加強會計電算化 提高醫(yī)院管理水平

李 敏

一、會計電算化的涵義

會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術和信息技術應用到會計實物的簡稱，是電子計算機代替人工，實現(xiàn)報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需要人工完成的對會計信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計電算化首先幫助財會人員逐漸擺脫了繁瑣的手工操作，提高了會計核算的質(zhì)量，而且減輕了會計人員的勞動強度，提高財會工作效率。其次，計算機運行的速度快，大大提高了會計信息的及時性、準確性和完整性，使財會人員有更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金評測，參與醫(yī)院管理與決策，為提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。

二、醫(yī)院會計電算化應用中存在的問題

1.沒有充分發(fā)揮電算化對強化醫(yī)院財務管理的功能

傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的主要工作，十分耗費財會人員的精力，突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題。實行醫(yī)院會計電算化后，雖然將財會人員從繁重的工作中解脫出來，卻忽視了它的醫(yī)院財務管理功能。醫(yī)院電算化會計軟件的總帳核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等內(nèi)容功能較強，而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析系統(tǒng)以及資金供求預測等模塊，根本沒有設計或內(nèi)容過于簡單、功能不全，限制了其管理功能，沒有充分發(fā)揮會計電算化對加強醫(yī)院財務管理的功能。

2.對會計電算化信息系統(tǒng)設置和調(diào)整不夠

一些醫(yī)院在實施會計電算化后，沒有對手工系統(tǒng)進行分析，不能減少中間環(huán)節(jié)和合并、調(diào)整簡單重復的業(yè)務流程，無法按照計算機管理的特點重新規(guī)劃業(yè)務流程，沒有對會計電算化系統(tǒng)做個性化的調(diào)整和設置。會計電算化系統(tǒng)不是“傻瓜型”的仿真系統(tǒng)，而是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)，它的成敗和效率不僅取決于“人”的因素，也取決于“機”的因素，在實際工作中，醫(yī)院應該以最小的成本，找到最佳的人機結合方式。

3.醫(yī)院財務數(shù)據(jù)的保密性、安全性差

財務數(shù)據(jù)是醫(yī)院的絕對秘密，會計電算化軟件對數(shù)據(jù)保密還不完善。所謂的加密也無非是對軟件本身的加密，防止盜版；另外在進入系統(tǒng)時加上一些諸如用戶口令和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)保密作用。安全性上更是難以如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復原來的數(shù)據(jù)。

4.醫(yī)院缺乏合格的會計電算化專業(yè)人員

由于會計電算化是一門集計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的邊緣學科，雖然大多數(shù)會計人員已接受計算機業(yè)務培訓，但與實際還有較大差距，具體表現(xiàn)在：1）復合型人才欠缺，目前既懂醫(yī)院會計又對計算機熟悉的人員相當少，這勢必會影響醫(yī)院會計電算化的進程；2）會計電算化培訓內(nèi)容滯后，后續(xù)教育中缺乏會計電算化內(nèi)容，致使會計人員缺乏培訓和定期考核的機會。

5.醫(yī)院會計電算化審計處于“擱淺”狀態(tài)

會計軟件開發(fā)疏漏了審計因素。傳統(tǒng)審計中最為重視的會計系統(tǒng)提供審計線索的方法發(fā)生了很大改變。由于計算機自身及會計軟件運行特點，加上審計人員對會計電算化內(nèi)部程序不一定全面了解，使得會計電算化過程成為一只“黑箱”，另外是相關審計準則制定以及計算機審計實務工作滯后于經(jīng)濟形式，目前，會計電算化于審計處于一種“脫節(jié)”狀態(tài)。

三、加強醫(yī)院電算化的對策

1.做好醫(yī)院會計管理基礎工作

電算化會計雖然以計算機為計算工具，但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機與人工的結合。計算機對數(shù)據(jù)（信息）的處理通過程序來進行的，系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化，比如對操作權限的限制有密碼程序、驗證借貸金額是否平衡有校正程序等。會計電算化控制特點由手工會計的人工控制，變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚩刂啤？刂苾?nèi)容涉及到人員分工、職能分離和軟、硬件的維護以及會計信息和會計檔案的保存和保管，會計電算化系統(tǒng)要求原始會計數(shù)據(jù)標準化、規(guī)范化、錄入會計數(shù)據(jù)代碼化。在整個醫(yī)院管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導下，做好會計電算化的發(fā)展規(guī)劃和計劃并認真組織實施，重新調(diào)整會計及整個醫(yī)院的機構設置、崗位分工，建立一系列現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，提高醫(yī)院管理水平。

2.大力加強醫(yī)院會計人員培訓的力度

會計電算化人才缺乏，是制約醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。實行會計電算化后，對醫(yī)院會計人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高要求。醫(yī)院會計人員不僅是會計數(shù)據(jù)的加工者、會計信息的輸出者，而且是參與決策者。會計人員不僅要有深厚的業(yè)務知識而且要懂得如何使用計算機。這就要求每個財會人員努力拓寬知識面，接受在職培訓，學習和提高會計電算化知識；也要求醫(yī)院培養(yǎng)復合型人才，為盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對人員培訓要注意人才層次，同時要注意知識結構，對電算化管理人員培訓工作要經(jīng)常進行并結合經(jīng)驗交流，使培訓收到實效。

3.增強醫(yī)院會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性

依據(jù)醫(yī)院會計電算化的特點，建立內(nèi)部控制制度是必要的。（1）實行用戶權限分級授權管理，建立會計信息崗位責任；（2）建立健全電腦病毒等安全防范措施；（3）建立會計信息資料備份制度，對重要的會計信息資料實行多級備份；（4）建立進入會計電算化系統(tǒng)權限限制，加強數(shù)據(jù)的保密與保護，在進入系統(tǒng)時必須加一些用戶口令等手段和數(shù)據(jù)用戶權限設置，確保系統(tǒng)高效安全工作，充分體現(xiàn)出會計電算化優(yōu)勢；（5）對重要的計算機系統(tǒng)應加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾，制定計算機機房管理規(guī)定，制定機房防火、防水、防盜措施，以及突發(fā)事件的應急對策等。

4.做好醫(yī)院電算化檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的歸集、保存、利用等方面的工作，財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，檔案應雙備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同地點，以防止計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短時間內(nèi)，在最小損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。

5.充分發(fā)揮審計人員的監(jiān)督作用

差錯防弊一直是審計工作的一項重要職能，電算化會計信息系統(tǒng)提高了審計人員的工作難度，傳統(tǒng)的工作方式已不適應需要。建議審計人員對付計算機舞弊可以從兩方面著手：一是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)，通過對會計資料的直接審計查出會計信息舞弊；二是通過審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)處理的重要環(huán)節(jié)和流程進行檢測，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的不足，同時通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預防，查處計算機舞弊活動。要實現(xiàn)電算化會計信息系統(tǒng)與審計工作相互配合、相互促進，應根據(jù)現(xiàn)代審計特點，使會計軟件盡可能滿足審計的要求，充分發(fā)揮審計的監(jiān)督作用，以減少系統(tǒng)風險。

總之，會計電算化隨著理論和方法、技術的發(fā)展，在新的基礎上得到較大的完善和發(fā)展，在促進醫(yī)院規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化管理方面起著重要的作用。會計電算化的普及應用，對會計和會計工作的影響是多方面的，也是十分深刻的，這種影響必然推動會計理論和會計實踐的進一步發(fā)展，必然促進會計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度提高會計工作水平和會計信息質(zhì)量，更好地為提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。