銳意探索求創(chuàng)新 善用外包謀發(fā)展

中國人民大學(xué)附屬中學(xué)創(chuàng)辦于1950年4月,是教育部直屬重點(diǎn)學(xué)校和北京市首批示范高中。學(xué)校雖然已經(jīng)走過六十年的風(fēng)雨洗禮,現(xiàn)在的人大附中依然朝氣蓬勃,在學(xué)校發(fā)展和改革當(dāng)中銳意探索,不斷創(chuàng)新,在學(xué)校信息化建設(shè)工作當(dāng)中,大膽采用國際先進(jìn)的IT外包服務(wù)模式,充分運(yùn)用社會資源為學(xué)校信息化建設(shè)服務(wù),讓更專業(yè)的人做專業(yè)的事已經(jīng)成了人大附中近年來堅持的一條改革發(fā)展思路。

人大附中西山學(xué)校,是由中國人民大學(xué)附屬中學(xué)冠名并實(shí)施具體管理的海淀區(qū)教委所屬學(xué)校。人大附中西山學(xué)校在辦學(xué)理念、學(xué)校管理、課程設(shè)置、教師隊伍建設(shè)等方面全面借鑒人大附中辦學(xué)經(jīng)驗,在學(xué)校信息化建設(shè)等方面有著鮮明的辦學(xué)特色。為了與更多的學(xué)校分享建設(shè)綠色校園、低碳校園建設(shè)的成功經(jīng)驗,本刊采訪了中國人民大學(xué)附屬中學(xué)信息中心趙海濤副主任。

談及人大附中信息化建設(shè)中的外包服務(wù)模式,趙主任向記者提到了人大附中西山學(xué)校目前正在進(jìn)行的文印管理改革:“很多學(xué)校的辦公成本包括耗材、紙張的成本,機(jī)器的維修成本等一直居高不下。另外,打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等機(jī)器品牌和型號不盡相同,維修時需要找不同的廠商提供服務(wù),有些過了保修期的機(jī)器維護(hù)起來更是耗費(fèi)管理人員的精力。為了避免重蹈覆轍,人大附中西山學(xué)校在學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗,響應(yīng)國家關(guān)于推進(jìn)節(jié)能減排,大力發(fā)展節(jié)能技術(shù)的號召時一致認(rèn)為,學(xué)校的文印工作應(yīng)該作為建設(shè)綠色低碳校園的重要組成部分進(jìn)行改革,實(shí)現(xiàn)綠色低碳辦公的目標(biāo)?！?/p>

在認(rèn)真分析學(xué)校的未來發(fā)展和實(shí)際情況后,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,文印管理工作如果自己做,既需要大量的資金又需要高昂的人力成本,如果外包出去不但可以減少人力財力成本,同時專業(yè)的外包公司還會給學(xué)校帶來先進(jìn)的文印管理模式。此前,人大附中本部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和桌面維護(hù)工作一直采用外包服務(wù),極大地提高了人大附中網(wǎng)絡(luò)管理工作的質(zhì)量和效率。因此人大附中西山學(xué)校也決定采用文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)解決學(xué)校文印管理的問題。

而對于外包服務(wù)商的選擇,趙主任表示人大附中有著自己的一套標(biāo)準(zhǔn):“過硬的服務(wù)質(zhì)量,高效率的服務(wù)和良好的發(fā)展前景是我們選擇外包公司的三個標(biāo)準(zhǔn)?！蓖ㄟ^反復(fù)調(diào)研對比后,學(xué)校最終選擇了業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的管理外包服務(wù)商立思辰來實(shí)施文印管理外包解決方案。

在實(shí)施文印管理外包后,通過專業(yè)優(yōu)化硬件設(shè)備部署和文件管理應(yīng)用軟件部署,外包公司全面接管了人大附中西山學(xué)校辦公文印系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)營維護(hù)管理,幫助人大附中西山學(xué)校建立起高效、節(jié)能、便于管理的文印系統(tǒng),打造綠色低碳校園。

現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校的老師們在任何一個辦公場所發(fā)出打印任務(wù)之后,都可以在校園任何就近的地點(diǎn)取到打印稿和發(fā)送傳真,同時將文印管理與一卡通相結(jié)合,加強(qiáng)了文印管理的安全性,另外學(xué)校管理人員可以根據(jù)使用者的不同,設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限,使文印管理更加靈活。

在提高老師的滿意度、方便老師打印、提高辦公效率的同時,文印管理系統(tǒng)也讓人大附中西山學(xué)校的IT人員從復(fù)雜的設(shè)備管理和維護(hù)中解放了出來。以前如果哪個辦公室的機(jī)器損壞了,老師們會找信息中心的人幫忙解決,而采用文件管理外包服務(wù)之后,設(shè)備的采購、耗材更換以及維護(hù)保養(yǎng)等全部由外包的專業(yè)團(tuán)隊負(fù)責(zé)。

最讓學(xué)校滿意的是,以前老師們打印的時候可能會無意識地打印一些沒有必要打印的東西,而采用文件管理外包以后,實(shí)現(xiàn)了打印統(tǒng)計功能,每月都會生成打印量報表,這個統(tǒng)計提醒老師們有些不必要打印的文件可以通過電子郵件等其他方式進(jìn)行無紙化溝通,在必要打印時才進(jìn)行打印。這種量化管理增強(qiáng)了師生的節(jié)約意識,大大減少了紙張的耗用,每年節(jié)約紙張達(dá)十多萬張,相當(dāng)于少砍十多棵大樹,并減少碳排放近十噸。

通過文件管理外包服務(wù)的應(yīng)用,人大附中西山學(xué)校用實(shí)際行動響應(yīng)了國家發(fā)展“低碳經(jīng)濟(jì)”的號召,為師生們營造了快樂、健康的低碳校園的同時,讓全體師生從一張打印紙中體會出節(jié)能低碳就在我們身邊,文印管理外包服務(wù)也成為人大附中西山學(xué)校善用外力、大膽創(chuàng)新的又一成功案例。

“現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校校園內(nèi)無縫覆蓋了高速無線網(wǎng)絡(luò),未來我們希望能夠?qū)崿F(xiàn)所有打印設(shè)備的WiFi和3G連接,真正實(shí)現(xiàn)隨時隨地的移動辦公,為全校師生提供更好的數(shù)字文印服務(wù)”,趙主任表示。

(唐躍秋 劉曦葳)