中國人民大學(xué)：“數(shù)字迎新”全面服務(wù)新生

文/葛泓

中國人民大學(xué)校園“數(shù)字迎新”的建設(shè)工作開始于2007年，是中國人民大學(xué)“數(shù)字人大”建設(shè)工程總體規(guī)劃應(yīng)用項目建設(shè)的內(nèi)容之一。其宗旨是用信息化手段建立一個規(guī)范和完善的迎新業(yè)務(wù)流程，為校內(nèi)各個部門搭建一個協(xié)同工作的迎新平臺，為新生提供一條快速開始校園生活的通道，充分體現(xiàn)全方位服務(wù)學(xué)生的理念。

目前，中國人民大學(xué)校園“數(shù)字迎新”從錄取通知書的發(fā)放開始，涉及招生管理、學(xué)籍管理、后勤住宿管理、財務(wù)繳費管理、校園卡管理、餐飲管理、圖書借閱管理、洗浴管理、門禁管理、教務(wù)管理、校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多項管理職能業(yè)務(wù)和校園服務(wù)業(yè)務(wù)。

招生錄取與報到和繳費

每年招生錄取工作期間，下發(fā)錄取通知書是分批進(jìn)行的，這個時期還沒有生成統(tǒng)一學(xué)號。招生與就業(yè)處和研究生院在錄取通知書上打印錄取通知書號和錄取通知書號的條碼，該條碼會在新生報到時發(fā)揮很大的作用。同時，財務(wù)處已經(jīng)為每個錄取的學(xué)生提前辦理了銀行卡，隨錄取通知書一起下發(fā)給新生。

招生工作結(jié)束后，招生信息傳送給“數(shù)字人大”電子校務(wù)平臺，通過學(xué)籍管理系統(tǒng)，生成統(tǒng)一學(xué)號，并生成學(xué)號和錄取通知書號的對照表和新生信息表，全校各個應(yīng)用系統(tǒng)將共享統(tǒng)一學(xué)號和新生信息。

教務(wù)處、研究生院和各院系共享到新生信息后，通過“數(shù)字人大”電子校務(wù)系統(tǒng)為新生排課表，學(xué)生工作處為新生安排減免學(xué)費，助學(xué)貸款，并將減免貸款信息共享到財務(wù)處繳費系統(tǒng)。

后勤宿管科共享到新生信息后，在宿管系統(tǒng)中確定宿費標(biāo)準(zhǔn)，為各個院系的新生分配宿舍區(qū)域。院系學(xué)生科根據(jù)本院新生的住宿區(qū)域按照統(tǒng)一學(xué)號將新生分配到具體的宿舍和床位。

圖1

新生報到后，后勤宿管科掃描錄取通知書上條碼，通過錄取通知書號和學(xué)號對照表，確認(rèn)新生住宿信息，在幾秒鐘內(nèi)完成住宿登記。宿管科最后生成新生住宿信息表和新生宿費表，共享給財務(wù)處、學(xué)生管理處、保衛(wèi)部和各個學(xué)院。

財務(wù)處根據(jù)新生宿費信息以及學(xué)費信息，開展收繳費工作，并生成新生繳費信息表。招生就業(yè)處學(xué)籍科根據(jù)繳費信息表以及獎懲等條件，確定是否允許學(xué)生注冊。

保衛(wèi)部根據(jù)新生住宿信息在新生報到當(dāng)天開展辦理戶籍相關(guān)工作。

校園卡與餐飲、圖書借閱和注冊

新生錄取通知書下發(fā)后，校園卡中心開通新生照片上傳系統(tǒng)，按照錄取通知書號和身份證號進(jìn)行認(rèn)證。要求上傳照片的文件名為錄取通知書號，大小不小于30K。這樣，在新生報到前采集到部分新生照片，并與學(xué)號匹配，挑選出不符合要求的照片文件。有將近一半的新生校園卡已經(jīng)在新生報到前制作好，并與銀行卡綁定，開通校園卡儲存、轉(zhuǎn)賬和自助查詢功能。新生在到院系報到時就可以拿到校園卡。

圖2

新生報到時，校園卡中心按照共享的新生信息，針對未上傳照片的新生開展現(xiàn)場照片采集工作，照片采集后24小時內(nèi)制作完成校園卡并生效。校園卡中心最后生成新生校園卡信息表。

圖書館借閱系統(tǒng)、后勤餐飲系統(tǒng)、洗浴系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)以及校醫(yī)院刷卡就醫(yī)系統(tǒng)共享到新生校園卡信息后，為新生開放各自系統(tǒng)的使用權(quán)限，新生拿到校園卡的同時就可以使用這些系統(tǒng)。

“數(shù)字人大”門戶和應(yīng)用平臺共享校園卡新生照片，用于輔助學(xué)生管理等。

中國人民大學(xué)學(xué)生電子注冊系統(tǒng)是一個典型的業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)，特別是校園卡系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)都具有獨立的數(shù)據(jù)庫和私有專網(wǎng)，共享數(shù)據(jù)和流程化的業(yè)務(wù)處理是系統(tǒng)實現(xiàn)的關(guān)鍵。

招生就業(yè)處學(xué)籍科給出需要注冊的學(xué)生名單，學(xué)生工作處給出學(xué)生的獎懲信息、減免助貸信息，財務(wù)處給出學(xué)費繳納信息，學(xué)籍科生成允許注冊的學(xué)生名單。允許注冊名單傳給校園卡系統(tǒng)，學(xué)生在校園卡自助終端上進(jìn)行刷卡注冊，注冊后的信息返回學(xué)籍管理系統(tǒng)做注冊標(biāo)志。特殊原因不能到校的學(xué)生，可以在網(wǎng)上進(jìn)行注冊。需要注冊但是不滿足注冊條件的學(xué)生進(jìn)行注冊時，系統(tǒng)會提醒。新生拿到校園卡后，就可以刷卡注冊。

圖3

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與“電子校務(wù)系統(tǒng)”

新生報到后就可收到校園網(wǎng)服務(wù)手冊和學(xué)生上網(wǎng)客戶端安裝光盤，詳細(xì)說明了學(xué)校提供的校園網(wǎng)服務(wù)內(nèi)容和使用方法。學(xué)生可以在學(xué)校的各個地方使用校園網(wǎng)，室外可以使用校園無線網(wǎng)。學(xué)生上網(wǎng)的計費方式為按流量計費，分成5元、10元、15元和60元四個檔次，需要安裝計費客戶端。新生可以通過校園卡轉(zhuǎn)賬的方式預(yù)交所選檔次的網(wǎng)費即可注冊使用校園網(wǎng)。

新生可以通過學(xué)號和身份證號登錄校園電子郵件系統(tǒng)，注冊自己的電子郵箱。郵箱容量為300M，郵箱網(wǎng)絡(luò)存儲空間為100M。

新生可以通過學(xué)號和身份證號登錄“數(shù)字人大”電子校務(wù)系統(tǒng)查詢教學(xué)計劃和課程信息，可以登錄校園vpn系統(tǒng)在校外遠(yuǎn)程訪問圖書館資源，可以登錄IT服務(wù)管理平臺service.ruc.edu.cn申請服務(wù)、使用自助服務(wù)知識庫。

“數(shù)字迎新”建設(shè)和實施中的問題和經(jīng)驗

中國人民大學(xué)啟動“數(shù)字迎新”的一個現(xiàn)實切入點是：“數(shù)字人大”電子校務(wù)系統(tǒng)建立和運行了學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)，在新生報到前就為他們分配好了宿舍，報到后只需登記確認(rèn)一下，但是新生在辦理住宿登記時仍然在烈日下形成排隊長龍。這件事引發(fā)學(xué)校思考：學(xué)校已經(jīng)建立了相對完整的電子校務(wù)系統(tǒng)，包括招生管理、學(xué)籍管理、校園卡管理、學(xué)生工作管理、宿舍管理以及財務(wù)繳費管理、圖書借閱管理都已經(jīng)在運行，基本實現(xiàn)了全校數(shù)據(jù)共享。然而，新生報到后進(jìn)行住宿登記，學(xué)生不知道自己的學(xué)號，而宿舍分配時按照學(xué)號進(jìn)行的。所以還是需要現(xiàn)場填寫住宿卡片、填寫住宿信息。新生報到后辦理校園卡，從采集照片開始，校園卡中心投入大量人員和設(shè)備也不可能在一天之內(nèi)完成幾千新生的照相和制卡工作，新生往往在一周后才能使用校園卡。如果單從宿舍管理和校園卡辦卡業(yè)務(wù)上看，都沒有問題。以往的應(yīng)用項目建設(shè)也都是以業(yè)務(wù)為主體，圍繞業(yè)務(wù)來開展的。然而，校園信息化的最終目標(biāo)是服務(wù)于師生的，師生是主體。因此，學(xué)校改變以往的建設(shè)思路，用“以學(xué)生為主體”的思路來設(shè)計實現(xiàn)“數(shù)字迎新”，為迎新建立一個聯(lián)動的業(yè)務(wù)流程，為迎新做最充分的準(zhǔn)備工作，讓新生在最短的時間內(nèi)開始正常的校園生活和學(xué)習(xí)。

本著這樣的建設(shè)思路，學(xué)校在實施中還是遇到了兩個問題：

1.數(shù)據(jù)傳輸以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的問題。由于校園卡管理和財務(wù)管理系統(tǒng)都有各自的數(shù)據(jù)庫和專網(wǎng)，圖書借閱系統(tǒng)也有獨立數(shù)據(jù)庫。學(xué)校使用數(shù)據(jù)傳輸工具來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，雖然做不到實時共享，但是要力爭盡可能短的同步時間。開展“數(shù)字迎新”的前兩年，傳輸工具總是不能穩(wěn)定地運行，需要工程師進(jìn)行大量的手工干預(yù)，使迎新工作總是出現(xiàn)一些磕絆。之后通過優(yōu)化傳輸數(shù)據(jù)項，改善傳輸方式，升級工具，幾乎不再需要人工干預(yù)。

2.涉及迎新的業(yè)務(wù)部門之間在流程、時間上的協(xié)作問題。起初，業(yè)務(wù)部門習(xí)慣于只關(guān)注自己部門的業(yè)務(wù)處理，沒有流程的概念和全局協(xié)作的意識，只要一個部門的業(yè)務(wù)處理延遲或出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致整個迎新流程無法運行。網(wǎng)絡(luò)與教育技術(shù)中心作為“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的開發(fā)者，需要不斷提醒出在各個環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)部門及時完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。經(jīng)過幾次磨合，業(yè)務(wù)部門也從“數(shù)字迎新”中釋放了自己的業(yè)務(wù)處理壓力，認(rèn)清了流程，自覺形成了協(xié)作的習(xí)慣。

中國人民大學(xué)“數(shù)字迎新”工作的開展，是建立在校園網(wǎng)平臺和“數(shù)字人大”電子校務(wù)平臺的成熟運行之上的，也是建立在學(xué)校教育管理流程整合和協(xié)同工作之上的，還是建立在全校數(shù)據(jù)共享之上的，所以它是以人為本，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、高效率的實現(xiàn)模式。