計(jì)量認(rèn)證實(shí)驗(yàn)室如何做好儀器設(shè)備的管理

陳洪彬

（國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量中心，天津 300112）

計(jì)量認(rèn)證實(shí)驗(yàn)室如何做好儀器設(shè)備的管理

陳洪彬

（國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量中心，天津 300112）

文中介紹了計(jì)量認(rèn)證實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理過程，指出了目前計(jì)量認(rèn)證實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理方面的問題，并探討了如何按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》做好實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理工作。

計(jì)量認(rèn)證；儀器設(shè)備；全過程管理

引言

《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》中直接提及“儀器設(shè)備”的要素包括“5.4設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、5.5量值溯源”，占9個(gè)技術(shù)要素中的2個(gè)，而且都是評審重點(diǎn)?？梢姡皟x器設(shè)備”在當(dāng)前的實(shí)驗(yàn)室管理工作中具有特殊重要地位。但是，大多數(shù)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備管理不是完全到位，有的甚至處于放縱狀態(tài)。因此，在計(jì)量認(rèn)證評審活動(dòng)中，儀器設(shè)備管理方面出現(xiàn)“不符合”或“基本符合”的幾率較高。目前存在較多的問題主要有：儀器采購之后缺少驗(yàn)收的記錄，未經(jīng)檢定直接使用；缺少期間核查的記錄；缺少流轉(zhuǎn)制度和記錄；儀器使用時(shí)不做使用記錄或使用記錄不規(guī)范；儀器的日常維護(hù)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取?/p>

因此，為嚴(yán)格規(guī)范儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、量值溯源、建檔、期間核查、使用、維護(hù)維修、報(bào)廢等工作，特就儀器設(shè)備管理的四個(gè)子過程——購置、量值溯源、建檔和使用，提出改進(jìn)意見，供相關(guān)人員參考。

1 儀器設(shè)備的購置

1.1 采購申請及審核

實(shí)驗(yàn)室各部門根據(jù)工作的需要，提出采購申請，填寫《采購申請表》，明確儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、測量范圍、準(zhǔn)確度等級、用途、數(shù)量、參考價(jià)格和推薦的供應(yīng)商等，由部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，遞交技術(shù)負(fù)責(zé)人審批后采購。關(guān)鍵設(shè)備或價(jià)格超出一定限額的，應(yīng)經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后，由最高管理者批準(zhǔn)后采購。

現(xiàn)在很多檢測機(jī)構(gòu)存在的問題是：采購隨意，沒有采購審批計(jì)錄，甚至根本無審批手續(xù)，導(dǎo)致重復(fù)采購，低檔次徘徊，配套不完備等問題。

1.2 供應(yīng)商的評審

儀器設(shè)備管理員組織相關(guān)部門對被推薦的提供影響檢測質(zhì)量的重要儀器設(shè)備的供應(yīng)商就以下內(nèi)容進(jìn)行評價(jià)：a.供應(yīng)商的資質(zhì)；b.供應(yīng)商的質(zhì)量保證；c.價(jià)格；d.交貨情況，e.服務(wù)情況；f.其他需要說明的問題。將評價(jià)結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評價(jià)表》中，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核后，由審批責(zé)任者決定是否列為合格供應(yīng)商。儀器設(shè)備管理員匯集評審資料，將合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商一覽表》。

此處存在不符合現(xiàn)象為：缺少供應(yīng)商的業(yè)績記錄，依賴供應(yīng)商的宣傳，受其不正當(dāng)競爭手段的誘惑，導(dǎo)致購進(jìn)的儀器設(shè)備名不符實(shí)，服務(wù)不到位，同類儀器呈現(xiàn)多個(gè)品牌，導(dǎo)致設(shè)備配套、人員培訓(xùn)、資料整合非常困難。

1.3 采購的實(shí)施

設(shè)備采購人員按《采購申請表》內(nèi)容，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤采購進(jìn)度，如有延期，需及時(shí)通知申購人員。

在部分被認(rèn)證檢測機(jī)構(gòu)中，未發(fā)現(xiàn)采購合同，有采購合同的，但其合同中相當(dāng)一部分缺少驗(yàn)收和售后服務(wù)的規(guī)定，甚至連“離岸價(jià)”和“靠岸價(jià)”也未明確約定，這樣為驗(yàn)收和索賠帶來諸多隱患。

1.4 儀器設(shè)備的驗(yàn)收

儀器設(shè)備管理員組織對相關(guān)人員 （包括儀器設(shè)備申購人、采購人及檔案管理人員等）對儀器設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。檢查儀器設(shè)備的包裝是否完好、外觀是否完好、備份是否齊全，是否有生產(chǎn)廠商的檢驗(yàn)合格證，型號、規(guī)格是否與說明書一致，是否履行采購合同的條款，此外，還應(yīng)當(dāng)對其工作性能進(jìn)行嚴(yán)格測試，必要時(shí)，委托具備相應(yīng)資質(zhì)的檢定機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測或檢定/校準(zhǔn)。儀器設(shè)備驗(yàn)收后，由驗(yàn)收人員將結(jié)果記錄于《儀器設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告》，驗(yàn)收不合格的儀器設(shè)備要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系。

儀器設(shè)備的驗(yàn)收方面常見的不符合現(xiàn)象有：未形成驗(yàn)收記錄；對計(jì)量性能/工作性能不委托具備相應(yīng)資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)檢定、校準(zhǔn)或檢驗(yàn)，特別是對進(jìn)口儀器設(shè)備，不按時(shí)驗(yàn)收，就存在的問題不能及時(shí)甚至不敢出具商檢證，對不合格項(xiàng)無力與供貨商交涉，往往被對方訛騙。

2 儀器設(shè)備的量值溯源

2.1 首次檢定/校準(zhǔn)

計(jì)量器具在投入使用前，應(yīng)進(jìn)行計(jì)量檢定/校準(zhǔn)工作，經(jīng)檢定或校準(zhǔn)確認(rèn)符合其計(jì)量性能后才能投入使用。否則，設(shè)備采購人員需要與供貨商聯(lián)系退換貨。

不少單位錯(cuò)誤地認(rèn)為出廠合格證或廠方提供的證書就是合法使用的合格憑證，自己簡便的測試即可代替檢定/校準(zhǔn)，甚至認(rèn)為進(jìn)口儀器、科研樣機(jī)不必進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)。不少供應(yīng)商也是如此誤導(dǎo)使用方。

2.2 周期性檢定/校準(zhǔn)

儀器設(shè)備管理員應(yīng)按照檢定規(guī)程中對檢定周期的要求，編制《儀器設(shè)備檢定周期表》，內(nèi)容包括：a.儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、測量范圍、準(zhǔn)確度等級；b.檢定時(shí)間、有效期；c.使用部門、使用人；d.定點(diǎn)檢定機(jī)構(gòu)名稱?！秲x器設(shè)備檢定周期表》經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，組織實(shí)施。儀器設(shè)備管理員在檢定/校準(zhǔn)有效期截止前30 a，將儀器設(shè)備檢定計(jì)劃通知相關(guān)部門，各部門負(fù)責(zé)人安排好檢定計(jì)劃實(shí)施的準(zhǔn)備工作，儀器設(shè)備使用人負(fù)責(zé)將儀器設(shè)備在檢定有效期內(nèi)送檢。自行校準(zhǔn)的儀器設(shè)備同樣要編入《儀器設(shè)備檢定周期表》，按檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃及時(shí)自行校準(zhǔn)。

有些實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理員職責(zé)不到位，未編制《儀器設(shè)備檢定周期表》，或此表未經(jīng)審批。有的只檢定/校準(zhǔn)儀器中的一兩臺，其證書與此類儀器“共享”；對自行校準(zhǔn)的儀器設(shè)備放任自流，自行校準(zhǔn)證書/報(bào)告無審批、確認(rèn)程序和記錄。

2.3 維修后檢定/校準(zhǔn)

在檢定/校準(zhǔn)有效期內(nèi)的儀器設(shè)備，在使用過程中出現(xiàn)故障、失準(zhǔn)等情況，或維修后，應(yīng)重新進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)。經(jīng)檢定合格或滿足預(yù)期使用目的后才能繼續(xù)投入使用。

此項(xiàng)存在的主要不符合現(xiàn)象是維修后的儀器未經(jīng)檢定/校準(zhǔn)，有了“正常顯示”即認(rèn)為合格而被投入使用，尤其是現(xiàn)場儀器。

2.4 狀態(tài)標(biāo)識

為給操作人員提供直觀的視覺，防止錯(cuò)用不合格的儀器設(shè)備，評審準(zhǔn)則規(guī)定對儀器設(shè)備的狀態(tài)進(jìn)行 “三色標(biāo)志”管理，用不同顏色表示不同的狀態(tài)。標(biāo)識要貼于儀器設(shè)備的明顯位置。合格標(biāo)志(綠色):用于符合合格出廠指標(biāo)的儀器設(shè)備。不論是計(jì)量器具還是非計(jì)量器具，只要合格，就應(yīng)加貼綠色合格證。準(zhǔn)用標(biāo)志(黃色):用于那些存在部分缺陷或降級使用，但在限定范圍內(nèi)可滿足使用要求的儀器設(shè)備。停用標(biāo)志(紅色):用于超過檢定/校準(zhǔn)周期，或經(jīng)檢定/校準(zhǔn)后確認(rèn)不合格，損壞待修的設(shè)備和暫時(shí)不用的設(shè)備；報(bào)廢的儀器設(shè)備應(yīng)予以清理。

現(xiàn)在有些檢測機(jī)構(gòu)對儀器設(shè)備的狀態(tài)標(biāo)識管理還存在一些問題。應(yīng)貼綠色合格標(biāo)志的非計(jì)量器具，被貼上了黃色準(zhǔn)用標(biāo)志；儀器設(shè)備超出檢定/校準(zhǔn)周期該貼紅色停用標(biāo)志，但還保留著綠色標(biāo)志；有故障或封存的儀器應(yīng)加貼紅色標(biāo)志，盡快修復(fù)或報(bào)廢，而不能長期保留在工作區(qū)域。

2.5 期間核查

期間核查不是一般的功能檢查，更不是縮短檢定/校準(zhǔn)周期，其目的是為保證儀器設(shè)備在兩次正式計(jì)量檢定/校準(zhǔn)的間隔期間，防止使用檢定/校準(zhǔn)結(jié)果失效而不符合技術(shù)規(guī)范要求的設(shè)備。期間核查的對象主要是：a.新購置的儀器設(shè)備；b.重要(關(guān)鍵)儀器、使用頻次高，易漂移的儀器設(shè)備；c.經(jīng)常攜帶到現(xiàn)場檢測的儀器設(shè)備；d.在運(yùn)行過程中，有可疑現(xiàn)象發(fā)生的儀器設(shè)備等。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按照這四類要求，制定《需期間核查的儀器設(shè)備目錄》，并要求儀器設(shè)備責(zé)任人/使用人在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行期間核查。

期間核查可以通過以下幾種方式：a.采用同等測量不確定度的儀器設(shè)備進(jìn)行比對；b.采用有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行多次重復(fù)測量；c.通過對樣品不同特性檢驗(yàn)結(jié)果的相關(guān)性進(jìn)行驗(yàn)算；d.通過與同等測量不確定度的不同測量方法比對；e.通過對留樣進(jìn)行再次測量。期間核查要填寫 《期間核查記錄表》。

期間核查后，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和評價(jià)，以求真正達(dá)到期間核查要求的目的。對經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)較大偏離，可能導(dǎo)致檢測結(jié)果不可靠時(shí)，應(yīng)進(jìn)行維修。同時(shí)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核查由于儀器設(shè)備的異常對過去進(jìn)行的檢測所造成的影響。

期間核查是容易被忽視的過程，表現(xiàn)出的問題有：缺少期間核查計(jì)劃和記錄，缺少核查的參考標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)儀器超出檢定周期后，缺少至上次檢定/校準(zhǔn)的追溯期限和記錄等。

3 儀器設(shè)備的建檔

3.1 建立儀器設(shè)備臺帳

儀器設(shè)備管理員要建立整個(gè)機(jī)構(gòu)的《儀器設(shè)備一覽表》，此表為動(dòng)態(tài)管理的。表格內(nèi)容包括：儀器設(shè)備名稱、規(guī)格型號、測量范圍、準(zhǔn)確度等級、制造商名稱、出廠日期、出廠編號、購置日期、統(tǒng)一編號、性能狀態(tài)、責(zé)任人和存放地點(diǎn)等，并要定期更新、補(bǔ)充。

3.2 統(tǒng)一編號并粘貼唯一性標(biāo)識

為便于統(tǒng)一管理和查找，檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)制定編號規(guī)則對每臺新購置的儀器設(shè)備給出唯一性編號。儀器設(shè)備的唯一性編號方法有很多種，例如，可以簡單的按照“實(shí)驗(yàn)室簡稱+流水號”來編制，也可以按固定資產(chǎn)編號來統(tǒng)一。

儀器設(shè)備有了唯一性編號后，就可以給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識，標(biāo)識的內(nèi)容包括:儀器設(shè)備名稱、規(guī)格型號、制造商的名稱、唯一性編號和設(shè)備責(zé)任人等。

3.3 收集、整理和保存儀器設(shè)備的檔案

實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理人員要及時(shí)收集、整理和保存每臺新購置的儀器設(shè)備的檔案，內(nèi)容包括:儀器設(shè)備名稱、制造商的名稱、規(guī)格型號和唯一性編號；接收日期、啟用日期；目前放置地點(diǎn)；接收時(shí)的狀態(tài)、儀器設(shè)備驗(yàn)收單；使用說明書原件及操作規(guī)程；儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)證書；維護(hù)的記錄和計(jì)劃；維修歷史記錄卡；儀器設(shè)備購置材料(保修卡、保養(yǎng)卡和售后服務(wù)保證等)；儀器設(shè)備的使用記錄；報(bào)廢單等。

各計(jì)量認(rèn)證檢測機(jī)構(gòu)均建立了儀器設(shè)備檔案，但有的機(jī)構(gòu)未做到一臺儀器一檔，檔案內(nèi)容更新不及時(shí)，個(gè)別單位未實(shí)施集中管理。

4 儀器設(shè)備的使用

4.1 人員培訓(xùn)及授權(quán)使用

實(shí)驗(yàn)室重要、精密和大型儀器設(shè)備的使用人員必須經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)理論和實(shí)際操作考核合格并獲得資格確認(rèn)后，才能由檢測部門負(fù)責(zé)人或檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)負(fù)責(zé)人指定設(shè)備責(zé)任人、設(shè)備使用人，按操作規(guī)程使用，重要、精密和大型儀器設(shè)備應(yīng)有兩人以上能獨(dú)立使用。對新上崗的操作人員，在一定時(shí)間內(nèi)由在崗人員監(jiān)督指導(dǎo)。

在有些管理不到位的單位，表現(xiàn)出儀器設(shè)備的使用比較隨意，人員未經(jīng)授權(quán)就開始操作儀器，有的使用人員未經(jīng)培訓(xùn)即上崗。

4.2 儀器設(shè)備的使用

儀器設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程及有關(guān)注意事項(xiàng)使用儀器設(shè)備，使用后認(rèn)真填寫《儀器設(shè)備使用記錄》，真實(shí)反應(yīng)儀器設(shè)備使用狀態(tài)。儀器設(shè)備責(zé)任人應(yīng)在每年初將上一年的《儀器設(shè)備使用記錄》交給儀器設(shè)備管理員存檔，并領(lǐng)取新的使用記錄本。

使用者應(yīng)按JJF1059《測量不確定度評定與表示》進(jìn)行測量不確定度評估，誠實(shí)、規(guī)范地表示評估結(jié)果，并嚴(yán)格實(shí)施操作規(guī)程，保持最佳測量能力。

儀器設(shè)備離開實(shí)驗(yàn)室或脫離授權(quán)操作者非受控使用時(shí)，使用人員需填寫《儀器設(shè)備領(lǐng)(借)用登記表》，儀器設(shè)備管理員應(yīng)審核借用儀器設(shè)備的單位和操作者的資格，確認(rèn)能正確操作方可簽字借出，并在借出和返還時(shí)進(jìn)行狀態(tài)驗(yàn)收。

在有些計(jì)量認(rèn)證檢測機(jī)構(gòu)中表現(xiàn)出：儀器設(shè)備使用記錄過分簡單，不具備完整的使用狀態(tài)追溯信息；記錄中體現(xiàn)不出周轉(zhuǎn)信息和非受控狀態(tài)下的管理信息；將儀器示值允許誤差混同為測量不確定度，不合理地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，未正確標(biāo)識測量不確定度，缺少測量不確定度評估記錄和最佳廁靈能力保證措施。

4.3 儀器設(shè)備的維護(hù)、維修

檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)制定儀器設(shè)備的維護(hù)計(jì)劃，設(shè)備責(zé)任人、設(shè)備使用人按照計(jì)劃定期進(jìn)行儀器設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)，設(shè)備使用人員在使用中或使用后發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備有異常時(shí)，應(yīng)立即停止工作，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，無法排除故障時(shí)，應(yīng)向儀器設(shè)備管理員提交 《維修申請表》，由儀器設(shè)備管理員安排檢修，將該儀器設(shè)備貼上停用標(biāo)志。維修后，應(yīng)進(jìn)行檢定或校準(zhǔn)，合格后方可投人使用。同時(shí)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核查由于儀器設(shè)備的異常對過去進(jìn)行的檢測所造成的影響。

此項(xiàng)常呈現(xiàn)出缺少維護(hù)計(jì)劃和維護(hù)記錄、或信息不詳實(shí)。

4.4 儀器設(shè)備的報(bào)廢

儀器設(shè)備確實(shí)因損壞無法修復(fù)、計(jì)量檢定特性達(dá)不到使用要求或其它原因無法使用時(shí)，應(yīng)予以報(bào)廢處理。儀器設(shè)備的報(bào)廢由所在部門提出，經(jīng)儀器設(shè)備管理員鑒定確認(rèn)后，填寫《儀器設(shè)備報(bào)廢單》，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，關(guān)鍵設(shè)備或價(jià)格超出一定限額的，應(yīng)經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后，由最高管理者批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡報(bào)廢的儀器設(shè)備，應(yīng)貼上明顯的標(biāo)志并撤離使用現(xiàn)場。在儀器設(shè)備檔案中做好報(bào)廢儀器注銷記錄。

5 幾點(diǎn)建議

儀器設(shè)備是檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)能力的主要物質(zhì)條件。為實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的合理配備，充分發(fā)揮其技術(shù)功能和使用效率，改善實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀，保障儀器設(shè)備的經(jīng)濟(jì)、有效運(yùn)行，提出幾點(diǎn)建議：

（1）最高管理者要重視儀器設(shè)備管理工作，責(zé)任分工明確，管理程序清晰合理。這是做好儀器設(shè)備管理最重要的先決條件。

（2）配備一個(gè)優(yōu)秀的、責(zé)任心強(qiáng)的儀器設(shè)備管理員，并賦予其必要的資源和職權(quán)。這是做好儀器設(shè)備管理的重要保障。

（3）強(qiáng)化檢測人員的質(zhì)量意識和技術(shù)水平，使其嚴(yán)格按照操作規(guī)范來操作儀器，認(rèn)真保養(yǎng)和維護(hù)；嚴(yán)格測量不確定度評估，保持最佳測量能力；充分發(fā)揮儀器設(shè)備的潛能，保證檢測結(jié)果質(zhì)量。

（4）目前，市場上有許多儀器設(shè)備管理方面的計(jì)算機(jī)軟件，檢測機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自己的特點(diǎn)選擇適合本單位的軟件，這將大大提高儀器設(shè)備管理的效率。

[1]國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南[M].北京：中國計(jì)量出版社，2007.

[2]國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).質(zhì)檢機(jī)構(gòu)管理知識[M].北京：中國計(jì)量出版社，2005.

[3]李東升，郭天太.量值傳遞與溯源[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2009.

Management of Instruments and Equipments in Metrology Laboratory

CHEN Hong-bin

（National Center of Oceanographic Standards and Metrology,Tianjin 300112,China）

The management process of the instruments&equipments in metrology laboratory is introduced.The problems of current management are pointed out.The focus is how to improve the management of instruments&equipments according to《Accreditation Criteria for the Competence of Laboratories》.

metrology；instruments&quipments；management process

TB9

C

1003-2029（2010）04-0133-03

2010-08-12