高校電算化內(nèi)部會計控制系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

王存昭

我們正步入信息化時代，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使我國高校會計電算化系統(tǒng)也出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，目前，我國高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了會計電算化，有些院校甚至實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的過程給高校財務(wù)會計管理工作帶來高效率的同時也帶來了內(nèi)部會計控制新的問題和風(fēng)險。由于會計電算化系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，原來舊的內(nèi)部會計控制制度大部分已不適應(yīng)電算化環(huán)境要求，為了實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)下會計信息的真實性與可靠性，防止違法舞弊行為的發(fā)生，保護高校資產(chǎn)的安全完整，有必要加強和完善電算化下內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的建設(shè)。

一、高校電算化條件下內(nèi)部會計控制的特點

會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)在會計工作的具體應(yīng)用，是電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬、查賬以及代替人工完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。內(nèi)部會計控制是指單位為了提高會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。它要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施。電算化條件下內(nèi)部會計控制與手工會計核算系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制相對比，基本要求和目標(biāo)相同，會計核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法相同，但電算化條件下會計業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，從而使內(nèi)部會計控制體系出現(xiàn)了一些新的特點和變化。

（一）電算化條件下，對會計人員提出更高的技術(shù)要求，內(nèi)部控制實施主體發(fā)生了變化。利用電算化系統(tǒng)對財務(wù)進行控制和管理，是一種高水平的智力勞動，其所需要的知識涉及會計學(xué)、計算機應(yīng)用科學(xué)和管理學(xué)等多門學(xué)科。手工會計核算的內(nèi)部控制實施主體是對人的控制，而電算化下的內(nèi)部控制實施主體是對人和計算機軟硬件的控制。電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)問題風(fēng)險將成為會計系統(tǒng)中內(nèi)部會計控制的主要風(fēng)險。

（二）電算化條件下，數(shù)據(jù)的處理高度集中，內(nèi)部會計控制的范圍擴大。其范圍主要是擴大了對計算機軟硬件及其運行環(huán)境的控制，如網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制、數(shù)據(jù)輸入輸出的控制以及會計數(shù)據(jù)庫的控制等，電算化內(nèi)部會計控制的突出特點是越來越多地采用程序化控制，程序化控制反映出控制技術(shù)的高技能性。

（三）電算化條件下，在會計信息高度集中存儲在財務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)所導(dǎo)致的計算機數(shù)據(jù)資料高度共享的條件下，會計數(shù)據(jù)的安全性和完整性很有可能增加內(nèi)部會計控制的風(fēng)險。同時系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理數(shù)據(jù)也面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統(tǒng)問題風(fēng)險。并且原來手工條件下的紙介質(zhì)將由磁性存儲介質(zhì)所代替，磁性存儲介質(zhì)的主要特點是閱讀分析直觀性差、數(shù)據(jù)涂改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱等，這些特點使會計信息系統(tǒng)的資料保存也面臨新的風(fēng)險問題。隨著會計數(shù)據(jù)經(jīng)開放的互聯(lián)網(wǎng)傳輸，也會使會計信息系統(tǒng)面臨非法程序和各種病毒感染的風(fēng)險。

二、高校電算化內(nèi)部會計控制存在的問題

（一）會計人員對計算機知識了解掌握不多。高校從事財務(wù)會計工作的人員其計算機知識參差不齊，有的經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，計算機應(yīng)用能力比較強，但還有相當(dāng)一部份會計人員特別是年紀偏大的人員，缺少應(yīng)用計算機的知識，從而影響到應(yīng)用電算化系統(tǒng)進行會計核算和管理工作，也給內(nèi)部會計控制帶來一定的隱患。

（二）會計電算化系統(tǒng)的運行存在安全隱患，風(fēng)險增大。會計電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計算機，一旦計算機軟、硬件出現(xiàn)故障或病毒侵襲造成系統(tǒng)癱瘓，將會嚴重危害系統(tǒng)的安全，嚴重影響到高校會計核算及財務(wù)管理工作。高校多校區(qū)異地辦學(xué)，會計電算化系統(tǒng)也通過互聯(lián)網(wǎng)進行，因而會計信息的安全性風(fēng)險增大。

（三）電算化系統(tǒng)管理不到位，監(jiān)督力度差。有些高校特別是規(guī)模相對比較小的院校，財務(wù)部門雖按不相容職責(zé)進行分工，可財務(wù)會計人員比較少，常出現(xiàn)一個操作員身兼數(shù)職，可以用不同的身份進入系統(tǒng)進行不同的操作，這樣不相容職責(zé)分工控制已名存實亡。

三、加強高校電算化內(nèi)部會計控制建設(shè)的主要措施

針對高校會計電算化內(nèi)部會計控制的特點及內(nèi)部控制存在的一些問題，筆者對加強和完善高校電算化內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的建設(shè)提出以下建議：

（一）切實提高會計人員信息技術(shù)水平，完善會計人員崗位責(zé)任制。會計人員計算機水平的高低是衡量控制電算化風(fēng)險能力和內(nèi)部會計控制能力的重要方面，人是各項活動的中心，沒有人的參與控制，設(shè)計再好的制度都毫無用處，提高會計人員的計算機應(yīng)用水平是提高電算化應(yīng)用水平和內(nèi)部會計控制水平的基本保證。高校財務(wù)部門要根據(jù)崗位特點和崗位分工，對會計人員進行電算化培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平并強化其崗位工作責(zé)任心。

（二）加強電算化犯罪防范建設(shè)，增強其安全性控制程度。會計電算化給高校財務(wù)管理帶來極大的便利，使管理效率大大提高，但也可能導(dǎo)致新技術(shù)條件下的高科技犯罪。目前，國家制定和實施的有關(guān)防止電算化犯罪的法律法規(guī)比較少，因此，要防范此類犯罪，制定專門的法規(guī)加以有效的控制變得十分必要和緊迫。同時加強會計電算化系統(tǒng)的安全性控制。它是指采用各種方法和措施保證會計信息和系統(tǒng)程序的安全，以達到防止會計信息數(shù)據(jù)泄密或被更改、破壞。網(wǎng)絡(luò)安全的控制應(yīng)采取用戶權(quán)限設(shè)置、密碼設(shè)置和防火墻技術(shù)設(shè)置等。

（三）加強會計電算化系統(tǒng)的組織控制和檔案管理工作。組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工?？刂浦攸c應(yīng)放在不相容職務(wù)的分離上，將不相容的系統(tǒng)檔案管理等職務(wù)分離，制定相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套，適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求。會計檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)工作，良好的會計檔案管理是保證會計工作連續(xù)進行、系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校會計信息系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時存儲和保管，應(yīng)制定嚴格且操作性強的會計檔案管理制度，對電算化會計檔案管理應(yīng)做到防磁、防火、防潮、防塵，對重要的會計檔案應(yīng)采取異地備份以保證會計檔案的安全與完整。有效加強會計檔案管理，必須配備合格的檔案管理人員、必須有完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引辦法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等措施。

（四）強化內(nèi)部審計手段。要通過加強內(nèi)部審計來落實和監(jiān)督各項內(nèi)部會計控制是否有效。內(nèi)部審計是高校內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。內(nèi)部審計要根據(jù)高校電算化的運行環(huán)境及其特點，對關(guān)鍵的控制點進行審計，如高校內(nèi)部控制制度是否健全、電算化軟件系統(tǒng)操作權(quán)限是如何分配和設(shè)置的、電算化的不相容職責(zé)是否分離、計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)與書面會計數(shù)據(jù)是否一致等。

（五）加強電算化環(huán)境下預(yù)算管理控制和會計數(shù)據(jù)輸入、輸出的控制。預(yù)算管理控制是一種有效的內(nèi)部會計控制手段，預(yù)算以數(shù)量化的方式來表明管理工作標(biāo)準(zhǔn)，控制是以確定的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對行動的度量和糾正偏差。所以預(yù)算管理是過程中的控制，即事前控制、事中控制、事后控制。高校的事前控制指對教學(xué)項目支出進行預(yù)算編制，詳細的描述為實現(xiàn)計劃目標(biāo)而要進行的工作標(biāo)準(zhǔn)。事中控制是一種協(xié)調(diào)、限制差異的行動，保證預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。事后控制是鑒別偏差，糾正不利的影響。在電算化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，高校預(yù)算管理控制消除了時間、空間的限制，為會計信息暢通、信息反饋迅速及時提供了保證。高校在會計信息系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立有關(guān)經(jīng)費控制項目，通過預(yù)算指標(biāo)的下達，就可對相關(guān)預(yù)算項目進行實時的監(jiān)控，達到加強財務(wù)管理的作用。同時為達到財務(wù)管理的目標(biāo)和要求，必須加強電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)輸入和輸出的控制。

總之加強和完善電算化系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制建設(shè)，是高校財務(wù)管理工作必須認真對待的問題，只有加強電算化內(nèi)部會計控制建設(shè)，才能不斷提高高校會計工作水平，保證會計信息的可靠、真實，才能保障高校資產(chǎn)的安全，更好地促進高校各項事業(yè)的健康發(fā)展。