開展ERPERPRP系統(tǒng)監(jiān)控“三步法”

田金忠

趙天奇 作

ERP規(guī)范應(yīng)用是深化應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是應(yīng)用達(dá)標(biāo)的基本條件。對ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況開展監(jiān)控檢查是保證系統(tǒng)規(guī)范應(yīng)用的有效手段。開展ERP系統(tǒng)監(jiān)控，應(yīng)掌握3個基本環(huán)節(jié)。

選擇關(guān)鍵監(jiān)控指標(biāo)

系統(tǒng)應(yīng)用是否規(guī)范，要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)去衡量，標(biāo)準(zhǔn)是監(jiān)控的依據(jù)。為保證ERP系統(tǒng)規(guī)范應(yīng)用，ERP模板是最基本的標(biāo)準(zhǔn)。此外中國石化總部還出臺了油田、煉化、油品銷售三個不同業(yè)務(wù)板塊的《ERP系統(tǒng)運行和應(yīng)用規(guī)范》以及《ERP應(yīng)用達(dá)標(biāo)考評細(xì)則》，這些都是開展系統(tǒng)監(jiān)控的標(biāo)準(zhǔn)。

明確監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)以后，應(yīng)重點選擇一些關(guān)鍵指標(biāo)開展監(jiān)控?？梢詮囊韵?個方面選擇相應(yīng)的監(jiān)控指標(biāo)：

1.系統(tǒng)配置和功能啟用情況。主要是指系統(tǒng)配置是否符合模板規(guī)定，系統(tǒng)設(shè)計的業(yè)務(wù)流程是否啟用，相關(guān)業(yè)務(wù)是否全部在系統(tǒng)中處理，信用控制、銷售和采購價格控制、預(yù)算控制、各類審批等功能是否啟用。

2.系統(tǒng)應(yīng)用和操作規(guī)范情況。主要包括系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的及時性、真實性、規(guī)范性。比如各種業(yè)務(wù)單據(jù)的創(chuàng)建、修改、審批、核銷關(guān)閉等系統(tǒng)操作是否規(guī)范，財務(wù)清賬、暫估差異核銷是否及時、是否規(guī)范，各類憑證的沖銷是否規(guī)范。

3.主數(shù)據(jù)監(jiān)控。主要是指各類主數(shù)據(jù)重要屬性（特征）描述的完整性和規(guī)范性、分類的合理性、執(zhí)行總部統(tǒng)一編碼及編碼的唯一性等。

熟悉系統(tǒng)操作

要做好系統(tǒng)監(jiān)控，關(guān)鍵是要對系統(tǒng)操作非常熟悉。比如監(jiān)控銷售合同的執(zhí)行情況，監(jiān)控者既要會熟練運用VA43、VA45等事務(wù)代碼，還要對銷售組織、分銷渠道、產(chǎn)品組等概念耳熟能詳，還要會熟練查看系統(tǒng)的憑證流等。

熟知系統(tǒng)的后臺配置。比如監(jiān)控銷售訂單是否啟用信用控制，就需要運行事務(wù)代碼SPRO，然后選擇“SAP參考IMG”，按照：銷售分銷→基本功能→信貸管理/風(fēng)險管理→信貸管理→分配銷售憑證和交貨憑證，對著該選項點擊執(zhí)行按鈕，選擇“關(guān)于訂單類型的信貸限制檢查”雙擊，找到需要檢查的訂單類型，核實該訂單類型是否啟用信用控制。啟用信用控制的訂單其信貸核查欄目不能為空，具體選哪一個參數(shù)，根據(jù)該企業(yè)的信貸控制策略決定。

為了提高監(jiān)控效率和監(jiān)控范圍，最好能通過透明表獲取系統(tǒng)數(shù)據(jù)。通過事務(wù)代碼SE16進(jìn)入數(shù)據(jù)瀏覽器界面，輸入相應(yīng)的表名，即可獲取所需要的監(jiān)控信息清單，還可以將清單數(shù)據(jù)導(dǎo)出為EXCEL表。比如銷售模塊常用的透明表有：KNA1（客戶主記錄的一般數(shù)據(jù)）、VBAK（銷售憑證抬頭數(shù)據(jù)）、VBAP（銷售憑證行項目數(shù)據(jù)）、VBRK（銷售發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)）、VBRP（銷售發(fā)票行項目數(shù)據(jù)）等。

精通業(yè)務(wù)流程

監(jiān)控指標(biāo)選擇好了，監(jiān)控結(jié)果也出來了，如何判斷監(jiān)控結(jié)果是否規(guī)范呢？這就需要監(jiān)控者精通相關(guān)業(yè)務(wù)流程。比如在監(jiān)控油品銷售企業(yè)直發(fā)虛擬工廠中的庫存情況時，就必須知道直發(fā)虛擬工廠中的庫位僅僅用于第三方銷售業(yè)務(wù)的中轉(zhuǎn)庫，禁止通過在直發(fā)虛擬工廠內(nèi)長期放置庫存，逃避應(yīng)收賬款與庫存盤點監(jiān)管。所以該庫位不允許存在長期庫存，月末必須清零。在明白了直發(fā)中轉(zhuǎn)庫的作用以后，通過查詢月末庫存及物料出入庫時間，結(jié)合相關(guān)要求，就可以根據(jù)監(jiān)控結(jié)果判斷應(yīng)用是否規(guī)范。

可見，要做好ERP系統(tǒng)規(guī)范應(yīng)用監(jiān)控工作，要求監(jiān)控者一要了解ERP方面的規(guī)章制度，合理選擇關(guān)鍵指標(biāo)和應(yīng)用點；二要熟練操作ERP系統(tǒng)，多渠道、多角度、多方位查看監(jiān)控指標(biāo)；三要精通業(yè)務(wù)流程，依據(jù)監(jiān)控結(jié)果準(zhǔn)確判斷應(yīng)用是否規(guī)范。