數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究

宋玉濤 張先俊

(河南省電力勘測設(shè)計(jì)院，河南 鄭州 450007)

數(shù)字檔案館是檔案行業(yè)的新興事物，是國家檔案事業(yè)信息化建設(shè)的重要?dú)v史發(fā)展階段。中國電力規(guī)劃設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)《電力勘測設(shè)計(jì)行業(yè)檔案工作發(fā)展三年(2006～2008)規(guī)劃》要求：加大檔案信息化建設(shè)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和管理內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變，在電子檔案管理軟件應(yīng)用技術(shù)上取得進(jìn)展，使電子檔案管理在轉(zhuǎn)換為勘測設(shè)計(jì)能力上有明顯體現(xiàn)；盡可能建立本單位的數(shù)字化檔案館。

近年來國家在深圳、青島兩個(gè)檔案館試點(diǎn)建設(shè)數(shù)字檔案館，并將成功經(jīng)驗(yàn)向各行業(yè)各地方推廣。那么什么是數(shù)字檔案館？在總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，目前大家比較認(rèn)可的定義是：以網(wǎng)絡(luò)為支撐，以數(shù)據(jù)庫為核心，以檔案專業(yè)的管理軟件為工具，通過建設(shè)“三個(gè)平臺(tái)”——網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化、信息服務(wù)在線化。

1 數(shù)字檔案館的基本結(jié)構(gòu)

進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，首先必須要搞懂它的基本結(jié)構(gòu)，否則就會(huì)無從下手。其實(shí)，在數(shù)字檔案館這么一句簡單的定義中已經(jīng)揭示了它的基本結(jié)構(gòu)：即網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、信息服務(wù)平臺(tái)。這3個(gè)平臺(tái)既相對(duì)獨(dú)立，又緊密相連。每一個(gè)平臺(tái)針對(duì)的對(duì)象不同，解決的問題不同。

數(shù)字檔案館3個(gè)平臺(tái)的組成結(jié)構(gòu)可以參照OSI(開放系統(tǒng)互聯(lián)參考模型)來理解。OSI是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織于1978年定義的一個(gè)描述網(wǎng)絡(luò)層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)模型，通過OSI保證了各種類型網(wǎng)絡(luò)的兼容性，互操作性。OSI說明了信息在網(wǎng)絡(luò)中是如何傳輸?shù)?，以及各層在網(wǎng)絡(luò)中的功能和它們的框架概念。3個(gè)平臺(tái)作為檔案工作來理解可以與傳統(tǒng)檔案管理模式相對(duì)應(yīng)，作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來理解可以與OSI的7個(gè)層相對(duì)應(yīng)，見下圖：

與OSI模型功能相似，在數(shù)字檔案館3個(gè)平臺(tái)中，當(dāng)前層平臺(tái)的下一層平臺(tái)都為當(dāng)前層提供服務(wù)。3個(gè)平臺(tái)的結(jié)構(gòu)為傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案館過渡提供了理想的結(jié)構(gòu)模型。

2 數(shù)字檔案館各層平臺(tái)功能

2.1 網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)

從檔案傳統(tǒng)管理模式來看，網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)對(duì)應(yīng)的是檔案信息的存儲(chǔ)利用模式。傳統(tǒng)檔案工作在這個(gè)平臺(tái)上主要考慮檔案的庫房容量，檔案案卷上如何標(biāo)識(shí)，檔案信息如何組織起來對(duì)外提供利用等。庫房管理和檔案案卷組織存放形式是傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)，沒有這個(gè)基礎(chǔ)檔案管理無從談起。

在數(shù)字檔案館的概念中，網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)是處于最底層的一個(gè)平臺(tái)，是所有服務(wù)的基礎(chǔ)。這一層平臺(tái)主要完成數(shù)字檔案館的硬件布置與連接。如：網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器設(shè)置、客戶端要求、實(shí)體文件和各種條目信息的組織形式、存儲(chǔ)容量分析等。主要對(duì)應(yīng)OSI 模型中的下面4層。即：物理層、數(shù)據(jù)鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層和傳輸層。這一層平臺(tái)面向檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，向檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)提供服務(wù)，對(duì)數(shù)字檔案的有效存儲(chǔ)和安全傳遞負(fù)責(zé)。

網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)中重點(diǎn)考慮的一個(gè)方面是海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。海量數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館的一個(gè)鮮明特點(diǎn)，它既是數(shù)字檔案館對(duì)外提供利用的基礎(chǔ)，也是加工和處理的對(duì)象。一般來說數(shù)字檔案館可以成為一個(gè)單位最大的數(shù)字信息庫之一，存儲(chǔ)量以“T”計(jì)。在硬件配置時(shí)應(yīng)考慮大容量硬盤或磁盤陣列，在做異地備份時(shí)可以考慮光盤。

另一個(gè)考慮的重點(diǎn)是保存信息的多樣性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們產(chǎn)生的電子信息日益呈現(xiàn)出多媒體化，這種趨勢(shì)將來會(huì)越來越明顯。如我們平時(shí)經(jīng)常遇到的工程圖紙信息(掃描圖tif、工程CAD圖紙)、文書檔案信息(原文及批文tif、word、htm)、電子圖書(CEB)、電子期刊(CAJ、PDF)、電子版規(guī)程規(guī)范(PDF)，圖片信息(JPEG、BMP、GIF)等。為用戶保存和提供多媒體信息是網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)應(yīng)完成的功能，千兆甚至萬兆以太網(wǎng)和高速交換機(jī)為大容量信息傳遞提供了硬件基礎(chǔ)。

2.2 業(yè)務(wù)管理平臺(tái)

對(duì)應(yīng)于業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，傳統(tǒng)檔案管理模式可以劃分為的6個(gè)工作環(huán)節(jié)，即：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。這6個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)了檔案的日常工作，規(guī)范了檔案信息的流向，保證了進(jìn)出檔案庫的信息都是完整、準(zhǔn)確、有效的。在數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮實(shí)現(xiàn)這6個(gè)環(huán)節(jié)的功能，以便和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理相兼容。

從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)角度看，這一層平臺(tái)是數(shù)字檔案館非常重要的一層，起著承上啟下的重要作用。這一層主要對(duì)應(yīng)于OSI模型中的會(huì)話層和表示層。在OSI模型中，會(huì)話層主要功能是為會(huì)話實(shí)體間建立連接，表示層主要功能是為通信提供一種公共語言。這兩層的功能映射到業(yè)務(wù)管理平臺(tái)中主要通過數(shù)據(jù)庫和檔案編號(hào)體系來完成，而數(shù)據(jù)庫的管理在整個(gè)數(shù)字檔案館中起著核心的作用。檔案管理人員通過數(shù)據(jù)庫完成對(duì)數(shù)字檔案信息的各種相關(guān)操作，同時(shí)接收信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)送過來的服務(wù)請(qǐng)求。所有數(shù)字信息經(jīng)過檔案編號(hào)體系編碼后進(jìn)入數(shù)字檔案館進(jìn)行有序保管，完成一個(gè)歸檔過程。檢索出來的信息通過這一層分類排序提供給信息服務(wù)平臺(tái)，完成一個(gè)服務(wù)過程。檔案6個(gè)工作環(huán)節(jié)通過數(shù)據(jù)庫和檔案編號(hào)體系相互作用共同完成數(shù)字檔案館的系統(tǒng)操作及日常維護(hù)。

在業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，數(shù)字檔案館可以和工作流程中的上一級(jí)進(jìn)行對(duì)接和連通，使檔案工作得以延伸，從根本上解決數(shù)字檔案歸檔率低的難題。以設(shè)計(jì)行業(yè)CAD圖紙歸檔為例，通過和出版崗位的繪圖儀連通，構(gòu)筑同一個(gè)數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在出版CAD圖紙的同時(shí)完成歸檔，可以使CAD圖紙歸檔率達(dá)到95%以上。

在許多數(shù)字檔案館系統(tǒng)設(shè)計(jì)中都把業(yè)務(wù)管理平臺(tái)設(shè)計(jì)成C/S形式，系統(tǒng)的日常管理通過檔案工作崗位的計(jì)算機(jī)來完成。這樣做有利于數(shù)字檔案館的管理工作相對(duì)獨(dú)立，提高了系統(tǒng)的安全性和保密性，提高工作效率。

業(yè)務(wù)管理平臺(tái)完成的重點(diǎn)任務(wù)是系統(tǒng)管理、人員注冊(cè)、數(shù)據(jù)庫日常維護(hù)、權(quán)限設(shè)置和安全控制。從安全角度講，該層對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的安全和有效負(fù)責(zé)。用戶對(duì)系統(tǒng)的操作都要通過該層來識(shí)別其權(quán)限屬性，判定該請(qǐng)求能否進(jìn)入下一層平臺(tái)。系統(tǒng)的日志記錄也在這一平臺(tái)完成。

2.3 信息服務(wù)平臺(tái)

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，信息服務(wù)平臺(tái)對(duì)應(yīng)于檔案服務(wù)形式。檔案部門根據(jù)用戶的需求選擇不同的服務(wù)方式，提供給用戶不同的檔案產(chǎn)品。比如用戶可以用查卡片的方式檢索檔案，也可以利用計(jì)算機(jī)檢索，還可以咨詢檔案管理人員。不同的服務(wù)方式帶來了不同的操作，但結(jié)果應(yīng)當(dāng)是相同的。

從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)角度來看，該層平臺(tái)對(duì)應(yīng)于OSI模型中的應(yīng)用層。與應(yīng)用層功能相似，信息服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案館3個(gè)平臺(tái)中的最高層平臺(tái)，也是最靠近用戶的一層平臺(tái)。它不同于其他層平臺(tái)之處在于它不為任何一個(gè)平臺(tái)提供服務(wù)，它只為數(shù)字檔案館以外的用戶提供服務(wù)，用戶通過信息服務(wù)平臺(tái)完成對(duì)系統(tǒng)的操作。該層的任務(wù)是研究用戶的需求，如何為用戶提供方便、準(zhǔn)確、舒適的服務(wù)。

信息服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶負(fù)責(zé)，該層不關(guān)心數(shù)字檔案信息在哪里存放，它的組織形式是什么，它是如何傳遞等具體問題。該層對(duì)用戶提出的需求進(jìn)行分析并啟動(dòng)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行檢索，檢索后的結(jié)果由業(yè)務(wù)管理平臺(tái)排序后提供給用戶。該層提供給了用戶模糊檢索、跨庫檢索、全文檢索等多種檢索工具，并可以為用戶提供瀏覽下載等多種功能。

信息服務(wù)平臺(tái)最強(qiáng)大的功能在檢索上。模糊檢索、跨庫檢索、全文檢索等多種檢索方式的采用會(huì)大大提高數(shù)字檔案的查全率和查準(zhǔn)率?？鐜鞕z索和全文檢索是數(shù)字檔案館的突出特點(diǎn)的體現(xiàn)，在數(shù)字檔案的環(huán)境下，檔案利用者不會(huì)感覺到信息存在于各個(gè)不同的數(shù)據(jù)庫中，而只是根據(jù)需要查詢索取自己所需要的信息，不管信息是被標(biāo)引或是沒有被標(biāo)引，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)提供所有相關(guān)信息，真正達(dá)到相當(dāng)高的查全率。數(shù)字檔案館模糊了庫與庫之間的界線，對(duì)外界只提供一個(gè)統(tǒng)一的界面，極大地方便了利用人員查閱和使用檔案。

信息服務(wù)平臺(tái)提供能瀏覽多種媒體格式的瀏覽器，在一個(gè)界面環(huán)境下完成多媒體信息的瀏覽或下載，方便了用戶對(duì)檔案全文信息的檢索和利用。

該層平臺(tái)一般設(shè)計(jì)為B/S結(jié)構(gòu)。在通常的設(shè)計(jì)中，采用數(shù)字檔案館網(wǎng)站來鏈接各個(gè)數(shù)字資源庫，網(wǎng)站上有瀏覽器插件、各種檢索工具插件等。這種設(shè)計(jì)的目的是方便用戶登錄數(shù)字檔案館，降低用戶端計(jì)算機(jī)的要求。

3 數(shù)字檔案館信息處理模式和發(fā)展歷程

在3層平臺(tái)結(jié)構(gòu)中，用戶對(duì)數(shù)字檔案館提出的需求是一層一層向下傳遞，在完成相關(guān)操作后信息又一層一層向上傳遞，最后提供給用戶。比如用戶要完成一個(gè)檢索，首先經(jīng)過信息服務(wù)平臺(tái)接收處理并識(shí)別是什么需求，分析后傳遞給業(yè)務(wù)管理平臺(tái)。在業(yè)務(wù)管理平臺(tái)啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫的檢索，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)中實(shí)體文件的檢索，完成需要信息的查詢，然后向上傳遞回業(yè)務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行排序或分類，最后提供給信息服務(wù)平臺(tái)，完成一次操作。用戶最終看到了檢索結(jié)果，見圖1。

圖1 最終檢索結(jié)果

數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)的形成經(jīng)歷了一個(gè)發(fā)展歷程，它的發(fā)展和整個(gè)檔案管理軟件的發(fā)展相一致。在早期單機(jī)版的計(jì)算機(jī)輔助管理檔案階段，只能部分實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)管理平臺(tái)”這一層的功能。這一階段的特點(diǎn)是以單個(gè)的計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，以對(duì)檔案卷冊(cè)的目錄級(jí)管理為重點(diǎn)，具有簡單的查詢、打印、排序等功能，沒有網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)和為用戶服務(wù)的平臺(tái)。隨著網(wǎng)絡(luò)本身的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，具有“網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)”部分功能的第二代檔案管理軟件開始出現(xiàn)，但還不能保存管理檔案的全文。電子檔案的出現(xiàn)使得檔案管理軟件跨入第三代。第三代檔案管理軟件以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以檔案的全文管理為重點(diǎn)，具有網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽、下載全文等功能，初步具備了3個(gè)平臺(tái)的結(jié)構(gòu)。第四代檔案管理軟件以檔案整體的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以檔案管理中的歸全率、完整率為突破口，從電子文件的收集階段開始介入進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的延伸和拓展，達(dá)到了確保檔案電子版全文的歸全率和完整率的目的。這些功能的完成需要3個(gè)平臺(tái)互相作用，缺一不可。

表1 檔案管理軟件發(fā)展歷史

從數(shù)字檔案館的整體結(jié)構(gòu)來說，數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，并非一朝一夕就能完成，它對(duì)一個(gè)單位的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、檔案管理、電子檔案管理甚至相關(guān)部門都提出了較高的要求。對(duì)系統(tǒng)需求進(jìn)行分析時(shí)宜從最高層入手，最底層結(jié)束。進(jìn)行建設(shè)時(shí)宜從最底層入手，最高層結(jié)束。3層平臺(tái)的結(jié)構(gòu)為我們研究數(shù)字檔案館提供了很好的模型，也為建設(shè)數(shù)字檔案館提供了理想的參照