跳出泥潭——總裁辦的六大功用

東莞理工學(xué)院城市學(xué)院 黃岳鈞

總裁辦所從事的是“承上啟下、繼往開(kāi)來(lái)”的工作，也就是既要讓老板放心，又要讓各方舒心；既要為老板的理念想法出謀劃策，又要關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)控制，進(jìn)行公司資源的合理分配；既要從全局宏觀面審視企業(yè)的流程體系，又要對(duì)企業(yè)微觀面日常工作及細(xì)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)稽核；除此之外，還要兼顧總裁辦的日常管理事務(wù)。而這些往往需要從業(yè)者深厚的職業(yè)素養(yǎng)功底以及對(duì)總裁辦工作的清晰理解和明晰定位，才能跳出執(zhí)行力的泥潭，真正發(fā)揮總裁辦的功用。

功用一：戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)規(guī)劃

總裁辦與其他部門(mén)的最大不同之處就在于其工作交流對(duì)象是企業(yè)的老板和高層管理。離老板和高層管理很近，也就意味著離企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略很近。但在現(xiàn)實(shí)中，并不是所有的總裁辦都具有企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)規(guī)劃的職責(zé)和功能。多種因素造成了這一現(xiàn)象，其中最大的原因是企業(yè)老板對(duì)總裁辦能承擔(dān)職責(zé)的期望偏低以及總裁辦工作人員對(duì)自身定位的理解缺失所致。

“總裁辦”應(yīng)把握一切機(jī)會(huì)，就企業(yè)運(yùn)營(yíng)實(shí)況及下一步經(jīng)營(yíng)提出職業(yè)性的建議，將老板抽象的理念變?yōu)榭蓤?zhí)行的具體措施，并提供方法與工具協(xié)助各子公司或部門(mén)努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

總裁辦的“戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)規(guī)劃”可細(xì)分為“戰(zhàn)略企劃”與“過(guò)程管控”兩方面。在戰(zhàn)略企劃層面上，總裁辦的主要功用是匯總各相關(guān)單位的信息資料，全局審視企業(yè)的戰(zhàn)略方向是否正確而具有可執(zhí)行性，并形成建議報(bào)告向老板匯報(bào)?！斑^(guò)程管控”層面則是在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定之后，將企業(yè)的戰(zhàn)略分解到各相關(guān)單位，并對(duì)其實(shí)際層面的工作進(jìn)度進(jìn)行有效的管控。卓有成效的總裁辦人員都會(huì)對(duì)“過(guò)程管控”非常重視。一個(gè)很重要的原因就是“過(guò)程管控”牽涉到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)運(yùn)作。企業(yè)各部門(mén)能否在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)一鼓作氣地完成關(guān)鍵的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是決定企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)成敗的“命門(mén)”所在。

為了實(shí)現(xiàn)“戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)規(guī)劃”這一功能，需要熟悉企業(yè)產(chǎn)品、市場(chǎng)、研發(fā)、品質(zhì)保障、成本控制等各個(gè)方面，才能站在全局的層面上看得清、望得遠(yuǎn)。除此之外，在各部門(mén)心力交瘁、無(wú)計(jì)可施的時(shí)候，總裁辦人員還需要承擔(dān)起咨詢顧問(wèn)的角色，提供方法建議或措施工具指導(dǎo)協(xié)助其完成任務(wù)。如當(dāng)市場(chǎng)部門(mén)還在為開(kāi)拓客戶市場(chǎng)深深苦惱，不知從何下手時(shí)，總裁辦就可以建議采用相應(yīng)的新老客戶產(chǎn)品矩陣分析方法，并指導(dǎo)市場(chǎng)部門(mén)詳盡地分析公司各產(chǎn)品在新老客戶的分布,從中抓出關(guān)鍵產(chǎn)品與關(guān)鍵市場(chǎng)。

功用二：流程體系的維護(hù)與完善

經(jīng)常與老板對(duì)話的咨詢顧問(wèn)們會(huì)發(fā)現(xiàn)一種有趣而值得深思的現(xiàn)象。讓老板放心的人，往往是具有全局觀念，專業(yè)度高，與老板擁有共同的語(yǔ)言體系的人。令人遺憾的是，大多數(shù)人并沒(méi)有意識(shí)到自己應(yīng)該向這種方向努力，也許是缺乏勇氣或信心。

企業(yè)戰(zhàn)略的達(dá)成，不僅僅在于規(guī)劃，而且在于執(zhí)行。總裁辦應(yīng)該清晰地認(rèn)識(shí)到戰(zhàn)略的執(zhí)行在于每一個(gè)流程的把控。當(dāng)然不可否認(rèn)，任何企業(yè)在經(jīng)過(guò)多年市場(chǎng)的考驗(yàn)后，都擁有一套頗具特色的流程和方法論。然而，這套看起來(lái)行之有效的方法是否有效還有待商榷。在老板左右為難的時(shí)候，總裁辦的另一項(xiàng)功能便浮出了水面，那就是流程體系的完善與維護(hù)。所謂流程體系，即是指為了給特定的顧客或市場(chǎng)提供特定的服務(wù)而精心設(shè)計(jì)的一系列活動(dòng)。因此，維護(hù)和完善流程體系，就是對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、增值營(yíng)運(yùn)流程以及支撐其系統(tǒng)、政策、組織、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行有效地重塑，以達(dá)到工作流程和生產(chǎn)效率的最優(yōu)化。

為了實(shí)現(xiàn)這一功用，總裁辦人員需要從全局視野出發(fā)，描繪出以產(chǎn)品為核心的公司總流程（部門(mén)劃分的依據(jù)），再?gòu)目偭鞒桃瓿鲎恿鞒蹋ú块T(mén)內(nèi)部職責(zé)及分工的依據(jù)），并搜集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)一步進(jìn)行系統(tǒng)分析，抓出企業(yè)問(wèn)題的關(guān)鍵所在——即關(guān)鍵流程。關(guān)鍵流程應(yīng)該是目前績(jī)效低下、地位重要、落實(shí)可行的。關(guān)鍵流程的抓出，能為企業(yè)下一步管理工作樹(shù)立針對(duì)性地改善目標(biāo)。

這對(duì)總裁辦人員的素質(zhì)和專業(yè)程度提出了很高的要求。因此，總裁辦的管理者不僅需要在辦公室中進(jìn)行行政作業(yè)，還需要走出去，熟知業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)知識(shí)，經(jīng)得起其他直線部門(mén)發(fā)起的挑戰(zhàn)。

功用三：稽核督導(dǎo)

稽核督導(dǎo)工作是總裁辦最主要的職能。作為幕僚機(jī)構(gòu)是有義務(wù)和責(zé)任去減輕老板們身上的重?fù)?dān)，至少能讓老板們的精力用在重要事情的決策上。因此，總裁辦的稽核督導(dǎo)，實(shí)質(zhì)上就是一層過(guò)濾網(wǎng)，過(guò)濾掉瑣碎無(wú)效的行政、例行等事務(wù)信息，使關(guān)鍵信息及時(shí)地呈現(xiàn)在老板們面前。

現(xiàn)實(shí)中，有些總裁辦的人員辛辛苦苦地進(jìn)行稽核工作，但毫無(wú)結(jié)果建樹(shù)。究其原因在于沒(méi)有稽核到重點(diǎn)上，只是將部門(mén)遞交上來(lái)的信息進(jìn)行匯總，簡(jiǎn)單地往上傳遞。這樣的結(jié)果降低了自身的價(jià)值，加重了總裁的負(fù)擔(dān)，實(shí)在是不明智的舉動(dòng)。

因此，稽核的過(guò)程在于敏銳地抓出各部門(mén)遞交資料上的漏洞或掩飾之處，抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際工作情況，緊緊追查督促，打破沙鍋問(wèn)到底，要有勇氣挑戰(zhàn)直線部門(mén)。這樣的稽核才不會(huì)認(rèn)認(rèn)真真走形式。

稽核的結(jié)果在于督導(dǎo)，稽核出了結(jié)果，就要布置下一步的督促和追蹤計(jì)劃。每一次討論的結(jié)果，執(zhí)行部門(mén)是不是去執(zhí)行了、執(zhí)行是不是到位了，相對(duì)上一次進(jìn)步了多少等，都需總裁辦的人員去監(jiān)督。只有總裁辦人員仔細(xì)監(jiān)督，問(wèn)題才不會(huì)越積越多，關(guān)鍵控制點(diǎn)就會(huì)越理越清晰，流程才會(huì)越來(lái)越順暢，下面的人工作才會(huì)有壓力和動(dòng)力，老板的常規(guī)事務(wù)才會(huì)越來(lái)越少。

功用四：風(fēng)險(xiǎn)控制

企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，一定會(huì)有與許多風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行親密接觸的機(jī)會(huì)。經(jīng)營(yíng)者只要一著不慎，就會(huì)全盤(pán)皆輸，乃至慘淡收?qǐng)觯粝铝钊诉z憾的結(jié)局。

在這個(gè)風(fēng)云變幻的時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者一方面需要勇氣去開(kāi)拓新市場(chǎng)、發(fā)掘新機(jī)會(huì)、創(chuàng)造新局面，一方面又需要以謹(jǐn)慎的態(tài)度去控制潛在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)。因此，老板們的每一個(gè)決策，實(shí)際上都是艱難的選擇，是與自己的一場(chǎng)激烈較量。

總裁辦能做的事，就是盡可能地將相關(guān)決策資料進(jìn)行詳細(xì)地整理分析，以數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)作依據(jù)，提供盡可能理性的建議供老板參考，以降低老板們頭腦發(fā)熱的概率，使風(fēng)險(xiǎn)得以回歸控制范圍之內(nèi)。

由于“崗位職責(zé)的大小”與“離老板的距離的遠(yuǎn)近”在很大程度上成“反比”關(guān)系，因此總裁辦就應(yīng)當(dāng)部分或全部擔(dān)負(fù)起“風(fēng)險(xiǎn)控制”這一功能，想老板之所未想，提高風(fēng)險(xiǎn)與危機(jī)意識(shí)，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的能力，建立并完善內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)防范體系和危機(jī)處理機(jī)制，使老板們的決策更加準(zhǔn)確，戰(zhàn)略方向更加明晰，管理環(huán)境更加安全。

功用五：公司資源分配

任何企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成都需要充分和有效的利用資源。許多企業(yè)在規(guī)劃戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，往往會(huì)步入一個(gè)陷阱，即只對(duì)公司的成長(zhǎng)目標(biāo)投入太多的精力和興趣，而沒(méi)有系統(tǒng)地審思實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)需要配置多少資源，更沒(méi)有進(jìn)一步地制定與目標(biāo)實(shí)現(xiàn)配套的資源分配計(jì)劃。這樣就會(huì)使企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)變得很虛幻，不能給企業(yè)帶來(lái)任何幫助和指導(dǎo)。

由于缺乏明確而有力的資源分配計(jì)劃，企業(yè)內(nèi)部各利益方常常會(huì)就資源的爭(zhēng)取產(chǎn)生摩擦，進(jìn)一步使資源配置不合理，從而導(dǎo)致公司目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

總裁辦作為老板的左右手，就應(yīng)站在經(jīng)營(yíng)者的角度去看待資源分配這一問(wèn)題。企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中贏得市場(chǎng)，需要重視經(jīng)營(yíng)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)、產(chǎn)品的種類與品質(zhì)、客戶的滿意、成本的降低、渠道通路的開(kāi)拓等，都需要不同的資源去滿足。但企業(yè)擁有的資源有多有少，不可能擁有滿足所有戰(zhàn)略計(jì)劃的資源。因此，可以主導(dǎo)的原則是如何將有限的資源分配到企業(yè)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)、最具價(jià)值的環(huán)節(jié)，提高資源利用的最大化。

因此，總裁辦應(yīng)該清楚地了解公司的戰(zhàn)略目標(biāo)及市場(chǎng)定位，合理地分析新、老客戶與傳統(tǒng)產(chǎn)品、新產(chǎn)品之間的關(guān)系，找出產(chǎn)品及市場(chǎng)未來(lái)的發(fā)展方向，進(jìn)行合理地資源布局，并以數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)為基準(zhǔn)，形成專業(yè)性的報(bào)告建議，供總裁們參考，輔助企業(yè)老板們實(shí)現(xiàn)事業(yè)的永續(xù)經(jīng)營(yíng)。

功用六：日常管理事務(wù)

總裁辦除了需要出色地完成上述五大功能之外，還應(yīng)該將辦公室內(nèi)部事務(wù)做到位。“攘外必先安內(nèi)”，如果總裁辦內(nèi)部人心渙散、日常事務(wù)亂成一團(tuán)，想要指望這樣的辦公室去完成上述任何一項(xiàng)重要功能，卻是不可能實(shí)現(xiàn)的。

總裁辦內(nèi)部合理的分工，職責(zé)的明晰、制度的健全、資料的管理以及日常工作的良好運(yùn)作，都能讓總裁辦的效率得到提升，有力地支撐上述五大功能的實(shí)現(xiàn)，最終贏得老板的賞識(shí)和尊重。

總裁辦的工作充滿著彈性和藝術(shù)，考驗(yàn)著總裁辦人員的思維、經(jīng)驗(yàn)和執(zhí)行力。但只要能夠清楚地認(rèn)知所負(fù)的職責(zé)，明確自己的定位，逐漸完善總裁辦的六項(xiàng)功能，就一定能輔助企業(yè)更好更快地發(fā)展，體現(xiàn)總裁辦獨(dú)到的價(jià)值與功能。