新形勢下高校圖書館文獻經(jīng)費的優(yōu)化分配研究*

明 海，彭春紅

（蘇州科技學(xué)院圖書館，江蘇 蘇州 215011）

近年來，高校圖書館的文獻收藏環(huán)境發(fā)生了三方面的顯著變化：⑴經(jīng)費投入的變化。在高校合并、高校評估及新館建設(shè)等因素的硬性驅(qū)動下，許多高校館的文獻經(jīng)費迅速激增，但伴隨著館藏建設(shè)的快速發(fā)展，仍存在文獻經(jīng)費利用率不高等問題。⑵出版環(huán)境的變化。出版發(fā)行體制的變革和數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致出版物類型日趨繁復(fù)，出版物價格與數(shù)量、品種同步膨脹，不僅加速了高校館館藏結(jié)構(gòu)的變化，而且也變革了原有的文獻經(jīng)費分配格局。⑶用戶需求的變化。學(xué)科專業(yè)設(shè)置的細(xì)化和教學(xué)科研的縱深發(fā)展，促使用戶需求的專深化和精確性不斷提高，而高校擴招則又刺激了一般用戶信息需求總量的迅速增長。

文獻收藏環(huán)境的變化在館藏建設(shè)過程中突出地表現(xiàn)為兩對矛盾：一是文獻經(jīng)費的相對緊縮與出版物價格不斷上漲之間的矛盾，二是文獻經(jīng)費的有限性與用戶需求的無限性之間的矛盾。這兩對矛盾不僅難以調(diào)和，而且永續(xù)存在。面對矛盾，我們不能回避，而應(yīng)當(dāng)積極地尋求應(yīng)對措施來解決或緩和。本文擬在分析國內(nèi)高校圖書館文獻經(jīng)費分配現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了在新形勢下文獻經(jīng)費分配的優(yōu)化方略。

1 我國高校圖書館文獻經(jīng)費分配的現(xiàn)狀分析

1.1 經(jīng)費分配的概況

高校圖書館作為學(xué)校教學(xué)和科研的支撐機構(gòu)，其經(jīng)費來源主要由正常的校內(nèi)年度撥款和專項建設(shè)經(jīng)費構(gòu)成。在復(fù)雜多變的新形勢下，文獻經(jīng)費的分配極為復(fù)雜，其原因在于它的影響因素不僅復(fù)雜多樣，而且不可預(yù)測。通常認(rèn)為，文獻經(jīng)費分配不僅與學(xué)校性質(zhì)、學(xué)科與專業(yè)設(shè)置、圖書館定位與發(fā)展、館藏結(jié)構(gòu)與布局、用戶規(guī)模與層次密切相關(guān)，而且與文獻載體形式、采訪觀念與模式、書刊平均價格等緊密關(guān)聯(lián)。因此必須綜合考慮各種影響因素，才能制定出科學(xué)合理的經(jīng)費分配方案與模式。

文獻經(jīng)費分配的核心問題是方法問題。文獻經(jīng)費分配主要有以下幾種方法：⑴歷史經(jīng)驗法，即根據(jù)以往文獻經(jīng)費分配使用情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，結(jié)合本年度學(xué)校下?lián)艿慕?jīng)費情況，并考慮文獻漲價因素進行估算。甚至僅根據(jù)館內(nèi)部門之間的博弈結(jié)果或領(lǐng)導(dǎo)的偏好來分配經(jīng)費。有學(xué)者將這種定性描述法又分為分項法和一次性支付法。在實際工作中，絕大多數(shù)高校圖書館都采用歷史經(jīng)驗法。⑵模型分配法，又叫公式法，它是一種定量分析方法，即通過分析各種因素，設(shè)計各種數(shù)學(xué)公式或模型，據(jù)此來計算并確立最終經(jīng)費的配額。國內(nèi)使用模型法分配文獻經(jīng)費的高校圖書館極少，通常僅用于價格昂貴的外文書刊的經(jīng)費分配。⑶二者結(jié)合法，綜合考慮各種影響因素，將上述兩種方法結(jié)合起來分配經(jīng)費。這種方法避免了單一方法的缺陷，在實際工作中的應(yīng)用將越來越廣泛。

文獻經(jīng)費分配的終極目標(biāo)是將經(jīng)費合理配置到各類型文獻中，提高文獻保障率，滿足用戶信息需求。目前，高校圖書館基本形成圖書、報刊、電子資源三足鼎立的館藏格局，其中印本圖書仍是館藏重點，而電子資源所占經(jīng)費比例在不斷增加。對于經(jīng)費配置給各類型文獻的比例，一般認(rèn)為，印本館藏（中外文圖書、期刊等）約占文獻總經(jīng)費的70%-85%不等，而電子資源占文獻總經(jīng)費的15%-30%較為合理。

1.2 經(jīng)費分配存在的問題

1.2.1 經(jīng)費來源比較單一，缺乏完善的保障機制

目前高校圖書館的文獻經(jīng)費來源主要靠學(xué)校劃塊撥款機制，來源較為單一。這種機制容易受到館內(nèi)部門之間平衡等因素的限制，結(jié)果造成經(jīng)費在各類型文獻之間的擠占挪用，形成“砍書保刊”等的無奈局面，使得各類型文獻都無法收藏完整和系統(tǒng)。此外，許多高校圖書館的文獻經(jīng)費波動幅度較大，穩(wěn)定性和可靠性較差。這種局面不僅造成文獻經(jīng)費在總體上的長期短缺，而且極大地破壞了館藏發(fā)展的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性，建立科學(xué)合理的館藏結(jié)構(gòu)體系也就無從談起。

1.2.2 經(jīng)費分配相對單薄，缺乏合理的分配機制

從經(jīng)費分配的決策過程來看,決策人員的構(gòu)成比較簡單,一般由主管館長、文獻建設(shè)部主任、采訪人員構(gòu)成，或是由館務(wù)會構(gòu)成，一般沒有院系或?qū)W校相關(guān)部門的人員參與。這種決策模式?jīng)]有將利益相關(guān)的用戶吸納到經(jīng)費分配的過程中來，缺少了用戶的參與和監(jiān)督，無法從總體上把握用戶的信息需求，很難從宏觀上把握學(xué)校的發(fā)展重點，勢必造成經(jīng)費分配的不公正和隨意性。

1.2.3 經(jīng)費分配方法過于簡單化，缺乏可行的分配方式

純經(jīng)驗式的經(jīng)費分配方式過于簡單，甚至有些主觀臆斷，無法充分考慮用戶自身的需求特性，難以適應(yīng)和指導(dǎo)現(xiàn)階段的文獻建設(shè)工作。而模型（公式）法雖能以量化的方式最大程度地平衡各類文獻的比例關(guān)系，但它自身也存在一些難以克服的缺點，比如一些模型（公式）只是進行簡單求和，鮮有結(jié)合用戶意見進行科學(xué)定量的分析。大多數(shù)模型（公式）科學(xué)性突出、理論性過強，對于經(jīng)費分配決策人員來說，缺乏可操作性，實用性不強。因此這種分配方法在我國高校圖書館的運用效果一般，大多情況下仍停留在理論研究層面，并沒有對實踐起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。

1.2.4 經(jīng)費利用率較低,缺乏科學(xué)的效益評估體系

文獻經(jīng)費分配的最終目的是提高經(jīng)費的使用效益，科學(xué)地評價與考核經(jīng)費使用效益是衡量文獻經(jīng)費科學(xué)分配水平的重要依據(jù)。然而，當(dāng)前高校圖書館對文獻經(jīng)費投入的績效情況并沒有做出有效的評價，導(dǎo)致文獻經(jīng)費投入的效能無法比較,效果無法科學(xué)、準(zhǔn)確、規(guī)范地評價。沒有一套科學(xué)的經(jīng)費使用效益評估體系,就無法對經(jīng)費分配的過程及結(jié)果作出全面的本質(zhì)的解釋和判斷，就很難向經(jīng)費分配決策者提供決策依據(jù)，最終導(dǎo)致每年學(xué)校下?lián)芙o圖書館的預(yù)算經(jīng)費量較為模糊，不是超出圖書館正常服務(wù)所需的資金量，造成資金浪費，就是下?lián)艿慕?jīng)費嚴(yán)重不足，影響圖書館事業(yè)的發(fā)展。

2 我國高校圖書館文獻經(jīng)費分配的優(yōu)化方略

基于當(dāng)前文獻收藏環(huán)境的變化及其帶來的突出矛盾，結(jié)合國內(nèi)高校圖書館文獻經(jīng)費分配的現(xiàn)狀，擬訂文獻經(jīng)費分配的優(yōu)化方略可以從兩方面著手：一是在微觀層次上加強對文獻經(jīng)費分配過程的調(diào)控與優(yōu)化；二是在宏觀層次上提高文獻資源建設(shè)和利用水平。

2.1 完善文獻經(jīng)費管理體制

2.1.1 構(gòu)建多渠道的經(jīng)費來源機制

文獻經(jīng)費的相對不足已成為阻礙館藏建設(shè)的重要因素，高校圖書館必須采取有效措施加大文獻購置的投資力度。鑒于單一撥款機制的不足，高校圖書館應(yīng)當(dāng)多元化拓展文獻經(jīng)費投入的途徑。比如，建立長效的捐贈機制，爭取社會捐贈和本校師生員工捐贈，以擴大經(jīng)費來源；借鑒國外經(jīng)驗，從科研基金中提取適當(dāng)比例的經(jīng)費用于館藏建設(shè)；從重點學(xué)科建設(shè)經(jīng)費、學(xué)生學(xué)費、人才培養(yǎng)基金中提取5%左右用于館藏建設(shè)等等。通過多方籌措，最終建立起以學(xué)校撥款為主，其它經(jīng)費投入方式為輔的經(jīng)費來源機制。

2.1.2 經(jīng)費分配決策隊伍的“雙優(yōu)化”

文獻經(jīng)費分配工作不僅是技術(shù)性問題，更是圖書館內(nèi)部的管理問題。當(dāng)前文獻經(jīng)費的分配決策模式是封閉式的，必須對經(jīng)費分配的決策隊伍進行優(yōu)化和調(diào)整，才能最大限度地保障文獻經(jīng)費使用的公正性。這里所說的優(yōu)化是一種“雙優(yōu)化”，它包含兩層含義：一是優(yōu)化經(jīng)費分配決策成員的群體結(jié)構(gòu)，不僅要爭取文獻經(jīng)費的投入方即學(xué)校相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)（如財務(wù)處）加入決策團隊，還要吸納文獻用戶即各院系師生代表加盟決策隊伍，這樣不僅能夠保證文獻經(jīng)費分配的透明度與公正性，還可能使圖書館獲得更多的經(jīng)費投入；二是優(yōu)化經(jīng)費分配決策人員的個體素質(zhì)，特別是要切實提高文獻經(jīng)費的使用方即圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)和一線采訪人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，保證文獻經(jīng)費分配的合理化與科學(xué)性。

2.1.3 編制合理的文獻經(jīng)費分配方案

我國高校圖書館文獻經(jīng)費分配的總體特征是分配流程隨意性較強，缺乏規(guī)范化指導(dǎo)，因此必須編制一套書面的文獻經(jīng)費分配方案，為文獻經(jīng)費分配的各個階段提供必要的政策導(dǎo)向。首先，必須對影響文獻經(jīng)費分配的各種數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析研究，這些數(shù)據(jù)主要包括學(xué)校年度總經(jīng)費、近年來學(xué)校的教學(xué)、招生變化情況、采訪部門的歷史性資料等等。其次，確定合適的經(jīng)費分配方式并報館務(wù)會通過，然后由經(jīng)費分配人員落實執(zhí)行。最后，在綜合評估當(dāng)年經(jīng)費分配和使用情況的基礎(chǔ)上，對文獻經(jīng)費分配方案進行修正，下年微調(diào)。

2.1.4 建立科學(xué)的經(jīng)費使用效益評價機制

文獻經(jīng)費使用效益低下已成為制約館藏發(fā)展的瓶頸，它造成的直接后果就是館藏結(jié)構(gòu)不合理，不能最大限度地滿足用戶需求。可見，文獻經(jīng)費投入的產(chǎn)出效益表現(xiàn)在兩個方面：一是物化角度上的館藏結(jié)構(gòu)，二是效用角度上的用戶滿意度，這兩點應(yīng)當(dāng)成為文獻經(jīng)費使用效益評價的主要指標(biāo)，因此，圖書館要把館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整和用戶滿意度最大化當(dāng)作重點任務(wù)來抓，加強這兩個方面的調(diào)查研究工作。有人認(rèn)為文獻經(jīng)費效益應(yīng)由文獻在使用過程中所產(chǎn)生的效率、效果和收益來體現(xiàn)，并提出將外借成本、閱覽成本、效率系數(shù)、完備率、滿足率、收益率作為評價中文圖書購置經(jīng)費效益的主要指標(biāo)。文獻經(jīng)費使用效益評價是一個復(fù)雜棘手的問題，為了提升文獻經(jīng)費分配水平，提高文獻經(jīng)費使用效率和效益，高校圖書館必須樹立以績效為導(dǎo)向的投入產(chǎn)出理念，建立起科學(xué)的經(jīng)費使用效益評價機制。

2.2 優(yōu)化文獻資源建設(shè)策略

2.2.1 制定館藏發(fā)展政策

館藏發(fā)展政策是以書面的形式系統(tǒng)規(guī)范圖書館館藏建設(shè)的指導(dǎo)性文件，是科學(xué)規(guī)劃藏書發(fā)展,合理分配文獻經(jīng)費的基本依據(jù)。自90年代中期起，我國圖書館界就對館藏發(fā)展政策進行了比較系統(tǒng)的研究，但迄今為止，多數(shù)高校館只有文獻采訪條例，尚難見到成文的館藏發(fā)展政策文件或規(guī)范指南，這說明在我國圖書館界仍未開展實質(zhì)性的制定和實施館藏發(fā)展政策的實踐活動。這種狀況不利于從整體上對館藏建設(shè)進行科學(xué)指導(dǎo)，必須制定一個統(tǒng)一的發(fā)展政策協(xié)調(diào)各種載體、語種與類型文獻的建設(shè)。

館藏發(fā)展政策的核心內(nèi)容是確定文獻收藏的范圍、級別、載體形式及其比例關(guān)系，而各種文獻的比例關(guān)系又是檢驗館藏建設(shè)質(zhì)量高低、經(jīng)費分配是否合理的客觀標(biāo)準(zhǔn)，所以在完善館藏發(fā)展政策時必須妥善處理好各載體文獻、各學(xué)科文獻、各語種文獻以及書刊之間的比例關(guān)系。在制定館藏發(fā)展政策時，圖書館還要充分考慮學(xué)校的辦學(xué)方向、學(xué)科特點等因素，圍繞這些因素構(gòu)建文獻保障體系。這些均要求高校圖書館要牢固樹立效益觀念，講求投入產(chǎn)出比，防止在館藏建設(shè)中出現(xiàn)兩種錯誤傾向：一是兼收并蓄、貪“大”求“全”；二是粗選濫采、浪費資金。

2.2.2 變革文獻采訪模式

建立有效的采訪模式，是文獻資源建設(shè)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)文獻采訪模式存在采購渠道單一、資源揭示不深、采訪體制老化等問題。要改變這些現(xiàn)象，必須正確認(rèn)識科學(xué)發(fā)展的多元性，建立采購招標(biāo)主導(dǎo)下的多元化采訪模式。采購招標(biāo)方式使圖書館在書商競爭中獲得更優(yōu)惠的文獻供應(yīng)價格，提高了文獻經(jīng)費的使用效益，同時也規(guī)范了文獻采購行為，增強了文獻經(jīng)費使用的透明度，在一定程度上抑制了貪腐行為的發(fā)生。

多元化采訪模式首先要建立起團隊選書制度，即建立一支以學(xué)科（采訪）館員為主，以專家、教師、學(xué)生為輔的選書團隊，在這個團隊中，學(xué)科（采訪）館員承擔(dān)著平衡采購計劃和經(jīng)費比例的責(zé)任，其他人員則對文獻信息進行圈選和薦購。團隊選書制度增加了文獻用戶的比重，避免了采訪工作的隨意性，相應(yīng)地節(jié)約了文獻購置經(jīng)費。多元化采訪模式其次要拓寬采訪渠道，變單一的采訪渠道為多元化的采訪渠道，即圖書館除了實行預(yù)定和現(xiàn)場選購的方式外，還可以采取網(wǎng)上訂購、綱目采購、集團采購等多渠道和多方式。

2.2.3 優(yōu)化文獻資源配置

文獻資源的優(yōu)化配置，直接關(guān)系到館藏質(zhì)量和服務(wù)水平。目前，許多高校圖書館在文獻資源配置方面存在諸多問題。如追求數(shù)量、忽視質(zhì)量；忽略用戶需求、資源建設(shè)重復(fù)；宣傳引導(dǎo)不力、資源利用率低等等。要改變這種現(xiàn)狀，必須充分利用有限的文獻經(jīng)費，合理配置符合本校學(xué)科專業(yè)需要，滿足用戶需求的文獻資源，最大限度地發(fā)揮文獻資源的整體效益。

首先，要優(yōu)化調(diào)整實體館藏。不僅要優(yōu)化實體館藏結(jié)構(gòu)，合理安排印本型館藏之間、印本型館藏和實體數(shù)字館藏（縮微、視聽資料等）之間的比例關(guān)系，還應(yīng)大力加強特色館藏建設(shè)，為本校專題咨詢服務(wù)提供資源支撐。其次，要加快建設(shè)虛擬館藏。不僅要選擇合適的購買方式引進網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的所有權(quán)、使用權(quán)或服務(wù)，如通過集團購買引進大型數(shù)據(jù)庫可節(jié)省大量文獻經(jīng)費，而且還要重組網(wǎng)上免費資源，如將開放存?。∣pen Access,OA）資源納入文獻保障體系，既豐富了館藏資源，又節(jié)約了文獻經(jīng)費。最后，應(yīng)積極推進合作館藏。面對全新的信息環(huán)境，各高校圖書館之間必須實行分工與協(xié)作，進行協(xié)調(diào)采購，加強館際互借與文獻傳遞，以有限的文獻經(jīng)費建立區(qū)域性或全國性的文獻資源保障體系。

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