PDCA循環(huán)在科研項目中的應用

李 飛

(長江水利委員會長江科學院,武漢 430010)

1 前言

過程方法是ISO9000族標準中八項質(zhì)量管理原則之一,ISO9001:2008是以過程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系模式,它鼓勵組織采用過程方法,建立、實施質(zhì)量管理體系,并改進其有效性,通過滿足顧客要求,增強顧客滿意。

本文就過程方法在長江水利委員會長江科學院(以下簡稱:“長江科學院”)科研項目中的具體應用,來探討如何采用過程方法使組織的總體業(yè)績得到提高并不斷增強顧客滿意的。

2 ISO9000族中過程方法的簡介

2.1 過程方法

(1)過程方法的概念。為了產(chǎn)生期望的結(jié)果,由過程組成的系統(tǒng)在組織內(nèi)的應用,連同這些過程的識別和相互作用,以及對這些過程的管理,可稱之為 “過程方法”。

“過程方法”是建立質(zhì)量管理體系的具體方法,由此形成了以過程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系模式。

(2)過程方法的目的。過程方法的目的是獲得持續(xù)改進的動態(tài)循環(huán),并使組織的總體業(yè)績得到顯著的提高。它通過識別組織內(nèi)的關(guān)鍵過程,隨后加以實施和管理并不斷進行持續(xù)改進來達到顧客滿意。

(3)過程方法的優(yōu)點。過程方法最大的優(yōu)點就是:對諸過程組成的系統(tǒng)中單個過程之間的聯(lián)系以及過程的組合和相互作用進行連續(xù)的控制。

采用過程方法的好處是由于基于每個過程考慮其具體的要求,所以資源的投入、管理的方式和要求、測量方式和改進活動都能互相有機地結(jié)合并做出恰當?shù)目紤]和安排,從而可以有效地使用資源,降低成本,縮短周期。

而系統(tǒng)地識別和管理組織所應用的過程,特別是識別過程之間的相互作用,可以掌握組織內(nèi)與產(chǎn)品實現(xiàn)有關(guān)的全部過程,清楚過程之間的內(nèi)在關(guān)系及相互聯(lián)結(jié)。

通過控制活動能獲得可預測、具有一致性的改進結(jié)果,特別是可使組織關(guān)注并掌握按優(yōu)先次序改進的機會。

2.2 PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)適用于所有的過程,適合組織的質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進,持續(xù)改進使質(zhì)量管理體系螺旋式提升。同時,PDCA循環(huán)也適合每一個過程的持續(xù)改進,它被不斷地用于我們的科研活動,無論多么簡單或多么復雜,都遵循如圖1所示永無終止的循環(huán)。

圖1 PDCA循環(huán)

P-Plan(策劃):根據(jù)顧客的要求和組織的方針,為提供的結(jié)果建立必要的目標和過程。

D-Do(實施):實施過程。

C-Check(檢查):根據(jù)方針、目標和產(chǎn)品要求,對過程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量。

A-Act(處置):采取措施,以持續(xù)改進過程業(yè)績。

3 PDCA循環(huán)在科研項目中的應用

長江科學院2000年率先在全國水利行業(yè)科研院所通過ISO9000質(zhì)量體系認證,并一直保持有效運行,所有科研項目都采用PDCA循環(huán)的方法進行質(zhì)量管理并持續(xù)改進,取得了顯著的效果。

這里的科研項目指長江科學院承接的科學 (試驗)研究、工程咨詢、儀器設(shè)備開發(fā)、工程監(jiān)測、工程檢測的統(tǒng)稱。

長江科學院體系文件根據(jù)項目研究的難易和復雜程度將項目分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三類,其中Ⅰ類項目為復雜程度高且技術(shù)難度大,涉及多個專業(yè)的項目;Ⅱ類項目為重點工程的專題、Ⅰ類項目的子題或一般科學 (試驗)研究項目等;Ⅲ類項目為常規(guī)監(jiān)測、檢測、單一專業(yè)的試驗等項目,據(jù)此進行分類管理。長江科學院承擔最多的科學 (試驗)研究項目實現(xiàn)過程如下:

策劃→輸入→評審→驗證→輸出→交付→確認

下面以“跨流域長距離引調(diào)水工程系統(tǒng)風險分析和安全保障關(guān)鍵技術(shù)研究”項目為例,介紹PDCA循環(huán)的方法在科研項目中的應用。

3.1 P-Plan(策劃)即項目的計劃和安排

3.1.1 策劃的職責

該項目屬于水利部科技創(chuàng)新重點項目,按照院體系文件的項目分類,應屬Ⅰ類科研項目,必須由院總工親自任命項目負責人,項目負責人組織項目組成員對項目的資源、質(zhì)量、進度、服務(wù)等進行全面策劃,策劃過程應滿足 《產(chǎn)品實現(xiàn)策劃程序》的要求,并負責編寫作為該項目策劃文件的 《科學研究項目實施計劃》。

3.1.2 策劃的內(nèi)容

內(nèi)容包括:項目組人員組成、分工和職責;項目研究的進度安排;有關(guān)組織的技術(shù)接口;試驗設(shè)備、計算機軟件、硬件及其它設(shè)施要求;輸入文件的編制、評審及下達時間;輸出文件的內(nèi)容、深度、時間及格式要求等。此實施計劃須經(jīng)分管院長審批后方可實施。

3.2 D-Do(實施)即項目的完成過程

3.2.1 科研輸入——項目的技術(shù)要求

項目負責人必須按照院作業(yè)文件 《科學研究開題報告編制規(guī)定》編寫作為該項目的輸入文件 《科學研究項目開題報告》,內(nèi)容包括:

⑴項目的質(zhì)量目標。

⑵研究目的和內(nèi)容。

⑶擬解決的關(guān)鍵技術(shù)問題。

⑷技術(shù)路線和研究方法。

⑸計劃進度與預期成果。

⑹確定研究過程的評審、驗證、確認活動。

⑺項目參加人員的分工和職責。

⑻軟硬件條件和已有的工作基礎(chǔ)。

⑼確定成果交付方式和交付后的服務(wù)。

3.2.2 科研評審——項目重要階段滿足要求的評價

此項目按策劃文件的安排,開題報告必須經(jīng)院總工主持召開會議評審,邀請有關(guān)專家參加,對科研過程滿足質(zhì)量要求的程度進行評審,識別存在的問題,提出解決辦法,最終形成由院總工簽署評審結(jié)論的 《科學研究項目開題報告評審表》作為科研評審的記錄文件,其目的是避免在項目的早期,出現(xiàn)不合格和缺陷的情況。

3.2.3 科研驗證--項目的質(zhì)量檢驗

按 《科學研究項目開題報告》中的規(guī)定,對該項目的輸出 (成果或報告)進行驗證,以保證輸出滿足輸入的要求。長江科學院在質(zhì)量管理體系作業(yè)文件 《科研報告 (成果)質(zhì)量控制規(guī)定》中明確規(guī)定,驗證方法采用校審法,Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三類報告分別采用不同的審批流程,項目不同類別進行不同級別的審批程序。

此項目按Ⅰ類項目報告的審核、審定、批準3級審批程序進行驗證,在 “科技報告 (成果)審批表”中分別由所長簽署審核意見、院總工簽署審定意見、院長簽署批準意見。各級審批人員對審批簽署的報告質(zhì)量承擔相應責任。

院總工就對此項目提出5條意見和建議:

⑴將本報告完成了合同中的哪些內(nèi)容,在總體研究中的作用,以及與其他報告的關(guān)系在概述中說明清楚。

⑵第一章的背景介紹要突出本報告工作的研究基礎(chǔ),以及這一部分研究工作對調(diào)水工程風險分析的意義和必要性。

⑶第二章的 “風險構(gòu)成研究”比較空乏,希望更深入的分析研究后充實本章內(nèi)容。

⑷其余各章應補充說明本章內(nèi)容的貢獻,成果及其對總體研究的意義。

在報告中適當?shù)牡胤桨淳幪栍枰宰⒚鳌?/p>

按照院質(zhì)量管理體系文件要求,院總工提出的這些審定意見,是必須進行認真修改的。修改完成后,必須經(jīng)審批人對修改進行驗證并簽署后,方可進入下一級批準程序。若對提出的審批意見有不同看法時,應與審批人一同商定。當協(xié)調(diào)不一致時,應提交高一級程序?qū)徟藛T裁定。報告由批準人做出最終的終審決定后才能輸出。

3.2.4 科研輸出--項目的批準和交付

科研項目的輸出為科研報告,此項目的輸出為Ⅰ類科研報告。為保證院成果報告的編制質(zhì)量及對外形象的統(tǒng)一,確保向顧客提供優(yōu)質(zhì)滿意的科研成果,按院質(zhì)量管理體系作業(yè)文件 《長江科學院成果報告編制格式規(guī)定》執(zhí)行。

根據(jù)文件規(guī)定,此項目應由院科研處向水利部國際合作與科技司交付。

3.2.5 科研確認——項目驗收或結(jié)題

科研項目的確認 (如項目驗收),根據(jù)策劃的安排進行。

該項目屬于Ⅰ類項目,按國家有關(guān)規(guī)定,由水利部國際合作與科技司組織項目驗收。驗收專家組意見認為:該項目成果豐富、質(zhì)量較高,圓滿完成了合同規(guī)定的任務(wù),達到了預期的目標,驗收組專家一致同意通過驗收。鑒于跨流域長距離引調(diào)水工程系統(tǒng)的復雜性,建議繼續(xù)立項,進一步深入研究,盡快應用于生產(chǎn)實踐。至此,該項目得到確認。項目負責人向科研處返回驗收意見,以此作為確認的依據(jù)。

3.3 C-Check(檢查)

質(zhì)量管理體系的每一過程都直接或間接地影響到項目最終成果的質(zhì)量,因此必須采用適當?shù)姆椒▽@些過程進行監(jiān)視和測量、評價過程的業(yè)績,證實過程是否保持其實現(xiàn)預期結(jié)果的能力。檢查活動具體措施如下。

⑴每年至少進行一次對本院在質(zhì)量管理體系運行過程中的狀況和相關(guān)職責的管理效果的抽查。

⑵不定期由院總工主持,質(zhì)管辦參加對有關(guān)(特殊)項目的產(chǎn)品實現(xiàn)過程進行檢查。

⑶質(zhì)管辦運用適宜的統(tǒng)計技術(shù)對檢查 (抽查)的結(jié)果進行分析,對發(fā)現(xiàn)的不合格,責成有關(guān)質(zhì)量責任人組織糾正和實施糾正措施;對發(fā)現(xiàn)的潛在不合格制訂預防措施并實施;對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)體系文件的不適宜或不完善,由質(zhì)管辦對其進行必要的修改,經(jīng)管理者代表批準后發(fā)布更改通知。

⑷有關(guān)抽查的結(jié)果和分析結(jié)論,在院有關(guān)質(zhì)量工作的會議上、質(zhì)量管理網(wǎng)上公布。

3.4 A-Act(處置)

持續(xù)改進是一個組織永恒的主題,由于組織要以顧客為關(guān)注焦點,而顧客的要求是不斷變化的,所以一個組織要想提高顧客滿意的程度,就必須開展持續(xù)改進活動。

長江科學院一向重視持續(xù)改進活動,并在質(zhì)量管理體系的質(zhì)量手冊文件中明文規(guī)定。

持續(xù)改進活動包括:

⑴質(zhì)量方針的評審和更新。

⑵質(zhì)量目標的定期考核和調(diào)整。

⑶質(zhì)量體系審核活動。

⑷管理評審。

⑸數(shù)據(jù)分析。

⑹糾正措施和預防措施的實施。

⑺日常改進,執(zhí)行 《糾正措施與預防措施程序》。

自長江科學院質(zhì)量體系建立以來,迄今已進行了10次內(nèi)部審核,共發(fā)現(xiàn)不合格150余項。院體系文件規(guī)定,不合格項必須分析原因后制定糾正措施,通過對不合格項的整改和驗證,方可關(guān)閉,這對質(zhì)量管理工作的促進作用是顯而易見的。

針對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題,作為輸入文件在管理評審時進行了討論,并就此做出了改進的決定,由院質(zhì)管辦逐一下發(fā) “質(zhì)量改進措施表”,確定責任人、限期完成整改,其效果需經(jīng)管理者代表驗證。

對于監(jiān)督審核 (外審)指出的問題,責成責任部門立即整改,且杜絕此類問題再次發(fā)生。

4 結(jié) 語

今天的質(zhì)量就是明天的市場,單位的信譽是無形的市場,顧客滿意是永恒的市場,不斷完善質(zhì)量管理的過程方法,盡可能地預先把顧客的 “不滿意”因素在項目的策劃 (P階段)和實施 (D階段)去除,把 “目標明確、創(chuàng)優(yōu)策劃、過程管理、各級校審、持續(xù)改進”的創(chuàng)優(yōu)機制貫穿于項目運作的各個階段,不折不扣地有效運行。真正做到以顧客為關(guān)注焦點,提供優(yōu)良成果、提升顧客的滿意度,進而獲得顧客的忠誠度,從而贏得更加的競爭優(yōu)勢,最終擴大市場份額,樹立質(zhì)量信譽。

參考文獻

[1]中國認證人員國家注冊委員會編.質(zhì)量管理體系國家注冊審核員預備知識培訓教程.天津社會科學院出版社,2001.04

[2]全國質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標準化技術(shù)委員會秘書處,中國質(zhì)量體系認證機構(gòu)國家認可委員會秘書處編著.2000版質(zhì)量管理體系國家標準理解與實施.中國標準出版社,2001.04