白沙水庫電子文件歸檔管理

□馬曉琳 □任夫全（河南省白沙水庫管理局）

河南省水利廳為提高全省水利系統(tǒng)工作效率，建立了河南省水利網(wǎng)和內(nèi)部辦公網(wǎng)。水利網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立極大地方便了水利系統(tǒng)單位之間、單位內(nèi)部之間文件信息的傳遞、交流、數(shù)據(jù)共享和網(wǎng)上辦公。白沙水庫管理局建立了局域網(wǎng)，實(shí)施網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開展工作，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件，是指人們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文字材料。白沙水庫管理局檔案管理雖通過“國家二級(jí)認(rèn)證”，獲得了河南省檔案管理先進(jìn)單位榮譽(yù)，但將日常工作中產(chǎn)生的具有參考和保存利用價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔管理，是目前白沙水庫檔案管理工作面臨的新課題。

一、白沙水庫電子文件的產(chǎn)生

白沙水庫管理局現(xiàn)有7個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、2個(gè)二級(jí)單位，檔案數(shù)量大，種類多。1994年白沙水庫管理局開始使用計(jì)算機(jī)開展工作，當(dāng)時(shí)全局僅有1臺(tái)計(jì)算機(jī)是為財(cái)務(wù)科配備。辦公室利用同一臺(tái)計(jì)算機(jī)輸入打印紅頭文件，其它材料用手書寫，產(chǎn)生極少量電子文件。1999年，白沙水庫管理局計(jì)算機(jī)發(fā)展到5臺(tái)，辦公室配備計(jì)算機(jī)1臺(tái)，用于局機(jī)關(guān)文件打??；水庫管理處2臺(tái)計(jì)算機(jī)，一臺(tái)用于汛期洪水調(diào)度，一臺(tái)用于專業(yè)技術(shù)資料的打印和觀測(cè)資料的整理；灌溉管理處1臺(tái)計(jì)算機(jī)，主要用于文件和技術(shù)資料的打印，生成的電子文件數(shù)量有所增加。2001年，白沙水庫開始向電廠供水，單位經(jīng)濟(jì)條件明顯好轉(zhuǎn)，目前白沙水庫管理局計(jì)算機(jī)數(shù)量發(fā)展到40多臺(tái)，副科級(jí)以上干部和各業(yè)務(wù)科室均配有計(jì)算機(jī)，電子文件大量產(chǎn)生。白沙水庫管理局機(jī)關(guān)、水庫、灌區(qū)分別相距約30km，單位內(nèi)部文件處理周期長，網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，改變了該現(xiàn)狀。白沙水庫管理局建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從單機(jī)到小型機(jī)網(wǎng)絡(luò)再到目前水利系統(tǒng)微機(jī)聯(lián)網(wǎng),全局實(shí)行網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)了白沙水庫管理局與省廳、水庫、灌區(qū)及各科室的聯(lián)網(wǎng)，辦公自動(dòng)化幾乎覆蓋了白沙水庫內(nèi)部辦公的全過程。全局計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)由當(dāng)初的文檔管理、數(shù)據(jù)計(jì)算發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的文件交換、信息傳遞和資源共享，電子文件大批量生成。

二、白沙水庫電子文件的種類

白沙水庫管理局生成的電子文件，按“文件來源”分類可分為：管理局局屬各單位網(wǎng)上報(bào)送的各類電子文件、管理局機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的電子文件、通過水利系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)產(chǎn)生的電子文件；按“載體”分類可分為：電光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件；按“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”分類可分為：字符文件、表格文件、圖文混排文件、數(shù)據(jù)庫文件、圖形文件、動(dòng)態(tài)影像文件與聲音文件。

三、白沙水庫電子文件的處理

白沙水庫管理局由單機(jī)上網(wǎng)發(fā)展到單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，公文處理由傳統(tǒng)的手工操作逐步發(fā)展到在內(nèi)部辦公網(wǎng)上處理。制發(fā)文件一般在計(jì)算機(jī)上擬稿，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給分管領(lǐng)導(dǎo)修改、局屬各單位負(fù)責(zé)人定稿，最后傳輸?shù)睫k公室文秘部門審核與用印的紙質(zhì)文件無誤后，發(fā)布到河南省白沙水庫管理局內(nèi)部辦公網(wǎng)。管理局領(lǐng)導(dǎo)、各科室和各部門在內(nèi)部辦公網(wǎng)上進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)和落實(shí)。上級(jí)文件凡是河南水利內(nèi)部網(wǎng)上的文件，白沙水庫管理局直接在水利網(wǎng)上進(jìn)行學(xué)習(xí)和執(zhí)行；紙質(zhì)文件由辦公室文秘人員制成影像文件后發(fā)至白沙水庫管理局內(nèi)部辦公網(wǎng)，所有文件在內(nèi)部辦公網(wǎng)進(jìn)行傳閱、批辦和督辦，或在計(jì)算機(jī)上登記、打印收文簽送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。各部門之間根據(jù)工作需要將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳閱、交流和使用。

四、白沙水庫電子文件的管理

為加強(qiáng)電子文件的管理，白沙水庫管理局綜合檔案室，配備了計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、去濕機(jī)等設(shè)備，保證了電子文件載體保管條件的特殊要求，即：適宜的溫濕度、防止灰塵、防止外來磁場、防止機(jī)械震動(dòng)、防止光線和有害氣體的影響。白沙水庫管理局形成的電子文件是按年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤，綜合檔案室將盤上內(nèi)容以統(tǒng)一的格式建立數(shù)據(jù)庫，并建立盤內(nèi)文件目錄。上級(jí)下發(fā)的紙質(zhì)文件由綜合檔案室掃描成電子文件，確定密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，存入磁盤或直接進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。白沙水庫管理局綜合檔案室建立了數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了檔案管理目錄檢索系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版軟件，獲得了河南省檔案科技進(jìn)步三等獎(jiǎng)，已于2007年3月裝機(jī)使用。白沙水庫管理局綜合檔案室授權(quán)后，檔案利用者不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以直接利用檔案管理目錄檢索系統(tǒng)查詢白沙水庫管理局檔案。

五、提高電子文件歸檔管理的建議

（一）加強(qiáng)收集積累。電子文件收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。各單位日常形成的電子文件要及時(shí)以郵件、硬拷貝等形式向檔案室移交。綜合檔案室要經(jīng)常與各部門溝通，及時(shí)接收新的電子文件。電子文件的重要修改內(nèi)容要及時(shí)收集。無紙質(zhì)的電子文件，在收集過程中要制成紙質(zhì)或者微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外時(shí)電子文件丟失。

（二）嚴(yán)格整理歸檔。綜合檔案室首先對(duì)收集的電子文件進(jìn)行整理、鑒定、著錄標(biāo)引、格式轉(zhuǎn)換，然后建立數(shù)據(jù)庫，結(jié)合單位情況對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)分類，并認(rèn)真登記。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和載體傳遞的電子文件，均拷貝一套保存，并對(duì)這套電子文件的軟、硬件環(huán)境作以標(biāo)注。電子文件歸檔要確定歸檔范圍，明確歸檔時(shí)間，規(guī)定歸檔份數(shù)。

（三）統(tǒng)一載體歸檔。經(jīng)鑒定電子文件需長期保存，就應(yīng)選擇性能穩(wěn)定、有發(fā)展前途、價(jià)格便宜、容易檢測(cè)、顯示還原方便、能長期保存的載體。白沙水庫綜合檔案室一要將整理好的電子文件直接存入磁盤或光盤；二要通過數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)辦公內(nèi)上應(yīng)歸檔的電子文件，按照統(tǒng)一、規(guī)范的方法進(jìn)行壓縮，刻入磁、光介質(zhì)上；三要在白沙水庫局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下采用備份系統(tǒng)歸檔；四要對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一測(cè)試，做到載體統(tǒng)一，歸檔齊全。

（四）電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。單位產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案均采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。綜合檔案室應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，便于利用。

（五）加快檔案人員的培養(yǎng)。檔案管理人員必須具備檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用和自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急，必須引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一是招收專業(yè)人才；二是對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)。