庫的產(chǎn)品歸檔屬性為“未歸檔”,當(dāng)項目部綜合管理員完成紙質(zhì)檔案預(yù)立卷、在臨時庫中補(bǔ)充“歸檔時間”等檔案信息后,該產(chǎn)品歸檔屬性變?yōu)椤按龤w檔”,當(dāng)歸檔完畢產(chǎn)品的歸檔屬性變?yōu)椤耙褮w檔”。通過按歸檔屬性查詢、統(tǒng)計,項目經(jīng)理可實時、動態(tài)地了解本項目各專業(yè)的歸檔情況,敦促本項目及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地完成歸檔工作。

圖3 臨時庫頁面

圖3左上部分為待歸檔分類樹,左下部分為待歸檔條目信息,右上部分為檔案接收員補(bǔ)填的字段,如檔案分類、檔案編號等;右下部分為預(yù)歸檔條目信息。

歸檔過程如下:歸檔雙方對紙質(zhì)檔案驗收后,檔案接收員從歸檔頁面中選擇歸檔屬性為“待歸檔”的檔案條目,點擊“待歸檔”按鈕后將檔案條目從歸檔頁面轉(zhuǎn)入預(yù)歸檔頁面中(在預(yù)歸檔頁面中,點擊“撤銷”按鈕檔案條目從預(yù)歸檔頁面轉(zhuǎn)回歸檔頁面);選中需要?dú)w檔的檔案條目點擊 “歸入正式庫檔案庫”按鈕即完成檔案的歸檔,同時提示歸檔完成的信息。

圖4 歸檔頁面

歸入正式庫后,項目名稱、設(shè)計階段、項目經(jīng)理、題名、圖號、設(shè)計人 、校核人 、審查人、審定人 、產(chǎn)品形成時間、歸檔人、原稿、正本和副本、歸檔時間等條目信息,電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更三個電子附件自動轉(zhuǎn)入正式庫,檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過整編模塊,僅需補(bǔ)增檔案分類號、檔案號、保管期限等信息后就完成工程檔案的整編工作,設(shè)計人員即可在檔案查詢模塊中進(jìn)行工程檔案檢索、查詢,提出瀏覽和下載申請,審批流程通過后,實現(xiàn)電子檔案的瀏覽和下載。通過檔案鑒定、檔案銷毀等模塊完成檔案的鑒定、銷毀工作。

3 總結(jié)

貴陽院從2005年開始開展綜合信息集成系統(tǒng)建設(shè)以來,工程檔案文檔一體化系統(tǒng)作為該集成系統(tǒng)的一部分,已成功投入運(yùn)用,經(jīng)過這幾年的運(yùn)行證明系統(tǒng)設(shè)計科學(xué)、合理,運(yùn)行穩(wěn)定、可靠,通過生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)、工程檔案圖檔一體化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整體應(yīng)用,貴陽院實現(xiàn)了工程檔案從設(shè)計產(chǎn)品策劃、形成、變更、歸檔、利用、鑒定、銷毀全生命周期網(wǎng)絡(luò)化管理,規(guī)范了設(shè)計人員、項目綜合管理員、檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)流程,極大地提高了工程檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率,有效地促進(jìn)了工程檔案信息資源的利用。

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