醫(yī)院設(shè)備檔案管理存在的問題與對(duì)策

王紅玉

(山東省萊蕪市中醫(yī)醫(yī)院,山東 萊蕪 271100)

醫(yī)院設(shè)備檔案是醫(yī)院在設(shè)備購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)、檢修、報(bào)廢等過程中形成的有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的科技文件。醫(yī)院要購(gòu)好、用好、管好醫(yī)療儀器設(shè)備,就必須加強(qiáng)設(shè)備檔案管理。

1 醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和問題

隨著醫(yī)療、教學(xué)、科研技術(shù)的迅速發(fā)展和綜合實(shí)力的增強(qiáng),各醫(yī)院都先后引進(jìn)了大量先進(jìn)、貴重精密的醫(yī)用儀器設(shè)備。儀器設(shè)備數(shù)量的不斷增加既給設(shè)備檔案管理增添了活力,同時(shí)也給設(shè)備檔案管理帶來了難度。不少醫(yī)院由于過去沒有實(shí)行設(shè)備檔案的集中統(tǒng)一管理,缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,致使設(shè)備檔案管理出現(xiàn)了不少問題。主要表現(xiàn)在收集難、歸檔率低、質(zhì)量差。設(shè)備檔案的歸檔范圍、立卷要求等不完善,反映到案卷內(nèi)容上不完整。有些案卷只保存了設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、開箱登記表等少數(shù)文件。而設(shè)備購(gòu)置合同、隨機(jī)技術(shù)資料、維修記錄等重要材料卻不全或沒有。造成這種狀況的原因:一是缺少一套行之有效的設(shè)備檔案收集、歸檔制度:二是設(shè)備科兼職檔案員一人兼數(shù)種工作,精力顧及不到,難免有疏漏:三是醫(yī)療衛(wèi)生人員的檔案意識(shí)不強(qiáng),有人甚至認(rèn)為設(shè)備的使用說明書、操作、維修手冊(cè)等資料應(yīng)歸醫(yī)技科室所有,沒有必要?dú)w檔。這種認(rèn)識(shí)上的偏差,導(dǎo)致了應(yīng)歸檔的材料沒有歸檔,甚至?xí)r間一長(zhǎng)丟失,這就使設(shè)備檔案的歸檔率、完整率和合格率都比較低,嚴(yán)重影響了設(shè)備的維修及利用,更重要的是延誤病人的病情診斷,給醫(yī)院造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失及資產(chǎn)流失。

2 加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案管理的對(duì)策

設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理是做好設(shè)備檔案管理的前提和工作原則。

2.1 完善設(shè)備檔案管理體制:建立健全醫(yī)院設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確設(shè)備檔案管理的主管領(lǐng)導(dǎo)、部門分管負(fù)責(zé)人、科室兼職檔案員及其職責(zé)。把設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院工作計(jì)劃、納入設(shè)備管理程序,納入領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制。實(shí)行嚴(yán)格考核、獎(jiǎng)懲兌現(xiàn),調(diào)動(dòng)一切積極性,共同支持、關(guān)心和做好設(shè)備檔案的管理工作。發(fā)揮綜合檔案室對(duì)設(shè)備檔案業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、督促和檢查作用,及時(shí)協(xié)調(diào)解決設(shè)備檔案管理中出現(xiàn)的問題,實(shí)踐證明,只有實(shí)行“三納入”才能做到組織上有保證、制度上有規(guī)定、職責(zé)上有分工、工作上有安排、管理上有考核。

2.2 健全設(shè)備檔案管理規(guī)章制度:有章可循是設(shè)備檔案規(guī)范化管理的可靠保證。為此要建立健全設(shè)備檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,首先根據(jù)設(shè)備檔案型號(hào)成套性的基本特點(diǎn),制定出設(shè)備檔案的歸檔范圍,其主要內(nèi)容包括三個(gè)部分:第一,設(shè)備購(gòu)置文件。包括:購(gòu)置設(shè)備申請(qǐng)、調(diào)研論證報(bào)告、批準(zhǔn)文件、合同、協(xié)議及附件等。第二,隨機(jī)文件。包括:設(shè)備圖冊(cè)和使用說明書,設(shè)備合格證、保修卡、裝箱單和配件目錄以及設(shè)備安裝規(guī)程等。第三,設(shè)備安裝、使用過程中形成的文件。包括:設(shè)備安裝驗(yàn)收記錄、海關(guān)、商檢等部門批準(zhǔn)檢測(cè)文件、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備保養(yǎng)和大修記錄、設(shè)備調(diào)撥記錄以設(shè)備使用效益分析表等。另外還應(yīng)制定和完善設(shè)備檔案的收集、整理、分類、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、獎(jiǎng)懲等各項(xiàng)規(guī)章制度,并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。這樣不但能保證設(shè)備檔案的規(guī)范化管理,同時(shí)也為開發(fā)設(shè)備檔案信息資源、提供利用打下基礎(chǔ)。

2.3 堅(jiān)持參與設(shè)備開箱驗(yàn)收:檢查、指導(dǎo)和協(xié)助設(shè)備管理部門做好科技材料的形成積累,保證設(shè)備檔案的質(zhì)量和完整,是醫(yī)院綜合檔案室的工作職責(zé),參與大型設(shè)備的開箱驗(yàn)收是實(shí)施監(jiān)督管理的一種有效方法。由設(shè)備科、使用科室、檔案室、廠家等各方人員共同驗(yàn)收并簽字。檔案人員一方面對(duì)設(shè)備購(gòu)置時(shí)期形成的各種文件進(jìn)行檢查,是否收集齊全,是否需要補(bǔ)救提出具體要求:另一方面及時(shí)清點(diǎn)和收集隨機(jī)資料,對(duì)其中設(shè)備安裝、調(diào)試等活動(dòng)急需的資料,先登記再借出或復(fù)制后將副本借出。這既方便了設(shè)備安裝和盡早使用,也防止隨機(jī)文件的散失與損壞。

2.4 搞好設(shè)備檔案開發(fā)利用:設(shè)備檔案管理的最終目的用于開發(fā)利用,服務(wù)于臨床,醫(yī)院檔案部門要圍繞“直接服務(wù)于臨床,間接服務(wù)于病人”這個(gè)工作宗旨,做好設(shè)備檔案的管理和利用服務(wù)。首先是建立和完善設(shè)備檔案的檢索系統(tǒng),在設(shè)備檔案實(shí)體整理的基礎(chǔ)上建立各種檢索工具,幫助利用者從不同的檢索角度便捷地查尋出所需的設(shè)備檔案信息。第二,根據(jù)設(shè)備檔案庫(kù)藏的實(shí)際情況,結(jié)合醫(yī)教科研活動(dòng)的需要,將相對(duì)分散的、不系統(tǒng)的檔案信息,通過科學(xué)加工、編排、匯編為相對(duì)集中、系統(tǒng)的設(shè)備檔案編研成果,滿足設(shè)備更新、設(shè)備維修和衛(wèi)生資源合理配置、成本核算、效益分析等對(duì)設(shè)備檔案的信息要求。第三,采取多種方式直接提供利用,可通過電話咨詢、查閱、借出、復(fù)印、送檔上門等多種方式,全方位開展服務(wù)活動(dòng),建立設(shè)備檔案利用登記和利用效果分析,及時(shí)掌握各種利用反饋信息,有針對(duì)性地改進(jìn)服務(wù)工作,不斷提高服務(wù)的廣度和層次,更好地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。