以創(chuàng)新服務(wù)促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展

蘇 迎，余曉蕾

（1.河南省疾病預(yù)防控制中心，2.鄭州市檔案局，河南 鄭州 450016）

以創(chuàng)新服務(wù)促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展

蘇 迎1，余曉蕾2

（1.河南省疾病預(yù)防控制中心，2.鄭州市檔案局，河南 鄭州 450016）

1 探索民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)律

民營(yíng)企業(yè)檔案記錄了企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程，是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等方面情況的真實(shí)記錄，做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作，是檔案行政管理部門(mén)當(dāng)前和今后的重要任務(wù)。

1.1 民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn) ①產(chǎn)業(yè)層次偏低，大量集中在技術(shù)簡(jiǎn)單、投資不大的勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，傳統(tǒng)制造業(yè)多，高新技術(shù)企業(yè)少。②企業(yè)組織化程度不高，企業(yè)單體規(guī)模相對(duì)偏小，“低、散、小”企業(yè)量大，帶動(dòng)力強(qiáng)的龍頭企業(yè)在縣（市）區(qū)企業(yè)群中所占分量輕。③企業(yè)互補(bǔ)性、配套性不強(qiáng)，沒(méi)有形成合理的產(chǎn)業(yè)梯次和分工精細(xì)、合作有序的產(chǎn)業(yè)鏈，企業(yè)之間存在著嚴(yán)重的“同質(zhì)化”現(xiàn)象。

1.2 民營(yíng)企業(yè)檔案工作開(kāi)展情況 檔案工作實(shí)際開(kāi)展情況分三類(lèi)：①部分規(guī)模大，實(shí)力強(qiáng)的企業(yè)，管理層檔案意識(shí)強(qiáng)，工作人員具備相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平，工作情況良好。如黃河科技學(xué)院、平原實(shí)業(yè)公司就分別達(dá)到檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)的先進(jìn)水平。②一些大、中型民營(yíng)企業(yè)，對(duì)檔案工作比較重視，在機(jī)構(gòu)、人員、制度、業(yè)務(wù)建設(shè)、提供利用等方面比較健全，檔案工作在一定程度上得到開(kāi)展；還有部分國(guó)企改制企業(yè)，他們的檔案工作在改制前就有相當(dāng)?shù)囊?guī)模和管理經(jīng)驗(yàn)，檔案工作開(kāi)展亦較好，如鄭州市紡織行業(yè)的幾家改制企業(yè)。③大量小企業(yè)，經(jīng)營(yíng)狀況起伏不定，自身命運(yùn)隨波逐流，檔案工作處于“無(wú)意識(shí)、無(wú)人員、無(wú)制度、無(wú)庫(kù)房、無(wú)設(shè)備、無(wú)經(jīng)費(fèi)”的狀態(tài)。

1.3 民營(yíng)企業(yè)檔案工作特點(diǎn) 據(jù)調(diào)研情況分析，民營(yíng)企業(yè)檔案工作開(kāi)展得好壞，取決于檔案行政管理部門(mén)宣傳、扶持、監(jiān)管的力度，取決于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的檔案意識(shí)，取決于企業(yè)對(duì)檔案的利用需求，呈現(xiàn)曲折性發(fā)展的規(guī)律。多數(shù)企業(yè)成立初期，規(guī)模小，生存能力低，往往注重追求經(jīng)濟(jì)效益，而忽略檔案工作的開(kāi)展，也不了解檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用。但是，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，需要檔案信息幫助企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，提高競(jìng)爭(zhēng)力，需要檔案為維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌提供原始信息保障時(shí)，規(guī)范檔案工作無(wú)可回避地?cái)[在企業(yè)面前，管理層檔案意識(shí)覺(jué)醒，此時(shí)，民營(yíng)企業(yè)將發(fā)揮自身管理優(yōu)勢(shì)，突擊解決人財(cái)物的問(wèn)題，突擊歸檔，突擊整理，往往在不長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)使檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

2 依法監(jiān)管民營(yíng)企業(yè)建立檔案工作

2.1 通過(guò)宣傳提升民營(yíng)企業(yè)家的檔案意識(shí) 民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的檔案意識(shí)是民營(yíng)企業(yè)建立和發(fā)展檔案工作的前提［1］。結(jié)合民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)，筆者不僅宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，更通過(guò)大量的檔案利用事例宣傳，提高民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的檔案意識(shí)。向民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者贈(zèng)送自編的檔案利用典型事例匯編《檔案里面有黃金》。幫助他們了解檔案的作用，使他們認(rèn)識(shí)到檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，建立和開(kāi)展檔案工作不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)在需要，而且也是企業(yè)發(fā)展的必然要求。不僅如此，筆者還在鄭州市人民政府網(wǎng)、鄭州檔案信息網(wǎng)上發(fā)布了《致全市民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的公開(kāi)信》，鄭重承諾：在遵循民營(yíng)企業(yè)檔案工作“自主管理、高效實(shí)用、因企制宜”原則的基礎(chǔ)上，提供免費(fèi)業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)與咨詢(xún)。由于熱情地接待前來(lái)咨詢(xún)建檔情況的民營(yíng)企業(yè)人員，改變了民營(yíng)企業(yè)對(duì)待檔案工作“平時(shí)不燒香，急時(shí)抱佛腳”的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)從“要我建檔”到“我要建檔”的轉(zhuǎn)變。

2.2 挖掘檔案在民企經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的價(jià)值 檔案工作終極目的是利用［2-3］。民營(yíng)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案的利用需求越來(lái)越大，有時(shí)呈非常急迫的態(tài)勢(shì)，檔案主管部門(mén)以此為契機(jī)，引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)健全檔案工作，往往收到事半功倍的效果。如：河南鑫苑置業(yè)有限公司是鄭州市百家重點(diǎn)企業(yè)，2006年與美國(guó)投資公司合作，成立鑫苑（中國(guó)）置業(yè)有限公司，準(zhǔn)備在紐約證券交易所上市，急需提供公司股本分配、運(yùn)營(yíng)管理等方面的檔案材料，如不及時(shí)拿出相關(guān)檔案，將影響上市進(jìn)程，而該公司檔案管理混亂。筆者了解情況后，全力幫助該公司規(guī)范檔案管理，制定工作制度及業(yè)務(wù)規(guī)范，強(qiáng)力推進(jìn)檔案整理及檔案數(shù)字化處理。經(jīng)努力，集中整理出相關(guān)檔案2 516卷，掃描文件15 000張，錄入文件條目37 500條，使檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，及時(shí)提供了翔實(shí)、準(zhǔn)確的資本總額、持股情況、財(cái)務(wù)報(bào)告等檔案，為公司2007年12月22日在紐約證券交易所成功上市立下汗馬功勞；成為在美國(guó)紐交易所上市的首家中國(guó)房地產(chǎn)企業(yè)。該公司現(xiàn)已發(fā)展成為擁有11家全資子公司和2家非控股子公司的大型企業(yè)集團(tuán)，房地產(chǎn)項(xiàng)目跨河南、江蘇等五省，公司在事業(yè)發(fā)展的同時(shí)，不忘檔案工作，總公司及各子公司都設(shè)立了綜合檔案部門(mén)，檔案利用為鑫苑（中國(guó)）置業(yè)有限公司順利上市及發(fā)展壯大寫(xiě)下亮麗的一筆。許多民營(yíng)企業(yè)的檔案工作就是這樣在一次次利用需求中建立發(fā)展起來(lái)。

2.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的民企檔案工作隊(duì)伍 檔案工作者素質(zhì)的高低和業(yè)務(wù)技能的強(qiáng)弱，在民營(yíng)企業(yè)檔案工作中占重要因素［4］，因此，鄭州市檔案局采取召開(kāi)座談會(huì)、組織觀摩交流、上崗培訓(xùn)等多種方式，竭力為民營(yíng)企業(yè)培養(yǎng)一支具有愛(ài)崗敬業(yè)精神，熟悉企業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、掌握一定技能的檔案工作隊(duì)伍。引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案人員，以企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展為核心，圍繞企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、提高工作效率、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面開(kāi)展工作，為企業(yè)收好、管好、用好、開(kāi)發(fā)好檔案信息資源。目前，鄭州市民營(yíng)企業(yè)活躍著一支愛(ài)崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)的檔案工作者隊(duì)伍，涌現(xiàn)出一批先進(jìn)人物，他們是民企檔案工作的中堅(jiān)力量，如黃河科技大學(xué)的劉華蓮老師一輩子奮斗在蘭臺(tái)戰(zhàn)線(xiàn)上；鄭州平原實(shí)業(yè)公司的任麗萍、鄭州華德永佳地毯公司的張紅霞等多次受到市人事局、檔案局的表彰。

2.4 民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化 鄭州市百家重點(diǎn)民營(yíng)企業(yè)、百家成長(zhǎng)型民營(yíng)企業(yè)、50家重點(diǎn)科技民營(yíng)企業(yè)投資規(guī)模大，管理規(guī)范，是檔案工作重點(diǎn)幫扶企業(yè)，目前這些企業(yè)均已實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔。在此基礎(chǔ)上，借鑒國(guó)企檔案工作目標(biāo)管理［5］的辦法，以企業(yè)自覺(jué)自愿為前提，引導(dǎo)他們開(kāi)展檔案工作規(guī)范化認(rèn)證，培育了一批民營(yíng)企業(yè)檔案工作先進(jìn)典型，如黃河科技大學(xué)、河南（上街）上蝶閥門(mén)股份有限公司、登封第二耐火材料有限公司等。通過(guò)典型引導(dǎo)和示范，在全市推廣民營(yíng)企業(yè)檔案工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作健康發(fā)展，先后有600余家民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)建檔，10余家企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理達(dá)國(guó)家和省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，還有一些像鄭州宇通客車(chē)股份有限公司，正積極準(zhǔn)備檔案工作目標(biāo)管理達(dá)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)。

3 創(chuàng)新服務(wù)推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展

3.1 開(kāi)展企業(yè)服務(wù)年活動(dòng) 為幫助鄭州市企業(yè)應(yīng)對(duì)當(dāng)前國(guó)際金融危機(jī)帶來(lái)的沖擊和挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，本著企思我想，企需我做，企求我應(yīng)，企困我?guī)偷脑瓌t。鄭州市檔案局積極開(kāi)展2009企業(yè)服務(wù)年活動(dòng)，制定了服務(wù)企業(yè)九項(xiàng)措施，以期幫助企業(yè)盡快走出困境，促進(jìn)檔案工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，這些措施對(duì)鄭州市民營(yíng)企業(yè)整體有效。

3.2 檔案信息服務(wù) 充分發(fā)揮全市檔案系統(tǒng)信息資源集中的優(yōu)勢(shì)，積極主動(dòng)為鄭州市民營(yíng)企業(yè)提供政務(wù)信息、專(zhuān)門(mén)檔案、開(kāi)放檔案等方面的服務(wù)。依托鄭州檔案信息網(wǎng)、《鄭州檔案》期刊及各縣（市）區(qū)檔案網(wǎng)站，發(fā)布最新工作動(dòng)態(tài)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，介紹蘭臺(tái)人物，提供在線(xiàn)咨詢(xún)。利用“電子文件中心”、“現(xiàn)行文件中心”，及時(shí)提供有關(guān)民營(yíng)企業(yè)政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性的文件，為民營(yíng)企業(yè)建立方便快捷的檔案利用服務(wù)。

3.3 業(yè)務(wù)技能服務(wù) 通過(guò)連續(xù)舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)班，對(duì)全市工業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)等民營(yíng)企業(yè)檔案人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)制度建設(shè)、企業(yè)檔案整理基礎(chǔ)知識(shí)、電子檔案歸檔與管理等全方位的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，初步培養(yǎng)出一批既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又能實(shí)際操作的檔案工作者隊(duì)伍。

3.4 主動(dòng)上門(mén)服務(wù) 對(duì)于主動(dòng)邀請(qǐng)，要求現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的企業(yè)實(shí)施登門(mén)服務(wù)，做到有求必應(yīng)。對(duì)百家重點(diǎn)民營(yíng)企業(yè)、百家成長(zhǎng)型民營(yíng)企業(yè)、50家重點(diǎn)科技民營(yíng)企業(yè)實(shí)施重點(diǎn)服務(wù)，跟蹤服務(wù)。

3.5 協(xié)作互助服務(wù) 根據(jù)民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)管理的特殊性，從原來(lái)對(duì)企業(yè)指令性安排活動(dòng)為主的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)等群團(tuán)組織為主的活動(dòng)形式，一是將全市有一定規(guī)模的企業(yè)，按行業(yè)、地域劃分成20多個(gè)協(xié)作組，作為檔案行政管理部門(mén)與民營(yíng)企業(yè)聯(lián)系的紐帶和橋梁，同時(shí)也促進(jìn)了民營(yíng)企業(yè)之間及檔案人員之間的橫向交流與互助服務(wù)，使其檔案工作形成自我約束、自我管理的自律機(jī)制。二是積極發(fā)揮檔案學(xué)會(huì)的組織協(xié)調(diào)作用，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案學(xué)術(shù)研究活動(dòng)的開(kāi)展。

3.6 名人檔案服務(wù) 向鄭州市著名企業(yè)家、實(shí)業(yè)家、知名品牌創(chuàng)始人等企業(yè)精英人士宣傳《鄭州市名人檔案管理辦法》，積極征集名人檔案信息，贈(zèng)送《家庭建檔指南》，使工商界知名人士通過(guò)對(duì)名人檔案的參與而加深對(duì)檔案工作的了解，提高檔案意識(shí)，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展。目前已將河南建業(yè)（集團(tuán)）有限公司董事長(zhǎng)胡葆森先生、黃河科技大學(xué)校長(zhǎng)胡大白女士、金星啤酒集團(tuán)有限公司董事長(zhǎng)張鐵山先生的部分珍貴檔案材料收集進(jìn)館，并在鄭州檔案信息網(wǎng)上開(kāi)辟專(zhuān)欄予以宣傳。

總之，民營(yíng)企業(yè)檔案是檔案事業(yè)的新生力量［6］。依據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求，鄭州市檔案局在探索民營(yíng)企業(yè)檔案工作規(guī)律，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作持續(xù)發(fā)展方面做了一些成效。主管部門(mén)要主動(dòng)學(xué)習(xí)、借鑒兄弟城市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步解放思想，創(chuàng)新工作，更好地服務(wù)鄭州民營(yíng)企業(yè)，推動(dòng)鄭州市民營(yíng)企業(yè)檔案工作持續(xù)發(fā)展，為推進(jìn)全省檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展而努力!

［1］黃項(xiàng)飛.我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作探析［J］.檔案管理，2008，175（6），12-14.

［2］何麗華.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)［J］.云南檔案，2008，（3）：45-46.

［3］馬 紅.要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)檔案管理模式［J］.浙江檔案，2009，（6）：48.

［4］徐文珍.淺談知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代與企業(yè)檔案人才資源的開(kāi)發(fā)［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2006，（3）：22.

［5］季 妍.企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理的深化［J］.機(jī)電兵船檔案，2009，（1）：22-23.

［6］段書(shū)權(quán).民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.檔案時(shí)空，2005，（6）：26-27.

［責(zé)任編校：蔡秀連］

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1008-9276（2010）04-0506-04

民營(yíng)經(jīng)濟(jì)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)，是解放和發(fā)展生產(chǎn)力的重要推動(dòng)力。自2004年以來(lái)，鄭州市民營(yíng)經(jīng)濟(jì)承擔(dān)著拉動(dòng)經(jīng)濟(jì)、擴(kuò)大就業(yè)、活躍市場(chǎng)的中堅(jiān)力量，已經(jīng)成為鄭州市經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的主力軍和實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要支柱。

鄭州市檔案部門(mén)對(duì)全市民營(yíng)企業(yè)發(fā)展情況、檔案工作開(kāi)展情況及規(guī)律進(jìn)行調(diào)研，充分認(rèn)識(shí)開(kāi)展民營(yíng)企業(yè)檔案工作的意義，積極探索民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)律；堅(jiān)持民營(yíng)企業(yè)檔案工作“自愿、扶持、服務(wù)”的方針。創(chuàng)新服務(wù)方式，以宣傳、引導(dǎo)、服務(wù)為主線(xiàn)，對(duì)不同類(lèi)型、不同規(guī)模、不同發(fā)展水平的民營(yíng)企業(yè)，采取不同的指導(dǎo)方式，把工作重點(diǎn)放在幫助和扶持重點(diǎn)企業(yè)上；同時(shí)，在企業(yè)自愿和不增加負(fù)擔(dān)的前提下，積極開(kāi)展民營(yíng)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理規(guī)范化認(rèn)證活動(dòng)，培育典型，以此影響、帶動(dòng)中小型規(guī)模企業(yè)的檔案工作。

2010-02-20

蘇 迎（1969-），女，河南省駐馬店市人，本科，工程師，從事檔案管理工作。