探索“五三四”服務(wù)模式

□ 文/曾理 楊荷

構(gòu)建“五個體系”

為了實現(xiàn)集團公司整體目標，滿足川渝油田企業(yè)內(nèi)部各個方面、各個層次物資管理需要，建立新的運行機制，內(nèi)容包含：川渝地區(qū)油田企業(yè)設(shè)立物資管理辦，與川渝地區(qū)油田企業(yè)內(nèi)部各物資需求單位設(shè)立的物管辦形成物資管理計劃與決策體系；在川渝地區(qū)油田企業(yè)物管辦的統(tǒng)一管理下，由石油物資保障專業(yè)公司和各單位的物管辦共同形成物資管理的指揮和協(xié)調(diào)體系；以石油物資專業(yè)公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)體系為基礎(chǔ)，通過業(yè)務(wù)整合，形成物資管理業(yè)務(wù)的組織和實施體系；以石油物資專業(yè)公司物管辦及職能部門為基礎(chǔ)組成一級監(jiān)控，以各二級單位物管辦為基礎(chǔ)組成二級監(jiān)控，以川渝地區(qū)油田企業(yè)物管辦為基礎(chǔ)組成三級監(jiān)控，形成物資管理控制與監(jiān)督體系；以川渝地區(qū)油田企業(yè)、二級單位及物資專業(yè)公司的財務(wù)部門共同形成財務(wù)結(jié)算體系。

明確“三級職責(zé)”

川渝地區(qū)油田企業(yè)的管理機構(gòu)和主要職責(zé)。為了確保生產(chǎn)物資供應(yīng)的順利銜接，川渝地區(qū)油田企業(yè)成立物資管理辦，履行物資管理指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等管理職能，其主要職責(zé)是：制定和實施油田企業(yè)內(nèi)部物資管理規(guī)章制度；歸口收集所屬單位申報的物資計劃，并對物資計劃進行審查、審核和審批；對石油物資專業(yè)公司編制物資管理方案進行審查和審批；組織所屬單位，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查石油物資專業(yè)公司對本單位所屬物資的管理工作；協(xié)調(diào)、處理物資保障過程中出現(xiàn)的各種問題。

石油物資專業(yè)公司管理機構(gòu)和主要職責(zé)。石油物資專業(yè)公司成立物資管理辦，履行公司內(nèi)的物資采購、倉儲、配送計劃的組織、實施、協(xié)調(diào)和監(jiān)督職能，規(guī)范內(nèi)部物資管理行為。主要職責(zé)是：制定和實施物資專業(yè)公司內(nèi)部物資采購、倉儲、配送等實施細則和管理規(guī)定；根據(jù)油田企業(yè)審核批準的物資計劃編制具體物資方案，報送油田企業(yè)物資管理部門審定；組織本單位相關(guān)部門實施油田企業(yè)批準的采購、倉儲和配送方案；對重要物資進行質(zhì)量跟蹤和情況調(diào)查，組織供應(yīng)商做好售后服務(wù)，對問題物資和違約行為進行索賠；負責(zé)物資保障系統(tǒng)機構(gòu)網(wǎng)點的規(guī)劃及建設(shè)、物資統(tǒng)計、分析、財務(wù)結(jié)算管理、供應(yīng)商管理等本單位其他管理工作。

油田企業(yè)所屬二級單位管理機構(gòu)和主要職責(zé)。川渝地區(qū)油田企業(yè)所屬二級單位作為物資使用單位，成立物資管理辦，業(yè)務(wù)上接受川渝地區(qū)油田企業(yè)的管理，履行本單位物資計劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)以及本單位現(xiàn)有物資的管理職能。其主要職責(zé)是：根據(jù)本單位物資使用需求，編制物資需求計劃；根據(jù)油田企業(yè)下達的物資計劃，協(xié)調(diào)石油物資專業(yè)公司，具體落實物資管理的各種要求；參與物資專業(yè)公司組織的技術(shù)談判，簽訂技術(shù)協(xié)議；參與、監(jiān)督、核查物資專業(yè)公司為本單位采購、倉儲、配送的物資管理過程及物資情況；負責(zé)石油物資專業(yè)公司及其所屬網(wǎng)點進行實物及票據(jù)的簽認和結(jié)算；負責(zé)本單位物資管理的其他基礎(chǔ)工作。

精細“四個流程”

物資采購業(yè)務(wù)管理流程

油田企業(yè)所屬二級單位物資管理辦按照物資管理制度、管理程序和物資采購目錄提出月度一、二級物資需求計劃，報油田企業(yè)物資管理辦；油田企業(yè)物資管理辦匯總、審核二級單位物資采購計劃后，將計劃下達到石油物資專業(yè)公司；石油物資專業(yè)公司根據(jù)采購物資的級別進行分類處理；石油物資專業(yè)公司對川渝地區(qū)油田企業(yè)內(nèi)集中采購的物資編制物資采購方案并報油田企業(yè)物資管理辦審核、批準；石油物資專業(yè)公司根據(jù)批準的采購方案，按照不同的采購方式，組織相關(guān)單位進行選商，并將結(jié)果報送油田企業(yè)物資管理辦審核、批準；石油物資專業(yè)公司根據(jù)批準的結(jié)果，將采購物資分配、下達到所屬業(yè)務(wù)部門簽訂、履行物資采購合同。

物資倉儲配送管理流程

川渝地區(qū)油田企業(yè)各二級單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要，向石油物資專業(yè)公司物資管理辦提出物資配送現(xiàn)場通知；石油物資專業(yè)公司根據(jù)川渝地區(qū)油田企業(yè)物資管理辦或二級單位的通知，若配送物資為直達料，向業(yè)務(wù)部門下達配送指令；若配送物資為非直達料，向配送中心下達配送指令；若配送物資為直達料，由業(yè)務(wù)部門通知供應(yīng)商將物資配送到油田企業(yè)各物資使用單位進行驗收；若配送物資為非直達料，由石油物資專業(yè)公司的配送中心將物資配送到川渝地區(qū)油田企業(yè)各物資使用單位驗收。

物資結(jié)算業(yè)務(wù)流程

每月末，石油物資專業(yè)公司業(yè)務(wù)承辦部門將合同履行完畢的直達料與各物資使用單位進行數(shù)量和費用簽認，石油物資專業(yè)公司配送中心將配送的非直達料與各物資使用單位進行簽認，并分別將簽認結(jié)果上報石油物資專業(yè)公司物資管理辦；石油物資專業(yè)公司物資管理辦將物資簽認單據(jù)進行匯總、審核，并送石油物資專業(yè)公司結(jié)算中心，同時向川渝地區(qū)油田企業(yè)物資管理辦報送相關(guān)報表；川渝地區(qū)油田企業(yè)各物資使用單位將物資簽認單據(jù)送本單位財資部門，作為核對結(jié)算依據(jù)；石油物資專業(yè)公司根據(jù)簽認單據(jù)，開具發(fā)票向川渝地區(qū)油田企業(yè)各物資使用單位辦理結(jié)算；油田企業(yè)財務(wù)部門根據(jù)物資使用單位財務(wù)單據(jù)，經(jīng)與物資管理辦共同審核后，進行結(jié)算。

監(jiān)督協(xié)調(diào)流程

根據(jù)物資采購、配送、結(jié)算流程，可將監(jiān)督協(xié)調(diào)工作按照川渝地區(qū)油田企業(yè)、所屬二級單位以及石油物資專業(yè)公司分類形成10個監(jiān)督協(xié)調(diào)點。

油田企業(yè)的4個監(jiān)督協(xié)調(diào)點：油田企業(yè)在匯總物資采購計劃后，監(jiān)督計劃內(nèi)容執(zhí)行，協(xié)調(diào)石油物資專業(yè)公司與二級單位之間對物資采購方案的編制；石油物資專業(yè)公司在采購方案上報，油田企業(yè)對采購方案的審查、批準中實現(xiàn)了監(jiān)督協(xié)調(diào)；石油物資專業(yè)公司選商、定價結(jié)果上報，油田企業(yè)在對選商、定價結(jié)果的審查、批準中實現(xiàn)了監(jiān)督協(xié)調(diào)；油田企業(yè)通過石油物資專業(yè)公司提供的物資采購、倉儲、配送等方面的報表，通過與各二級單位核查以及石油物資專業(yè)公司的檢查工作，實現(xiàn)了監(jiān)督協(xié)調(diào)。

川渝地區(qū)油田企業(yè)二級單位的3個監(jiān)督協(xié)調(diào)點：在簽訂技術(shù)協(xié)議或?qū)?yīng)商技術(shù)審查進行了監(jiān)督、協(xié)調(diào)，同時在參與石油物資專業(yè)公司選商、定價、交貨等商務(wù)談判過程中進行監(jiān)督、協(xié)調(diào)；在石油物資專業(yè)公司配送、簽認過程中，通過驗收、使用實現(xiàn)對石油物資專業(yè)公司以及供應(yīng)商的監(jiān)督和協(xié)調(diào)；在與石油物資專業(yè)公司辦理財務(wù)結(jié)算過程中，通過簽認、審核實現(xiàn)監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

石油物資專業(yè)公司內(nèi)部3個監(jiān)督協(xié)調(diào)點：在商務(wù)談判中，通過石油物資專業(yè)公司職能管理部門的參與，監(jiān)督和協(xié)調(diào)談判過程及結(jié)果；在合同簽訂過程中，通過職能部門對合同的審查、審批，對合同履行情況的檢查，達到監(jiān)督、協(xié)調(diào)的目的；通過石油物資專業(yè)公司倉儲管理、服務(wù)質(zhì)量的檢查，完善、改進和提高石油物資專業(yè)公司保障能力。