中小企業(yè)信息化解決方案

滕 琳

為中小企業(yè)“量體裁衣”,推動(dòng)信息化管理的普及應(yīng)用。

談到信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用,我們往往會(huì)聚焦于那些知名的大型企業(yè),然而,今天的預(yù)備隊(duì),可能就是明天的生力軍。眾多的中小企業(yè),在推動(dòng)信息化管理的普及與應(yīng)用方面,扮演著非常重要的角色。

有活力、經(jīng)營靈活、發(fā)展快速是中小企業(yè)的優(yōu)勢,但同時(shí),由于中小企業(yè)在人才、技術(shù)、資金等方面處于劣勢,常常在追求銷量與利潤的同時(shí),忽略了財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制的作用,這也是阻礙中小企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要問題。為了解決這個(gè)普遍存在的難題,記者專訪了用友暢捷通軟件有限公司(以下簡稱“用友暢捷通”)副總經(jīng)理?xiàng)钣畲合壬?/p>

現(xiàn)狀

多年與國內(nèi)企業(yè)打交道的經(jīng)驗(yàn),讓楊宇春先生感到,我國中小企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面的現(xiàn)狀不容樂觀,表現(xiàn)在:

一、對財(cái)務(wù)管理的重視不夠。在中小企業(yè)中,投資者往往就是經(jīng)營者,使得很多經(jīng)營者只注重生產(chǎn)管理和業(yè)務(wù)開拓,對財(cái)務(wù)管理并沒有加以重視,無法從財(cái)務(wù)資料中獲取重要信息,使財(cái)務(wù)管理處于被動(dòng)狀態(tài)。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)制度不健全,財(cái)務(wù)核算不規(guī)范。企業(yè)沒有建立統(tǒng)一的核算體系和規(guī)范的財(cái)務(wù)制度,使財(cái)務(wù)核算流于形式,沒有發(fā)揮財(cái)務(wù)內(nèi)控與防范風(fēng)險(xiǎn)的職能。

三、財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱,管理手段落后。多數(shù)企業(yè)仍停留在會(huì)計(jì)電算化甚至手工核算階段,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息不能共享,不能集成,造成重復(fù)勞動(dòng),也喪失了財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)過程的監(jiān)控作用,財(cái)務(wù)對企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)的分析、評價(jià)、考核作用也沒有充分發(fā)揮出來。

談到導(dǎo)致上述問題的原因時(shí),楊宇春先生認(rèn)為,大部分中小企業(yè)的會(huì)計(jì)賬目異?；靵y,管理者無法獲得及時(shí)有用的財(cái)務(wù)信息,影響了決策的客觀性和及時(shí)性,具體體現(xiàn)在:

1.財(cái)務(wù)管理被動(dòng)滯后,管理者缺乏財(cái)務(wù)知識。一些企業(yè)單純追求短期經(jīng)濟(jì)效益,管理者只注重生產(chǎn)管理和業(yè)務(wù)拓展,未能對財(cái)務(wù)管理加以重視,管理者缺乏應(yīng)有的財(cái)務(wù)知識,甚至看不懂財(cái)務(wù)報(bào)表,財(cái)務(wù)策略上的嚴(yán)重失誤,直接導(dǎo)致了一些企業(yè)危機(jī)的產(chǎn)生。

2.財(cái)務(wù)管理沒有從經(jīng)營全局出發(fā),僅從財(cái)務(wù)角度看問題。由于科層制管理模式的影響,一些企業(yè)各部門間存在信息壁壘,會(huì)計(jì)核算體系的設(shè)計(jì)不考慮業(yè)務(wù)管理的需要,許多經(jīng)營控制點(diǎn)的財(cái)務(wù)監(jiān)督職能缺失,財(cái)務(wù)對經(jīng)營的指導(dǎo)和控制形同虛設(shè)。

3.財(cái)務(wù)管理目標(biāo)不明確。不少企業(yè)缺乏明確的方針戰(zhàn)略,忽視長遠(yuǎn)利益,被一些短期投資行為左右,造成經(jīng)營決策的失誤。

4.財(cái)務(wù)管理制度體系不完善。企業(yè)沒有建立統(tǒng)一的核算體系和制度,財(cái)務(wù)決算流于形式,甚至有些企業(yè)為了短期利益,不惜違反財(cái)務(wù)制度,做假賬。

5.財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱,管理手段落后。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息不能共享、集成,造成重復(fù)勞動(dòng),財(cái)務(wù)信息不能發(fā)揮對企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)的分析、指導(dǎo)、評價(jià)、考核的作用。

內(nèi)控

當(dāng)前,內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等問題得到越來越廣泛的關(guān)注與重視,然而,這個(gè)話題似乎是大型企業(yè)專屬的。楊宇春先生指出:“其實(shí),與大企業(yè)相比,中小企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力更弱。只是因?yàn)楹芏嘀行∑髽I(yè)的民營性質(zhì),使得經(jīng)營者更重視業(yè)務(wù)拓展和短期經(jīng)濟(jì)效益,企業(yè)內(nèi)控、風(fēng)險(xiǎn)管理沒有得到應(yīng)有的重視。同時(shí),中小企業(yè)的競爭更加慘烈,客觀上要求企業(yè)以高質(zhì)量、低成本的產(chǎn)品,以及快速、準(zhǔn)確的營銷策略去應(yīng)對市場的變化,因此企業(yè)在運(yùn)營過程中,必須控制進(jìn)度、控制質(zhì)量、控制成本,同時(shí)吸引并留住客戶?！?/p>

楊宇春先生總結(jié)了中小企業(yè)的內(nèi)控問題,主要集中在三方面:

其一,效率降低,內(nèi)部流程出現(xiàn)問題,具體體現(xiàn)在:客戶信息、價(jià)格信息外流,造成商業(yè)機(jī)密流失;采購價(jià)格、銷售價(jià)格混亂,導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營成本高、利潤低;內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)溝通不暢,造成效率低下,客戶訂單交期延誤。

其二,資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題,包括應(yīng)收賬款管理不善,導(dǎo)致壞賬過多,賬期過長,企業(yè)資金壓力大;因無法對目前和未來各個(gè)時(shí)期的資金狀況進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)估,導(dǎo)致盲目接單,現(xiàn)金流中斷,或因?yàn)檫^于謹(jǐn)慎而失去生意機(jī)會(huì)。

其三,庫存資金積壓,陷入庫存積壓、呆滯商品物料過多,導(dǎo)致資金占用無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)的惡性循環(huán)。

方案

楊宇春先生介紹,針對中小企業(yè)的管理現(xiàn)狀,用友暢捷通為企業(yè)分別提供了單項(xiàng)級的T1、部門級的T3、企業(yè)級的T6等管理軟件。在我國擁有50萬用戶,產(chǎn)品成熟穩(wěn)定,符合中國企業(yè)的管理實(shí)際,尤其從以下方面加強(qiáng)了管理:

提高工作效率和客戶滿意度,加強(qiáng)管控。

根據(jù)用戶企業(yè)管理要求,量身訂制業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)單據(jù)、業(yè)務(wù)報(bào)表,保證使用效率;通過自動(dòng)化業(yè)務(wù)管控(價(jià)格、信用、庫存)和自動(dòng)化財(cái)務(wù)核算(成本、應(yīng)收應(yīng)付),加快各個(gè)環(huán)節(jié)處理效率,并提高管控力度;通過有效的信息共享,同時(shí)兼顧信息保密性,加快部門間溝通效率;通過預(yù)警、待處理業(yè)務(wù)自動(dòng)推送,積極應(yīng)對緊急任務(wù),高效處理日常任務(wù)。

管理應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng),作好資金預(yù)測。

通過有效信用管理(業(yè)務(wù)員信用、客戶信用)、信用預(yù)警、信用提示,有效減少壞賬;只要貨品收到、發(fā)出,都可以考慮在應(yīng)收應(yīng)付范圍內(nèi),更加精準(zhǔn)地對應(yīng)收應(yīng)付進(jìn)行預(yù)估;通過靈活的結(jié)算政策和收付款期限控制,準(zhǔn)確預(yù)測未來各月往來資金狀況。

管理庫存水平和成本。

準(zhǔn)確核算庫存成本,為經(jīng)營者提供實(shí)時(shí)庫存成本,避免因財(cái)務(wù)核算延遲而導(dǎo)致的成本信息不及時(shí);提供庫存可用量查詢(含在途量、在訂量等),準(zhǔn)確監(jiān)控庫存未來狀況;通過最低庫存、最高庫存、可用量控制來嚴(yán)格控制企業(yè)庫存數(shù)量與收發(fā)貨管理。

提供管理信息,輔助決策。

提供多維度的管理報(bào)表,幫助企業(yè)經(jīng)營者迅速了解經(jīng)營狀況,輔助決策。

通過對已經(jīng)實(shí)施T系列軟件的企業(yè)進(jìn)行的調(diào)查顯示,經(jīng)過信息化應(yīng)用,最直接的效益是企業(yè)的庫存周轉(zhuǎn)率有了大幅提升,應(yīng)收賬款余額也大幅下降,幫助企業(yè)加快了資金周轉(zhuǎn),帶動(dòng)企業(yè)利潤的提高。同時(shí),幫助企業(yè)規(guī)范了流程,加強(qiáng)了內(nèi)控體系的建立。

用友暢捷通在對企業(yè)管理理論潛心研究和對70萬中小企業(yè)管理實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上,推出了第三代智慧型軟件T3新一代業(yè)務(wù)通和倉管通,采用了先進(jìn)的現(xiàn)代軟件工程技術(shù),旨在提升中小企業(yè)實(shí)時(shí)管控、精益運(yùn)作、敏捷應(yīng)變能力,保障其可持續(xù)發(fā)展。該軟件完全基于SOA架構(gòu),采用純B/S應(yīng)用,只要能上網(wǎng)的地方就能使用,大大減少了企業(yè)的硬件投入。

楊宇春先生介紹,新一代T系列產(chǎn)品,深刻把握中小企業(yè)全生命周期的管理需求,是面向成長型企業(yè)的一款企業(yè)級管理軟件,涵蓋了企業(yè)的財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)、HR、CRM、分銷、BI、PDM等管理領(lǐng)域。幫助中小企業(yè)規(guī)范管理流程、提升效益?！跋嘈旁诓痪玫膶?隨著這款新型智慧軟件的普及,將有力地促進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè),推動(dòng)中小企業(yè)信息化管理的普及應(yīng)用”。