芻議規(guī)范水土保持檔案管理的必要性及對策

尹義莉,趙 輝

(1.衡陽市建設工程質量監(jiān)督站,湖南衡陽 421001;2.中國農業(yè)大學水利與土木工程學院,北京 100083)

當前,我國水土保持事業(yè)蓬勃發(fā)展,信息化、法制化的建設步伐進一步加快,社會公眾的參與程度不斷提高,水土保持管理的制度化、規(guī)范化和社會化不斷加強[1-2],但是在水土保持檔案管理方面卻存在著一些與水土保持事業(yè)發(fā)展不相協調的問題:①沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系,檔案資料調閱、調集或查詢困難,檔案信息利用率低,或大部分既有資料未歸檔、建檔,已成為制約水土保持信息化建設的瓶頸因素。②檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現象普遍存在,檔案資料分布散亂,未形成上下協調、橫向網絡化的信息共享機制,檔案信息透明度低,對水土保持生態(tài)工程建設、行政管理和宏觀決策等的服務或支撐作用弱,往往造成信息不暢或重復性建設,如因水土保持監(jiān)測信息的共享程度低,不少地方出現了監(jiān)測站(點)低效重復建設或相關信息重復觀測的現象。③專業(yè)或專職檔案管理人員匱乏,少數地方雖配備有兼職檔案管理人員,但往往人員不固定;大多數地方未配備檔案管理人員,不對檔案資料進行歸檔、建檔,也無檔案存儲保管制度,受人員變動、機構撤并、年代更替等因素影響,檔案資料缺失或流失嚴重,影響了水土保持工作的連貫性和嚴肅性。④水土保持檔案普遍未實行專業(yè)化管理,檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差,檔案資料破損現象嚴重。⑤水土保持檔案管理的法制意識不強,檔案管理工作未引起各地的重視,也無專項經費投入,制約了檔案管理的規(guī)范化建設。上述問題的普遍存在,已成為制約水土保持現代化、信息化和規(guī)范化建設的主要影響因素,在一定程度上也影響了水土保持施政能力和行政管理水平的提升,難以滿足新時期水土保持事業(yè)發(fā)展的需求,加強并規(guī)范水土保持檔案管理已刻不容緩[3-6]。

1 規(guī)范水土保持檔案管理的必要性

1.1 是水土保持信息化建設的需要

新時期以來,水土保持工作領域進一步拓寬,每年的檔案信息與資料呈海量級數增加,水土保持信息查詢與交流日益頻繁,行業(yè)內部、行業(yè)間以及社會公眾對水土保持信息的需求不斷增加,這些都要求水土保持檔案管理盡快實現信息化、網絡化和規(guī)范化,并逐步提高管理水平和利用效能。與此同時,我國社會經濟的發(fā)展,計算機技術、網絡技術的發(fā)展與普及,也為規(guī)范檔案管理,建立水土保持信息平臺,提高水土保持的信息化、網絡化水平創(chuàng)造了條件。

1.2 是水土保持決策科學化的需要

水土保持工作涵蓋水土保持生態(tài)工程建設、行政管理與監(jiān)督執(zhí)法、監(jiān)測與科研交流等領域。進行科學決策與績效評價需要的大量基礎信息和資料很多都是來自既有的檔案資料與信息。規(guī)范水土保持檔案管理,不僅可及時提供大量可靠的決策信息與依據,而且有助于建立決策信息系統,改善決策方法,提高管理效率,進一步提升決策的科學性與客觀性。

1.3 是水土保持法制化和規(guī)范化建設的需要

規(guī)范檔案管理是水土保持法制化和規(guī)范化建設的基本內容。通過檔案管理的規(guī)范化建設,可建立各級水土保持信息平臺,實現信息共享,不僅滿足廣大群眾及相關行業(yè)或部門對水土保持信息(如法律法規(guī)、監(jiān)測與科研成果等)的需求,而且有助于水土保持行業(yè)在接受監(jiān)督的同時,推進水土保持法制化和規(guī)范化建設的步伐,進一步提高水土保持行業(yè)管理的透明度,廣泛爭取群眾和社會各界的理解與支持,提高他們參與水土保持的自覺性和積極性,從而推動水土保持事業(yè)的快速發(fā)展。

1.4 是提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要

科學統一的檔案資料分類與編碼、完備的檔案信息存儲與數據庫、便捷的調閱與查詢支持體系、完善的配套軟硬件設施、規(guī)范的檔案信息管理等,不僅是水土保持行業(yè)自身能力建設的重要組成部分,而且是提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的必備手段,有助于樹立良好的水土保持行業(yè)形象。

2 規(guī)范水土保持檔案管理的對策

2.1 建立水土保持檔案資料庫

水土保持是我國的一項基本國策,工作任務艱巨,工作領域寬,服務對象復雜,所涉及檔案資料的內容與來源渠道多而雜。為確保檔案資料的完整性與真實性,應規(guī)范并統一水土保持檔案內容,建立科學完備的水土保持檔案資料庫。現階段,有條件的地方應借助建設水土保持信息網絡和信息管理系統的契機,建立水土保持檔案資料庫,資料庫框圖見圖1。

2.2 統一檔案編碼和密級標準,建立水土保持檔案管理體系

首先,應根據檔案內容、來源或區(qū)域等因素,對各種水土保持檔案資料按照一定的技術規(guī)則,統一進行檔案的編碼以及目錄、卷宗編錄,并以技術標準等形式,對內或對外發(fā)布信息,以便各方檢索查詢。其次,對各種存儲介質或不同內容的檔案資料的保存期進行合理劃定,對需永久保存的檔案資料予以備份處理;同時,嚴格篩查各種非永久保存的檔案資料,對涉及群眾生命財產安全或區(qū)域生態(tài)安全的重要檔案資料,如重點淤地壩設計與施工等工程檔案資料、重點水土保持生態(tài)建設工程檔案資料、重大開發(fā)建設項目水土保持監(jiān)測與驗收檔案資料等,一般應劃定為永久保存類型。一些臨時性或過程性的檔案資料,可根據情況劃定為非永久保存類型。對于非永久保存的檔案資料,應合理確定其保存期,以免檔案資料遺失、殘缺。第三,應合理確定檔案存儲或保管的形式,其中短期、非永久保存的檔案資料可交由行業(yè)部門檔案室管理,長期或永久保存的檔案資料應移交專業(yè)檔案館、公共檔案館或圖書館進行專業(yè)保存,以保證檔案資料存儲的質量要求;在有條件的地方建立檔案代管或與公共檔案館、圖書館協作保管等檔案管理機制。第四,應合理劃分水土保持檔案資料的密級標準和解密期限,進行密級或授權設定,制定水土保持系統內部、行業(yè)間和社會公眾等不同對象間的信息共享規(guī)則,確保水土保持信息交流、查詢渠道的通暢。

2.3 提高檔案法律意識,建立并完善水土保持檔案管理制度

提高檔案法律意識,建立并完善檔案管理制度,是規(guī)范檔案管理的前提。首先,應針對水土保持檔案資料的采集(調集)、分類、移交、歸檔與建檔、保存期劃定、密級劃分、保密與解密規(guī)定、查詢與借閱、信息共享以及檔案信息對外發(fā)布與服務等環(huán)節(jié),制定統一規(guī)范的檔案管理制度。其次,對行業(yè)自管以及專業(yè)檔案館、公共檔案館或圖書館管理等不同的檔案管理形式,制定相應的檔案管理制度,并進行規(guī)范化管理。第三,加強管理與執(zhí)行檢查,確保檔案管理制度的落實,并在實踐中不斷完善水土保持檔案管理制度。現階段可制定相應規(guī)則,將檔案管理納入水土保持工程建設、項目驗收、成果鑒定等管理環(huán)節(jié),對檔案資料的收集、歸檔與建檔、檔案移交等進行專項驗收,以提高檔案管理意識,規(guī)范檔案管理行為。

2.4 培養(yǎng)并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍

規(guī)范水土保持檔案管理,人是關鍵。首先,應建立各級檔案管理機構,配備專業(yè)或專職檔案管理人員。在工作過程中,應盡可能避免因人員變動、機構調整等造成檔案資料的丟失。其次,應對專業(yè)或專職檔案管理人員進行培訓或輪訓,培訓內容包括檔案分類與編碼、檔案保存技術、檔案查詢與借閱、檔案保密等,以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第三,建立檔案管理人員定期考核或評比制度,確保檔案管理制度的落實,提高檔案管理人員的責任心與使命感,提高檔案管理工作質量與服務水平。第四,建立對外交流與合作制度,尤其要加強與公共檔案館或圖書館等專業(yè)檔案管理機構的交流,在水土保持信息對外公開、有償服務等方面探索提高檔案管理效能的有效途徑。

2.5 挖掘檔案資料潛力,為水土保持及社會公眾提供服務

規(guī)范檔案管理的最終目的是為水土保持及社會公眾提供優(yōu)質服務。因此,在水土保持檔案管理中應強化專業(yè)化和社會化服務意識,以提供科學、完善的水土保持信息等為重點,更好地為水土保持管理服務,為行業(yè)和相關部門服務,為社會大眾服務。與此同時,應充分挖掘水土保持檔案信息與資料的潛力,進行科學分析與評價,服務于水土保持宏觀決策、水土流失治理、水土保持監(jiān)督管理與執(zhí)法以及水土保持監(jiān)測與科研等。另外,可根據法律法規(guī)的要求,探索并規(guī)范水土保持檔案信息的有償服務途徑,增加水土保持檔案信息的社會服務性,擴大水土保持的社會影響力。

3 結語與建議

3.1 結 語

規(guī)范檔案管理是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規(guī)范化建設以及水土保持行業(yè)自身能力建設的需要。現階段,我們應從建立水土保持檔案資料庫、統一檔案編碼和密級標準、建立水土保持檔案管理體系、提高檔案法律意識、建立并完善水土保持檔案管理制度、培養(yǎng)并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍、挖掘檔案資料潛力、為水土保持及社會公眾提供優(yōu)良服務等方面,規(guī)范水土保持檔案管理。與此同時,我國社會經濟和水土保持事業(yè)的迅速發(fā)展,計算機與網絡技術的發(fā)展與普及,都為用科學手段規(guī)范水土保持檔案管理創(chuàng)造了條件,規(guī)范水土保持檔案管理勢在必行。

3.2 建 議

(1)制定水土保持檔案管理發(fā)展規(guī)劃的近期目標,即用 3～5 a的時間,建立全國統一的水土保持檔案分類標準、編碼體系、管理制度,培訓并配備水土保持檔案管理人員,完成既有檔案資料的歸檔與建檔工作,初步完成國家、流域(省)、縣三級檔案資料庫的軟、硬件建設;遠期目標,即再用 5～10a的時間,在全國建立規(guī)范的三級水土保持檔案資料庫,規(guī)范水土保持檔案的行業(yè)管理與專業(yè)化管理行為,實現水土保持檔案收集、建檔、查詢、移交等管理環(huán)節(jié)的信息化、網絡化。

(2)各地應提高檔案管理法制意識,重視水土保持的檔案管理,切實加強領導,安排專項經費,確保檔案資料收集與建檔、資料庫建設、人員培訓等檔案管理環(huán)節(jié)的正常投入,保障檔案管理工作科學有序地開展。

(3)對檔案管理人員進行培訓,提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),提高檔案管理水平。

(4)對既有水土保持檔案資料進行收集與修補、快速歸檔與建檔,尤其是重要的資料(如重點工程檔案資料、治理成功典范等),以免因年代更替、人員變遷等原因,引起檔案資料的缺失,造成不可挽回的損失。

[1]劉震.新時期我國水土保持工作的主要特征[J].中國水土保持,2009(10):1-4.

[2]劉震.努力完善五大體系推進“十一五”水土保持工作新發(fā)展[J].中國水土保持,2006(11):1-3.

[3]沈克芬.淺議檔案管理對水土保持業(yè)務工作的支持[J].水土保持研究,2003,10(2):91-92.

[4]李德.淺議水土保持檔案管理的功能[J].中國水土保持,2005(2):41,47.

[5]蘇杭生,陳志偉,唐萬龍,等.基層水土保持檔案系統的建設[J].中國水土保持科學,2004,2(3):126-129.

[6]薛敏.水土保持檔案管理工作探討[J].山西水土保持科技,2008(2):18-19.