基于知識管理的圖書館新型知識團(tuán)隊構(gòu)建研究

趙偉娜

廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館

〔廣東省廣州市 510515〕

1999年11月美國情報學(xué)會(ASIS)年會(注:其已2000年更名為“美國情報科學(xué)和技術(shù)學(xué)會”ASIS&T)的召開和知識管理特殊興趣小組special interest groups(SIG-KM)委員會的設(shè)立拉開了知識管理進(jìn)入圖書情報領(lǐng)域的序幕[1][2],隨后一系列關(guān)于圖書館知識管理的文獻(xiàn)見諸各大期刊,掀起一股知識管理如何成功嫁接到圖書館的高潮。

對于一個知識經(jīng)濟(jì)條件下運作的圖書館,人才已成為非常稀缺的資源。在任何一個機(jī)構(gòu)中,知識都依附于人而存在。沒有人,就沒有創(chuàng)意,也就沒有創(chuàng)新。正是他們將內(nèi)隱知識轉(zhuǎn)化、注入到各流程和系統(tǒng)后,才形成了知識。而作為信息交流中心的圖書館,如何讓自己成為知識驅(qū)動型的組織,什么樣的人才能成為這個組織中的一員,如何構(gòu)建這樣的團(tuán)隊,本文將就此展開討論。

一、圖書館新型知識團(tuán)隊在知識管理環(huán)境下的職責(zé)

(一)新型知識團(tuán)隊現(xiàn)階段的職責(zé)

熟悉并能熟練地應(yīng)用分類、編目、索引等專業(yè)技能;能為讀者提供指導(dǎo)、幫助和咨詢等一般性服務(wù),也懂得人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、讀者服務(wù)的管理、計算機(jī)基礎(chǔ)技術(shù)等;組織“讀書日”、“服務(wù)月”等活動,讓更多的讀者有機(jī)會接觸他們所需要的資源并加以利用圖書館資源;開設(shè)圖書情報相關(guān)專業(yè)課程,編撰綜述性文獻(xiàn)、參考書、報告等。

(二)新型知識團(tuán)隊未來的職責(zé)

隨著信息環(huán)境的復(fù)雜化,圖書館員工將承擔(dān)起越來越多的責(zé)任。他們要和外部機(jī)構(gòu)合作,以期能更有效地將知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力;他們要把知識傳遞給所需之人,以達(dá)到資源的合理利用和節(jié)省時間;他們需要開發(fā)并維護(hù)網(wǎng)站,還需要同計算機(jī)、軟件供應(yīng)商等保持合作;他們的頭腦中既要有成本控制的概念,又能有效解決服務(wù)質(zhì)量的問題。

他們要建立長久持續(xù)的信息質(zhì)量評價和過濾體系,以保證信息質(zhì)量。他們需要重新構(gòu)建所得信息,期望以更快的速度、更高的質(zhì)量傳遞讀者所需知識;他們需要創(chuàng)建一個利于知識共享和知識利用的環(huán)境;作為知識工作者,他們需要和專家學(xué)者合作來進(jìn)行研究項目。搜索引擎為信息的搜索帶來了快捷,但想找到有價值的信息就需要花費大量的時間。這時,圖書館員工就要承擔(dān)起數(shù)據(jù)挖掘和信息過濾工作,把有價值的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)木幠?以“知識塊”形式提供給讀者,并在此過程中,不斷積累“知識塊”,最后形成“知識樹”[3]。

他們需要革新圖書館的服務(wù),提供便捷的、高質(zhì)量的服務(wù)。他們要放眼世界,把自己融入到全球信息網(wǎng)絡(luò)中。他們是信息傳播的先導(dǎo),知識數(shù)字化的提倡者,開放存取的擁護(hù)者。圖書館員工雖是知識的傳播者,但其傳播是有一定條件限制的。其必須遵守知識產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)等。

知識驅(qū)動型圖書館需要員工能適時地調(diào)整自己以應(yīng)付各種場合及變化。知識型圖書館員工在解決讀者提出的問題時,會針對讀者的個性化情況,給出不同的藥方。讀者可以從中選擇最適合自己口味的方法。

(三)新型知識團(tuán)隊員工在圖書館中擔(dān)任的角色

知識工程師:隱形知識的顯性化,顯性知識的條理化,以期讓更多的知識更易為讀者所獲。知識編輯者:編輯知識,以確保其的準(zhǔn)確性和正確性。知識分析者:架起了讀者和知識聯(lián)系的橋梁。知識導(dǎo)航者:讀者的人工智能百度,其告訴讀者知識的所在。知識守護(hù)者:評估組織外部知識,選擇性地吸收外部知識,并將其傳遞給組織內(nèi)成員。知識經(jīng)紀(jì)人:組織內(nèi)外的聯(lián)系者。知識資產(chǎn)經(jīng)理:對知識資產(chǎn)如專利、商標(biāo)等的識別、評估和管理[4]。

二、圖書館新型知識團(tuán)隊中的員工應(yīng)具備的素質(zhì)

圖書館新型知識團(tuán)隊不同于以往的圖書館員工,他們在知識管理環(huán)境下角色的轉(zhuǎn)變已注定其必須有其獨特的特點或素質(zhì)來支撐整個組織的良性發(fā)展。那么,新型知識團(tuán)隊中的成員應(yīng)該有哪些素質(zhì)呢?

(一)專業(yè)技能——支柱

專業(yè)技能包括圖書情報專業(yè)的一般理論、專門理論、相關(guān)理論和研究方法;信息管理、搜集、組織和檢索,信息用戶與信息服務(wù),信息法律、政策和倫理,信息素養(yǎng)與教育等方面的基本技能。這是成為圖書館新型知識團(tuán)隊一員的基本要求。專業(yè)技能的高低,可以考察出一個人基礎(chǔ)知識的薄弱,以及自學(xué)能力的高低。因此,知識團(tuán)隊成員必須要有較高的專業(yè)水準(zhǔn),能快速了解讀者意圖,并利用所掌握的專業(yè)知識,為讀者提供有效的信息。

(二)溝通表達(dá)能力——知識創(chuàng)造和共享的核心

隨著網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展,圖書館一些員工僥幸地認(rèn)為:“我可以在虛擬世界里暢游而無需再和讀者溝通了?！盵5]事實上,此種情況并沒有出現(xiàn),因為“特別是在知識管理的環(huán)境下,是信息溝通促成了信息時代的到來”[5]。一項對招聘知識管理人員的廣告所做的調(diào)查指出,招聘主管認(rèn)為優(yōu)秀的溝通能力(51.9%)是知識管理人員所首要具備的,其次是寫作能力和項目管理能力[6]。

(三)管理技能——手段

新型知識團(tuán)隊成員不僅要懂得人力資源管理、財務(wù)管理、運作管理、戰(zhàn)略管理、組織變化管理、項目管理等這些理論知識,更要在工作中把理論應(yīng)用于實踐。具備這些管理技能的最終目標(biāo)是信息服務(wù)管理技能,即幫助知識服務(wù)型員工更專業(yè)地為讀者服務(wù)。

(四)團(tuán)隊技能——關(guān)鍵

具有良好的團(tuán)隊精神是知識管理從業(yè)人員所應(yīng)具備的另一重要素質(zhì)。在日益全球化的今天,能與其他人和諧相處,無疑成為了一個人最重要的素質(zhì)之一。領(lǐng)導(dǎo)看重的是易于融入團(tuán)隊之中的員工,更欣賞那些能和其他人相處融洽,知道怎么和其他人合作的員工。知識管理工作是一項復(fù)雜的任務(wù),它需要不同行業(yè)人員的協(xié)同工作,因此就需要這些人有能力并樂意在集體中工作,并為了集體的最高目標(biāo)而合作。

(五)IT技術(shù)——保障

互聯(lián)網(wǎng)可以推動知識創(chuàng)造、傳遞和共享所必需的各種關(guān)鍵行為。知識管理不僅僅是對技術(shù)的應(yīng)用,它更傾向于把技術(shù)作為一個推動力,來推動知識創(chuàng)造、傳遞和共享所必需的各種關(guān)鍵行為。因此,知識管理從業(yè)人員不需要有專業(yè)、精深的計算機(jī)技術(shù),他們只需對IT技術(shù)有一個基本的了解,而這些知識足以協(xié)助讓其達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。

三、圖書館如何構(gòu)建新型知識團(tuán)隊

(一)有效領(lǐng)導(dǎo)力

領(lǐng)導(dǎo)是一個影響個人并引導(dǎo)他人接近預(yù)期目標(biāo)的過程[7]。領(lǐng)導(dǎo)是管理中最難的一個領(lǐng)域,它既是一門藝術(shù),又是一門科學(xué)。哈佛大學(xué)的斯特林教授認(rèn)為,那些相信自己有能力培養(yǎng)并激勵員工提高績效水平的領(lǐng)導(dǎo)者通常會充滿信心地對待員工。這些領(lǐng)導(dǎo)者能夠?qū)θ耸┘臃e極的影響,并能獲得更有利的回報。領(lǐng)導(dǎo)才能是一個整體概念,其重點必須放在一系列屬性上,包括價值觀、可信度、權(quán)力、正直度、縱觀全局的能力和激勵員工的能力。如果領(lǐng)導(dǎo)者和員工擁有共同價值觀,并且發(fā)自內(nèi)心地認(rèn)同這些價值觀,那么他們之間就會建立起強(qiáng)有力的紐帶。在此情況下,員工會很自然地與領(lǐng)導(dǎo)者溝通,以傳遞自己的知識。

通用電器的前任首席執(zhí)行官杰克?韋爾奇說過:“好的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造夢想,描繪夢想,熱情的擁抱夢想,堅定地實現(xiàn)夢想。最重要地是,好的領(lǐng)導(dǎo)者都是開放的。他們在企業(yè)內(nèi)部四處與人接觸,不固守現(xiàn)行模式,不拘禮節(jié)、坦誠相待。通過與人的接觸,贏得了員工的忠誠?！盵8]領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備的風(fēng)格:行事如教練;公開信息、鼓勵知識創(chuàng)新;提供資源、承擔(dān)責(zé)任;參加學(xué)習(xí)型組織;許可并獎勵員工的成績;促進(jìn)個人和團(tuán)隊的發(fā)展;說明愿景并且讓員工參與制定戰(zhàn)略;聽取各種可能性。

(二)建立行之有效的員工招聘和挽留政策

明確招聘目標(biāo),嚴(yán)格按照新型知識團(tuán)隊成員所應(yīng)具備的五大素質(zhì)要求來進(jìn)行選拔;嚴(yán)控招聘面試過程,為了避免因領(lǐng)導(dǎo)偏好而進(jìn)同類型的工作人員,應(yīng)聘人員不僅要通過人力資源部門和圖書館領(lǐng)導(dǎo)的面試,更要通過未來同事的面試[9]。持續(xù)更新員工招聘手冊,通過對勞動市場和本館實際情況的分析,制定出圖書館詳盡的招聘手冊,此手冊可對員工選拔流程進(jìn)行嚴(yán)格有效地指導(dǎo)。完成招聘后,就應(yīng)該想好挽留員工的策略。人員流失意味著知識流失。不論員工的愿望多么強(qiáng)烈,你都不可能把他們所有的內(nèi)隱知識轉(zhuǎn)化為顯性知識。因此,盡可能地挽留員工不失為一條良策。圖書館在錄用員工之后實施引導(dǎo)新員工適應(yīng)工作,至少每年進(jìn)行一次員工滿意度調(diào)查、開展員工積極性分析等。

(三)建立促進(jìn)協(xié)同合作的組織文化

協(xié)同合作的組織文化是指在這種文化(寬容、平等、信任、協(xié)同工作、開誠布公、認(rèn)同、多樣性)中員工愿意共享信息,互相幫助。文化是圖書館的無形資產(chǎn),文化賦予并增強(qiáng)了圖書館的能力。如果沒有靈活的協(xié)作性組織文化,圖書館將無法更好地應(yīng)對讀者需求的不斷變化。組織文化為經(jīng)營決策的制定和落實提供了環(huán)境,它可以表達(dá)為“我們的行事方式”。對于知識驅(qū)動型圖書館而言,最重要的是靈活地應(yīng)對讀者需求。而協(xié)同合作的組織文化可以促進(jìn)這種靈活性。建立此種組織文化的措施:領(lǐng)導(dǎo)者需采用超越制度的管理模式,就是用圖書館文化的方式來管理員工、激發(fā)員工的潛能,讓員工覺得工作是一種享受、一種快樂;通過明顯的標(biāo)識推進(jìn)圖書館內(nèi)的平等文化,如公開圖書館計劃,透明人員的在崗在位情況等,以及每周的全館會議。

(四)建立員工知識

一是理解員工。每個員工的工作經(jīng)歷和愿望包括以下三個方面:現(xiàn)在從事的工作——現(xiàn)在的任務(wù)和職責(zé),此工作中具體的挑戰(zhàn)和收獲;能夠從事的工作——超越現(xiàn)在的任務(wù)和職責(zé),此人可以利用其經(jīng)驗或經(jīng)過培訓(xùn)從事的額外事情;希望從事的工作——假如有機(jī)會獲得新的或額外的技能,他想要從事的工作。圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從開始就搜集這些方面的信息,在歸檔記錄的同時不斷更新,因為這些是員工最有價值的信息。圖書館可以利用這些信息(通過知識創(chuàng)造)來壯大圖書館的實力,從而來提高圖書館本身的名譽和服務(wù)質(zhì)量。

二是認(rèn)可并衡量員工的成果。圖書館必須讓員工主動制定自己的績效目標(biāo),因為他們自己最清楚各項工作都需要什么,這是至關(guān)重要的,這是對員工進(jìn)行激勵的一個重要方面。它會讓你贏得員工的信賴,使知識在圖書館知識團(tuán)隊成員之間順利傳遞。然而,績效評估的傳統(tǒng)做法迫使我們不但要做出這樣的評判并確保員工遵照評判意見行事,而且還必須與我們所評判的人就此展開溝通,無疑,我們對此很抵觸。

四、結(jié)束語

未來,圖書館的組織形式不會是建立在一個模式上,會因各個館的需要和各自的組織文化不同而有不同的模式。但是,無論哪一種形式,“知識、團(tuán)隊”會是未來圖書館組織形式的核心因素。而圖書館新型知識團(tuán)隊的建立和普及還有很長一段路要走,這需要社會各界的支持和圖書情報領(lǐng)域工作人員的長期奮斗。

[1]美國信息科學(xué)技術(shù)學(xué)會.Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/km.h tm l.

[2]美國信息科學(xué)技術(shù)學(xué)會.Special Interest Group:Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/sigkm/resources.h tm l.

[3]Afsaneh Hazeri,Maryam Sarrafzadeh and Bill Martin.Reflections of Information Professionals on Know ledge Management Competencies in LIS Curricu lum[J].Journa l o f Education for Library and Information Science,2007,48(3):98～105.

[4]I.V.Malhan and Shivarama Rao.From Library Management to Know ledge Managem ent:A Concep tual Change[J].Journal o f Information and Know ledge M anagement,2005,4(4):269～277.

[5](英)彭特?賽德馬蘭卡,著.智慧型組織[M].佟博,黃如金,譯.北京:經(jīng)濟(jì)管理出版社,2004:57～60.

[6](美)湯姆?奈特,(英)特雷弗?豪斯,著.知識管理:有效實施的藍(lán)圖[M].藺雷,李素真,譯.北京:清華出版社,2004:123～125.

[7]原輝.知識管理視野下圖書館創(chuàng)新團(tuán)隊建設(shè)[J].晉圖學(xué)刊,2009,(2):5～7.

[8]Lee,Hwa-W ei1.Know ledge M anagement and the Ro le of Libraries[J].Chinese Librarianship,2005,19(6):67～80.

[9]張石,唐駿.可復(fù)制的成功[M].北京:中央編譯出版社,2008:97.