談研究所儀器設(shè)備管理

滕朝暉 邊希萍

工業(yè)研究所是以提供準(zhǔn)確、公正和客觀數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)工作的科研機(jī)構(gòu)。為能得到客觀和準(zhǔn)確的科研數(shù)據(jù)，加強(qiáng)儀器設(shè)備管理的工作力度和實(shí)施先進(jìn)的設(shè)備管理方法，是保障儀器設(shè)備能長(zhǎng)周期正常和穩(wěn)定運(yùn)行的重要措施。建立適宜科研企業(yè)特點(diǎn)的儀器設(shè)備管理體系，對(duì)保證檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性尤為重要。為此，山西三維集團(tuán)股份有限公司技術(shù)中心膠粘劑研究所（簡(jiǎn)稱研究所），從成立之日起，就開始探索建立和實(shí)施開展科學(xué)化和體系化的儀器設(shè)備管理措施及方法，通過幾年來的不懈努力和不斷進(jìn)行總結(jié)，已形成具有研究所特色的設(shè)備管理工作模式。不但極大提高了設(shè)備管理工作效率和儀器設(shè)備利用率，也有力保證了企業(yè)科研工作的順利進(jìn)行。筆者從以下方面探討搞好研究所儀器設(shè)備管理的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)。

1.建立好儀器設(shè)備的管理機(jī)構(gòu)

在研究所的質(zhì)量管理體系中，明確規(guī)定要建立責(zé)任清晰和等級(jí)分明的儀器設(shè)備管理部門，不但要確定好各級(jí)設(shè)備管理人員，而且每臺(tái)重要、關(guān)鍵或精密的儀器設(shè)備都要指派專職的設(shè)備聯(lián)絡(luò)員。要在全系統(tǒng)內(nèi)，建立起能相互協(xié)調(diào)的設(shè)備管理體系和簡(jiǎn)要互動(dòng)的設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)。通過實(shí)施設(shè)備管理的群管網(wǎng)制度，不但極大降低了設(shè)備故障的發(fā)生頻次，也使一些長(zhǎng)期閑置的儀器設(shè)備又重新發(fā)揮了作用。例如，研究所在2006年從深圳某公司購(gòu)置了2臺(tái)萬(wàn)用電子拉力計(jì)，由于設(shè)備主體控制系統(tǒng)存在技術(shù)問題等，導(dǎo)致該儀器設(shè)備一直處于停用狀態(tài)。2008年研究所為該儀器設(shè)備委派了設(shè)備聯(lián)絡(luò)員，并把其修復(fù)工作與聯(lián)絡(luò)員的年終績(jī)效工資聯(lián)系在了一起。由于責(zé)任明確和獎(jiǎng)罰政策到位，該聯(lián)絡(luò)員不但能積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性作用，而且與研究所技術(shù)專家一起齊心協(xié)力，通過技術(shù)攻關(guān)，僅用20天就攻克了技術(shù)難題，排除了設(shè)備故障，使該儀器設(shè)備又重新投入使用。通過建立嚴(yán)密的設(shè)備管理機(jī)構(gòu)，對(duì)儀器設(shè)備的申請(qǐng)、采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、標(biāo)示、建檔、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、修理、停用和報(bào)廢等，都進(jìn)行嚴(yán)格控制和分別制定相關(guān)的管理制度和嚴(yán)格的考核辦法，研究所定期組織專人檢查各使用單位的落實(shí)和執(zhí)行情況。不但加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)儀器設(shè)備的管理力度，而且簡(jiǎn)化了相關(guān)工作的辦事程序。實(shí)踐證明，建立好儀器設(shè)備的管理機(jī)構(gòu)，制定明確的監(jiān)管機(jī)制和相應(yīng)的考核激勵(lì)機(jī)制，是確保研究所設(shè)備管理工作有效開展的根本措施。

2.建立文件化的設(shè)備管理體系

為更好進(jìn)行儀器設(shè)備的規(guī)范化管理，建立健全設(shè)備管理的文件化制度是十分重要的。只有以文件形式，將儀器設(shè)備管理的目的、崗位職責(zé)、工作要求、工作程序、技術(shù)狀態(tài)監(jiān)控、記錄與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，都明確和統(tǒng)一的規(guī)定出來，才能讓設(shè)備管理人員明確自己的職責(zé)與義務(wù)，才能保證儀器設(shè)備管理的工作目標(biāo)更加明確、方式更趨規(guī)范和工作力度更大。為增加設(shè)備管理工作的嚴(yán)肅性，設(shè)備文件一經(jīng)確定，在一定周期內(nèi)不應(yīng)隨意變動(dòng)。研究所建立的設(shè)備文件管理體系，是在以全面推行儀器設(shè)備的6S管理（即整頓、整理、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)）基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化管理目標(biāo)的，制定并實(shí)施了以相關(guān)專業(yè)技術(shù)為核心的規(guī)范化管理制度。主要包括：儀器設(shè)備的操作與維護(hù)、儀器設(shè)備檢查、儀器設(shè)備不確定度的評(píng)定、儀器設(shè)備信息的溝通管理、儀器設(shè)備定期檢定制度、儀器設(shè)備臺(tái)賬的建立等，共39項(xiàng)。具體措施如下。

（1）以加強(qiáng)儀器設(shè)備的規(guī)范操作、正確維護(hù)、定期評(píng)定工作為重點(diǎn)，為檢測(cè)數(shù)椐的準(zhǔn)確性提供科學(xué)依椐，同時(shí)為設(shè)備管理工作的有序和健康發(fā)展，構(gòu)建良好的工作氛圍和管理平臺(tái)。建立的激勵(lì)機(jī)制和懲罰機(jī)制，是為進(jìn)一步樹立和落實(shí)全員參與設(shè)備管理工作理念，以及更好的進(jìn)行設(shè)備管理工作考核等，打下了良好的工作基礎(chǔ)。

（2）以關(guān)鍵和重點(diǎn)儀器設(shè)備作為開展工作的突破口，采取穩(wěn)步實(shí)施與獎(jiǎng)罰結(jié)合的工作策略。在日常檢查和使用時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)范化模式進(jìn)行操作和精心維護(hù)儀器設(shè)備，實(shí)行了誰(shuí)維護(hù)誰(shuí)負(fù)責(zé)和誰(shuí)檢測(cè)誰(shuí)負(fù)責(zé)的工作原則，將責(zé)任承包制和工作追究制度，落實(shí)到了設(shè)備管理工作當(dāng)中。

（3）為提高使用、維修和管理人員的工作質(zhì)量，進(jìn)一步強(qiáng)化設(shè)備管理工作的嚴(yán)肅性，研究所在內(nèi)部管理考核上，也采用了合同式的管理模式，不但使各方面工作、責(zé)任更趨明確和更加規(guī)范，也極大提高了各級(jí)管理人員的責(zé)任心和各環(huán)節(jié)的工作效率，使設(shè)備管理工作開展更具有實(shí)效性。

（4）研究所每月召開一次儀器設(shè)備管理工作例會(huì)，在通報(bào)全所設(shè)備管理工作開展情況和取得成績(jī)的同時(shí)，也對(duì)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行了總結(jié)，并按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期考核，充分體現(xiàn)了獎(jiǎng)罰分明的原則。

3.對(duì)儀器設(shè)備實(shí)行分類管理

研究所的儀器設(shè)備一般分為周期性計(jì)量、一次性計(jì)量和非計(jì)量性設(shè)備三類。直接用于測(cè)量和檢測(cè)的儀器設(shè)備，應(yīng)歸類于周期性計(jì)量?jī)x器設(shè)備；而作為給其提供測(cè)量條件的，如ups電源、空調(diào)機(jī)等，此類設(shè)備準(zhǔn)確度一般不會(huì)隨時(shí)間、環(huán)境條件和使用狀態(tài)等因素的變化而改變，可歸類為非計(jì)量性儀器設(shè)備類；對(duì)檢測(cè)儀器設(shè)備，如玻璃水銀溫度計(jì)、鋼尺等，則屬一次性計(jì)量?jī)x器設(shè)備類。從儀器設(shè)備的用途上可分為檢驗(yàn)儀器、輔助檢測(cè)儀器和辦公儀器設(shè)備等。對(duì)于一次性計(jì)量?jī)x器設(shè)備，應(yīng)在購(gòu)置后和使用前，需由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行計(jì)量檢定，在符合技術(shù)規(guī)定和要求后，做好標(biāo)示和記錄方可投入使用。以后可由使用者只需進(jìn)行功能檢查，而不必再進(jìn)行計(jì)量檢定等。對(duì)于非計(jì)量性儀器設(shè)備，可由使用者定期進(jìn)行功能檢查。不需要進(jìn)行計(jì)量檢定就可投入使用的，或需進(jìn)行周期性計(jì)量檢定的儀器設(shè)備，原則上應(yīng)按國(guó)家檢定規(guī)程中確定的計(jì)量檢定周期要求，定期進(jìn)行計(jì)量檢定。國(guó)家檢定規(guī)程沒有明確規(guī)定的，應(yīng)根據(jù)測(cè)量范圍和測(cè)量值進(jìn)行量值溯源檢定測(cè)試。如無(wú)法進(jìn)行檢定測(cè)試的，應(yīng)按國(guó)家JJG1002-1998行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，自行制定自校規(guī)程和進(jìn)行自校。檢定周期可依據(jù)儀器設(shè)備測(cè)量精度隨時(shí)間變化大小、使用頻次、工作環(huán)境和配套測(cè)量?jī)x器設(shè)備的檢定周期等因素確定。如果對(duì)儀器設(shè)備的測(cè)量精度影響不大，或再次計(jì)量檢定的精度值低于允許值時(shí)，可考慮適當(dāng)延長(zhǎng)計(jì)量檢定周期。

4.建立儀器設(shè)備的管理臺(tái)賬和技術(shù)檔案

對(duì)需要進(jìn)行周期性檢定的儀器設(shè)備，除應(yīng)建立管理臺(tái)賬外，還應(yīng)記錄詳細(xì)的技術(shù)信息。主要包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠名稱、出廠編號(hào)、量稱、精度等級(jí)、購(gòu)置日期、購(gòu)置時(shí)的技術(shù)狀況、設(shè)備原值、設(shè)備位號(hào)、使用部門名稱、保管人姓名、使用用途、使用狀態(tài)（在用/停用）、計(jì)量檢定周期、歷次計(jì)量檢定記錄（日期與結(jié)果）等，必要時(shí)還可增加設(shè)備的管理類別、技術(shù)等級(jí)和檔案編號(hào)等。對(duì)一次性或非計(jì)量性儀器設(shè)備，可實(shí)行簡(jiǎn)要建檔的管理方式。設(shè)備臺(tái)賬應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理，不僅能方便管理人員檢索和自動(dòng)顯示已到計(jì)量檢定期的儀器設(shè)備清單，而且利于計(jì)量人員編制周期檢定計(jì)劃，有效避免超期檢定或漏檢情況等。

儀器設(shè)備的管理檔案和技術(shù)檔案，既可一起建立，也可分別建立。但內(nèi)容都應(yīng)包括儀器設(shè)備的履歷表、到貨驗(yàn)收單、裝箱單、出廠合格證、使用說明書、維修手冊(cè)、操作規(guī)程、計(jì)量檢定證書、維修和使用記錄等。因?yàn)樵趦x器設(shè)備出現(xiàn)量值或精度超差時(shí)，對(duì)幫助技術(shù)人員分析、發(fā)現(xiàn)和查找問題原因，或進(jìn)行故障排除以及進(jìn)行技術(shù)綜合評(píng)價(jià)等，都能起到很好的輔助作用。

5.確定儀器設(shè)備計(jì)量狀態(tài)標(biāo)識(shí)

通常情況下儀器設(shè)備的計(jì)量檢定標(biāo)識(shí)，可用合格和停用兩種表示，必要時(shí)也可根據(jù)實(shí)際情況增加準(zhǔn)用、暫時(shí)停用和報(bào)廢等標(biāo)識(shí)。按照儀器設(shè)備計(jì)量狀態(tài)管理的規(guī)定要求，經(jīng)檢定合格的儀器設(shè)備應(yīng)使用“合格”標(biāo)識(shí)；如果是計(jì)量測(cè)試或部分檢定合格的儀器設(shè)備，則使用“準(zhǔn)用”標(biāo)識(shí)；對(duì)檢定不合格或檢定超期的儀器設(shè)備，必須使用“停用”標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容不但要顯示計(jì)量有效日期，而且要注明檢定單位和標(biāo)識(shí)人的聯(lián)系方式等內(nèi)容。

6.做好儀器設(shè)備周期計(jì)量檢定和人員培訓(xùn)工作

在確定儀器設(shè)備計(jì)量檢定周期以后，由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)組織和實(shí)施儀器設(shè)備的計(jì)量檢定和標(biāo)識(shí)工作。不但要定期下達(dá)儀器設(shè)備的計(jì)量檢定計(jì)劃，而且應(yīng)提前通知相關(guān)使用部門，以便進(jìn)行工作安排和做好配合工作。為保證計(jì)量檢定數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性，計(jì)量檢定工作完成后，應(yīng)及時(shí)做好設(shè)備臺(tái)賬和數(shù)據(jù)庫(kù)更新與登記，以及計(jì)量檢定證書的歸檔工作。對(duì)有修正值的計(jì)量檢定證書，應(yīng)將復(fù)印件及時(shí)反饋儀器設(shè)備使用人員，并通過開展技術(shù)培訓(xùn)提高員工技能水平。培訓(xùn)工作可分兩種方式進(jìn)行。

（1）設(shè)備管理和聯(lián)絡(luò)人員培訓(xùn)。對(duì)設(shè)備管理和專職設(shè)備聯(lián)絡(luò)人員培訓(xùn)，主要由生產(chǎn)廠家的技術(shù)人員負(fù)責(zé)。培訓(xùn)內(nèi)容主要有：儀器設(shè)備的構(gòu)造及原理、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、使用要求、注意事項(xiàng)等，并組織學(xué)員上機(jī)實(shí)習(xí)。培訓(xùn)后的設(shè)備管理人員不僅要能熟練掌握所培訓(xùn)內(nèi)容，而且能熟練編制或修正儀器設(shè)備的安全使用和保養(yǎng)規(guī)程等。

（2）操作人員培訓(xùn)。對(duì)儀器設(shè)備操作人員的培訓(xùn)，主要由研究所的技術(shù)專家或設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)。培訓(xùn)的主要內(nèi)容是：儀器設(shè)備的安全使用和保養(yǎng)規(guī)程、常見故障的排除方法，以及企業(yè)制定的設(shè)備管理制度等。培訓(xùn)工作結(jié)束后，要對(duì)參訓(xùn)學(xué)員進(jìn)行理論知識(shí)和實(shí)際操作技能的考試，經(jīng)考試合格后，方可持證上崗。

7.做好儀器設(shè)備測(cè)量不確定度的評(píng)定

儀器設(shè)備使用部門應(yīng)按國(guó)家JJC1059-1999中的規(guī)定要求，進(jìn)行各項(xiàng)測(cè)量不確定度值的評(píng)定。開展此項(xiàng)工作的目的，就是要檢查儀器設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)是否良好（特別是對(duì)舊儀器設(shè)備尤為重要），以及檢驗(yàn)測(cè)量結(jié)果是否準(zhǔn)確等。由使用部門牽頭、設(shè)備管理部門協(xié)同進(jìn)行，具體方法如下。

（1）首先由設(shè)備使用部門確定好評(píng)定負(fù)責(zé)人，主要負(fù)責(zé)評(píng)定工作中的評(píng)定內(nèi)容、評(píng)定范圍和工作計(jì)劃編制。同時(shí)，應(yīng)將評(píng)定工作計(jì)劃上報(bào)研究所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

（2）評(píng)定工作應(yīng)以近期（一般取3個(gè)月為期）被評(píng)定儀器設(shè)備的檢測(cè)數(shù)據(jù)和國(guó)家專業(yè)檢定機(jī)構(gòu)的檢測(cè)數(shù)椐為主。由設(shè)備管理人員提供被評(píng)定儀器設(shè)備的近期檢查記錄和已使用年限等情況。

（3）在評(píng)定過程中，評(píng)定負(fù)責(zé)人應(yīng)做好評(píng)定記錄，負(fù)責(zé)收集好各項(xiàng)數(shù)椐、評(píng)定的不確定度值，以及會(huì)議記要等相關(guān)資料。評(píng)定工作結(jié)束后，由評(píng)定負(fù)責(zé)人以標(biāo)準(zhǔn)格式寫出評(píng)定報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容主要包括：參與評(píng)定人員姓名、評(píng)定過程、主要參考資料和最終評(píng)定結(jié)果等。

（4）應(yīng)將計(jì)量檢定證書、使用記錄、維修記錄、備件更換記錄等技術(shù)資料，及時(shí)做好歸檔工作。為使歸檔工作更加方便，在設(shè)計(jì)記錄方式時(shí)可采用活頁(yè)紙形式，并加以頁(yè)號(hào)和儀器設(shè)備位號(hào)等，以防止記錄遺失。

8.結(jié)語(yǔ)

研究所的儀器設(shè)備管理、維護(hù)保養(yǎng)和修理等工作涉及面廣，制約因素多，牽涉到政策、制度、資金、人員和激勵(lì)機(jī)制等，是一項(xiàng)重要和需長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作。作為管理、使用、維護(hù)保養(yǎng)和修理人員，既要不斷提高自己的技能水平，又要加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。只有加強(qiáng)管理，做到規(guī)范操作、認(rèn)真維護(hù)和及時(shí)檢修，才能最大限度地減少設(shè)備故障發(fā)生，有效延長(zhǎng)儀器設(shè)備使用壽命和實(shí)現(xiàn)降本增效的目的。山西三維集團(tuán)股份有限公司技術(shù)中心膠粘劑研究所，通過實(shí)施和加強(qiáng)儀器設(shè)備管理等措施，不但發(fā)揮出儀器設(shè)備的最大功效，也保證了企業(yè)科研工作的順利進(jìn)行。

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