高校后勤企業(yè)精細化管理水平的提升途徑

石金波 郭春東 張秀山

管理是組織將有限的資源發(fā)揮最大效能的過程。作為一種科學的管理方法,精細化管理是源于發(fā)達國家的一種企業(yè)管理形式,最早由日本的豐田汽車公司在20世紀50年代提出,旨在減少一切不利于給產品和服務的最終用戶帶來好處的活動,對工作流程、工作方法、工作質量等進行持續(xù)的改進,主要有兩層含義:一是精細化管理排斥人治,崇尚規(guī)則意識,強調建立科學量化的標準和可操作、易執(zhí)行的作業(yè)程序,以及基于作業(yè)程序的管理工具;二是要求管理者實現(xiàn)從監(jiān)督、控制為主的角色向服務、指導為主的角色轉變,更多關注滿足被服務者的需求。從某種意義上講,精細化管理為高校后勤企業(yè)提供了一種有效的管理范式。

一、實施精細化管理是高校后勤企業(yè)的必由之路

1.實施精細化管理是高校后勤工作改革發(fā)展方向。高校后勤企業(yè)在保障學校教學科研等工作平穩(wěn)運行過程中,不但要具有高校的“公益性”,還要遵循市場規(guī)律來運營,唯有如此,高校后勤企業(yè)才能一方面體現(xiàn)存在的價值性,另一方面是在與學校這一特定市場需求的互動中實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,也即高校后勤企業(yè)要以“學校”(可視為一特定顧客群體)為關注焦點,主動分析、研究其價值訴求,持續(xù)改進服務質量,最終達到共贏。

2.實施精細化管理是適應學校發(fā)展戰(zhàn)略和自身工作性質的客觀要求。人才培養(yǎng)、科學研究和為社會服務是高校的三大功能和任務。各高校通過加強學科建設不斷提升辦學水平和質量,科學管理和思想文化建設是兩個必要支撐。高校后勤企業(yè)是保障學校教學、科研和師生生活等正常運行的具體實施部門,實行準企業(yè)化管理,其服務質量和管理水平成為了廣大師生關注的焦點,從客觀上要求高校后勤企業(yè)必須實施以精細化管理為主要內容的科學管理,通過程序化、規(guī)范化、科學化運作,降低辦學成本,將有限資源投入到更迫切需要加強的環(huán)節(jié)。

3.實施精細化管理是增強綜合競爭力的必然要求。核心競爭力是企業(yè)內部一系列互補的技能和知識的結合,具有使一項或多項業(yè)務達到競爭領域一流水平、具有明顯優(yōu)勢的能力,是企業(yè)在經營過程中形成的不易被競爭對手效仿的能帶來超額利潤的獨特的能力。核心競爭力主要包括核心技術能力、組織協(xié)調能力、對外影響能力和應變能力,其本質內涵是讓消費者得到高于競爭對手的不可替代的價值、產品、服務和文化。

技術創(chuàng)新是企業(yè)核心競爭力的中堅力量,這一點毋庸置疑。但從世界優(yōu)秀企業(yè)的發(fā)展看,只有技術創(chuàng)新,而無管理的創(chuàng)新是不行的。因此,高校后勤企業(yè)要想發(fā)展壯大,提高綜合競爭能力,就必須大力實施精細化管理。

二、精細化管理水平的提升途徑

1.廣泛宣傳教育、營造氛圍,樹立精細節(jié)約意識。(1)轉變觀念、達成共識。目前,精細化管理和節(jié)約型校園建設主要有三個方面的觀念性誤區(qū):一是斷章取義,錯誤理解精細化管理的涵義。二是習以為常的心理,滿足于“差不多”。三是節(jié)約型校園建設是后勤的事兒,與其他部門和個人沒什么關系。轉變觀念,領導要加強學習,從自身做起,率先垂范,先行一步。同時,需要全校師生在思想上得到轉變,深刻認識實施精細化管理的必要性和重要性,同時認識到自己所肩負的重擔,實現(xiàn)和衷共濟,共同致力于精細化管理、節(jié)約型校園建設目標。

(2)加強宣傳、營造氛圍。精細化管理的主要特征可以用精、準、細、嚴四個字來概括。精:就是做精,精益求精,追求最好,不僅把產品做精,也把服務和管理工作做到極致,挑戰(zhàn)極限。準:就是準確的信息與決策,準確的數(shù)據(jù)與計量,準確的時間銜接和正確的工作方法。細:工作細化、管理細化特別是執(zhí)行細化。嚴:就是嚴格控制偏差,嚴格執(zhí)行標準和制度。這些精細化管理思想和知識要滲透到每位職工、每個崗位,并反映到常態(tài)工作中,需要大力加強輿論宣傳與教育,通過會議、培訓、報紙、網(wǎng)站等各種形式和手段,切實營造學習、落實精細化管理的濃厚氛圍。

2.制度創(chuàng)新,構筑精細、節(jié)約的防線。(1)明確崗位職責,實行指標管理。制度科學合理的關鍵點是要職責明確、標準清晰、獎懲結合。在實施過程中,需要制定詳細的精細化管理方案,將后勤管理工作進行劃分,對每項工作從管理目標、管理內容、管理工作標準等進行詳細分解,并明確責任部門和責任人。各中心、部門在集團統(tǒng)一要求下,通過詳細劃分責任區(qū)域,明確各崗位職責,將具體任務和指標的控制落實到各個班組和工作崗位,做到每一個水電開關、每一臺機械設備都有專人負責,定期檢查,定期維護,以防責任事故的發(fā)生,同時避免能源浪費。

(2)優(yōu)化工作流程,降低運行成本。建立并落實科學量化的標準和可操作、易執(zhí)行的作業(yè)程序和工作流程,是實行精細化管理的必由之路。對影響和制約后勤集團科學發(fā)展的突出問題和工作流程進行認真分析研究,抓住要害,經過充分的醞釀討論,集思廣益,形成共識,固化形成切實可行的制度機制,力求精密細致,便于實施。

(3)加大監(jiān)控力度,嚴把節(jié)能關。針對高校是知識和人才聚集地的特點,充分利用現(xiàn)代信息手段,建立網(wǎng)絡互動的保修與反饋系統(tǒng);根據(jù)大學生思想活躍、積極參與活動和本身作為被服務對象的特點,發(fā)動和號召大學生進行信息反饋和建言獻策等,可進一步完善服務質量監(jiān)控體系。檢查內容包括人、機、料、法、環(huán)五個方面,其中,對“料”的檢查,即對影響過程能力的原料、輔料、材料,包括水、電、蒸汽等各種能源的使用情況進行監(jiān)控,確保各類原料、輔料、材料的發(fā)放、保管、使用和回收嚴格按照有關規(guī)程進行,對水、電、蒸汽等流程性材料的壓力和流量進行監(jiān)控。

(4)規(guī)章制度固化節(jié)能經驗,歸口管理封堵資源流失。為確保將節(jié)能降耗作為一項長效機制加以貫徹實施下去,要經常性地匯總梳理服務一線各部門、人員的寶貴經驗,整理形成質量手冊或各類規(guī)章制度和操作規(guī)程,予以明確固化,實行歸口管理,封堵各類資源的流失,真正實現(xiàn)“凡事有章可循,凡事有據(jù)可查,凡事有人監(jiān)督,凡事有人負責”。

(5)激勵與約束有效結合,營造公平和諧氛圍。嚴格的績效考核機制一方面可以作為選拔任用員工的參考。在公平、公正、公開的陽光操作的考核制度中創(chuàng)造性地開展工作,向成績傾斜,向正氣傾斜,讓德才兼?zhèn)洹I(yè)務精湛、道德高尚、成績突出的職工得到相應的認可、干得心情舒暢,讓“有作為就有地位”的意識深入人心。另一方面可以通過考核結果探尋提升執(zhí)行力的途徑。從考核結果優(yōu)秀的方面總結出工作經驗,加以推廣;從考核結果不理想的環(huán)節(jié)探查原因,加以改進。

3.技術創(chuàng)新,助推精細、節(jié)約進程。近幾年,各高校紛紛建設新校區(qū),擴大辦學規(guī)模,后勤服務領域隨之不斷擴大,經營項目分散在不同行業(yè)和不同校區(qū),信息的層層流轉降低了管理效率,給管理和服務帶來了一定的困難,通過技術創(chuàng)新可有效改善狀況。例如:通過實施信息化建設,引入辦公管理系統(tǒng)和信息交流平臺,推進文件管理、公文審批、行政事務和檔案管理的網(wǎng)絡化,實現(xiàn)無紙化辦公和網(wǎng)上實時交流,可使管理模式由金字塔型轉向扁平化管理;對原有水電控制設備進行摸底分析和技術改造,安裝水電表等計量裝置,實施計量收費制度,但要注意結合實施效果和工作標準進行相應的獎罰;等等。

4.素質提高,建設精細、節(jié)約隊伍。(1)加強培訓,提高素質。培訓是提升后勤管理干部綜合素質的重要內容和手段,一方面使后勤管理干部更新觀念、增長知識、提高技能、改進方法,激發(fā)他們的創(chuàng)造力和潛能;另一方面可以增強他們自身的素質和能力,提高人力資源價值。對于一些專業(yè)性特別強的崗位,可選派相關工作人員進行專項技能訓練和學習,鼓勵員工學歷深造。在培訓中,要講究質量和效果,必須根據(jù)后勤干部的文化程度、社會閱歷等情況,選擇不同的培訓內容,把理論培訓和實際案例結合起來,讓干部帶著問題參加培訓,使培訓工作能對實際工作產生實質性的指導作用。在培訓過程中要努力提高員工幾種技能:經營能力、管理能力、科學決策能力、協(xié)調能力、服務能力,使后勤管理隊伍成為一支專業(yè)型、知識型的年輕化服務隊伍。

(2)選拔任用好干部。選拔聘用的干部首先應具備以人為本的管理理念,其次,熱愛后勤管理工作,有先進的服務理念和靈活的工作方法,能規(guī)范員工服務,保障學校教學、科研活動順利進行。此外,后勤管理人員還應有一定的市場策劃意識和經營管理能力,能深入社會,分析市場,做出預測,制定與高校建設和發(fā)展相適應的方案措施,滿足高校發(fā)展的各項社會需求。新時代的高校后勤管理隊伍必須具有建立在科學合理知識結構基礎上的雄厚扎實的文化底蘊和專業(yè)知識。

(3)規(guī)劃好職業(yè)生涯。職業(yè)化的內涵可分為三層:一是職場氛圍,二是專業(yè)化的隊伍和標準,三是員工的技能和敬業(yè)精神。在新聘期內,后勤集團把提高員工的職業(yè)化素質和專業(yè)化水平作為工作的一項重要內容,把員工培訓、員工職業(yè)生涯規(guī)劃和后勤企業(yè)的長遠發(fā)展結合起來,建立一套初級、中級、高級培訓的晉級培訓制度,使培訓不僅是學習的機會,也是考察人、選拔人的機會,以人的全面發(fā)展來帶動后勤事業(yè)的發(fā)展。

建設節(jié)約型校園需要把高校辦學效益、經濟效益和社會效益結合的目標點放在提高后勤保障的資源效益、結構效益和保障功效上,后勤建設既要考慮自身效益又要兼顧社會效益和生態(tài)效益,既要考慮當前利益又要實現(xiàn)自身效益和社會效益雙豐收。

(2009年河北省科學技術研究與發(fā)展計劃(第五批),課題名稱:《大學園區(qū)精細化管理模式研究》,課題編號:094572163)

(作者單位:河北科技大學后勤集團河北科技大學黨委組織部)