管理必須簡約化＊

□ 趙賽波

(湖南稅務(wù)高等?？茖W(xué)校,湖南 長沙 410116)

管理必須簡約化＊

□ 趙賽波

(湖南稅務(wù)高等?？茖W(xué)校,湖南 長沙 410116)

將復(fù)雜問題簡單化是管理者的重要任務(wù)。管理有被異化的趨勢,原因是:管理者過于理想、過于教條、忽略常識和制造問題。管理必須簡約化,做到:簡化目標(biāo)、簡化機(jī)構(gòu)、簡化制度、簡化關(guān)系、簡化程序和簡化方法。

管理;管理異化;簡約化

一 簡化是管理者最高明的藝術(shù)

管理是為了解決集體勞動的協(xié)作問題,在集體勞動的地方,管理是必需的。為什么集體勞動需要管理而個體勞動卻不需要呢?很簡單,集體勞動太復(fù)雜,而個體勞動很簡單。好比搬運木頭,一個人扛著走,很簡單,想怎么扛就怎么扛。如果是兩個人一起抬木頭,這不那么簡單了。兩個人抬木頭,需要喊口令來協(xié)調(diào)兩人的行動,“喊口令”即為一種原始的管理模式。要是一些人抬木頭,就更不簡單了。想想看,這些毫不相干的人走到一起來形成一個集體,會產(chǎn)生多少問題啊,怎么辦?靠管理者簡化事物消除矛盾。集體勞動最重要的問題是秩序和效率,結(jié)構(gòu)簡化了就會有秩序,關(guān)系簡化了就會有效率。所以使復(fù)雜的問題簡單化是管理者最高明的藝術(shù)。

二 管理異化的原因

然而,不幸的是,管理有被異化的趨勢,管理者把事情搞得越來越復(fù)雜了。今天說要關(guān)注大事,戰(zhàn)略決定一切,明天又說要重視細(xì)節(jié),因為細(xì)節(jié)決定成敗;今天說制度重要,一切按制度辦,明天又說要以人為本,要人性化管理。面對這一切,叫人眼花繚亂,無所適從。特別是我們打著科學(xué)管理的或別的什么管理的旗號,弄了太多的數(shù)學(xué)模型、太多的數(shù)量計算、太多的規(guī)章制度、太多的機(jī)構(gòu)人員、太多的辦事程序、太多的信息系統(tǒng)。管理不是簡化關(guān)系,而是化簡而繁。管理異化的原因是:

(一)過于理想

事情想得過分完美,要求過程精細(xì)化,結(jié)果理想化,于是挖空心思、絞盡腦汁,把事情搞得很復(fù)雜,費力不討好。管理能那么精細(xì)嗎?能想一臺精密儀器一樣分毫不差嗎?不能,因為管理者面對的是一群難以對付的人和一個及其復(fù)雜的人事組織。管理能那么理想化嗎?不能,因為管理工作是一項很難盡善盡美的事,總會留下遺憾。管理大師孔茨認(rèn)為,管理的最優(yōu)化其實是無法實現(xiàn)的,不求最優(yōu),只求滿意。我們只能做到今天比昨天好,明天比今天好,永遠(yuǎn)作不到最好。要記住,優(yōu)勢是慢慢積累起來的,事情只能慢慢好起來,永遠(yuǎn)不可能一蹴而就,一步到位。

(二)過于教條

太過依賴管理學(xué)教科書的一些教義,不懂得具體情況具體分析,把一些事情弄得很復(fù)雜。管理是科學(xué)的,有它的科學(xué)規(guī)律,但管理也是藝術(shù)的,靠經(jīng)驗的總結(jié)。經(jīng)驗其實很重要,有一句話叫作讀萬卷書,行萬里路,行萬里路指的就是經(jīng)驗的積累,有了經(jīng)驗就很厲害了?，F(xiàn)在有一種不好的說法,總是將科學(xué)與經(jīng)驗對立起來,談到科學(xué)決策似乎就要否定經(jīng)驗決策,談到科學(xué)管理似乎就要否定經(jīng)驗管理。其實科學(xué)與經(jīng)驗是統(tǒng)一的,科學(xué)其所以可行,一定有它科學(xué)的道理,經(jīng)驗其所以反映規(guī)律,一定是在經(jīng)驗的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的。

(三)忽略常識

我們喜歡貪大求洋,舍近求遠(yuǎn),不講常識,把問題弄復(fù)雜了。聯(lián)合利華引進(jìn)了一條香皂包裝生產(chǎn)線,但發(fā)現(xiàn)有問題:有的盒子里沒裝入香皂。如何找出這些空盒呢?他們請來了一個學(xué)自動化的博士后,博士后花了幾十萬,成功解決了問題。每當(dāng)生產(chǎn)線上有空香皂盒通過,就有探測器檢測到,一只機(jī)械手把空皂盒推走。中國南方有家鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)也買了同樣的生產(chǎn)線,老板發(fā)現(xiàn)這個問題后大為發(fā)火,找了個小工來要他解決。小工很快想出了辦法,他花了 90塊錢買來一臺大功率電風(fēng)扇,放在生產(chǎn)線旁邊猛吹,于是空皂盒都被吹走了。顯然,這個小工比博士后干得漂亮。他們的區(qū)別是,小工沒什么知識,但他懂得常識;而博士后掌握了很多的知識,但缺的就是常識。

(四)制造問題

我們常常為了解決管理的問題,卻制造出了更多的問題。比方機(jī)構(gòu)膨脹,這就是我們管理過程中制造出來的問題。組織成立之時,機(jī)構(gòu)是精簡的,但后來為了平衡關(guān)系,解決矛盾,結(jié)果設(shè)置了許多根本不需要的機(jī)構(gòu),安排了許多根本不需要的人員,造成機(jī)構(gòu)雍腫,人浮于事,帶來了更大的問題。比方形式主義。形式主義有什么用?一點用都沒有,純粹是沒事找事。英國歷史學(xué)家諾思科特·帕金森以他深邃的思想洞察出了其中的原因:“事情增加是為了填滿完成工作所剩的多余時間”。無事生非,沒事的時候會找出好多事來。還有一個過度管理的問題。我們有時對下級干預(yù)太多,甚至是不切實際的指手劃腳,叫下屬無所適從。我們搞精細(xì)化管理,本身沒有錯,但精細(xì)化應(yīng)該有個度的問題,必須切合實際,如果脫離實際,搞些根本行不通的名堂,那就是瞎指揮。

三 管理簡約化

基于管理有復(fù)雜化的傾向,現(xiàn)在管理界彌漫著一種簡單管理的思潮。美國管理大師邁克爾.波特,通過系統(tǒng)的研究管理問題,寫成一本書,叫做《管理就這么簡單》。老子說:治大國如烹小鮮。老子講究道法自然,無為而治。管理簡約化,就是將復(fù)雜的事情簡單化,通過簡化事物,提高組織的有序性和有效性。管理者必須簡化目標(biāo)、簡化機(jī)構(gòu)、簡化制度、簡化關(guān)系、簡化程序、簡化方法。

(一)簡化目標(biāo)

管理者不要有太多的想法,目標(biāo)太多就等于沒有目標(biāo),要明確你的真正目標(biāo)是什么。美國一家報紙曾舉辦過一次有獎?wù)鞔鸹顒?題目是:在一個充氣不足的氣球上,載著三位關(guān)系世界命運的科學(xué)家,分別是環(huán)保專家、能源專家和糧食專家,此刻氣球即將墜毀,必須丟出去一個人以減輕載重,使其余的人得以存活,請問丟下哪一位科學(xué)家?這實在是一個難以選擇的問題,因為犧牲哪個對人類都是一個巨大損失。但最后答案揭曉了,巨獎得主是個小男孩,他的答案極其簡單:將最胖的那位科學(xué)家丟出去。男孩其所以能解決這個為難的問題,就在于他明白什么是真正的目標(biāo)。

(二)簡化機(jī)構(gòu)

機(jī)構(gòu)雍腫,人浮于事,不僅降低了管理的效率,而且增加管理的復(fù)雜程度。

(三)簡化制度

制度越是繁瑣,執(zhí)行的效果就越不好。湖南有家造紙企業(yè),因經(jīng)營無方,多年虧損。新老總上任后,發(fā)現(xiàn)職工作風(fēng)散漫,該干什么,不該干什么,沒個標(biāo)準(zhǔn)。真沒標(biāo)準(zhǔn)嗎?辦公室主任告訴老總,企業(yè)不但訂有規(guī)章制度,而且非常詳細(xì)。說著,抱出一堆管理條例。老總一看,好家伙,厚厚五大本,足有幾斤重!于是,老總親自主持制定了兩項管理制度,一項叫做“四無”,一項叫做“五不走”?！八臒o”即車間必須做到:無垃圾、無雜物、無閑坐閑聊人員、無亂放成品半成品;“五不走”即工人下班必須做到:設(shè)備不擦凈不走、材料不放整齊不走、工具不清點好不走、記錄不填好不走、現(xiàn)場不清掃不走。兩項制度,一共九條,簡單清楚,人人明白。自此以后,工廠管理大有起色,人人都夸老總“英明”。

(四)簡化關(guān)系

在組織中,人們之間的關(guān)系只有工作關(guān)系,沒有私人關(guān)系。在辦室里,沒有朋友、沒有哥們、更不能有辦公室的羅曼史,有的只能是同事關(guān)系。如果只有工作關(guān)系,考慮問題就比較單純,如果參雜了私人關(guān)系感情因素,管理者要在情感與工作之間求平衡,管理能不復(fù)雜嗎?

(五)簡化程序

辦事程序過于繁瑣,辦一件事要經(jīng)過很多部門很多關(guān)卡,以為把關(guān)的人多了,事情總會可靠些,真的有那么可靠嗎?要知道,一件事情經(jīng)辦的人越多,責(zé)任就越分散,責(zé)任心就越差。辦事程序越繁瑣,增加的是辦事的難度,降低的是辦事的責(zé)任心。所以,在設(shè)計每一個辦事環(huán)節(jié)的時候,一定要想一想,這樣合適嗎?有必要嗎?

(六)簡化方法

管理者要提高自己的管理藝術(shù),善于摸索簡捷的管理辦法來減少管理工作量。

C93-02

A

1008-4614-(2010)04-0054-02

2010-07-28

趙賽波(1962-),男,湖南益陽人,湖南稅務(wù)高等專科學(xué)校教授。