試析電子文件與電子檔案

周 玲

(水利部水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)總院,北京 100120)

在當(dāng)今社會,計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入人們學(xué)習(xí)、工作和生活的各個(gè)方面,由此產(chǎn)生的電子文件已被普遍認(rèn)識。它作為一種信息傳播方式的歷史很短,但卻具有其它介質(zhì)所不能比擬的優(yōu)勢。因此,在各個(gè)領(lǐng)域,電子文件的應(yīng)用和管理日益普及,并向著系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向迅猛發(fā)展。

1 電子文件的優(yōu)點(diǎn)和缺陷

電子文件的特性相對紙質(zhì)文件而言,電子文件是一種新生事物,是依托于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備而存在的數(shù)字化信息。電子文件的管理和利用,必須以深入了解電子文件的特性為基礎(chǔ)。任何事物都具有兩面性,電子文件亦不例外。那么,較其它介質(zhì)文件而言,其優(yōu)勢以及缺陷到底體現(xiàn)在哪里呢?電子文件是經(jīng)過電子技術(shù)處理并存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的數(shù)字信息的集合體。比較而言,其優(yōu)勢如下。

(1)信息的高效性。目前,計(jì)算機(jī)軟硬件的水平已經(jīng)非常先進(jìn),信息處理速度快,利用網(wǎng)絡(luò),對電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸,可同時(shí)傳遞給一個(gè)或多個(gè)接收者,相對于人腦和手工操作,它的效率可能高出成百甚至上千倍。

(2)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件一般是通過應(yīng)用一系列通用軟件或者專用軟件而產(chǎn)生的,在一個(gè)單位內(nèi),它的外在形式和運(yùn)行規(guī)律是統(tǒng)一的。從電子文件的產(chǎn)生、處理到歸檔各個(gè)環(huán)節(jié),都是在相對標(biāo)準(zhǔn)的情況下完成,因此最終形成的數(shù)據(jù)信息是具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

(3)文件的共享性。電子文件的共享性是由其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的。一份紙質(zhì)文件同一時(shí)段只能由一個(gè)人對其進(jìn)行瀏覽和處理,而電子文件可存儲在服務(wù)器等電子載體上,通過網(wǎng)絡(luò),可供多人同時(shí)瀏覽使用,各人可根據(jù)不同權(quán)限分別對其進(jìn)行處理。這樣,文件運(yùn)行的速度就有了大幅度的提高,文件處理的效率大大增強(qiáng)了。

(4)使用的靈活性。使用電子文件時(shí),利用者可根據(jù)處理權(quán)限對其進(jìn)行查閱、編輯和修改,通過使用操作命令,可以很快完成一份文件的復(fù)制和增、刪、改,通過編輯和輸出滿足利用者的各種需要。

(5)電子文件和電子檔案的一體性。文件和檔案是同一事物的不同存在階段,電子文件的產(chǎn)生淡化了 “歸檔”界限,從文件的起草、傳輸、辦理、積累到整理、歸檔、著錄、鑒定、保管以及利用的各環(huán)節(jié),均是在電子網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,即文書和檔案工作在同一應(yīng)用工具上聯(lián)為一體。當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟,電子文檔的一體化已經(jīng)能夠完全實(shí)現(xiàn)。

雖然電子文件具有很多其它介質(zhì)不可比擬的優(yōu)點(diǎn),但是仍然存在不可忽視的缺陷。電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的,脫離了計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺,電子文件完全是 “虛無縹緲”的,既看不見也摸不到。無論是設(shè)備損壞,系統(tǒng)癱瘓,或者技術(shù)、設(shè)備更新,如果處理不及時(shí)得當(dāng),都可能對電子文件的管理產(chǎn)生影響。

(1)文件的易損性。計(jì)算機(jī)設(shè)備精密,易受干擾,并且操作相對較復(fù)雜,所以大到太陽磁暴,小到錯(cuò)按一鍵,都有可能造成難以挽回的損失。另外,計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的沖突、不穩(wěn)定造成的死機(jī)、突然斷電等意外情況的發(fā)生,均會給電子文件的安全帶來隱患。

(2)信息的易更改性由于計(jì)算機(jī)的內(nèi)存儲器、磁盤、磁帶、可寫光盤等存儲載體具有可重寫性,又因除磁帶外,其它載體均有隨機(jī)讀寫功能,即載體中任何部位的信息都可以被直接定位讀寫。因此造成了電子文件信息的易更改性,且有可能不留任何痕跡,這就造成了合法性認(rèn)定上的困難。

(3)數(shù)據(jù)的不安全性。這是由電子信息的共享可能帶來的隱患。由于電子文件不受載體傳遞的限制,對于其信息的獲取者來說,等于是擺脫了時(shí)間和空間的制約。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展決定了電子文件信息的共享性,而網(wǎng)絡(luò)的不安全性也決定了信息的不安全性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)過于復(fù)雜,缺陷太多,安全防范措施不夠,易受眾多黑客高手的攻擊?？梢哉f網(wǎng)絡(luò)的不安全是限制電子文件和電子檔案發(fā)展的最大障礙。

(4)信息與載體的相分離性。電子文件可以包括文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息,其信息形態(tài)和組成具有多樣化,比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。不同的載體往往只適合存儲不同的媒體信息,這就可能造成一份電子文件的文字、圖形、聲音、影像存儲時(shí)的載體分離現(xiàn)象。電子文件的信息與載體分離,會給電子文件的保管帶來很多特殊問題,直接影響電子文件的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。

雖然電子文件存在著上述缺陷,但是隨著國家相關(guān)政策、法規(guī)的建立健全,計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的高速發(fā)展,計(jì)算機(jī)知識的深入普及,人們計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用水平的提高,電子文件的這些問題必將會被逐一徹底解決。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用是科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果,是現(xiàn)代化管理的必然趨勢,并極有可能取代紙質(zhì)文件。

2 電子文檔的管理

電子文件每日以無數(shù)計(jì)的數(shù)量產(chǎn)生,人類幾乎無時(shí)無刻不在接觸電子文件,但作為一種新生事物,電子文件的內(nèi)在規(guī)律還遠(yuǎn)沒有被完全摸透,管理方法也沒有被非常系統(tǒng)地總結(jié)出來。這種狀況主要是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展較快,而一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的被認(rèn)同和出臺比較滯后所造成的。

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織、國際檔案組織及國家檔案局出臺的一些有關(guān)電子文件和電子檔案的標(biāo)準(zhǔn),但只是做了比較原則性的規(guī)定,而安全認(rèn)證、管理、利用、保管等諸多問題還沒有相應(yīng)的易理解和操作的規(guī)則。各行業(yè)、各單位往往憑著自身的理解和摸索,總結(jié)制定并形成一套比較適合本行業(yè)、本單位的管理和運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。這樣就造成了各行業(yè)、單位的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方法五花八門,難以協(xié)調(diào)利用,阻礙了檔案信息的社會化進(jìn)程。電子文件在運(yùn)行以及歸檔后的管理,是一整套系統(tǒng)工程。要使電子文件從形成、傳遞、歸檔、保管到再利用,處于科學(xué)、高效、標(biāo)準(zhǔn)、有序的狀態(tài),就需要認(rèn)真理解電子文件的特性,抓住其內(nèi)在規(guī)律,才能管理好、利用好。為加強(qiáng)電子文件的科學(xué)管理,應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

2.1 管理方式方法的超前化

目前,由于人們還沒有非常普遍地認(rèn)識電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)以及歸檔保管的客觀規(guī)律,因此,很多單位管理電子文件仍然難以擺脫管理紙質(zhì)文件的方式方法,從而帶來很多不適應(yīng)癥,如:按照原有收集紙質(zhì)文件的時(shí)限要求收集電子文件,不能保證其齊全完整。這是由電子文件的形成特點(diǎn)所決定的,因?yàn)榧堎|(zhì)文件的載體是一致的,而電子文件因其運(yùn)行狀態(tài)的不同,有脫機(jī)文件和網(wǎng)上運(yùn)行文件之分,存在方式多樣,載體不盡相同,那么就導(dǎo)致了脫機(jī)文件較易于收集,網(wǎng)上運(yùn)行的文件收集難以達(dá)到齊全。

另外,按照檔案的集中統(tǒng)一管理方式管理電子檔案,把電子文件存儲介質(zhì)集中保管,與日常工作需要的矛盾就難以解決,不能保證文件運(yùn)行和管理的正常開展。然而進(jìn)行分散管理,又不能保證電子文件的齊全完整。上述問題是新舊管理方式之間的矛盾所造成的,要解決矛盾,必須要有超前的管理意識。

(1)文件收集工作的超前化。文件收集工作超前化改變傳統(tǒng)的文件收集時(shí)限,變集中收集為日常文件處理中的隨時(shí)收集。在文件形成時(shí),由主辦處理部門確定其歸檔價(jià)值,即該文件是否具有保存價(jià)值,在計(jì)算機(jī)上做出歸檔標(biāo)識,并跟蹤運(yùn)行,文件辦理完畢即收集至專用服務(wù)器或?qū)Ｓ媚夸?保證電子文件及時(shí)歸檔。

(2)價(jià)值鑒定工作的超前化。傳統(tǒng)的做法是:按年度收集文件,在整理的同時(shí)對文件進(jìn)行鑒定,并劃分保管期限。這個(gè)工作程序可前移至文件處理的過程中去做,在處理的同時(shí),由相關(guān)人員按有關(guān)檔案管理規(guī)定,對文件的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定,在計(jì)算機(jī)上劃定其保管期限并做出統(tǒng)一標(biāo)識。這就為年度的文件歸檔減少了工作量,為利用計(jì)算機(jī)自動整理立卷,儲備了信息,提供了基礎(chǔ)。

(3)文件分類工作的超前化。在年度集中歸檔時(shí),由于文件數(shù)量大,又有時(shí)限要求,就給分類工作帶來很大問題,往往分類不夠準(zhǔn)確,但是如果把這一工作程序提前在文件處理時(shí)進(jìn)行,則可解決這一問題。近年來,我們的做法是:預(yù)先制定適合本單位檔案分類原則的文件分類方案,在文件運(yùn)行時(shí),處理人員即根據(jù)分類方案所確定的類別,在計(jì)算機(jī)上分別為每份文件標(biāo)注分類代碼。這種超前進(jìn)行的隨時(shí)分類可大大地提高工作效率。

(4)著錄標(biāo)引工作超前化。利用計(jì)算機(jī)管理檔案,著錄標(biāo)引工作是必須進(jìn)行的前期處理工作,否則就談不上檢索和利用。在年度歸檔工作時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)引,工作量是非常大的,為了緩解這種現(xiàn)象,可以將該項(xiàng)工作提前至文件處理時(shí)進(jìn)行,即在設(shè)計(jì)電子文件數(shù)據(jù)庫的字段時(shí),將檔案著錄規(guī)則中所確定的項(xiàng)目加入數(shù)據(jù)庫。文件的處理人員在錄入電子文件的同時(shí),也就按照要求把大部分著錄項(xiàng)目內(nèi)容填入,并能夠自動生產(chǎn)著錄卡片。這樣分散了集中歸檔著錄工作的壓力,避免了重復(fù)勞動,為利用計(jì)算機(jī)管理檔案奠定了基礎(chǔ),提供了保證。

2.2 信息資源的網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)能夠使人獲得便捷直觀的電子文件。目前,我國“政府上網(wǎng)工程”正在如火如荼地進(jìn)行,許多機(jī)關(guān)、企業(yè)已經(jīng)或正在建設(shè)自己的內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)。社會已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)正在改變?nèi)藗兊膶W(xué)習(xí)、工作乃至生活方式,對文件和檔案管理也必將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,才能充分發(fā)揮其優(yōu)越性。